会计电算化信息系统与手工会计信息系统的比较(1)

1会计电算化信息系统与手工会计信息系统的比较会计系2008级会电专一班柳影摘要：随着现代科学技术革命，尤其是电子计算机技术的发展在各个领域(包括会计领域)的广泛应用,会计工作经历了从手工会计到会计电算化再到网络会计的发展过程,会计处理的流程也随之发生了变化。在电算化会计信息系统环境下,这些变革无疑也给内部会计控制带来了新的问题和挑战，它促使我们必须对当前的会计理论与方法进行深刻的反思。本文拟从手工会计和会计电算化的本质入手，对电算化会计与手工会计的技术特点进行比较分析，详细的介绍出两者的区别与联系。关键字：手工会计电算化一、引言会计是社会生产力发展的产物。随着现代经济与科学的飞速发展，人们逐渐加深对会计本质的认识，即会计是一项对会计信息、处理、输出的经济，其主要职能是为人提供经济活动（价值运动）的状态、结构、历史及未来趋势的画面。会计的各项活动均可以体现为对信息的某种作用，比如，原始凭证的审核与记帐凭证的填制，是信息的提取与确认；登记帐簿是信息的分类存储；成本计算是信息的计量；帐务检查与核对，是会计内部信息的反馈；编制会计报表是信息的输出等等。具有这些特征的会计活动，既相互区别，又相互联系，环环相扣，构成一个有序的信息处理过程。对这一信息处理过程，从技术手段上可以分为手工会计与电算化会计，而值得注意的是，二者所呈现出的迥然不同的技术特性。会计电算化就是在会计工作中以电子计算机代替手工方式对会计业务进行处理，并部分代替人对会计信息进行整理、加工、分析、预测及至对经济活动的决策；而手工会计主要是由纸张、笔墨、算盘等物质工具作为技术支持的。二、手工会计的技术特性手工会计对会计信息的处理表现为如下特征：21、复杂性具体有：（l）信息关系复杂，会计信息主要包括资产、负债、所有者权益、成本、损益等几大部分。这些信息有着相互依存，相互制约的紧密关系，如资产、负债与所有者权益之间的平衡关系，成本与损益之间的消长关系，总括信息与明细信息的核对与统辖关系；（2）信息接口复杂，会计信息是以货币形式综合地反映企业的生产经营活动，其信息的源点和终点触及供、产、销每个环节以及人、财、物每个部门或单位；（3）信息计算复杂，会计信息的处理过程自始至终离不开各种计算方法，如；固定资产折旧的直线法、双倍余额递减法、年数总和法，存货计价的移动加权平均法、先进先出法、个别认定法，产品成本计算的品种法、分批法、分步法等。2、有序性会计系统对经济活动的反映与监督是根据经济业务发生的先后顺序连续不断地进行的，即根据主体每一经济交易或事项发生的时间先后顺序，填制和审核会计凭证，设置和登记会计帐簿，试算和编制会计报表，进行财务分析，其间，涉及会计信息的判断、确认、分类、计算、组合、复核、记录、再分类、再重组等多个技术环节来生成对外会计报表和对内财务报告，从而，再开始下一个会计期间的循环。这些环节环环相扣，循序渐进，不得随意打乱和跳跃。3、规范性会计信息处理具有一整套系统、完整的程序和方法，必须遵循“企业会计准则”、“企业财务通则”以及行业会计制度的规定，会计信息的收集、处理、交换均必须以有形的实物为载体，如出库单、发票等原始凭证，活页式、订本式的账簿，具有一定格式的会计报表等，对于每一环节的处理结果都具有可验证性，并可追溯其来龙去脉，提供清晰的审计线索。4、分散性由于会计综合、系统地反映企业经济活动的全貌，使得会计信息处理的工作量很大，在手工条件下需要由多名会计人员分工协作才能完成。为避免人工在任何环节与任何时侯都可能出现的计算、记录等方面的差错，根据复式记帐原理，环环检查、平行登记、帐证核对、帐帐核对、帐表核对、试算平衡等技术要贯穿于整个处理过程。