房地产内审2017.1.3

一首先讲一下采购吧，因为房地产的建安投资基本从这个循环出去的，是所有地产公司关注的重点。采购循环计划从招标、签约、履约、结算、付款讲完。采购阶段一般分直接委托、谈判性竞标、邀请招标三类，可能各公司叫法不同，大致原理一样。先说邀请招标吧，因为大部分还是走这个程序。审计目标：1、评价招标效率。地产公司大部分计划执行不好的环节在招标阶段，影响施工或供应单位进场，影响工程进度。所以这个效率一定要审的。2、评价招标质量。招标质量是什么呢？不是说买来的东西的质量，而是说招标工作本身的质量，包括定标的单位是否匹配、价格是否合理、招标文件的质量等等吧。3、评价内控的有效性。现在这个环境，防弊很重要，最近某公司处理了18人，大部分还是与这个有关吧。所以边查边防是内审的重要工作。其他就没有了，把目标明确了，再定个方案，开工吧！如果你还不熟悉相关制度和流程，赶快熟悉一下，免得你什么事儿都得问招标部门或相关部门，那会把他们搞疯掉的。发个通知，告诉相关部门你要做这个事了，让他们配合一点。哪些是相关部门？招标部、设计部、工程部、成本部、计划部、财务部，有些公司部门设置不一样，那就对号入座吧。收集资料。先划定范围，确定是哪个期间的招标项目。主要资料是：年度招标计划、具体招标计划、每个招标项目的资料，包括考察报告、入围审批、入围单位资质资信文件、招标文件、发标登记、开标记录、清标报告、往来函件、评标报告、谈判记录、定标审批文件等等吧，就是这些过程的文件都要。是不是有点多？是很多，做审计没办法，只能这样！房地产风险点非常多，但是重灾区是招投标和工程管理、销售，在招投标中串标、围标是难点能否分享经验，工程管理上的与销售虽然是重灾区但比招投标要好弄的多招投标审计里的串标围标确实是难点，很多时候常规的审计方法未必能审出来，因为该有的文件和签字可能都是俱全的。个人觉得审计之前要明确是按常规的流程审计来做，还是舞弊调查的思路来做。两种审计思路，会有不同的审计方法、审计结果，对审计人员本身的风险也是不同的。我的一个思路就是，咨询一些行业内做项目经理或者造价的朋友，比如某个承包商的声誉，某个单项的造价，有时比自己看很多文件有效。二．昨晚写的：第一个目标是招标效率。统计审计范围内的招标项目的定标时间，以审批完成时间为准。统计完以后再逐项与计划时间对比，一定要对比公司正式批准的招标计划（专项计划），如果有延误的可计算出天数，做好标记，这个招标需要深度追查一下延误的原因。如果没有延误的，可认可其效率。对于那些定标延误的招标项目，要与其具体招标计划核对，具体招标计划一般会排各个关键环节的时间点，如考察：15年6月3日，那么你看一下考察报告的批准时间，对比一下。如发放招标文件15年6月15日，那你要看看招标文件的发放记录，是不是在这个时间全部发放完毕。有时前面的节点没完成，影响到了后面的节点，这是分析一下绝对时间，找出真正延误的节点。总之，这个就是一个核对工作，找出延误的关键点。找到延误的关键点，那么，我们就要分析一下原因了。这个采取询问、核对的方法，询问就是直接问相关人员，延误的原因，核对就是仔细检查文件资料，找到延误的原因。比如，招标文件审批完成延误了5天，那么要看看审批的时限是不是符合公司要求的时限，各个部门审批的时间是多少，这是你可能发现某个部门审批用时1周，超出标准时间几天，这样可以再和这个部门沟通一下延误的原因，也许是出差忘了，也许是审核的慢、也许是搁置等待、也许是沟通没结果搁置。那么我们依据这些原因，可以得出问题所在，可以对应有针对性的提出意见。这样回过头看来，某个部门审批招标文件延误，导致招标文件延迟发出，最后导致招标定标延误。当然实际工作中没有这么简单，可能会出现很多重叠的原因，但是只要我们逐一按照这个方法把它找出来，应该还可以吧。三：招标效率的审计，虽然看似繁琐，看似技术含量低，实际并不是。往往会对房地产开发公司的管理缺陷与效益产生很大影响。