信息服务规划阶段

信息服务规划阶段准备阶段在着手进行信息服务远景规划所包含的那些活动之前，必须做一定的准备工作。这些准备工作涉及到态度、方案、机构、训练和熟悉情况等方面。忽略了任一方面都会给信息服务远景规划的制订工作带来不必要的困难。1.认识和支持负责信息服务远景规划的人员一定要审定用户、信息服务人员和公司管理人员是否都了解并接受了这样的观点，即信息服务规划对于达到公司的目标来说是至关重要的。一项信息服务远景规划工程必须需要整个公司全体人员的大力支持。如果管理人员和行政首脑不完全了解信息服务规划的业务范围，那么，负责人(通常是信息系统政策委员会)就应该提供必要的信息，使他们增加对信息服务规划的了解。只有完全认识信息服务远景规划的价值，才能促使全面的合作。2.信息服务规划的筹备为信息服务的规划业务配备人员的方法取决于组织机构的大小。小型计算中心的信息服务领导人本身就是工作人员，他负责执行规划过程中的各项活动。很容易证明，在具有25名专业人员以上的计算中心里设立信息服务规划的专职协调员是合适的。而对于有175名专业人员以上的大型计算中心来说，应当成立规划小组。就信息服务的战略规划而论，关键的人员是信息服务领导人、信息服务内部各项工作的管理人员、业务领域的管理人员、公司办事员；而关键的机构是信息系统政策委员会(ISPC)和信息服务远景规划委员会。信息服务远景规划委员会是由信息服务人员和用户管理人员组成的常设委员会，它不断地向信息服务的规划过程提供输入信息。3.反馈和批准信息服务的规划过程是一个反复过程，在规划进行的中间和最后都需要一个正式的、不断进行反馈的机构和明确的批准权限。虽然信息服务和公司的组织机构都有明确的权限划分，但信息服务规划的批准权限却常常是模糊的。正式的批准过程应在规划开始之前由信息系统政策委员会来确定。阐述反馈和批准权限过程的一种方法表示在下图中，该图说明了信息服务远景规划过程中各负责人之间发生的相互联系。制订规划阶段在第?阶段中，要编制和批准信息服务的战略规划。一种推荐的制订规划方法图示在下图中。该图说明了信息服务规划过程中主要活动的顺序及其相互关系。每项主要活动都有编号，其编号放置在此活动框外边左上角处，或者放置在一组同类活动框上面的括号里。这些编号并不一定描述活动执行的顺序，但对下面的详细活动说明起了相互参照的作用。活动说明详细地介绍了该活动涉及到的人员、责任、判定标准、需要考虑的问题、解决问题的方法和信息的来源。1.在信息服务规划过程开始以前，下述对规划过程有一定影响的问题应该被解决、考虑或至少被确定。(1)规划——集中还是分散由于日益强调分布式数据处理，所以促成了分散规划的想法。在分散规划的情况下，规划的某些方面可在远地完成。这一种规划方式需要用户管理人员这一方更直接地参与规划工作。但即使是分散规划也应该在某个中心加以协调。(2)规划方法——自上而下还是自下而上当规划小组既利用了自上而下的信息收集方法，又利用了自下而上的信息收集方法时，信息服务规划的过程是最有效的。在自上而下的规划过程中，输入给规划过程的信息是关于总的公司目标、任务和发展方向的期望。而在自下而上的规划过程中，收集信息是在事务处理和操作这一层进行的，从有利的一点来说，输入的信息必然能反映包含了所有自身内在限制的“实际环境”。(3)规划时限根据经验，最短的规划时限不少于一年，而最长为三至十年。没有标准的规划时限，但是平均在三至五年之间。(4)规划——向前推进的还是往复进行的一个必须要提出的基本问题是：信息服务应该是往复进行的还是向前推进的?每一种方式都有其优点。具体地说，如果某个计算中心能对客观形势作出反应的话，那么培训、系统开发以及诸如此类活动的经费都要集中到批准了的项目里。另一方面，所谓向前推进的计算中心必须把经费调拨给预期将来公司的信息服务所需要的专业培训和硬件的升级换代等这样的一些活动。一般说来，这种向前推进的方式更能响应用户的要求。2.