常用公文写作讲义(新)

常用公文写作办公室：读音bàngōngshì英文名office；办公室是处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。办公室是一个单位对外的窗口，对内协助领导工作的部门。中世纪的修道士是办公室的发明者1799年拿破伦的办公室—现代办公室的雏形办公室不管部承上启下、协调关系联系各方、发号司令工作枢纽调度中心综合部办公室（综合部）工作1.办文：是由文书文件而产生的一切事务。撰制公文收发文处理按规矩行文2.办会：是会议、会谈、会晤的组织事务。精心策划、组织落实3.办事：是一切事务性工作。无边无际、无尽无休、无时无刻办公室（综合部）工作办文、办会、办事的关系(一)“办文”有时是通过“办会”解决的(二)“办会”离不开“办文”的工作(三)“办事”在多数情况下是通过“办文”或者“办会”体现的办公室（综合部）的工作标准和追求：文以载道见水平，会以周全见作风，事以缜密见精神办公室（综合部）工作一、精确办文:1.知识办文。学习政治理论，学习历史书籍，学习政策法规，学习规范程序2.思考办文。把握领导思路，吸纳领导意见，学习领导讲话，完善领导意见3.调研办文。勇于求是，实事求是二、周全办会:1.筹划要早。搜集撰写材料，研究会议方案，充分准备议题，仔细安排会务，做好应急预案2.抓得要细。确保不隙一空，不虚一时，不漏一处，不拉一人3.协调要好。明确分工，科学安排4.速度要快。做到五勤：即“脑勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”5.保障得力。周密、周全、周到办公室工作6、落实到位。文件回收，录音整理，会议纪要，音像宣传，督促落实三、智慧办事:原则要求：1.按政策要求办，遵规守矩，不变通、不走样；2.按工作程序办，逐级请示报告，有始有终；3.按职责权限办，不推诿、不争揽，牵头不包办，协调不干涉，有所为有所不为。具体要求：1.立足全局善谋事。站到领导的高度，着眼发展审视2.认真细致能干事。明明白白，雷厉风行，严谨细致，有始有终，严格有序3.提高修养会处事。一要讲究仪表修容；二要提高语言素质，三要掌握说话技巧；四要提高心理素质；五要广泛建立关系；六要优化道德品质。4.团结协作能成事。5.豁达大度能容事。6.开动脑筋总结事。一、常用公文公文就是公务文书。“公文”也即公务文书，对人们通常所说的公务文书这个概念，有广义和狭义两种理解。广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。★行政机关公文，即有关机构与部门正规的公文文种。又称法定公文。★事务文书，即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书，它又称常用文书。以上两类文书均有较强的通用性，适用于不同的社会行业或领域，所以合称通用文书。专用文书，即在不同的社会行业、专业领域或特定的场合专门应用的文书。专用文书与通用文书是相对而言的。公文是指狭义的公文而言的。狭义的公文即法定公文（机关公文），专指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文。1.什么是公文?规范的解释国务院办公厅于一九九三年十一月修订的《国家行政机关公文处理办法》，其中第一章第二条明确规定：行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和回答问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。为处理公务而按规定格式制作的书面材料。关键词：具有法定效力规范格式2、公文的特点我们可以从下列方面把握公文这一概念：★公文是“行政机关”制发的，只能在行政机关使用。行政机关属于行政的系统，因此，公文只适用于各级政府机关、企事业单位以及社会团体等。★公文形成于“行政管理过程”，就决定了它的内容应当是行政管理的。而行政管理所涉及的范围又极为广泛，大到中央最高行政管理机关制定方针政策，小到一个街道居委会、一个村民小组研究某项计划。凡是处理国家、集体等行政事务的，都属于公文的内容。公文具有“法定效力”。因为公文的制发者只能是法定的机关、单位或团体，所以，公文具有法定的权威性，特别是“发布行政法规和规章，施行行政措施”，一经公布生效，便有国家宪法所赋予的行政权力，即有法定的权威来保证和强制执行，对它所涉及的所有单位和人员都具有法定的行政效力。★公文具有“规范体式”。体式，指文章的样式。公文从标题到签署，从正文到各种附加标记，从文面到用纸，都有特定的要求，都必须是规范的。有些文书，如简报和调查报告之类，似乎结构并不那么固定，但总的格式还是符合公文的统一要求的。★公文是行政管理的“重要工具”，强烈的政策性。公文的特点公文是开展机关工作的一种十分重要的手段，有时效性。★公文是语言要求很高的一种写作，特点是简朴性“简”，即简约、精当、扼要；“朴”，即质朴、自然、平易。根据处理事务的需要，语言要求简明扼要，不能罗嗦繁冗；要求明确实在，不能虚美华饰。陈子展《应用文作法讲话》中说：“……求其于事理有当而已，尚简约不尚冗长，尚朴实不尚浮华。要一词不虚设、一字不苟下”。公文的语言还要受到机关级别、权限和行文关系的制约。上行、下行和平行等文书，其用语也各有别。如专用词语（“任免”、“嘉奖”、“惩戒”等）和惯用词语（“拟请”、“承蒙”、“兹有”、“值此”、“经曲”、“悉”等），使语言显得简练、庄重公文有很强的时限性。●它不仅在制作上要求一定时间写成，而且和某项工作的时间要求紧密相联，工作完成了，与之有关的文件也就失去了现实的效用，转化为档案材料。总结公文的特点■政策性:观点鲜明、严肃郑重、充分权威■实用性：针对实际、目的明确■可靠性：真实、准确、■定向性：特定对应关系■时间性：特定时间■规范性：特有的办理程序、写作格式3.公文的作用◆规制令使：必须执行◆明事通情：交流信息◆参谋决策：资治辅政◆宣传舆论：教育引导◆商洽联络：联系协调◆存储凭证：依据凭证结论：要高度重视公文公文是一个单位的“喉舌”、“脸面”，体现了制发机关的政策水平、业务水平、领导作风和工作作风。公文的质量同机关、基层工作效率成正比。公文规范、得体，是对受文单位的尊重，令人肃然起敬公文低劣、粗糙，是对受文单位的轻视，令人反感、憎恶公文的作用4.公文的分类1.按照制文机关的种类划分：党务、行政、司法、军事、企事业、社团2.按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文3.按照保密程度划分：绝密、机密、秘密、内部材料和普通公文4.