第二章秘书机构

第二章秘书机构秘书机构及其设置秘书机构的组织形式秘书机构的管理学习要点第一节秘书机构及其设置秘书机构的含义及其特点秘书机构即秘书部门，是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。•秘书机构有广义和狭义之分。广义的秘书机构，是指处于组织内部的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称为办公厅或办公室，企业一般为综合部或行政部，包括其下属的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待、值班等部门。统管政策研究、日常行政与日常事务。（1985年全国秘书长会议指出：“办公厅有秘书、警卫、调研、通讯、档案、信访、交通、保健、保密和生活服务等等业务。”）第一节秘书机构及其设置•狭义的秘书机构，是指各级办公厅(室)、综合部、行政部中的专门辅助组织及其领导办理秘书业务的部门，以文牍性、机要性工作为主要任务，包括办公厅（室）中的秘书、文书、机要等业务部门。第一节秘书机构及其设置第一节秘书机构及其设置临时性秘书机构，是指举办大型活动或联合召开大型会议时所设立的秘书工作机构，往往采用“秘书处”或“秘书组”的名称，但有时也可采用“办公室”这一名称。第一节秘书机构及其设置第一节秘书机构及其设置秘书机构的特点：综合性（活动内容）附属性（位置）辅助性（活动性质)第一节秘书机构及其设置秘书机构的设置原则秘书机构设置原则统一高效原则相对稳定原则组织结构科学职责确定科学团队人员配备合理科学性原则适应性原则第一节秘书机构及其设置秘书机构的设置程序搭建组织架构明确部门和组织人员职责组建秘书团队制定管理制度第二节秘书机构的组织形式秘书机构名称办公厅（室）秘书处（临时性或下设机构）以秘书机构承担的具体职能命名（信访、机要）第二节秘书机构的组织形式国家机关分为五个管理层级，秘书部门也相应地分为五个层次。中央机关设办公厅，下设部门为局。（令计划、马凯）各省、自治区、直辖市及中央各部、委，设办公厅，下设部门为处。（陈永奇67年）各市及省、自治区、直辖市所属各厅、委设办公室，下设部门为科室。各县及市属各局、委，设办公室，县机关办公室的下设部门为股，而市属局、委的办公室大多不设下属部门。各乡镇及县属局、委，设办公室，一般不设下属部门。企事业单位无论其规模大小，秘书部门都不能叫做办公厅，只能称为办公室。规模较大的单位，办公室可下设部门。第二节秘书机构的组织形式办公厅（室）督查秘书机要调研档案信访行政第二节秘书机构的组织形式秘书机构组织类型综理制（总体办公室模式）分理制（职能分工型模式）单一制（职能统兼模式)第二节秘书机构的组织形式•秘书部门的综理制，又叫总体办公室结构模式，是指根据机关或单位的整体需要，只设置一个办文、办事、办会等秘书事务均归口管理的综合办公部门，而在它的下面再根据专业化分工和分级管理的原则设置一些派出机构或不同专业、层次的内设机构。第二节秘书机构的组织形式档案室办公厅（室）信访室一般来说，综理制结构模式的秘书部门在组织内部分2—3个层级。就我国而言，在中级机关(一般为地、市、县级以上的机关单位)的综理制秘书部门为2层机构，而在高级机关(一般为省级以上的机关单位)的综理制秘书部门为3层。这种结构模式的秘书部门的一个最大特点就是一个单位或机关只设置一个综合性的秘书部门，虽然还有其他一些分支机构，但整个秘书工作全部集中在秘书机构管理。第二节秘书机构的组织形式秘书部门的综理制结构模式的优点：实行专业分工，整体效益明显，利于工作效率的提高；权力更加集中，责任更加分明，利于统一领导、规划和协调；信息反馈迅速，工作程序简化，人力、物力得以节省，便于为领导工作服务，也便于为整个机关工作服务。这种结构模式在我国机关和单位中都加以普遍采用。秘书部门的综理制结构模式的缺点：一是办公室负责人事繁责重，协调能力要求更高；二是秘书人员既要具有较高分工协作精神，又要有多方面的专业知识和工作能力；（个人素质要求高）三是秘书部门在横向联系上要协调配合，在纵向联系上要分级负责和管理，并实行职能分工，避免秘书工作内容的交叉和重复。（工作容易交叉重复）第二节秘书机构的组织形式秘书部门的分理制，又称为职能分工式结构，是指根据领导人员和领导机构的工作实际和需要，在设置办公室的同时，又设置若干与办公室平级的其他秘书部门，如对调研、档案、信息、信访、接待、文书、督查、机要等工作分别设立专职部门，以适应秘书机构职能分工的需要。