5、单一性具体表现为：（1）会计主体的单一，会计仅收集、处理和交换与主体直接相关的经济事项的信息，而不包括所在行业的信息，以及与企业有关的国家宏观经济政策或市扬信息，如产业结构调整政策、有关股票市价：（2）会计期间的单一，在手工条件下，会计系统只能以“月”作为最小会计期间来提3供会计信息，而不能提供更小单位期间的信息，如某产品的“周成本”或“日成本”；（3）货币计量的单一，会计系统只收集、处理和交换能够用货币描述的经济事项的信息，而不包括非货币计量的信息，如企业人力资源的投资与更新、企业环境绿化与“三废”治理的信息；（4）核算方法的单一，会计系统只确认主体认定的核算方法所生成的信息，而不包括其他备选方法或程序所可能生成的信息，如主体认定存货计价采用先进先出法，系统便不能存储和生成后进先出法、加权平均法、个别认定的存货信息；（5）信息确认的单一，会计仅收集、处理和交换已发生的经济事项的信息（历史成本），而不包括未发生的经济事项的信息，如未决诉讼、潜在的市场利润与风险等。三、电算化会计的技术特性在人类即将跨人21世纪之际，电子计算机技术在会计领域已得到很大发展。电子技术与会计二者相互交融、渗透，使会计系统功能空前的强大。电子计算机这种新型的信息处理工具，置换了传统的纸张、算盘，它的介入引发了会计发展史上的又一次革命。与手工系统比较，电算化会计在保持原有共性（规范性）的基础上，又别具如下技术特性：1、集中性具体表现为；（l）信息处理的集中，会计电算化后，原在手工条件下需要由多人不同岗位分别完成的记帐、算帐、报帐工作往往只需一二台计算机即可实现。在网络或多用户的环境下，同一组信息可以被不同的用户共享，信息处理集中化的特性更加明显；（2）信息存储的集中，在电算化条件下，系统信息是集中连续存储的，只要计算机有存贮空间，可跨年度储存和利用会计信息。如此，对财务分析与管理尤为重要。2、自动性由于电子计算机具有强大的运算功能，系统由计算机来执行从会计凭证到财务报告全过程的信息处理，人工干预大大减少，客观上消除了手工方式下信息处理过程的诸多技术环节，如平行登记、错帐更正（划线更正法、红字更正法）、过帐、结帐、对帐试算平衡等，再者，计算机又承担起计提折旧、存货计价和成本计算等繁杂的核算工作。因此，相对于手工系统而言，电算化会计系统的技术性及其复杂程度也大幅度降低。3、多元性具体表现为：4（l）收集信息的多元化，在企业管理电算化的基础上，会计系统通过对各个部门的信息接口转换、接收货币形态的信息，同时亦可接收非货币形态的相关信息，其信息渠道更加宽敞；（2）提供信息时间的多元化，在电算化会计系统中，会计期间已不再是提供会计信息的约束条件，不仅可以按照既定的月、季、年来披露会计信息，而且可以随机快速地生成所需信息，如某种产品的“日成本”、“周成本”。并可对系统实施实时控制；（3）处理信息方法的多元化，电算化会计系统在主体认定的计算方法（如固定资产折旧的直线法）的同时，如果需要亦可选用其他备选方法（如双倍余额递减法、年数总和法）进行试算，比较差异。此外，由于系统接收（或调用）了大量非货币形态的相关信息，便于系统运用有关数学模型和方法，进行财务分析、预测和决策；（4）提供信息空间的多元化，借助于信息处理方法多元化的结果，电算化会计系统提供信息的空间非常广阔，根据需要，有货币形态的信息，亦有非货币形态的相关信息（如职工的招聘与下岗、社会公益事项），既有历史信息（历史成本），也有现在信息（重置成本、市场公允价值）和未来信息（预定成本、目标利润）；（5）提供信息形式的多元化，随着计算机多媒体技术的采用，电算系统除了提供数字化信息，也可提供图形化信息（如财务分析的直方图、折线图）以及语音化信息（如有声分析报告）。综上所述，我国目前的会计理论与方法仍旧立足于延续了几百年的、以手工处理为技术特征的基础上，并充分考虑到现代信息技术其强大信息处理能力的潜能。如果我们能够认识到这一点，从电算化会计的技术特性的新观点出发，研究和发展现代会计理论方法，实现会计职能由“核算型”向“管理型”的战略转移，那么，会计这门古老而悠久的学科必将焕发出新的青春。目前会计电算化系统一般建立在手工会计处理模式的基础上，两者的目的和原理基本是一致的。例如,都要遵守国家会计制度,从技术和制度上堵塞各种可能伪漏洞以防止作弊,都要保存会计档案,都要编制会计报表,等等。