谈谈工程资料盖章与监理公司印章管理

工程项目的建设，从项目的勘察、设计、施工及监理阶段，直至工程竣工后的工程结算，自始至终都是一个技术密集型的工作、管理过程，整个阶段会形成大量的工程资料，需要办理不同级别的签字、盖章手续。监理单位承接的项目主要是施工阶段的监理工作，作为公司印章管理人员，需要在日常工作过程中分辨清楚哪些资料需要盖公司印章。文件的用印要求是根据相关规范和文件本身的重要程度来确定的。至于哪些工程资料只需盖项目印章，哪些资料又必须经总监签字后盖公司印章，其实是有规律可循的。至于如何区分对待，印章管理员应做到心中有数。为了便于资料新手区分，我们可按资料的来源把需要监理单位盖公章的资料分为以下三大类别：一、来自建设单位的建设手续办理资料工程项目在监理单位与建设单位签订监理合同后，监理公司就需要配合建设单位在前期报建资料（例如：安全生产备案表等）、后期竣工验收资料（含竣工备案表、竣工报告会签表、消防、人防、节能等分部的专项验收资料）、工程竣工后的工程结算资料、竣工归档等资料上盖公司印章，这也是公司正常履行合同内容的一部分工作。因项目实行总监负责制，前面提到的需要正常盖章的资料，只要总监亲笔签字认可，公司资料室都会正常盖监理单位公章。二、来自施工单位的施工过程资料工程项目在施工过程中将行成大量的工程资料，其中，图纸会审与设计交底会议纪要、施工组织设计（方案）的报批；单位工程竣工验收、室外道路、水暖电管网、景观等配套工程的竣工验收资料；申报国家级奖项（例如：鲁班奖）和省、市级奖项（长安杯、雁塔杯、陕西省/西安市文明工地等）的评定、申报、备案资料；大型施工机械（塔吊、施工电梯、吊篮等）的安拆方案、申请、审核、使用登记表、备案申请资料；工程完工后的竣工报告、竣工结算书等资料都需要盖公司印章。在资料员办理资料盖章过程中，如果资料上显示施工单位已盖公章、项目总监已签字确认，印章管理员检查核对总监笔迹后，只要资料员办理登记手续，公司资料室均会盖章。但是在资料员办理施工过程资料盖章时，印章管理员经常会发现一些不符合的情况，因此难免会引起双方的争执。现将资料通病归纳如下：1资料上施工单位项目经理未签字，施工单位未盖公章；1施工单位资料员送来的资料中，部分资料总监尚未签字确认；3总监签名经核对发现非本人所签；4不需盖公章的资料送来盖章；三、来自监理公司和项目监理部的资料《监理规划》，项目监理部人员配备表，工作便函（用于联系建设单位办理工程延期、总监变更、监理费的支付申请等业务），工程的基础、主体、竣工质量评估报告，工程竣工后的《监理业务手册》和《监理工作总结》。公司开具的总监授权委托书、任命书、承诺书，公司一年两次的检查工地文件（技发红头文件、资料及现场检查表、整改通知单）。公司有关会议纪要。我公司印章管理一般遵循以下原则：1因项目实行总监负责制，所以来自项目的资料，印章管理员首先会检查核对项目总监是否对资料签字确认。如果发现资料中存在总监未签认、非总监本人签认或是不该总监签字的资料总监误签认了，印章管理员一般不予盖公司印章。2对于符合盖章要求的资料，资料员应在公司资料室先办理登记手续再行盖章。3因公司盖章业务量较大，公司员工或外来资料员应按送来资料的时间顺序排队进行。4盖章时间一般为周一至周六公司正常上班时间，若有特殊或紧急情况，需提前和印章管理员预约。