业务作业指导

第1頁，共14頁XXXX電子廠業務作業指導◇組織架構第2頁，共14頁◇工作職掌●業務副理●業務助理●業務課長●業務主管●外業務●內業務業務副理1.部門人員招聘與培訓,管理與考核.2.業務工作規劃,統籌與安排.3.協助客戶貨款和模具款之核對,跟催與確認.業務副理外業務業務課長業務主管(助理)司機內業務第3頁，共14頁4.客戶的估價,報價等資料之審核.5.客戶抱怨之處理,效果跟進.6.客戶機种產品銷售狀況之分析.7.部門周報審核及回報.8.部門小目標及達成狀況確認並組織分析檢討.9.客戶訂單之統計,分析及安全庫存之確認.10.客戶新開發產品成功率統計,分析,呈報之確認.11.上級臨時交待事項之處理.12.所屬人員之績效考核.13.傳達上級指示.業務助理1.各客戶新產品報價受理及樣品跟蹤.2.處理客戶豐達專案跟蹤處理3.周報匯總及會議記錄4.負責業務部報價單,圖面,所有訂單等文件資料打印存檔保管.5.各客戶承認書及報價單追蹤6.內部資料/文件及聯絡單的收發7.客戶退貨報廢產品統計8.上級臨時交待事項處理.業務課長第4頁，共14頁1.客戶訂單O/D的確認與管理.2.客戶訂單及出貨控制處理作業監督.3.客戶出貨單作業確認.4.與廠內各部門協調客戶交貨事宜.5.司機出貨事宜之安排與調度.6.客戶抱怨之協調,聯絡相關單位處理與回復事宜.7.參加每日產銷會議與其他相關會議8.每月目標達成率統計與分析.9.部門小目標之制訂10.所屬人員之工作安排與調配.11.上級臨時交待事項之處理.12.所屬人員之績效考核.13.傳達上級指示之相關精神及訊息.業務主管1.客戶訂單之訂單通知及凌越系統處理之確認.2.與廠內各部門協調客戶交貨事宜3.客戶訂單交期回覆及監督.4.客戶抱怨之協調,聯絡相關單位處理與回復事宜5.客戶訂單出貨單作業之管控.6.客戶送貨單據整理並交財務之監督第5頁，共14頁7.每日客戶欠單明細之更新.8.每月交貨管制表之呈報.9.每月目標達成率統計10.所屬人員之工作安排與調配11.上級臨時交待事項之處理.外業務1.客戶的估價,報價及資料之呈核.2.客戶之拜訪與關係聯繫,建立.3.新客戶的開發,模具試樣,量產之追蹤管理.4.客戶貨款之核對,跟催與確認.5.客戶抱怨之處理.6.客戶機种產品銷售狀況之分析.7.新產品開發與其他部門之協調進度追蹤與回復.8.客戶新產品之成本估算與呈報.9.客戶訂單之統計,分析與呈報.10.客戶樣品之追蹤與確認.11.客戶模具費之追蹤處理.12.上級臨時交待事項之處理.13.客戶新開發產品成功率統計,分析,呈報.14.上級臨時交待事項之處理.第6頁，共14頁內業務1.客戶訂單之訂單通知及凌越系統處理.2.對應客戶訂單廠內之進度追蹤3.急件物料明細分發之跟催4.客戶訂單交期及時回覆5.客戶訂單出貨單作業之輸入及管控.6.客戶送貨單據整理並交財務7.每日客戶欠單明細之更新8.每月目標達成率統計9.業務文書工作.10.上級臨時交待事項之處理.◇報價流程新客戶:◆報價流程:客戶提供樣品或圖紙開立內部聯絡單至工程部展開圖面或樣品技術評估並報價業務根據工程展開之料厚(T).節距(P).(料寬)W.核算材料成本+電鍍成本+管銷及包裝系統輸入報價經部門主管審核,總經理核准後傳至客戶與客戶確認並回簽.