实验室仪器设备管理

仪器设备管理重要性、基本任务和特点一、重要性疾病预防控制机构实验室检测水平的高低，不仅取决于其仪器设备的配置和人员的业务素质，更取决于仪器设备的整体管理水平。二、基本任务:依据现代管理的理论，以现代技术为手段（信息管理），以设备的一生为对象，全员参与的（技术、经济）综合性管理。是一个包含仪器设备运行全过程的系统管理。其实质是在现有条件下，如何使仪器设备最大限度地发挥其社会效益和经济效益。重要性、基本任务和特点•三、仪器设备管理特点–1、运行全过程的管理–2、全员参与的管理–3、将技术管理和经济管理融为一体的综合性管理–4、信息的管理–5、制度程序的管理–6、观念前瞻的管理重要性、基本任务和特点•具体工作：•装备计划、调研论证、采购验收、安装调试、标识建档、使用维护、检定校准、降级调拨、报废处理、性能评价、发展动态和信息收集等方面的工作，在对以上环节实施有效控制的同时，研究制定具体详细的仪器设备管理制度，为实验室检测结果的准确有效提供保证。仪器管理流程图仪器购置申请调查论证采购安装验收建立档案计量检定标识、编号作业指导书使用、维护、维修调拨、报废资产销账管理机构、职责和制度•一、管理机构•二、管理模式•三、管理职责•四、管理制度管理机构、职责和制度一、管理机构•省级疾病预防控制中心设置专门的管理部门如：山东省中心设置药剂仪器管理部•市级可以设置相应的设备管理部门。山东省内大多数疾控中心设置了药械科。•县级可以设专职管理员。•有条件的，设备管理委员会（或学术委员会）•设备管理工作要与总务分开管理机构、职责和制度二、管理模式1仪器设备管理部门为一级管理机构，主要负责设备的采购、建档、建帐（明细账）、维修、检定和使用过程的检查以及组织进行供应商评价等工作。2设备使用科室为二级管理机构，主要负责仪器设备使用中的动态管理，即督促操作人员按照使用规程使用仪器，对本科室的设备使用情况进行检查和监督。设备管理部门设立专职设备管理员，使用科室设立兼职设备管理员，上下交织，形成网络，各行其职，相互促进，实现仪器设备全方位管理的目的。管理机构、职责和制度三、各级职责–1、分管仪器设备管理工作的领导：审定计划，协调管理，督促检查，建设维修队伍，创造工作条件。–2、仪器设备管理部门：组织仪器设备购置计划的讨论制定、购前调研、签订合同和采购验收，监督检查仪器设备管理制度实施的全过程，组织仪器设备供应商的综合评价工作，牵头搜集国内外仪器设备发展动态信息。管理机构、职责和制度–3、仪器设备使用科室：负责制定科室仪器设备购置申请、计划和购置大型仪器设备的可行性调研，督促检查科室装备仪器设备管理制度的落实和有效运行，指导科室仪器设备功能的开发，监督和检查科室仪器设备兼职管理人员的工作执行情况，搜集本学科仪器设备发展信息。–4、财务部门：负责制定仪器设备购置资金预算计划，筹措落实仪器设备购置预算资金，调整仪器设备购置资金预算计划，督促检查资产账务管理规定的落实。管理机构、职责和制度5、专职仪器设备管理员：负责管理全部仪器设备档案，组织实施年度仪器计量检定计划，管理强检计量器具检定证书、仪器档案管理、标识管理，定期检查科室仪器设备使用、维护记录、使用环境状况，具体组织对仪器设备供应商综合评价工作。6、兼职仪器设备管理员：负责科室仪器设备账物管理，制定科室仪器设备维护保养计划和计量检定计划，检查科室仪器设备使用记录、维护保养、各种标识状况、标识粘贴和使用环境，搜集科室仪器设备运行质量问题和供应商的售后服务资料，办理仪器设备申购报废手续。7、仪器设备使用人员：负责仪器日常维护及使用。管理机构、职责和制度四、管理制度–仪器设备从申请购置使用到报废处理，涉及面较广,从机构领导、设备部门、财务部门、到使用科室的相关人员都参于其中。因此，只有制定好管理制度，才能做好仪器设备的管理工作。管理机构、职责和制度•主要从以下几个方面考虑管理制度：•仪器设备申购、审批、采购、安装验收、领用、技术档案、使用、计量检定、保养维修和调拨报废等。