第三章电子文件

第三章电子文件第一节电子文件概述第二节电子文件管理概述第三节电子文件形成、办理和归档第一节电子文件概述1.1电子文件的含义1.2电子文件与相关概念的辨析1.3电子文件的基本特点1.4电子文件的种类1.5电子文件与元数据1.1电子文件的含义学术界、档案管理层从不同视角看到了其不同的特征，并出于不同的目的做出或具体、或抽象、或严谨、或深刻的定义，其中较有影响的定义有两个来源：《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)：《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字2009，39号）1.1电子文件的含义电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。(《电子文件归档与管理规范(GB/T18894-2002)》)理解电子文件的含义主要把握以下内涵：★来源主要从三个方面：公务活动、社会活动和传统载体转换；★“数字信息”和“文件”的交集：是具有文件功能的数字信息，又是以数字信息为技术特征的文件；★电子文件由内容信息、背景信息、结构信息三要素构成。1.2电子文件与相关概念的辨析机读文件虚拟文件数字文件电子档案1.3电子文件的基本特点·电子文件的技术特点：主要包括非人工识读性、生成环境依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易变性、多种媒体的集成性、信息存储的高密度性、信息的可操作性等。·电子文件的形成特点：是指电子文件从制作到生成过程中所表现出来的内在规定性。特点主要包括电子文件与机构活动的伴生性、电子文件之间的有机联系性、电子文件内容和结构以及背景信息的分散性、电子文件技术状态的多样性等。两个影响因素：即技术要素和机构职能与文件类型要素。1.4电子文件的种类·按电子文件的适用范围分为通用电子文件、专用电子文件、私人电子文件等；·按文件功能可划分为主文件、支持文件；·按文件组成方式可划分为简单文件、复合文件、复杂文件；·按信息存储载体可划分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件；·按文件来源途径可划分为原生电子文件、数字化电子文件。·按电子文件的信息存在形式分为文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、命令文件等1.5电子文件与元数据·元数据是电子文件不可分割的的组成部分，是电子文件管理不可或缺的重要工具之一。只有在掌握元数据的基础上，才能对电子文件进行有效而安全的控制，保证电子文件的完整性、真实性、可靠性和有效性，同时元数据也是电子文件信息组织、维护和检索的重要依据。1.5.1元数据概念·元数据(metadata)是信息技术出现后才出现的概念，其一般性解释为“关于数据的数据”，其基本功能为描述和定义数据。·国际标准IS015489《信息和文献——文件管理》将元数据定义为“描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据”。·国际标准《档案著录规则》总则将档案著录定义为“通过获取、分析、组织和记录用以识别、管理、检索和解释档案、档案形成背景以及文件系统的信息，以形成对所描述对象及其构成部分的准确表述的过程及成果”。1.5.2元数据作用元数据的作用主要包括：·元数据提供了对电子文件的全面描述（最基本作用，基础）·元数据可以保障电子文件的真实性·元数据可以保护电子文件的完整性（单份文件和文件集合两个层次）·元数据可以保证电子文件的可读性·元数据能够支持电予文件的全程控制·元数据能够支持电子文件管理流程的集成与优化1.5.3元数据元素及其结构和描述参考IS023081《信息和文献．记录管理过程．记录用元数据．第1部分：原则》，我们可以将通用电子文件元数据从概念层次上区分为：·文件实体元数据·机构人员实体元数据·业务实体元数据·授权实体元数据·实体关系元数据第二节电子文件管理概述·2.1电子文件管理目标·2.2电子文件管理原则·2.3电子文件管理内容·2.4电子文件管理模式·2.5电子文件管理标准化建设2.1电子文件管理目标·电子文件的管理目标主要可以分为两类：·一类是电子文件的质量目标·另一类是电子文件管理的其他目标具体的五大目标：·保证电子文件的真实性实现电子文件价·保证电子文件的完整性值的基础和保障·保证电子文件的长期可读性·促进工作效率的提高一实现电子文件价值的结果·方便查询和利用一实现电子文件价值的方式2.2电子文件管理原则·全程一体化管理原则（基本、核心原则）·前端控制原则·动态管理原则(全程管理原则的逻辑展开）·风险管理原则2.3电子文件管理内容·电子文件的微观管理·电子文件的宏观管理2.4电子文件管理模式·2.4.1机构内部电子文件的管理模式·2.4.2档案馆电子文件的管理模式2.4.1机构内部电子文件的管理模式·目前我国机关内部的电子文件管理主要为分散式和集中式，这两种做法都存在一定的局限性。·由于业务范围、电子文件种类、内容的差异，在不同组织机构内部电子文件的具体管理模式可能不尽相同，但各个机构都应对电子文件统一管理和文档一体化管理两方面问题给予足够的重视。2.4.2档案馆电子文件的管理模式·档案馆电子文件的管理模式也可称为档案馆电子文件（或档案）保管的组织模式。·集中式保管和分布式保管两种模式具有一个实质性的共同点，即档案馆应该在总体上控制对国家具有保存价值的电子文件资源；区别在于文件“保管”与“控制”的统一还是分离，采用何种保管模式的关键在于资源控制的能力和成本。·我国对电子文件的管理基本采取集中制模式，这与我们的归档制度有着直接的联系。2.5电子文件管理标准化建设一·电子文吖管理示准化·电子文件管理标准的构成·电子文件管理标准化建设的思考第三节电子文件形成、办理和归档·3.1电子文件的形成·3.2电子文件的办理·3.3电子文件的归档·3.4不归档电子文件的处置3.1电子文件的形成·起草人员按照要求起草发文，完成单位内部（白头文件）和对外公文（红头文件）的起草·文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核·联合发文由所有联署机关的负责人会签·公文应当经本机关负责人审核签发3.2电子文件的办理·经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文进行复核·在电子公文上加盖电子印章，表明对电子公文法律效力的认可，标志着电子公文正式生效。