第二节秘书机构的组织形式•这种结构模式，比较适宜于大中型机关或单位，比如中共中央、国务院的秘书部门采取的就是这种结构模式。因为像中共中央、国务院这样的机关或单位，公务多而杂，联系宽而广，要处理的公文浩如烟海，要接待的人员遍及中外，只有采取这种分散管理的结构模式，由相应的职能部门或秘书人员分别承担各项秘书工作，才能适应大型机关职能分工复杂的需要，才能发挥秘书人员的专业特长和才能。第二节秘书机构的组织形式办公厅（室）档案室文书室信访办第二节秘书机构的组织形式分理制结构模式的优点是：有利于秘书人员尽情发挥个人业务专长，秘书业务的开展和分工落到实处，秘书机构的规范化、科学化管理，减少办公环节，提高效率，使秘书人员与领导配合默契，领导指挥得力。缺点是：不便于直接为领导者服务，协调不力会造成工作失调，秘书活动更加需要领导机关的指挥和协调，秘书业务重复交叉、政出多门、易生混乱等。第二节秘书机构的组织形式•单一制结构模式•秘书部门的单一制，又称职能统兼式结构，俗称“一人班”，是指只具备一名专职或兼职的秘书人员直接为领导人员或业务部门提供综合服务的组织结构模式。•机关单位的秘书工作全部集中在一个秘书部门，所有秘书工作诸如文书、会务、信息、信访、接待、档案等任务全部由专职秘书承担、负责和办理，并且直接与领导机关或业务部门联系，这就是秘书部门的单一制结构模式。第二节秘书机构的组织形式领导部门（业务部门）秘书部门（1名职或兼职秘专书）第二节秘书机构的组织形式•单一制的秘书部门，一般设置在某些小型组织如乡镇党政机构、基层企事业单位中，国外也存在单一制结构模式的秘书部门。因为这些组织的规模较小，人员不多，业务单一，行文较少，对外联系有限，所以诸如上传下达、督促检查、会议安排、公文处理、来访接待、事务管理，基本上只需要一名专职或兼职的秘书人员承担。俗话说，“麻雀虽小，五脏俱全”，单一制结构模式看起来只有一名秘书工作人员，但却体现了秘书部门的一整套功能。第二节秘书机构的组织形式•单一制结构模式的优点是：任务清楚，权责分明，行动迅速，与上联系紧密，与下沟通容易，便于领导者直接指挥、调遣，易于满足领导者的工作需要。缺点是：秘书人员承担的任务过多，负荷过重，从事的业务繁杂琐碎，既会造成秘书人员的精力分散，又会导致秘书工作忙乱，也会使得秘书业务难以精通。（秘书业务可能重复交叉，需领导特别指挥协调。)第二节秘书机构的组织形式第二节秘书机构的组织形式常见的秘书机构阅读教材相关内容内容，分析各级各类秘书机构设置属于那种组织类型，并分析这样设置的优势与不足。秘书机构的管理理念组织关系理念人本理念系统理念(目的性、整体性、层次性）效能理念秘书机构的规范秘书机构的规范是指导和制约秘书机构及其人员的法律准则和行为规范。规范的特点：严格性完整性细致性第三节秘书机构的管理第三节秘书机构的管理规范的作用：具有导向作用，可规范秘书机构及其人员的工作方式和行为准则。具有评价作用，可衡量秘书机构及其工作人员是否合法、高效，为评判和鉴定秘书工作提供了客观标准。具有提高工作效率的作用。可将秘书工作纳入规范化管理轨道，有章可寻。规范的类别：基本规范（宪法和国家基本法律、行政法规）职业规范（秘书工作准则和规定）秘书机构的管理内容制度与程序的管理环境管理人员管理第三节秘书机构的管理第三节秘书机构的管理制订管理制度遵循原则：可行性具体性稳定性秘书工作中的程序管理：自然性程序指令性程序法定性程序技术性程序经验性程序第三节秘书机构的管理秘书环境是指秘书机构及其人员在从事秘书工作中对工作效率、行为倾向等产生影响的客观世界。（直接、间接）第三节秘书机构的管理环境管理物理环境机构设置方位机构空间布局机构环境美化机构办公设备精神环境机构组织风气机构工作制度机构群体意识机构协作关系机构领导作风运用目标管理运用规范奖惩机制人员管理秘书选拔原则德才兼备择优录用注意多种方式结合（委任式、考任式）循序渐进秘书培训方式职前培训职间培训岗位责任制作业：•参见教材p75_76,重点完成第5、6题。•下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构•董事会秘书处董事会财务审计室•董会法律事务部党委办公室•组织部宣传部•纪委(监察)工会•团委信访处•总经理办公室人事部•劳资部生产技术部•财务部企划部•通风处安全管理监察部•非煤产业部••请指出这些机构中哪些属于秘书机构。并用“google”或“百度”检索“公司机构设置”或“机构设置”，找出十家单位的机构设置情况，看看是否存在不设秘书机构的组织。谢谢听讲！——你掌握了吗？