合同审批管理制度

宝都公司合同审批管理制度（草案）第一章总则第一条为明确公司合同（含协议、合约、契约、意向书等规范性文件）订立过程中的各级职责，规范公司合同订立前的拟定、审批及合同订立后的用印工作，确保合同的顺利履行，降低法律风险，维护公司的合法权益，特制定本制度。第二条公司合同审批遵循合法性、及时性、效益性原则。对外签订经济合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法人委托人均无权对外签约。第三条合同在正式签订前，必须按本制度规定的程序审批。第二章适用范围第四条本制度所称合同，是指公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。第五条本制度适用于公司所有书面合同的审批，包括合同、合约、协议、契约、意向书等规范性文件的审批。第六条本制度亦适用于合同变更程序。第七条本制度中所称部门，是指包括代表公司洽谈、签订合同协议的部门在内的各业务、职能部门。第八条本制度中所称项目负责人，是指负责合同谈判、签订及履行的主要责任人，并有责任保证合同最终文本与经各参与审批部门审定后的合同文本在条款内容上的一致性。第三章职责与流程第九条公司各职能部门负责其各自业务职责范围内合同的起草工作，公司总调度室负责召集相关职能部门负责人召开合同评审专题会议对上会合同进行讨论、评审、修订、完善，定稿后由各主办部门履行审批和存档手续。第十条各部门具体职责如下：一、公司总调度室负责事项1、召集公司各相关部门负责人参加合同审查会议。经济合同审查的要点是：（1.）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定；当事人的意思表地是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。（2.）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。（3.）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；我方技术、加工、施工能力保障程度、合同非正常履行时可能受到的经济损失、我方资金垫付承受能力、以及合同的利润、费用等相关经济指标及付款方式、涉税事项等。2、合同印章用印管理。3、合同用印原件正本的归档与管理。4、检查、考核合同执行情况二、公司其他职能部门具体职责如下：部门部门部门部具体职责职责公司各相关部门部门负责人草拟与本部门业务相关的合同文本，主要包括合同商务性条款、业务性权利义务条款、其他业务性条款及必要法律性条款等。就合同具体问题与公司法务部门进行沟通与反馈。审核上述与本部门业务相关的合同条款。签署合同审核意见。将合同双方均已用印的合同复印件送交法务经理（合同双方均已用印的合同复印件已由法务经理留存的除外）。将合同双方均已用印的合同原件送交财务总监（合同双方均已用印的合同原件已由财务总监留存的除外）。法务经理草拟公司各类合同基本框架。对合同进行法律性审查。对合同法律风险进行管控。就合同具体问题与项目负责人进行沟通与反馈。签署合同审核意见。对合同双方均已用印的合同复印件归档与管理。协助财务总监解决合同中的重大及疑难问题。对项目负责人进行法律指导与培训。财务总监就合同财务性问题、合同的利润、费用等相关经济指标及付款方式、涉税事项等出具相关意见。董事长、总经理对重大合同进行审批。签署合同审批意见。第十一条合同审批流程：1、目的：为加强和统一公司经济合同的管理，特制定本流程和要求。2、适用范围：宝都公司所属各单位、各部门各类经济合同的签订。3、流程和要求：凡对外签订的经济合同，一律由承办部门提供合同初稿及相关资料，由总调度室组织专题会议审查通过，出具审查意见后报经公司领导签批后生效；公司总调度室盖具“合同专用章”，并留存双方已盖章确认的原件正本一份归档。各部门在提供的合同预审相关资料中，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。合同双方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。签订经济合同时应力争协议合同由我方所在地人民法院管辖。在条件允许的情况下尽可能采用我方各类经济合同标准文本。3.1.材料、物资采购合同，由公司经营部负责前期谈判和草签。需要招标采购的材料、物资由总调度室组织进行招标。经营部负责将拟定好的合同条款和相关情况资料提交合同审查会议审查、修改、完善。3.2设计外委合同由设计部负责起草初稿，提交总调度室组织专题审查会议审查、修改、完善。3.3制造加工外委、外协、工程分包及设备租赁合同由工程部负责拟定合同条款，由部门经理审核，签署意见后提交公司总调度室组织合同审查会议审查、修改、完善。3.4办公生活家具、行政办公用品等物品采购合同由行政部负责合同条款草签，提交公司总调度室组织会议审查、修改、完善。3.5资金贷款合同由财务部负责起草合同条款，提交总调度室组织审查会议进行审查、修改、完善。3.6总调度室负责组织公司各相关部门对各类合同进行审查、修改、完善，并统一以会议纪要形式形成会议审查意见。3.7合同审查会议签署审查意见后，由各合同承办部门持审查会议纪要按审批权限提交总经理、董事长审定批准。3.8公司领导审定后的合同由各承办部门到总调度室盖具合同专用章。3.9各部门部经理负责落实本部门承办合同对方单位盖章事宜，双方盖章生效后，交一份原件正本在总调度室存档。3.10审批流程所涉及的各部门应于待审合同接收之日起的2个工作日内完成本流程规定的工作任务。特别是总调度室一定要及时组织合同审查会议，完成合同集体审查工作。第四章合同审批权限第十二条材料物资采购合同金额80万元以下的，总经理审批后生效；合同金额80万元以上的由总经理、董事长联署签批生效。第十三条工程、销售合同标的金额500万元以下的总经理审批后生效；合同金额500万元以上的总经理、董事长联署签批后生效；第十四条外委、外协合同80万元以下的总经理审批后生效，80万元以上的由总经理、董事长联署签批生效；第十五条工程分包及设备租赁合同10万元以下的总经理审批后生效，10万元以上的总经理、董事长联署签批生效；第十六条所有固定资产购置合同和2000元以上办公生活家具购置合同一律由董事长签批后生效；第十七条资金贷款合同无论金额多少一律由总经理、董事长联署签批生效。第十八条上述审批事项，总经理、董事长外出不在时，应实行远程网批或电话告知征得同意后办理，首长回来后相关承办部门要补办签批手续。第四章附则第十九条本制度经公司总经理办公会议批准，于2012年1月10日起实施。第二十条本制度由公司总调度室负责解释。