第四章文书档案管理制度P125-141

第四章文书档案管理制度第一节文书档案管理工作要点一、公文的概念公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作的重要工具。二、公文的种类1、请示请上级指示和批准，用“请示”。2、报告向上级机关汇报工作、反映情况，用“报告”。3、指示对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。4、布告、公告、通告对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。向国内外宣布重大事件，用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。5、批复答复请示事项，用“批复”。6、通知传达上级的指示，要求下级办理或者需要指导的事项，批转下级的公文或转发上级、统计和不想隶属单位的公文，用“通知”。7、通报表扬好人好事、批评错误、传达重要情况以及需要所属单位指导的事项，用“通报”。8、决定、决议对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。9、函平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问或答复问题，用“函”。10、会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。三、公文的格式公文格式一般包括：标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。（1）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。（2）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位（部门），如果同时需要上报另一个上级单位（部门）时，可以用抄报的形式。（3）发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。（4）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位（部门）的公文编号。（5）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。（6）收发文单位（部门）应写单位（部门）全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位（部门）排列在前。（7）文字一律从左至右横写横排。（8）公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等，根据实际行文关系确定用纸大小。四、文书档案管理制度的适用范围文书档案管理制度主要适用于企业总经办及相关部门的来文处理、发文处理、文书拟定、文件资料归类、立卷、档案管理等相关事项，具体规范如下：（1）文书管理。①文书的种类和适用范围。②文书的格式要求和行文规则。③文书的起草、校核、签发、印刷。④收发文处理。⑤文书传阅及登记。⑥文书管理工作质量标准。（2）档案管理①归档范围规定。②责任分工，专人统筹管理。③各部门归卷管理。④立卷、统筹管理。⑤档案借阅管理。⑥档案维护与销毁处理。五、文书档案管理制度涉及的问题企业建立文书档案管理制度，主要目的是使企业统一文书拟定审核工作，正确有效地处理文书、分层级管理档案、构建档案体系等，从而确保企业正常经营，提高办公效率。企业文书档案管理制度可以解决以下四个问题。（1）文书格式不统一，不符合国家法律、法规和公司的相关规定，用字用语不准确不贵凡，观点不明确，表述部正确，层次不清，文字不精练。（2）行文规则不规范，各类文书混用，文书处理工作效率低，耽误最佳处理时间。（3）文书审核、审批程序不规范，处理、传阅记录空白或多次漏记错记未形成合理、搞笑的归档流程，各类文书、资料、信息散乱不成体统，查阅困难，对公司相关决策帮助不大。（4）文书、档案的保管、借阅、保密工作不到位，给公司造成损失。第二节文书档案管理制度制订范例一、文书管理制度第一章总则第一条目的。为使文书管理制度化、规范化，确保文书工作规范且顺利开展，提高公司的办公效率，特制订本制度。第二条适用范围。本制度适用于公司文书管理的各工作事项。第三条相关职责。公司文书的收发、领取与寄送工作由总经办负责。第四条文书管理工作原则。（1）文书归公司所有并保管，任何个人不得私自占有。（2）严格保守文书机密。（3）所有文书的处置都需以“准确”与“迅速”为原则，明确责任。（4）在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后必须以文书形式记录下来。第二章文书的分类与编制第五条文书种类及其适用范围。公司文书包括决定、报告、通知等，其适用范围不同，具体如下。（1）决定。适用于对公司重要事项或重大经营管理活动作出安排、奖励有关部门和人员。（2）报告。适用于向上级领导或部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级领导部门的询问。（3）通知。适用于对各部门布置工作并阐明有关指导原则、发布规章制度、转发上级部门和不相隶属的主管部门的公文、传达要求各部门共同执行的事项、任免和聘用管理人员。（4）请示。适用于向上级领导或部门请求指示批准某事项。（5）批复。适用于答复下属部门或人员的请示事项。（6）函。适用于不相隶属的部门之间相互商洽共组、询问和答复问题，向不相隶属的有关部门请求批准等。（7）会议记录。适用于记载、传达会议情况和议定事项。（8）简报。适用于反映公司经营管理情况，总结经验教训，沟通信息。（9）会议纪要。适用于记载会议研究确定的事项或主要精神，要求与会部门及人员共同遵守、执行。第六条公司文书的拟定程序如下。（1）总经理或主管副总提出拟撰搞任务。（2）撰稿人明确撰稿内容和行文内容。（3）撰稿人认真酝酿构思，收集各类材料数据等。（4）撰稿人按照行文规范，正式拟稿。（5）总经办主任对初稿进行审核并提出修改意见。（6）根据意见进行修改，形成正式文稿。(7)总经办主任二次审核后交总经理审核签字。（8）行政秘书根据签发稿，打印、校阅、正式成文。（9）总经理及总经办主任在权限内对需用印文件加盖印章。第七条文书格式公司文书一般由文头、发文字号、标题、主送部门、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、印制单位、印发时间和份数组成等，部分公文还应包括份号、密级、紧急程度、签发人、印发传达范围、附注、抄送部门等内容。