◆樣品流程:第7頁，共14頁客戶提供樣品或圖紙開立內部聯絡單至工程部工程部依據客戶圖面尺寸打樣提供樣品,需附承認書(含尺寸檢查表,MSDS,SGS材質証明等相關資料)業務再快遞或送予客戶.◆訂單流程:1.接到客戶傳真或E-MAIL及口頭訂單,開立訂單通知,表單詳見訂單通知.由物控及生管簽名,生管在備注欄回覆交期,業務根據生管回覆之交期48H之內將訂單回簽客戶.2.業務根據訂單數量統計至以下表格:客戶訂單交貨明細序號客戶名稱接單日期品名訂單號訂單數量(萬)客戶交期生管回復交期欠單數量日期數量驗收單a.序號1(東莞路線)&2(深圳路線)&3(豐達)b.客戶編號參見客戶資料對照表.c.接單日期&品名&訂單號&訂單數量&客戶交期參照客戶訂單書寫.d.生管回覆交期參見訂單通知生管回覆.e.日期&數量是出貨明細統計.第8頁，共14頁f.驗收單欄是備注客戶簽回請款單相關單據之日期.3.根據訂單通知輸入凌越系統.進入凌越系統維護採購訂單維護訂貨單,需輸入位置:a.訂貨日期(開立訂單通知日期)b.訂貨單號(客戶訂單號碼)c.訂單交期(一張訂單最近之交期)d.客戶編號e.貨品編號(客戶編號+客戶料號)f.在注欄輸入訂單號碼.4.客戶訂單有單價部分務必先核對單價.◆出貨流程1.快遞貨品RMB1000以上需要申請,否則快遞費用自行承擔.2.系統出貨單進入凌越系統維護交易單據維護出貨單,需輸入位置:a.貨單日期(出貨日期,如第2天出貨需注明日期)b.出貨單號(系統根據出貨日期自動帶出流水號碼)c.訂單編號欄(輸入客戶訂單號,再由訂單號調出其相關資料,如無資料時應優先輸入客戶訂單再打出貨單)第9頁，共14頁d.如出貨數量與客戶訂單欠單數量不同時需編修出貨數量.(出貨數量不可大於欠單數量)3.部份客戶要求手開送貨單及驗收單(所有送貨單凌越系統正常輸入不需列印)手開送貨單由財務部統一編號領取.◆.目前手開單客戶:◆.XXXX出貨需附INVOICE,裝箱單.◆.除嘉尼,新豪之外其餘客戶出貨單不同訂單號可輸入同一張出貨單◆.以下客戶需開立驗收單.a.金筆交貨驗收單.P.S:需填寫交貨廠商(HBP01)&交貨日期&訂單號碼&訂單數量&品名&交貨數量+備品)b.伸金交貨單P.S:需填寫進料日期&廠商&品名&規格&訂單編號&交貨數量.(品名參照對照表)c.伸銘進料驗收單.P.S:需填寫交貨日期&廠商名稱(Z)&訂單號碼&品名規格&單位&訂單訂購數&實際交貨數&訂單未交數量d.嘉尼送貨單及檢驗通知單.P.S:1.送貨單:需填寫交貨日期&訂單號碼&品名&訂單數量&送貨第10頁，共14頁數量&商品名稱(端子&鐵殼(C開頭&B-22A(開關用基座柄片)&淨重.2.檢驗通知單:需填寫供應商(致瑋)&日期&品名&商品名稱(端子&鐵殼(C開頭)&訂單號碼&訂單數量&交貨數量&物料淨重&交貨累計&件數.3.一品名一張單.e.浩楊進料驗收單.P.S:需填寫廠商名稱(致瑋)&送貨日期&訂單號碼&品名規格&訂購數量&交貨累計&本次交貨數&單位(PCS)f.FD送貨單及結轉貨物收發貨單.P.S:1.需填寫送貨單號(ZW年月日流水號例:ZW07061801)供應商代號(Z011)&送貨日期&部品編號&訂單號碼&交貨數量&重量及包裝明細如:20K*6+3K並注明送貨單總重量.2.出車前需將送貨單傳真給客戶並確認,相關聯絡人如下:3.