DAT 88-2021 产品数据管理(PDM) 系统电子文件归档与电子档案管理规范

ICS01.140.20CCSA14中华人民共和国档案行业标准DA/T88—2021产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范Specificationforproductdatamanagement(PDM)systemelectronicdocumentsarchivingandelectronicrecordsmanagement2021-05-26发布2021-10-01实施国家档案局发布921DA/T88—2021前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由国家档案局提出并归口。本文件起草单位:中国商用飞机有限责任公司、国家档案局经济科技档案业务指导司。本文件主要起草人:刘文恭、蔡盈芳、王木亮、殷瑛、蒋君仁、许成伟、朱志赟、陈丽娟、孙晓清、李璐。031DA/T88—2021产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范1范围本文件描述了企业产品数据管理(PDM)系统形成的电子文件归档和归档后电子档案管理的方法。本文件适用于企业产品数据管理(PDM)系统形成的电子文件和归档后电子档案管理工作。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T46—2009文书类电子文件元数据方案DA/T48—2009基于XML的电子文件封装规范DA/T70—2018文书类电子档案检测一般要求DA/T74电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范DA/T75档案数据硬磁盘离线存储管理规范3术语和定义GB/T18894—2016、DA/T70—2018界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1产品数据管理系统productdatamanagementsystem管理产品生产全过程以及生产过程中产生的与产品有关的信息(包括文档、CAD文件、装配关系、物料清单、配置、权限信息等)的系统。注:简称PDM系统。3.2电子文件electronicdocument国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。[来源:GB/T18894—2016,3.1]3.3电子档案electronicrecord具有凭证、参考和保存价值并归档保存的电子文件。131DA/T88—2021[来源:GB/T18894—2016,3.2]3.4电子档案管理electronicrecordsmanagement对电子档案进行接收、整理、保管、利用、统计、鉴定和处置的活动。3.5电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem;ERMS对电子档案进行接收、整理、保管、统计、利用和处置的计算机信息系统。[来源:GB/T18894—2016,3.10,有修改]3.6电子文件归档electronicdocumentarchiving办理完毕或已正式发布的具有凭证、参考和保存价值的电子文件提交电子档案管理系统保存的过程。3.7真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质。[来源:GB/T18894—2016,3.5]3.8完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。[来源:GB/T18894—2016,3.7]3.9可用性usability电子文件、电子档案可以被检索、呈现和理解的性质。[来源:GB/T18894—2016,3.8]3.10安全性security电子文件、电子档案的管理过程可控、数据存储可靠,未被破坏、未被非法访问的性质。[来源:DA/T70—2018,3.7]3.11四性fourproperties电子文件、电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。3.12信息包informationpackage包含电子文件、电子档案组件(文档)和对应元数据,按照一定的结构组织,可用于不同环节之间信息传递的信息集合对象。[来源:DA/T70—2018,3.10]3.13归档信息包archivingsubmissioninformationpackage;ASIP电子文件归档时立档单位内部业务部门向档案部门提交的信息包。[来源:DA/T70—2018,3.11]3.14保存信息包archivalinformationpackage;AIP按照长期保存要求形成的电子档案信息包。231DA/T88—2021[来源:DA/T70—2018,3.13]3.15系统显示名systemdisplaytitle在电子档案管理系统中存储的,档案人员和用户直接可见的件内组件(文档)题名。注:文档是指归档文件最小的文件单元,可以是一个独立的自然件,也可以是组合文件中的某一自然件或自然件的附件。3.16计算机文件名computerfiletitle在电子档案管理系统存储器中唯一标识电子档案组件(文档)的一个字符串。4总则4.1总体要求4.1.1PDM系统中形成的电子文件是企业的核心信息资产,PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作应纳入单位电子文件归档和电子档案管理整体工作中,统筹规划,有序推动。4.1.2应按照全程管理、前端控制、集中统一原则对PDM系统电子文件实施全生命周期管理,确保电子档案的“四性”。4.1.3应执行规范的工作程序,采取必要的技术手段,对PDM系统电子文件归档和电子档案管理全过程实行监控。