涉密载体管理制度

涉密载体管理制度根据工作变化，为了进一步加强公司秘密载体保密管理，确保国家秘密安全，根据国家有关保密法规，遵循严格管理、严密防范、确保安全、方便工作的原则，制定本管理制度。一、适用范围1.1适用于以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载、存储国家秘密信息的纸介质、磁介质、光盘等涉密载体。1.2适用于涉密载体的制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修和销毁等过程的保密管理。二、职责2.1办公室负责涉密载体的制作、复制与管理。2.2保密办公室负责涉密载体的监督检查。2.3党务工作部负责涉密磁带、录音带、录像带的制作与管理。2.4涉密部门负责外来涉密载体、公司发放涉密载体的保密管理。三、涉密载体制作管理3.1涉密部门因工作需要制作涉密载体（含内部资料），应填写秘密载体定密审批表，经部门负责人、保密办公室和定密责任人同意后到办公室进行制作。3.2办公室制作国家秘密载体，应记录载体制作数量和去向。制作涉密载体应编排份号，并在台账上予以记录。3.3涉密音像制品由摄制和编辑单位建立照相、录像登记表，对记录和1存储涉及军工科研事项的音像资料进行管理。四、涉密载体复制管理4.1涉密载体复制由办公室统一完成。禁止到营业场所复印、制作含有涉密信息的载体。各类涉密载体必须按照原稿确定的密级、保密期限进行标识，严格按知悉范围和批准的用途控制载体制作数量。4.2因工作需要对涉密载体进行复制、扫描、存储和刻制光盘时，需办理审批手续。涉密载体（含电子文档）的复制由业务部门申请经保密办公室审批后办公室负责复制。个人一律不得私自制作、复制涉密文件资料。涉密载体复制件的密级标识应与原件保持一致，纸介质载体须加盖“中信机电制造公司保密办公室复印专用章”印戳。4.3因工作需要摄制武器装备科研、生产、试验现场背景和密品实物的声像制品，由单位专职人员按批准的范围和数量完成摄制、编辑和制作，还应进行密级分类，涉密音像制品应在图像播映首页和存储介质同时进行密级标识。4.4过程文件资料是涉密载体在起草、修改和制作过程中产生的。制作过程中的多余份数、废页、废件应及时销毁，保证涉密载体登记数量和实物一致。5、涉密载体的收发、传递管理5.1涉密载体收发时，应当履行清点、登记、编号、签收等手续，确保涉密载体处于受控状态。5.2办公室应建立涉密文件收发文登记薄，对外来文件资料和公司产生的涉密文件资料进行收发登记，记录文件资料在公司内部传递过程直至归档。2公司产生的涉密文件发放统一由办公室负责。5.3涉密部门复制的涉密载体因工作需要提供给其它部门和公司所属单位，需建立复制涉密文件发放登记表，对传递到其他部门和公司所属单位的涉密文件名称、密级、份数、领用人等信息进行登记。5.4对外传递涉密载体应通过机要、专人传递等方式完成。严禁通过普通邮寄、普通传真、电子邮件等形式传递秘密载体和内部资料。5.5对外报送的涉密文件、资料，应当经部门负责人同意后报公司保密办公室、主管领导批准后进行。报送涉密文件、资料送达后应当办理交接手续，由交接单位签字认可。5.6外出携带机密级文件或秘密级文件较多时，须两人以上同行。6、涉密载体的阅读和使用6.1涉密载体的阅读和使用应遵循严格管理、严密防范、确保安全、方便工作的原则，重点控制知悉范围，不得擅自扩大国家秘密的知悉范围。6.2涉密载体传阅，要做到每天一清，每天下班前必须将涉密载体放置于公司机要室，不得擅自留用。6.3办公室机要室、档案室、技术部门资料室要严格按照保密管理工作要求对归档的涉密载体借阅、使用进行管理；严格控制接触、使用、借阅、涉密载体人员，确保涉密载体安全。6.4汇编、摘录、引用国家秘密信息所形成的涉密载体应当按照其中的最高密级和最长保密期限进行标识和管理。7、涉密载体的保存和销毁7.1国家秘密载体（含内部资料）应当存放在密码文件柜中。37.2涉密部门须建立涉密载体台账，登记本部门保存的国家秘密载体，并对涉密载体的密级调整与变更、使用、归档等情况进行管理或监督。7.3公司各部门每季度应清查和核对涉密载体，检查保密防范措施的有效性和涉密载体的完整性。发现问题应及时报告公司保密办公室。7.4办公室每季度应对公司各部门不需要留存的涉密载体登记造册并及时进行回收。7.5涉密载体销毁应办理移交、审批手续，销毁涉密载体(含过程文件)需保密办公室监督完成。7.6销毁纸介质秘密载体，使用符合保密要求的碎纸机；销毁磁介质、光盘等秘密载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁。涉密载体销毁应确保涉密信息无法还原，禁止将涉密载体作为废品出售。8、附则8.1本制度自下发之日起执行。8.2原有制度与本制度冲突的，以本制度为准。本制度由公司保密办公室解释。4国家秘密事项台账序号名称密级保密期限文件份数文件页数产生日期载体形式解密日期变更情况5秘密载体定密审批表文件名称承办人主要内容申报密级保密期限定密依据知悉范围部门负责人意见该秘密载体定密依据属实，接触和知悉人员范围合理。拟同意定为。签字：年月日保密办公室备案该秘密载体定密依据属实，接触和知悉人员范围合理。拟同意定为。签字：年月日定密责任人审批意见签字：年月日6国家秘密载体复印审批单申请单位（部门）申请人文件名称文件编号密级页数申请复制理由复制份数申请部门意见保密办公室审批意见复印文件去向国家秘密载体复印审批单申请单位（部门）申请人文件名称文件编号密级页数申请复制理由复制份数申请部门意见保密办公室审批意见复印文件去向7部门密级文件（复制）发放表序号文件名接收单位密级份数发放人接收人发放时间备注8秘密载体复印登记表序号日期文件名称（编号）密级复印份数备注9密级文件借阅登记表文件号文件名密级份数批准人借阅人借阅时间归还时间10对外提供资料申请表申请人申请时间接收单位提供理由文件资料名称1密级份数2密级份数3密级份数4密级份数5密级份数6密级份数部门负责人意见保密办公室意见主管领导审批意见交接记录提供单位经办人：年月日提供单位经办人：年月日备注