《材料部管理制度》

1材料部制度汇总2材料部管理制度目录序第一章、材料部管理职能第二章、材料部岗位职责一、组织架构二、岗位编制三、岗位职责（一）、部门职员岗位职责1、经理岗位职责2、行政助理职责3、材料调度员职责4、材料员职责第三章、材料部采购管理原则一、成本效益原则二、完善文档管理原则三、持续更新制度原则四、信息化管理第四章、材料部管理制度一、运作流程概况二、运作流程三、材料进场检测程序流程（一）、检测程序一（二）、检测程序二第五章、材料部采购管理制度一、采购方式和权限划分二、采购基本程序（一）、材料计划阶段（二）、材料准备阶段（三）采购实施阶段3（四）合同签署阶段（五）、材料送货、验收与退货三、履约评价与供方管理（一）履约评价（二）供方管理四、周转移交管理第六章、材料部工作管理制度一、工作纪律（一）基本纪律（二）接待（三）礼仪二、出差、请假制度（一）考勤（二）请假制度（三）奖惩制度三、办公管理规定（一）部门办公用品管理规定（二）办公电话使用规定（三）资料管理规定（四）保密规定（五）计算机的管理和使用（六）本部门自动化办公（OA）管理四、档案存放管理规定五、培训（一）适用范围（二）培训内容（三）培训方式六、材料部管理表格4第一章材料部管理职能5序材料部的建立是实现公司对项目的自掌自控，深化改革、完善公司治理和运作机制、实现企业健康持续发展的重要手段，做为一个装饰公司，有效的内部控制能使企业不断降低经营成本，合理调配资源，增加对关键业务的投入。第一章、材料部管理职能1、对公司所有自营项目的材料进行统筹管理、负责公司工程材料、设备的采购、生产加工部木材原料采购及工程中涉及材料、设备价格认证工作。2、规范本公司工程材料、设备采购管理工作，满足工程需要，降低工程成本，提高经济效益。3、负责制定、完善并实施材料部管理制度。4、参与经营部前期工程预算报价，及工程管理部成本单价分析。5、负责工程材料的采购、供应及质量控制。6、负责公司自营项目的用材料、设备的询价、比价、认价、采购及配送工作，并协助公司对进场材料进行检测验收，对合同中有关材料价格的审核工作。7、及时了解掌握工程建设中所用的新材料的规格性能和相关法律法规，随时掌控建材市场的价格走势情况，为工程建设及时提供材料方面的预测支持。8、负责组织材料采购合同的起草及会签，并负责材料采购合同管理工作。完善的材料采购合同分类管理、材料库管理、库存材料明细汇总。9、负责组织人员对进场的工程材料进行现场验收，负责办理材料交接手续。10、负责公司材料、设备采购办法、流程、审批表格的制定和修订。11、开拓视野、提高自身业务水平，了解市场经济需求以便为公司创造经济效益。6第二章材料部岗位职责7第二章、材料部岗位职责一、组织架构行政助理生产加工部材料员D部门经理A：以自营项目为中心，负责自营项目工程的材料正常运转。B：以自营项目为中心，负责自营项目的同时按公司实际需要辅助其他部门材料价格、样板的提供。C：以自营项目为中心，负责管理好驻外项目的材料供应D：以自营项目为中心，负责管理好生产加工部的材料供应。材料员A材料员C材料调度员材料员B统计员工程管理部经营部8二、岗位编制材料部共由：人组成。9三、岗位职责（一）经理岗位职责对总经理负责。对本部门一切人事、行政、业务进行统筹管理。1、确保质量管理、文件控制清晰、工作流程程序在材料部的有效实施，负责上报流程。2、监督本部门员工按工作程序有效工作，达到公司要求，确保实现本部门的质量目标。3、负责本部门工作范围内工程材料、设备采购合同的拟订、审批与签署工作及工程有关材料、设备的价格认证审查与签署工作。4、负责本部门工作范围内工程材料、设备合同执行情况的监督与货款支付审查工作。5、负责与各供应商的结款付款的呈报审批和划拨款工作；6、负责对现有工程材料、设备供应商作出评价、评优、淘汰及扩大范围的选优工作。7、负责工程材料、设备的采购及采购合同审定工作，审核《合格供方名册》、《公司内部材料信息价》及《年度工程材料采购统计》。8、组织学习考察新材料的性能指标，及时掌握建材的价格市场走势。