4.1.4应对PDM系统中电子文件的情况进行综合调查,制定归档方案、保管期限表、元数据方案、访问控制规则/利用规则等规范,据此开展PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作。4.1.5档案部门、信息技术部门、业务部门等所有涉及PDM系统电子文件归档与电子档案管理工作的部门和人员应明确分工,相互协作,通过规范的电子档案管理,服务于产品管理、风险控制、资产保护等目标。4.1.6应配备必要的信息化基础设施和信息安全设施,保障电子档案管理系统的正常运行和信息安全。4.2职责4.2.1PDM系统主管部门PDM系统主管部门职责如下:a)根据产品数据管理规范和档案业务需求,组织信息技术部门、档案部门和相关业务部门开展PDM系统归档功能建设;b)为PDM系统归档功能的建设提供支持。4.2.2档案部门档案部门职责如下:a)将PDM系统形成的电子文件纳入管控范围,提出归档范围、归档方式、归档格式、归档时间和“四性”检测等业务需求;b)参与PDM系统与电子档案管理系统接口实施工作,负责归档接口功能测试,验证是否满足设计要求;c)定期对上线后的集成归档接口运行情况进行监测,确保功能运行正常;d)负责电子文件的接收,以及电子档案的整理、保管、统计、利用;331DA/T88—2021e)负责组织保管期满电子档案的鉴定、处置工作。4.2.3信息技术部门信息技术部门职责如下:a)根据PDM系统电子文件归档需求,开展PDM系统与电子档案管理系统归档接口开发、测试和运行维护工作;b)及时响应PDM系统主管部门和档案部门提出的PDM系统电子文件归档需求和问题反馈,并妥善处理;c)参与保管期满电子档案销毁工作,对销毁是否彻底进行确认。4.2.4业务部门业务部门职责如下:a)负责对待归档电子文件质量进行审核;b)负责根据PDM系统操作手册和本单位电子文件管理规定开展电子文件提交归档;c)参与保管期满电子档案鉴定工作。4.3工作流程PDM系统电子文件归档与归档后电子档案管理流程包括电子文件及其元数据捕获、归档、“四性”检测、接收、整理、保管、统计、利用、鉴定、处置等环节,见图1。431DA/T88—2021图1PDM系统电子文件归档与归档后电子档案管理流程图531DA/T88—20214.4元数据要求元数据要求如下:a)元数据应能为PDM系统和电子档案管理系统所处理,实现元数据的传输、解析、交换、利用等;b)元数据的捕获方式和捕获节点应在PDM系统和电子档案管理系统设计与开发过程中进行规划,实现元数据与电子文件同时捕获;c)元数据的捕获方式包括直接提取、计算写入、手工录入、默认赋值等;d)元数据的捕获节点包括但不限于电子文件管理全程中的捕获、归档、检测、接收、整理、保管、利用、迁移、转换、鉴定、处置等各个节点;e)PDM系统电子文件归档时,应同时归档对应元数据,确保元数据与所描述的电子文件的有效关联;f)按照DA/T46—2009、DA/T48—2009,将PDM系统电子文件归档和电子档案管理元数据设置为文件实体、机构人员实体、业务实体、文件关系实体;g)本文件对元数据属性的描述方法与DA/T46—2009规定的描述方法一致。凡DA/T46—2009、DA/T48—2009中已描述的元数据,以DA/T46—2009、DA/T48—2009为准。DA/T46—2009、DA/T48—2009未描述的元数据,本文件在附录A表A.1~表A.2的备注中进行了描述。5PDM系统电子文件归档5.1归档范围与保管期限5.1.1PDM系统电子文件归档范围以设计类电子文件为主,与设计相关联的项目管理类电子文件、试验类电子文件、制造类电子文件、客服类电子文件、市场与销售类电子文件、供应商类电子文件应同时归档。5.1.2保管期限一般分为永久、30年、10年(保管期限一般自归档时间起算),具体参见附录B表B.1~表B.7。5.1.3档案部门、业务部门、PDM系统主管部门应共同确定本单位PDM系统电子文件归档范围和保管期限表。5.2电子文件组件5.2.1件的构成5.2.1.1归档电子文件一般以每份文件为一件。5.2.1.2正文、附件为一件;来文与复文一般独立成件。5.2.1.3同一文件编号的同一版本二维图、三维图和审签文档为一件。5.2.1.4同一文件编号的同一版本原始格式和转换格式为一件。5.2.1.5同一文件编号的不同版本独立成件。5.2.1.6同一文件编号的同一版本的不同语种版本一般独立成件。5.2.1.7同一文件编号的更改文件一般独立成件。5.2.1.8同一文件编号的不同版本的软件源码和执行码一般独立成件。5.2.2件内电子文件排序5.2.2.1件内文件排序时正文在前,附件在后。631DA/T88—20215.2.2.2同一文件编号的二维图、三维图和审签文档按照审签文档、三维图、二维图排序。5.2.2.3同一文件编号的原始格式和转换格式按照原始格式、转换格式排序。5.2.3系统显示名5.2.3.1系统显示名一般应与PDM系统命名保持一致。5.2.3.2PDM系统命名不规范的,可在归档时由电子档案管理系统采用“文件编号+正题名”的格式重新命名。5.2.4计算机文件名5.2.4.1电子档案管理系统内电子档案计算机文件名应具有唯一性。5.2.4.2计算机文件名一般采用“唯一性代码+系统显示名”格式命名。5.2.4.3唯一性代码可采用“哈希值+日期时间”或“随机码+日期时间”格式。“随机码”由计算机自动随机生成,一般为32位。5.3归档要求5.3.1归档方式5.3.1.1在软硬件条件具备的前提下,PDM系统电子文件归档应选择在线归档方式,通过PDM系统和电子档案管理系统归档接口实现,否则可以采用线下归档方式。5.3.1.2归档接口通常包括但不限于以下两种:WebService归档接口和中间库归档接口。5.3.1.3WebService归档接口原理示意图见图2。图2WebService归档接口原理示意图5.3.1.4中间库归档接口原理示意图见图3。731DA/T88—2021图3