由于招标工作是一个综合性很强的工作，它的目的是签订一个相对完善的合同，而一个地产项目就是由上百个合同组成，成败与否，与这些合同的好坏与及时有密不可分的关系。在招标的过程其实在一定程度上是对项目的一个预演练，各专业的相互配合相互支持相互分工，之间的工作界线，还有权责，均要体现在合同中。由于现在房地产公司一般都是全国性或地区性的，管理架构都是二级以上，特别是招标工作，一般项目公司不具备完整的招标权限，而实际执行合同，却在项目公司。因此存在相互扯皮、相互推诿的现象。这个在招标效率审计中，会体现的非常明显。例如，在集团招标部门招标时的一个考察工作，在考察时如果要求项目公司的相关员工加入考察时，项目的员工一般时间不保证，或者距离远，所以参加的时候少，由此会影响到效率。有时把人凑齐，耽误了时间，不凑齐，又会发生这个合同签订后执行时，项目公司会以未考察该单位而推卸对该单位的管理责任。还有例如，招标文件的审批，由于项目要审核，总部相关部门要审核，审核出的意见要修订，势必会出现延误的时间。还有，招标前设计部门要提供招标图纸，但招标图纸又在设计院控制，设计院是外部单位，设计部门如果把控不严，会出现延误。还有招标图纸的深度不够，造成成本计量不具备条件，成本部要求返工，设计部又提出说以前的图纸就这样……林林总总，时间就这样在一些小问题上溜走，最后造成没有按时定标，没有按时进场施工或供应。而我们审计以后，发现这些问题，一定要逐项归纳，给管理层建议。在这方面大致会发现如下一些问题或风险点：1.组织架构设置不合理，权责不明确。2.总部与项目管控体系不清晰，界线不明确，交叉重叠的职能太多。3.招标组织筹划不力，相关部门配合不力。计划性不足，准备不足，沟通不足。4.部分环节的流程繁杂，需要优化，可并联实施的不要串联。5.等靠要的工作方式很多，造成很多延误。6.绩效考核与总目标割裂，造成各管一段。7.有的公司现在还停留在鸿雁传书的阶段，还没有很好的利用现在的信息化系统，这个给审核与决策带来很多的滞后。等等问题吧，需要具体问题具体分析。总之，效率是一面镜子，可以看到公司的管理严密性、员工工作的积极性、流程的流畅性等。而给我们审计人的空间就是抽丝剥茧，仔细分析，提出有用的建议，虽然这个看起来没有直接经济效益，但是对公司的管理的提升会起到很明显的作用，同时项目的运作效率就得到很大提升，效率就是效益哦，只要你坚持！四今天就说说关于招标质量的审计。招标这个工作，用一个不太恰当的比喻，就是找对象。相互各个条件都满意了，就可以一纸婚书。强扭的瓜不甜，凑合的那种，并且相处的过程中也不培养感情，中间也会离。所以结婚前一定要尽量互相了解，达成一致。回归正题。关于招标质量的审计的几个点，要逐一的审。1.对意向单位资审的审计。审计时，首先要看意向单位的来源，真实来源，如果是内部员工推荐，看他是哪个部门，是否影响到招标的评定和决策，还有一个员工推荐了几个单位，是否是两个以上。必要时要对该员工进行访谈，了解情况。实际工作中，有些领导级的人推荐单位，还不好意思写自己名字，弄个下面的人糊弄，这种情况有，审计时要重点关注。如果一个人推荐的单位两个以上，存在围标风险，这个在制度中应明确规定不允许。还有资审时，各家意向单位是否都是处在同一水平上，意思是他们的资质都差不多，如果出现那种有的是特级，有的是三级；有的是知名品牌，有的是名不见经传的小品牌，等等这些实力悬殊大的情况，这个要注意了。另外，这些资质都应该匹配招标规划中要求的标准，差异太大也应该注意了。比如招一个普通的墙上面板（不是精装房，要求比较低），那么如果出现进口大品牌厂家，虽然满足招标要求，但是标准太高了，明显就不可能中标的，与普通品牌没有可比性。如果5家单位中，3家是这样的高端单位，2家是普通品牌，那么普通品牌的中标率为50%，这个你懂的！还有就是注意挂靠单位，也许有的公司不要求，但是挂靠单位影响到了招标质量，会在后续履约中造成很多麻烦。从我们审计角度讲，在资审这个阶段一定要看到意向单位的红章证明文件，相对来说保险一点。