結轉貨物收發貨單需填寫對應結轉申請表號00177355)&結轉(017308)&發貨日期&數量&單位&重量&發貨人簽名&蓋長方形章&發貨清單號(送貨單號碼)&備案結轉計劃數量(7000KG)4.豐達交期依客戶追料單品名及數量為準.第11頁，共14頁5.D21&D61結轉單可開在同一份.6.同一品名之產品務必開在同一張驗收單上.g.皇積送貨單.P.S:需填寫出貨日期&廠商&品名&數量&備注(訂單號碼及重量)h.明山富進貨暫收單.P.S:需填寫入廠類別(正常)&驗收類別(6)五金零件&品名(沖壓銅片)&收料日期廠商名稱()&送貨日期&訂單號碼&料號&訂單數&實收數&單重.為了便於後續所有材料的追溯及查找。故從2008年8月1日起，貴司送貨時須提供產品LOTNO。LOTNO由協力商自行管控，填寫方式如下：廠商代號年月日來料批次批次序號如：ARXXX080801--01--011.AR013===協力商自己的廠商代號2.080801===從08年08月01日開始執行，每月循環一次，如果到了08年09月01日，編號則為：080901-01-013.來料批次===為當日來料的第幾批材料，如果是第一批則填寫為01，第二批則填寫為02。4.批次序號===為當日來料批次中進貨暫收單序號，如果只有一張進貨暫收單則填寫為01。第12頁，共14頁如果有2張以上，則依次編號，如：080801-01-01，080801-01-02.......P.S:品質異常可直接從以下網址查詢:i.JFS進料驗收單.P.S:需填寫廠商名稱()&交貨日期&訂單號碼&品名規格&單位&訂單數量&送貨數量&累計數量.j.邦竣進料驗收單.P.S:需填寫供應商()&日期&訂單號碼&品名規格&交貨數量&訂單數&欠交數量.k.新豪採購收貨單P.S:1.需填寫日期&廠商代號(10145)料號&數量&廠商名稱()&採購單號.2.請款需附INVOICE,需蓋公司章及老板簽名章,一般每7天整理一次帶客戶,月底需特別留意.3.輸出貨單務必一單一筆.l.PX進貨單P.S:需填寫廠商名稱&單號(出貨單號碼)&訂單號碼&品號&規格&版次&單位&交貨數量.m.立生交貨驗收單.第13頁，共14頁P.S:需填寫廠商編號(A034)廠商名稱()&訂單號碼&日期&料號&交貨日期&訂購數量&交貨數&累計交貨數&總重量.n.全一交貨單.P.S:1.需填寫供應商代號(52-53)&供應商名稱(致瑋)&管制號碼&料號&品名&數量&件數.2.交貨務必一張訂單一管制號對應並交貨,如同一張單同一品名尾數未交完不能請款.3.全一請款務必依驗收單簽名及蓋章方可有效.◆出貨包裝標籤上需注明訂單號碼之客戶沛欣,全一(訂單號及管制號),幸康,皇積,嘉尼.◆.海外出貨部份:a.FY集團公司出貨需附INVOICE&裝箱單.FY品名對照表:SP-0812-0====408345SP-0814-0====406192SP-0809-0====406195(客供料)b.JTS:出貨需附INVOICE&PackingList&到貨通知單.1.貨櫃送貨地址:第14頁，共14頁2.訂單品名”L”開頭的機種是來料加工,此部份運費由捷泰承擔,一般快遞至香港.快遞費用計算方式:快遞費用=毛重*快遞費(RMB4)+450(入倉費)/匯率(7.7)以上資料財務一份&快遞公司一份&自存一份3.快遞公司資料地址寫蘇州捷泰,其餘所有資料寫冠偉.C:FV出貨需附INVOICE&裝箱單.