•以上方面可以分门别类制定管理制度，也可以制定一个制度：仪器设备管理制度或管理办法。仪器设备的装备管理•一、原则•二、制定计划•三、购前调研、论证。•四、采购（招标、谈判）•五、安装、调试、验收•六、索赔•七、对供应商综合评价•八、建立仪器档案仪器设备的装备管理•一、原则技术先进、经济实用、资源共享、分级和重点装备相结合•二、制定计划–制定计划的是管理的首要前提。–要求：重点明确、兼顾全局、合理配置、量力而行，实现“计划与目标保持一致、需要与可能紧密结合”的装备目的。–过程：使用科室要写出可行性调研论证报告，在单位设备管理委员会（或仪器管理部门）组织充分讨论和论证的基础上，结合财务部门提供的年度和近期购置仪器设备的经费保障情况，确定仪器设备装备计划。仪器设备的装备管理•三、购前调研（大型仪器）–成立调研小组并明确责任人。调研小组一般由使用科室业务人员、设备采购人员组成，调研小组负责人一般由单位分管领导担任，仪器管理部门组织实施。对购置金额大的重要的仪器设备，可吸纳充实纪检、财务人员参加调研小组；对购置专业性很强的仪器设备，也可聘请社会上的相关专家参加调研小组。仪器设备的装备管理对于大型仪器，调研内容一般应包含：–可行性调研论证技术报告（价格与投资、使用场地、使用成本、经济效益和社会效益等）–了解生产厂家、品牌、型号，为制定招标文件提供依据。–了解仪器设备工作性能、技术参数，为评标提供依据。–市场调研，查询厂商的资质及用户情况。–按程序履行审批手续。大型仪器设备同时附专项书面调研报告。仪器设备的装备管理•四、采购–1、政府采购定义、范围、方式–2、自行采购–3、评标评价–4、签订合同仪器设备的装备管理政府采购定义和范围•2002年6月29日，第九届全国人民代表大会常务委员会第二十八次会议通过了《中华人民共和国政府采购法》。•本法所称政府采购，是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金，采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府采购应当严格按照批准的预算进行。目录和标准均有各省、自治区、直辖市政府规定。属于地方预算的项目均要进行政府采购。仪器设备的装备管理政府采购的方式：•政府采购的方式有六种：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价和国务院政府采购监管部门认定的其它采购方式。公开招标是政府采购的主要采购方式。•由政府采购中心根据具体情况选择其中一种方式组织专家评委进行评价，最后确定选中的仪器设备。仪器设备的装备管理•自行采购•不在政府采购项目规定范围之内的仪器设备可以自行安排采购。对自行采购的项目也要成立采购小组，进行询价比价，本着“公开、公平、公正”的原则，按程序进行采购。仪器设备的装备管理•3、评标–不管是实施政府采购还是自行采购，都应根据调研情况进行逐项评价，评价的主要内容有：–（1）供应商的资质认定–（2）该产品该型号在国内外销售业绩、销售数量、销售单位。–（3）供货方售后服务情况、保（包）修期时间、维修响应时间、备品备件情况等。仪器设备的装备管理-（4）品牌效应。–（5）各项技术参数是否符合工作参数的要求。–（6）消耗材料、试剂等是否开放。如需单一进口试剂，要考虑使用成本问题。–（7）慎重考虑该仪器的销售寿命。一般8-10年仪器就要更新或淘汰，尽可能选择销售寿命长的产品。–（8）价格比较并考虑经费预算和实际支付能力。–综合以上因素，综合评价不同品牌的仪器设备，。选择技术先进、性能优良、合理低价的产品。–一般采用综合评标，不采用评分方式。仪器设备的装备管理•4、签订合同–按照国家有关技术标准和经济合同法的规定，签订订货合同，并注意技术资料的完整性。订购大型精密仪器设备，还应重视在合同中明确必要的技术资料、技术培训和安装调试等工作。同时，根据合同的交货期及时向有关部门查询、洽办到货事宜。仪器设备的装备管理•五、安装、调试、验收–仪器设备的验收和安装调试具有时限性、技术性和政策性三个特征。