（二）行政助理岗位职责对本部门经理负责。协助领导进行部门行政业务管理。1、严格遵守公司员工手册，负责对外公共关系协调；处理日常事务；2、负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立；3、对一般文件的起草和行政人事文件的管理；4、负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。5、负责部门人员办公会议的组织（通知、安排、记录、跟踪等）；6、制定部门各项规章制度和人事档案管理；监督ISO9001质量体系的实施，7、编制《合格供方名册》及建立《公司内部材料信息价》，对来访单位认真进行登记造册，广泛储备货源渠道，及时掌握市场行情。8、负责工程材料、设备的采购及采购合同的起草、拟定工作，及工程有关材料、设备的价格信息的收集整理工作。109、负责对工程项目剩余可二次使用的材料及设备做好登记、移交记录。10、负责本部门与相关单位来往文件的收发、记录、存档，及时通知和督促责任人直至其工作完成。11、负责按年度对工程材料进行分类统计。12、负责录入、完善材料管理制度。13、负责工程材料档案的整理及移交。14、完成经理交待的其它工作。（三）材料调度员岗位职责对部门经理负责，在部门经理领导下进行工作。1、按照项目情况合理分配材料员负责的项目，保证工程能够顺利进行。2、负责材料员分配登记，做到工作细致、不出差错。3、有计划的调配材料员，作好新旧工程交叉调配材料员的计划，保证不管在任何情况下，所有项目的采购工作的进行。4、负责完成材料部经理安排的各种临时性的任务。（四）材料员岗位职责对本部门经理负责。在部门经理的领导下做好本职工作，配合协调材料部与项目部在工程项目中与材料有关的事宜。1、严格按照工作程序，认真履行工程材料、设备采购工作的审批手续。2、严格按照货比三家、比价采购的原则，依照同样的质量比价格、同样的价格比信誉的方法，评价对本工程最适合的、合格的供应商，按质、按量、按时采购材料，确保供应，满足需求。3、监督供应商的材料配送，保证材料按时按质到达项目部。4、积极配合工程管理部和监理公司对甲方认价、乙方采购的材料设备做好进场前的检测检验和进场后的验收工作。5、严格执行出入库记录制度，建立库存材料明细帐和应付材料款明细帐6、积极配合经营部投标工作，提供样板及投标报价。7、负责与各个材料、设备供应商的联系及材料样品和合同履行的认证工作。8、对购进的材料及设备在使用过程中进行抽查和二次检查验收；9、定期对项目材料库的出入库账目和库存材料账目进行检查核对；10、积极主动地学习、考察现行建筑行业方面的新材料、新工艺，积极储备供11方信息，对主要建筑材料及时掌握市场价格行情，并针对市场走向及时作出材料价格预测，为材料采购或认价做好准备。12第三章材料部采购管理原则13第三章、材料部采购管理原则任何工作活动都是需要成本的，不仅有审批时间、人力的成本和机会成本。因此我们在设计内控制度时，需要衡量投入的成本和取得的效益，必须做好以下硬性工作：一、成本效益原则成本效益是体现公司项目利润成果和竞争力的主要目标，,目的就是为保证公司经营管理目标的实现。科学管理,力争以最小的控制成本取得最大的经济效益。二、完善文档管理原则材料的采购过程中会产生大量的数据信息，管理好这些数据信息很重要，它不仅是外部监管材料采购程序受控与否，以及项目成本核算的重要证据，更是公司自身内部核算、分析和解决问题的依据。比如采购材料过程中没有设置供应商评审、询价和比价等资料的记录文档，将会致使在发生原材料质量问题以后都找不到内部的责任者，分析不出失误的原因，更找不到解决问题的方法。三、持续更新制度原则随着市场竞争和材料价格的不断变动，以及企业内部组织架构和经营管理的调整，原有的一些管理可能会不适应或跟不上公司的实际需要，出现制度内容不够完善、可操作性不强、制度滞后等问题。