但由于处理工具,存储介质等等不同,两者的核算方法和处理程序必然不尽相同。5四、手工会计与电算化信息系统的区别与联系1、手工会计与电算化信息系统的联系①系统目标一致.两者都对企业的经济业务进行记录和核算,最终目标都是为了加强经营管理,提供会计信息,参与经营决策,提高企业经济效益②采用的基本会计理论与方法一致.两系统都要遵循基本的会计理论和方法,都采用复式记账原理.③都要遵守会计和财务制度,以及国家的各项财经法纪,严格贯彻执行会计法规,从措施,技术,制度上堵塞各种可能的漏洞,消除弊端,防止作弊.④系统的基本功能相同.任何一个信息要达到系统目标,都应具备信息的采集输入,存贮,加工处理,传输和输出这五项功能.⑤都要保存会计档案.作为会计信息系统的输出,会计信息档案必须妥善保存,以便查询.⑥编制会计报表的要求相同.两系统都要编制会计报表,并且都必须按国家要求编制企业外部报表2、手工会计系统和会计电算化系统的区别①系统初始化设置工作有差异.手工会计的初始化工作包括建立会计科目,开设总账,登录余额等;会计电算化的初始化设置工作则较为复杂,且带有一定的难度,其内容主要有会计系统的安装,账套的设置,网络用户的权限设置,操作员及权限的设置,软件运行环境的设置,科目级别与位长的设置,会计科目及其代码的建立,最明细科目初始余额的输入,凭证类型设置,自动转账分录定义,会计报表名称,格式,数据来源公式的定义等.②平行登账上存在差异.在手工会计登账时,总账由一名会计人员根据审核无误的记账凭证,或科目汇总表,或汇总记账凭证进行登录,明细账由另一名会计也根据原始凭证或记账凭证进行平行登录,月末校验两者是否相等.由于两名会计在登录时有可能发生错误,因此平行登账可以检查错误。但是在会计电算化中,总账与明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证,计算机按照登录总账和明细账的程序命令,将数据从记账凭证数据库中转移到总账数据库和明细账数据库,而计算机的内部运算是不可能发生数据运算错误的,所以在会计电算化中总6账金额恒等于明细账金额.因此,平行登账的校验功能在会计电算化中已失去了其原先的作用.③科目的设置和使用上存在差异.在手工会计中,由于手工核算的限制,将账户分设为总账和明细账,明细账大多仅设到三级账户,此外,再开设辅助账户以满足管理核算上的需要;科目的设置和使用一般都仅为中文科目.而在会计电算化中,计算机可以处理各种复杂的工作,科目的级数和位长设置因不同的软件而异,有的财务软件将科目的级?数可设置到6级以上,完全满足了会计明细核算方面的需要;科目的设置上除设置中文科目外,仍应设置与中文科目一一对应的科目代码,使用科目时,计算机只要求用户输入某一科目代码,而不要求输入该中文科目,但在显示打印时,一般都将中文科目和与之对应的科目代?码同时显示.④账务处理程序上存在差异。手工会计根据企业的生产规模,经营方式和管理形式的不同,采用不同的会计核算形式,常用的账务处理程序有记账凭证核算形式,科目汇总表核算形式,汇总记账凭证核算形式,日记账核算形式等,对业务数据采用了分散收集,分散处理,重复登记的操作方法,通过多人员,多环节进行内部牵制和相互核对,目的是为了简化会计核算的手续,以减少舞弊和差错。而在会计电算化中,一般要根据文件的设置来确定,常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式,在一个计算机会计系统中,通常只采用其中一种核算形式,对数据进行集中收集,统一处理,数据共享的操作方法。⑤日记账和明细账功用有所差异。在手工会计中通常仅对现金和银行存款设置日记账,目的是为了序时记录货币资金的发生情况,做到与货币资金日清月结,钱账两清.凭证信息是分散的,不便于查询,明细账仅是为了方便查询凭证而设置的,根据凭证信息按科目重新登录在明细账上,耗时且易错。而在会计电算化中,虽然任何科目都可有日记?账和明细账,但所有日记账和明细账上的数据均来源于记账凭证,由于采用了计算机这一高效能的工具,在账务软件中对