按照紧急程度划分：特提、特急、加急、平急、普通5.按照使用范围划分：通用公文和专用公文。6.按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文4.公文的分类规范性公文有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。常用的非规范性通用公文有：调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等公司使用的正式文种有10个：决定、通知、通报、报告、请示、意见、函、批复；会议纪要、电报。4、法定公文的分类通用公文的文种①行政系统通用公文文种主要有：条例、规定、办法，命令、决定、指示、批复、通知、通报，公告、通告，议案、请示、报告，函，会议纪要等。②党的机关通用公文文种主要有：条例、规定，决议、决定、指示、批复、意见、通知、通报、公报，报告、请示，函，会议纪要等。③通常命令、议案、通告、公告为行政公文特有；公报、决议、条例、规定是党的公文特有。5.公文样式（1）文件文件5.公文样式（2）会议纪要（20ⅩⅩ—ⅩⅩ）中铁二局集团有限公司办公室二ＯＯⅩ年Ⅹ月Ⅹ日关于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的会议纪要20ⅩⅩ年，公司ⅩⅩⅩ主持会议研究ⅩⅩⅩⅩⅩ事宜。ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ等参加了会议。会议听取了ⅩⅩⅩ关于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ情况汇报，并对下步工作进行了安排部署。现将会议议定事项纪要如下：一、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ报：ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ。抄：ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ。中铁二局集团有限公司签报用纸编号：领导批示：主办部门：负责人签字：办理结果：×××××传真电报签发：办公室核稿：部门核稿：拟稿人：拟稿人电话：电报编号紧急程度电传时间发方传真号总页数发报人主送单位：××××，××××，××××，××××，××××，××××。抄送单位：××××，××××，××××，××××，××××，××××。报文：公司公文种类文件式7类：报告、请示、意见、决定、通知、通报、批复；签报信函式5类:函、意见、通知、通报、批复；便函普通传真电报会议纪要上行文下行文平行文信函式与文件式公文的关系意见通知通报批复报告请示决定函区别：1.格式2.适用范围处理日常事务的平行文和下行文重大事项的正式行文错误：1.信函式≠便函2.信函式≠函信函式公文（5类）文件式公文（7类）6.公文的要素公文用纸：A4公文眉首(首页红色反线以上)发文机关标识（平下行文，文件式、信函式）发文字号（组成=单位代字+主办部门+年份+序号）公文主体(红色反线与主题词之间)标题主送机关正文（附件）签发日期（成文日期、印发日期，位置）版记(主题词下)（组成=主题词+抄送+印制标记）公文的要素——图示机密★5年特急标题发文单位发文字号签发人主送单位附件成文日期及盖印处附注主题词公文保密机密★5年特急公文注意事项紧急公文标明“特急”“急件”。电报分别标明“特急”、“加急”、“平急”。发文单位标识使用发文单位全称或者规范化简称；公司内部联合行文，按党委、行政、工会、团委排序。发文字号包括单位代字、年份、序号，联合发文，只标明主办单位发文字号。签发人标注在首页发文字号的同一行右端。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文标题发文单位+主要内容+公文种类。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文注意事项电报应当有标题。主送单位指公文的主要受理单位，抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。附件，应当注明附件顺序和名称。如附件页数较多不能与主件一并装订，则应在单独装订的附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号。印章除“会议纪要”外，都应当加盖，与发文机关标识（即文头）所示的单位名称一致。联合上报公文由主办单位加盖；联合下发的公文，发文单位都应当加盖。公文注意事项成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；印发时间，以文件印制的日期为准。电报以发出日期为准。附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。主题词，标引顺序应当先标类别词，再标类属词，尾词标文种，最多不超过5个词。用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。7.行文规则1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文；2.不以部门名义对外正式行文；3.单位各部门之间，不相互行文；4.部门向单位负责人请示汇报工作用“签报”;只送分管领导，不盖章，签名。5.意见不一致，不得行文；联合行文应明确主办单位;6.注意请示、报告的区别；7.行文应当确有必要，注重效用。发文的注意事项1.公文拟出送办公室审核前，主办部门负责人应认真审核、修改、签字。2.对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。3.送分管领导签发前，应当由办公室进行审核。4.上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行文或平行文，由授权人签发。5.重要公文发出后，主办部门应当及时了解、掌握办理、执行情况。6.公文正式印制前，文秘部门在编文号登记的同时应当进行复核。7.校对由拟稿人负责，确认无误并签字后方可付印。8.公文应当由发文单位的办公室统一登记、封发。9.公司普通传真电报用于处理紧急公务。二、常用公文写作的格式要求（一）确定文种1.《决定》：对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。关于组建重庆工程公