那些负责信息服务规划的人员具有六个主要的信息来源：个人、委员会、书面文件、货商、同类公司以及文献。(1)个人同那些直接或间接参与信息服务的公司各级人员会面是根据业务活动的需要才进行的。这些人员通过推荐可供选择的方法、提出折衷方案和(或)讨论权衡办法能向规划过程提供反馈信息。规划过程是需要从所有参与规划的或受规划影响的人那里不断地得到反馈信息的一个反复过程。(2)委员会信息系统政策委员会、信息服务远景规划委员会和某些其它的内部信息服务委员会(例如硬件和软件审定委员会)都在信息服务的规划业务方面起着重大的作用。例如，信息系统政策委员会能够提供有关应用系统要求、系统综合和优先级方面的输入信息。信息系统政策委员会最后还要行使规划实现的批准权。由用户和信息服务管理人员组成的信息服务远景规划委员会是主要的意见来源，并充当可供选择的规划策略的意见收售部门。(3)书面文件一般的信息服务部门具有大量的书面文件，在规划过程中这些文件都是有用的。例如：批准了的服务请求以前的信息服务远景规划内部指示和重要的备忘录相应的信息系统资料(包括用户手册)信息服务部门的组织结构图内外审计员的报告实现后的审查和定期的系统评价在公司一级和业务领域里都存有类似的印刷品。公司的远景规划、内部政策报告书以及公司的组织结构图对公司这一级来说是特别重要的。而在业务领域方面，用户管理人员应该利用可能有助于规划过程的任何文件：组织结构图、目标和任务报告书、内部过程手册等等。(4)货商硬件和软件的供货商是另一个有价值的信息来源。大多数销售代理人很乐意给规划过程提供输入信息。货商能够提供关于他们的产品的重要信息，而且通常将在规划的组织机构内工作，以便提出他们认为可行的可供选择的方法。(5)同类公司同类公司里的其它计算中心代表了又一个信息来源。这种同行之间的相互联系的好处主要是，在系统设计或者软件方面可以进行技术转让。(6)文献在飞速发展的计算机和信息系统领域，已经有了许多优秀的期刊，如：《计算机世界》(Computerworld)、《信息系统》(Infosystem)、《自动数据处理》(Datamation)、《数据管理》(DataManagement)以及《接口》(Interface)，这里只提到了几种。这些期刊登有许多论文，这些论文能启发那些从事规划过程人员的想象力。用户管理人员应该同信息服务的联系人接触，并请求在适当的期刊发送单上登记，或者请求汇寄专用的副本。这些期刊能使信息服务和用户管理人员掌握当前计算机和信息系统的发展动态。3.此时，要估计公司信息服务业务的状况，并识别影响信息服务规划工作范围和方向的约束条件。(1)估计当前的状况估计信息服务业务当前状况的目的是为了向规划小组提供一个限定，即“基准”，在这个限定里包含了信息服务和业务部门要实行的信息服务规划的每一个方面。用户管理人员的主要输入信息就是关于信息服务规划的目标、信息服务的组织机构和工作人员、工作和管理、物理设备、经费流通、最近的和长远的重点、现有的软件及其质量、安全性以及内外关系。为了估计信息服务业务的当前状况，必须考虑到许多问题，例如，在工作和管理方面，必须提出像“工作能满足生产计划吗?”和“系统控制有明确的职责限定吗?”等这样的问题。在最近的和长远的重点方面，必须询问像“批准了的项目已经确定优先级了吗?”“谁设置的优先级?”和“优先级被采纳了吗?”等这样的问题。用信息服务规划的行话来说，这一步也被称为形势估计。(2)识别规划的约束条件实际上，识别规划的约束条件是估计当前状况的副产品。要注意的是，限定信息服务规划工作的范围和方向这类事情是可能发生的。例如，因为办公场地的有限和使用饱和，公司冻结明年一年的招工指标就是一个规划的约束条件。4.或许，在规划过程中最重要的一步是确定整个规划时限内信息服务的目标。信息服务的目标应该由公司领导和信息系统政策委员会的成员来确定。目标一经确定，就为完成信息服务远景规划规定了总的范围。为了确定目标，领导必须提出像服务的范围和质量、政策、组织机构、人员等问题。