（1）文头。由发文部门全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，剧中印在文书首页上部。（2）份号。文书印制份数的顺序号，标注于文书首页左上角，秘密文书应当标明份号。（3）密级。秘密文书应按照密级划分规定确定“绝密”、“机密”、“秘密”，标注于左上角份号下方。（4）紧急程度。紧急文书应当分别标明“特急”、“加急”，标注于文书首页右上角。（5）发文字号。由发文部门代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于文头下方居中或左下方。①联合行文，一般只标明主办部门的发文字号。②发文年号一律用公元纪年全称，括于方括号内，置机关代字之后发文序号之前。（6）签发人。上报文书应在发文字号右侧标注“签发人:xxx”。（7）标题。由发文部门名称、文书主题和文种组成，位于发文字号下方，标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。（8）主送部门及人员。主要受理文书的部门及人员。主送部门名称应用全称或者规范化简称，位于正文下方，顶格排印。（9）正文。文书的主体，用来表述文书的内容，位于标题或者主送部门下方。（10）附件。文书附件，应置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后发文部门署名之前注明附件的名称。（11）发文部门署名。应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。（12）成文日期。①一般署会议通过或者公司领导签发日期，需2位以上领导签发的文书署最后签发日期。②成文日期应当写明年、月、日，标注在正文之后右下方。③决议、决定、规定、办法等不标明主送部门的文书，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。④“会议纪要“、”工作监督“成文日期标注于文头右下方。（13）印章。①除“会议纪要“、”工作监督“外，其他文书应加盖印章。②印章盖在成文日期的中上方，上沿不压正文，底边在成文日期之下，不再落款。③如成文日期在前，印章可盖在正文右下方空挡处。④正文末页无空挡，将正文内容扩大、缩小行距使印章页有正文内容。（14）印发传达范围。加圆括号标注于成文日期左下方。（15）主题词。主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词词组和文种组成，标注在文件末页下部、抄送部门之上。（16）抄送部门。抄送部门指除主送机关以外的其他需要告知文书内容的上级、平级、下级和不相隶属的部门，抄送部门标注于主题词之下、制发部门之上。（17）印制单位、印发时间标注于抄送机关之下。（18）打字者、校对者、份数标注于印刷部门、印发时间之下。（19）其他专业性规范文书依照各自文书样例制作。第八条文书拟定要求。（1）对起草文书的理由必须做出交代，列明起因以及中间交涉过程，必要情况时附上有关资料与文件。（2）文书的起草必须征得部门主管同意，必须明确起草文书的责任者，文书的草案必须予以保存。（3）公司重要文书或契约书案必须经过公证，并且在正式文书形成日之前，必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。第九条公司内部文书署名要求。（1）一般往来文书，需主管署名。（2）单纯的上报文书，或不涉及各部门且内容并不重要的文书，需部门署名。（3）公司内部重要文书，按责任范围的规定署名总经理、副总经理、部门经理、负责人。第十条公司外部文书署名要求。（1）公司对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总经理姓名。（2）如为总经理委托事项，可由指定责任人署名。（3）上列规定以外的文书，也可由部门经理署名。第十一条文书修改规定。（1）文书修改时，需经总经办主任审批。（2）进行文书修改时，修改人必须认真审阅原件，修改后必须署名。第十二条文书打印工作要求。（1）行政秘书将拟好的文稿进行打印。（2）打印完毕后行政秘书需负责校对。（3）核对完毕，准确无误后，行政秘书进行文稿装订。第三章收发件处理第十三条收文登记。总经办收到文书后需进行仔细清点、按类登记，登记应注明收文日期、文号、来文单位、事由等。第十四条传递文件（含机要件、挂号件）接收规定。（1）外查，对信函外包装进行检查，如发现破损应注明，同时查看与发文簿或回执单是否相符。（2）验收，核对投递清单上的件数与实收件数是否一致。（3）标注，对一些紧急件，注明收件时间，以分清责任。第十五条分文和批办。（1）文件拆封登记后，便进入分文和批办阶段，由行政秘书拟定办文单，交相关领导批办。（2）相关领导阅文后提出批办意见，批办意见必须明确具体。（3）办文意见签署在文件处理单内，由行政秘书分别送相关部门及人员办理。第十六条承办。（1）相关领导批文后，文件即进入承办程序。（2）对于相关领导的批文意见，如发现不具体，授权不清楚或有疏漏之处，行政秘书或承办部门应及时提醒领导进一步明确和补充。（3）凡属上级下发的阅知文件，根据领导阅示意见，即贯彻执行。（4）凡需要草拟复文的应根据领导批示及时行文办理。（5）凡需两个部门以上联合承办的事项，应主动做好协调工作。（6）注意办文时效，急事急办。第十七条传阅。（1）文件传阅一般采用依次传阅。（2）行政秘书填写文件传阅单，设置专用文件夹。（3）公司规定传阅时限，进行必要的催阅，以防文件滞留。（4）发现漏阅、漏签时，行政秘书需及时通知相关部门或人员补办。（5）填写传阅文件处理单（具体格式见下节表单）。第十八条催办。（1）公司严格按办文时限办文，超过时限前应予催办。（2）催办应以急件和重要文件为重点。（3）催办可视情况采用电话催办或派人催办等方式进行。第十九条办复。（1）文件承办结束后，承办部门应将办文结果在收文处理单上注明，必要时，应将办文结果报公司总经理。（2）凡需要答复的来文、来函、来信，承办完毕后，都应予以答复。（3）办复的文件应及时归档保管。第二十条文件封发。（1）行政秘书对上报下发文件应严格清点校队，并根据主送、抄送部门分别封装。（2）行政秘书正确填写封套后，严密封缄，视情况加盖骑缝印章。（3）行政秘书需认真填写发文登记簿。（4）公司派人直接送达文件时，应取得回执或请对方签收。（5）行政秘书发文件时应留存适当份数，以备使用和立卷存档。第四章文书质量管理第二十一条文书草拟质量控制。（1）公司文书需符合国家法律、法规和公司的有关规定，所提措施和办法切实可行。如提出的新措施超越