–组织准备、技术准备和条件准备。–1、组织准备：–成立验收小组是组织准备的首要环节。验收小组主要要由使用部门的业务技术人员、设备管理人员、档案管理人员、商检人员（必要的话）共同组成，验收小组成员应明确掌握各自职责要求。仪器设备的装备管理–2、技术准备：–技术准备工作在调研工作的基础，在签订合同之后同步展开。–主要搜集该仪器的性能原理、技术参数、操作规程、系统组成、要害组件等方面的资料，同时，主动到已经使用该型号仪器的单位学习了解，掌握各项基本技术指标、测试验收要领、操作方法和注意事项等。仪器设备的装备管理–3、条件准备：–根据进口仪器设备对工作环境的要求，落实使用科室实验室的硬件配套设施。当实验室的配套硬件设施全部按照要求配备到位以及标样、试剂等工作完毕后，仪器才能进场组织验收，以免因准备不充分而影响验收。仪器设备的装备管理•六、索赔–如果仪器设备验收不合格，要立即按照法定程序申请索赔。–索赔是一项时间性、技术性和政策性很强的工作。一般索赔时限通常为仪器到达口岸后90天内。–索赔权过期作废。在仪器验收合格交付使用日起的12个月内，如确因在正常运行情况下出现性能不良或故障等质量问题，经过商检复验出证也可申请索赔，逾期后索赔权同样作废。–索赔范围主要包括规格、质量、数量等与合同不符的项目。仪器设备的装备管理•七、对仪器设备与供应商的综合评价–在仪器设备投入使用后,使用科室要十分注意仪器设备的运行质量检查,注意搜集运行过程中的质量问题资料，同时考察维保期内供应商的售后服务情况，并做好记录。设备管理部门要定期组织设备管理员对仪器设备的性能和供应商的售后服务进行座谈，并做好综合评价记录，为今后购置仪器设备和选择供应商提供依据。仪器设备的档案管理和信息管理•一仪器设备档案管理•二仪器设备信息管理仪器设备的档案管理和信息管理•一、仪器设备的档案管理–仪器设备档案与仪器设备本身作用同等重要。仪器设备管理部门及相关使用科室，都要把档案管理工作纳入本部门的日常工作计划之内，明确档案管理人员在档案材料的收集、整理、归档等方面的工作职责。–传统的仪器设备档案管理工作就是将仪器设备的说明书存档供查，而现代化的仪器设备档案管理工作是指仪器设备运行全过程的全部原始记录资料。仪器设备的档案管理和信息管理•档案管理工作主要包括以下三点：1前期资料的收集主要收集仪器设备购置申请表、技术调研论证报告、招投标文件、订货合同、验收记录、装箱单、仪器使用说明书、操作手册、线路图、供应商资质等相关资料文件，并将其分类整理，按档案管理程序归档。2使用资料的收集主要收集仪器设备运行过程中的操作作业指导书、历年使用记录、历次仪器检定证书、仪器维护维修记录等。每年都要认真从使用科室收集起来，并整理归档。3调拨（报废）审批文件的收集仪器设备调拨或报废，应将调拨或报废申请表及相关批准文件收集归档。仪器设备转移使用单位时,仪器设备档案应一同转交。特殊的有参考价值的仪器设备报废后，根据需要其档案可以另行保存。仪器设备的档案管理和信息管理•4、档案资料的借阅–借阅档案资料时，应按照相关规定办理借阅手续。借阅人要爱护档案资料，不得涂改、剪裁、抽取和污染档案资料。精密仪器原版说明书和线路图等重要技术资料一般不得外借，确因工作需要，可在履行有关档案管理规定手续后借用复印件。仪器使用部门根据需要可以保存复印资料，如说明书、操作手册等。仪器设备的档案管理和信息管理•仪器设备档案案例：–仪器设备档案目录•1.仪器设备购置申请表（附申请表样本）。•2.仪器设备调研论证技术报告。•3.仪器设备招标文件（标书、投标文件、仪器配置清单、中标供应商资质文件、中标仪器样本）。•4.订货合同。仪器设备的档案管理和信息管理•5．装箱单。•6．安装调试报告。•7．仪器设备验收记录（附验收表样本）。•8．仪器设备使用说明书、线路图、合格证等。•9．仪器设备历年检定证书。•10．仪器设备历年的使用、维修、维护、故障、改装记录。•11．仪器设备报废或调拨申批表（附报废或调拨申批表）。•12．