因此，我们要持续更新制度，一方面要修改制度中不符合实际工作的内容，另一方面要根据实际需要增加新的内容，固化好的经验和控制方法，最终建立一套行之有效的内部控制制度，使内控制度更规范，更具现实意义。四、信息化管理加强内部控制检查监督原则部门要培养积极的工作方式，管理部门开展自我评价工作并进行抽样检查。这种方法对于部门来说，管理人员可以更清楚地了解业务流程、重要风险、关键控制点以及存在的缺陷，有利于加强管理；对于管理人员来说，可以减少检查工作量，也可以缓解高强度工作时时人际关系的紧张。另外，积极采用信息化手段，建立内部材料采购管理信息系统，固化内部材料采购程序和方法，规范归档、后续跟进等工作，提高内部控制信息汇总和分析能力。14第四章材料部管理制度15第四章、材料部管理制度一、运作流程概况流程目的遵循公平、公正、公开的原则，对自营项目材料的采购进行全面控制。适用范围适用于自营项目所有由我方采购的主材、辅材及设备材料部宗旨1．配合项目组织好材料的采购及公司木材加工厂材料的组织运作，做到材料供应及时到位。2．建立好公司的材料网络，以便能及时与市场的价格同步，做到更准确的成本评估。责任主体流程中承担职责材料部经理1.审批工程中标单价及成本分析单价；2.审批公司年度材料设备类采购计划；3.审批拟确定的供应商候选单位；4.对材料合同进行法律审核，签署相关合同文件。项目部1．编制项目进度计划，于项目开工前递交材料部。2．在工程材料进场前，做成材料成本分析；3．根据编制的项目进度计划，提出材料进场计划；4．提出材料设备选定定板结果；5.编制材料设备类采购计划，并配合技术答疑。材料部1.依据项目材料选型定板结果、及按合同工期编制的工程进度计划和项目部编制的材料进场计划，编制自营项目材料设备类采购计划；2.根据领导审批通过后材料成本采购计划，按各项目需求编制个自营项目材料设备类采购实施计划，并知会相关部门；3.编制《合格供货方名册》，收集供方资料，推荐材料入围单位；4.汇总、编制材料采购答疑，报总经理审批，落实采购方及采购单价；5.签署材料采购合同，落实相关采购工作；6.负责供方管理，建立供方信息库；7.定期对采购工作进行总结、评估。工程管理部1．参与合同交底，配合材料部实施采购；16二、运作流程项目部项目部材料部报领导审批不同意同意材料需求分析报公司领导审批重新审查编制进入材料进场检测程序流程录入材料信息库材料进场计划填写采购表材料采购编制内部定额17三、材料进场检测程序流程（一）检测程序一（材料部）（二）检测程序二（项目部）三、流程概述材料进场采购员验收采购员检查材料取样检验用于项目内容：数量、来源、时间内容：规格、型号、材质、批号、资料不合格不合格不合格合格材料、设备进场检验外观检验是否完整无损伤材料设备判定是否符合资料经质量检验合格的材料设备经业主或监理单位审验合格符合合约规范的材料设备附有原厂证明书、测试报告或公认机关检验证明书或者免检证明退回重送准予进场合格合格18第五章材料部采购管理制度19第五章、材料部采购管理制度一、采购方式和权限划分（一）依据采购内容对项目及产品的影响程度、相关要求、采购发生频次、风险因素等，公司采购方式分为以下四类：1、集中采购：是指根据不同项目部的实际需求，集中整合不同项目在某一阶段具有相同的采购需求、由本部统一采购的采购方式。2、合作采购：依据进度计划采购计划，对符合采购条件的采购项目，由本部组织各专业部门和项目部共同完成采购的采购方式。3、议价采购：在某些特定采购项目中无法通过多家竞标的方式进行招标，为确保项目进度，由项目部提出议价申请，采购小组对材料报价候选人进行审核，使最终报价符合成本控制指标的采购方式。4、直接委托：对于采购金额较小的项目，为提高采购效率，由项目部提出申请，由公司及材料部核价后直接询价采购的采购方式。二、采购基本程序（一）材料计划阶段各项目部根据项目工程进度计划，编制本项目（周/旬）材料进场计划，并提交至材料部。经部门汇签后，由材料部根据“方便采购、降低成本（集中采购）、保证质量、保证工期”的原则，对各项目材料进场计划进行优化整合，编制一个