·发文机关为电子文件分发传递所作的登记备案工作。·印制必须要保证公文的印制质量与实效。·执行电子文件的传输流程，完成从发文单位到收文单位的文件传输。3.2电子文件的办理·使用机构或个人电子签名，接收网络电子文件和相应数据。·对收文的内容信息进行分门别类的登记活动。·根据文件内容提出初步的建设性办理或贯彻意见，填写拟办意见。·对公文的办理、贯彻执行提出最终处理意见。·通过对公文的阅读、贯彻执行与办理（回复）。·对公文承办过程实施督促与检查。·将公文的办理结果答复给来文单位，并根据需要告知相关单位。3.3电子文件的归档·电子文件归档范围·电子文件的归档方式·电子文件归档的时间要求3.3.1电子文件归档范围·电子文件的归档范围是电子文件形成、积累与归档制度中最重要的内容，对保证归档文件的完整、齐全至关重要。·电子文件归档范围小于其收集积累范围，主要来源OA系统、业务系统及其他数字设备，同时应基于电子文件的特性、电子文件的管理特点、“双套制”归档要求、机构信息化不彻底的特点，综合确定归档范围。3.3.2电子文件的归档方式·物理归档是指文件管理部门把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程，由档案部门负责对这类归档数据的管控与维护。·物理归档可以实现电子文件的集中管理，保证电子文件的安全性。3.3.2电子文件的归档方式·逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。·一般还应采取以下措施对逻辑归档的电子文件加以控制：第一，采取备份措施。第二，定期物理归档。3.3.3电子文件归档的时间要求·电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。·实时归档指数字设备中生成并处理完毕电子文件即时向数字档案室档案管理系统中归档。·定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件处理完毕一段时间之后再向数字档案室系统中移交。3.3.4电子文件归档具体要求·凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。·归档电子文件必须对其真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见。·归档电子文件必须按规定确定相应的密级和保管期限。·电子文件归档时应同时归档其机读目录、相关软件及说明资料。·己归档的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套。·推荐采用的载体为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。·存储电子文件的载体或装具上应贴有标签。·归档电子文件应填写《归档电子文件登记表》。·电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。3.4不归档电子文件的处置·不属于归档范围的电子文件仍然要进行一定规范的处置，这包括收集、整理、鉴别、保管、使用和销毁等。·电子文件与传统文件既有相似的地方，也存在着很大的区别，因此在不归档电子文件的处置上既可以参照传统文件的处置方法，也有有别于传统文件的特殊手段。3.4.1参照传统文件的管理方法·建立健全相应的制度，规范和约束不归档电子文件的处置。·不归档电子文件处置的具体内容包括：接收、编号、编目、建库、登记、鉴别、使用管理、销毁管理。3.4.2电子文件的特殊处置方法·首先，需要在电子文件管理系统中应用相应的不归档电子文件处置功能模块，实行规范管理和使用，保证不归档电子文件的安全和完整，避免流失和湮灭。·其次，按照公文管理和利用的规范加强不归档电子文件的处置工作，防止轻视、混乱和随意，用技术手段确保不归档电子文件处置工作正常运转。·最后，研究和应用电子文件销毁的技术方法，确保干净、彻底和完全地销毁电子文件，不存有任何遗留。附录机读文件·机读文件是电子文件的“曾用名”。“机读文件”强调文件的阅读方式,而”电子文件”强调文件的存在方式。·机读文件(machinereadablerecords)作为专业术语最早是由莱奥内尔-贝尔在1976年华盛顿举行的国际档案大会上提出的。90年代起，随着计算机技术的飞速发展，出现了电子文件一词，在一段时间里，“机读文件”与“电子文件”是通用或混用的。·中国人民大学冯惠玲教授最先对‘机读文件’被‘电子文件’所取代做了阐述：“除计算机产生的文件之外，还有其他一些载体的文件也要借助机器才能阅读，用‘电子文件’一词来专门表示计算机产生的数字式文件更为明确和专指些。’虚拟文件·虚拟文件主要是为区别于传统实体文件而产生的概念。·虚拟论者认为电子文件具有虚拟性，电子文件的记录方式上是虚拟的。反虚拟论者认为电子文件并不虚拟，电子文件也是信息与载体的统一体，有物理形态。·相比传统文件而言，电子文件具有虚拟性特点，但它本身是信息与载体的结合体，是客观实在。档案界并没有对“虚拟文件”概念形成较为一致的认识，而在计算机领域中虚拟文件具有特定的含义，用虚拟文件指代电子文件概念是不合适的。数字文件·数字文件可以等同于电子文件。“数字文件”的定义与电子文件的各种定义没有质的区别，因此，数字文件实际上就是电子文件。·但从长远看，“数字文件”称谓似乎更符合数字设备和数字技术占绝对统治地位的“数字时代”特征，并能够更好地揭示文件的组织形式。电子档案·直接使用电子档案一词的较少，具体称谓有以下几种：·归档电子文件（国标《电子文件归档与管理规范》）；·具有档案性质的电子文件（《电子文件管理指南》）；·电子文件（《电子文件管理指南》）；·电子（数字）档案（《GAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》）；·产生上述现象有两个方面的原因：一是在电子环境中文件和档案的界限不像纸质文件与纸质档案那么清楚；二是目前电子文件的法律效力尚未得到全面的认可，姑且把作为“档案”接收和保管的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”。非人工识读性·指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的，必须借助于特定的工具来识别。·一方面，虽然电子文件内容的表达方式与传统文件一致，但其内容信息的记录是以“数字代码序列”存在，必