另外，审计人员我们自己一定要有一个大致的知识掌握，就是哪些工程需要什么资质，一定要有印象，或者自己干脆查查相关资料做一个表备查。房地产工程的资质要求多样，需要学习一下。另外，如果招标是招供应加安装的标，那么需要供应的资质（一般是代理、工厂）和安装的资质，如果仅仅是一个商贸公司，它可以供应，但是安装就不一定有。如果没有安装资质，但承接了安装的工程，出现事故，会追究发包方的责任。有的公司意向单位是从供应商库里抽取的，对于这些意向单位，要审他们的过往合作记录。上面所讲是对资审的审计，不是我们直接资审，大家要区别啊。只有把好入门关，才能有一个好的开始，从好的、合适的圈子里选定最合适的最好的，才是我们目标。所以这个阶段的审计目标一定是评定这个圈子里意向单位在资格上是否是合适的。2.考察报告的审计。考察报告这个东西，就像是大家出去玩了一次回来写的心得体会和评价。所以，只有好好玩的人、用心玩的人、会玩的人才能写的好，应付了事的那种你也一眼能看出来。从报告里看到你想要的东西，这个是我们审计，特别是我们对招标、技术并不专业的情况下所具备的能力。后面我们还会看清标报告、评标报告、以及往来函件等等，这些给了我们审计工作有力的帮助，这个也是审计技巧。考察过程中一般招标组织部门会组织大家看什么、记什么，最后体现在考察报告中。对于审计来说要关注的几点：1）业绩是否看过，看的是哪些，是否和我们要招标的项目相类似；2）拟派遣的团队是否见到，并听取其思路；3）是否去了公司的办公场所，是否见了董事长或总经理；4）是否接受吃请及礼品；5）是否到工厂参观或施工现场参观；6）优劣势及与自身需求的匹配度；上述几点要通过查看考察报告及询问参与人员来实现，好的考察报告可以让没有到现场的人能基本了解该单位的实力，图文并茂，写的烂的报告，都是一些陈词滥调，把公司简介一抄，再说说“总体管理很好，质量口碑不错”等一些套话，这类报告，基本显示考察就是一个走过场。一般考察报告最后会得出一个结论，就是根据考察结果评价，考察小组认为哪些单位可以入围参加投标，理由是什么，这个我们审计时要关注一下，理由是否充分。考察报告另外一个关注点，就是要参加考察的人都签字，每个人都认可报告里的内容和结论，如果没签完整就要注意，必须对这个没签字的人进行了解情况。通过对考察报告的查阅，及对参与人的访谈了解，把我们关注的点都记录在底稿里，以便后面进行综合评价。必要时，我们审计的人员也可以抽查考察工作，亲身体验一下，这样也会对审计工作有帮助。考察这个环节主要是从实地、实例来印证资审，如果资审合格，但考察不合格，也不能入围投标行列。考察工作把关严格有效，对招标质量非常有帮助，同时这个阶段一般会埋下舞弊的种子，这个在内控阶段再讲吧。因为招标的环节众多，链条很长，我们必须一点一点的审，仔细分析，前后联系，相互印证，才可以发现一些问题，无论是提出高质量的管理建议还是找到舞弊，都离不开细致的工作。3.入围单位审批的审计。入围单位就是能进入实际投标程序的投标单位。由于有上述两个环节的把关，这个环节就比较简单，主要是履行审批，由相关部门审批即可。我们关注的主要看看审批环节的完整性、是否有不同意见及其处理。另外就是看入围单位的数量是几家，一般公司要求三家以上，那就看公司具体规定。实际操作中我建议是四家以上，因为在后面的投标中，有可能会由于种种原因退出一家，这样会保险一点。这个是我们招一个中标单位的情况。如果我们的项目比较大，一般同一招标项目，会分几个标段同时招，中标单位不止一个，可能会是两个、三个的。这样入围单位就相应增加，才能保证充分竞争性。一般来说4+2+2这样会好一些。4.招标文件的审计。招标文件的综合性比较强，要求审计的技术能力也比较强，如果审计部门具备相关专业的人员，可以审的更深入一些，如果不具备，那么只能多专研一下，也可以进行替代。首先讲一下招标文件，一般来讲，招标文件主要包括招标须知、评标办法、技术要求或技术说明、合同文本、图纸、清单等。这些文件我们再分别查看。招标须知里面，规定了一些投标单位