在规划过程这一步来讨论信息系统的要求仍然为时过早。5.这种规划方法学提倡“全面的”信息服务远景规划。全面的规划要把注意力集中于实际上影响信息服务业务的一切方面。如果信息服务远景规划没有全部包括下列各个方面，那么对于信息服务规划所必须考虑的事情就不能给出确切的范围。(1)政策(2)信息系统(3)硬件(4)系统软件(5)信息服务的组织机构(6)人员(7)管理(8)工作(9)文件编制和过程的标准化(10)生产率的提高(11)设施(12)应急计划(13)字处理和办公室自动化(14)随行业而定的其它专题(例如，研究与发展)规划矩阵用来确保规划的不同方面之间的相互影响能都被考虑到。信息服务和用户管理部门都应该了解规划的一个方面是如何影响规划的另一个方面的。规划的每一方面(分别在下面讨论)至少要与规划其它方面中的一个方面互相影响。例如，信息系统不仅对信息服务工作，而且对业务领域的工作都可能产生重大的影响。为了说明作出信息服务规划矩阵的技术细节和方法，必须涉及下图中指出的那些互相影响，但不应该把它们解释为典型的互相影响。随公司的不同而不同，信息服务规划工作的范围、选择的规划方面、以及现有信息服务环境的完善和改进都会大大地改变信息服务规划矩阵的布局。规划矩阵能确保“包括了所有的基本内容”，并促进采用结构方法，这种结构方法能使复杂的信息服务规划过程变成更易理解和更易管理的模块化结构。信息服务的工作人员和顾问应该用规划矩阵来作为制定每一个主要信息服务方面的策略的工具。下面简要地论述各种可能的策略，着重强调影响到用户和公司管理的那些方面。(1)政策前面讨论了信息服务政策方面的问题。应该特别注意高级指导委员会(ISPC)和关于信息服务业务方面的章程的建立。(2)信息系统信息服务远景规划的每个方面对于公司需要努力的所有方面都有深远的影响，但是推动战略上的信息服务远景规划的力量和一般线索是信息系统规划。因此，信息服务的信息系统规划也许是最关键的一个规划方面。实际上，信息服务的所有其它方面都以某种方式受到信息系统规划(也叫业务系统规划)的影响。大多数公司都把提高生产率强调为增加利润的一种手段。但意想不到的是，多数公司都未能认识到发掘现有公司资源的重要性。这种公司资源就是信息。每一个公司都具有获得这些信息的可能性；然而，认真的规划和协作则是发掘信息资源的关键。重复的、独立的数据处理系统是常见的，这种使得收集和传播关于管理决策的有用信息即使不是不可能，也变得很困难。为使信息资源成为可以利用，那末，在信息系统规划方面的中心议题应该是系统的综合。信息系统的规划过程能有助于更好地了解公司的工作。那些参与规划工作的人员所编纂的资料和获得的知识可作为公司管理人员的有价值的输入信息，这些管理人员的职责范围跨越了公司的全部工作。系统识别。信息系统规划活动的目的是要识别所有现有的自动化系统、具有自动化可能性的人工系统、以及具有可能改进的自动化系统的或具有可能同其它系统综合的自动化系统。为了深入了解现有的系统和那些被推荐作为将来的系统，就应该对每个现有的人工系统和被推荐的系统编制下列关于中间系统的成套摘要资料。期望的效益。就像任何公司的其它投资机会一样，必须证明一个信息系统的合理性。预算费用必须与期望的效益相配合，以便(A)决定该系统是否应该实现；(B)确立相对的优先地位。在信息服务部门全面发展的情况下，几乎没有一个系统是单独根据实实在在的效益来证明其合理性的。信息服务的范围已经超出了基本的事务管理和人员缩减的限度。目前，通过信息，系统还能对深入了解决策过程提供帮助。从这类系统所得到的效益常常不是直接地，而是间接地反映出节省了人员和(或)资源。某些公司已经决定把资金节省额(即赚来的钱)同一定的虚效益结合起来作出效益和费用比率和(或)盈利率分析。在大多数情况下，指定给虚效益的资金额充其量不过是不确认的推测。因此，对于包括了许多虚效益在内的系统的效益和费用比率和盈利率分析应该用一定量的主观估计来加以调节。费用估算。对于所有要开发的系统和(或)被推荐的系统都