分公司财务管理制度范本

第1页/共18页分公司财务管理制度一、管理机构㈠分公司设财务,人员编制2人，其中会计1名，出纳1名。会计和出纳职责分开，互不兼任。㈡分公司财务职责⒈执行公司财务制度，根据分公司实际情况，在公司财务制度框架内建立分公司财务实施细则并组织实施；⒉进行会计核算，编制财务报表，反映分公司财务状况；⒊财务异常情况预警报告；⒋分公司费用报销和付款的审核；⒌分公司资金收、付、保管工作，根据公司要求进行资金调度，执行收支两条线资金管理要求；⒍分公司应收款、应付款的账目登记、往来核对和款项跟催；⒎分公司所属门店的财务检查、内控监督及业务指导与培训；⒏指导及协助分公司行政人员做好分公司资产管理工作；⒐申报纳税、发票管理，配合好当地政府税务、统计方面的工作；⒑处理与当地金融机构日常工作联络事宜；⒒归属于分公司使用的各类银行帐户之管理与维护；⒓分公司与税务、银行有关的证照办理和年检管理；⒔分公司对外经济合同的财务审核；⒕分公司财务分析，提供合理化经营管理建议；⒖参与制订并执行分公司年度预算；⒗分公司其他财务工作。㈢会计与出纳的分工⒈出纳职责：⑴负责收款（限公司授权部分）、按指令付款、分公司资金、有价证券及银行物件的保管；⑵登记资金日记帐；第2页/共18页⑶兼管发票开具、空白发票领购、保管、领用登记、收回、缴销；⑷配合会计对门店进行日常财务管理；⑸负责管理与维护属于分公司的各类银行帐户；⑹上级交办的其他事务。⒉会计职责：⑴负责公司财务制度的执行，落实内部控制；⑵建立会计帐簿，进行会计核算，提交财务报告；⑶负责对门店日常财务管理；⑷负责税收申报及税务日常对接，财税证照管理与维护；⑸各类报销与付款的审核，往来帐登记与核对，款项跟催；⑹分公司经济合同及协议的会审，财务分析与财务异常报告；⑺执行内部经营责任考核（含计算考核指标），参与制订经营目标初稿；⑻上级交办的其他事务。㈣分公司财务的管理机制⒈分公司财务业务上归总部财务部管理，向总部财务部负责。⒉分公司财务人员行政上归分公司经理管理，从属于分公司这一主体，按分公司日常行政、人事、办公各项管理规定运转。⒊分公司财务人员的评测、任命、晋升、辞退、岗位轮换、薪资调整由总部财务经理主导向上级提报，分公司经理有建议权。二、资金管理㈠银行帐户⒈以下情况可以开设银行帐户：⑴总部财务部通知要求开立；⑵分公司财务申请，经总部批准之后可以开立。注：①分公司财务或其他人员不得擅自开立分公司银行帐户；②已经开设的银行帐户，须按以上要求梳理，不合规帐户须注销。⒉银行帐户信息登记⒈分公司银行帐户开立、注销、变更，出纳均须在《银行帐户登记表》第3页/共18页（附件一）上作登记；⒉《银行帐户登记表》每月末以电子档形式发送分公司会计和总部财务部出纳，总部出纳汇总全公司《银行帐户登记表》后，如有任何信息变更，须将汇总后的《银行帐户登记表》发送给公司董事长、总经理、集团财务总监、财务部经理；⒊帐户发生变更（含新增、变更和销户）后，出纳应及时通知内部相关部门、人员及外部有关单位。㈡资金安全⒈出纳保管银行帐户，包括开户资料、存折、银行卡、账户密码、电子密钥等；⒉现金、现金等价物、资金相关的凭证、物件，出纳应将其收纳于保险箱（柜）内，并妥善保管好保险箱（柜）钥匙和密码；⒊银行帐户优先采用网上银行方式操作；⒋银行帐户查询权限，应告知总部财务部指定岗位人员；⒌网银付款操作要实行权限分开，由出纳负责录入付款信息并复核，会计负责再次复核并审批。⒍除帐户查询密码外，出纳不得将自己保管的任何密码告知他人。不能设置过于简单的密码，也不能以生日、电话号码等易于破解的信息作为密码，且不得在醒目的地方记录密码，并应适当频率更换新密码。如因休假交接的原因暂时将密码告知他人，应于复岗交接后及时更改密码。以上方面，若因出纳自身原因造成了损失，则后果自负。㈢收支两条线资金管理要求⒈公司对分公司资金，实行严格的收支两条线管理；⒉分公司各类资金收入，不得用于分公司任何类型的支出，必须全部上缴公司总部；⒊目前，分公司营业收款禁止以现金方式收款，且营业收款路径设置为客户直接支付到总部的相关帐户（请另行参阅相关通知）；⒋以下情况，分公司必须将收入的资金转回总部：⑴任何时候，分公司收入的资金累积达2万元以上时；⑵每周五下午4时，分公司收入的资金累积不低于2000元时；第4页/共18页⑶公司总部要求时。注：如果网银操作允许，总部有权随时将分公司帐户上的资金划拨回总部；但划拨成功后，应第一时间通知分公司出纳。㈣分公司备用金⒈公司为每一分公司分别核定备用金额度（初始额度见附件二）。此备用金额度由财务部每季度根据实行情况进行评估，如须调整，由财务部提报董事长审批后执行；⒉分公司备用金保管人为出纳，备用金由总部拨款至分公司指定的备用金专用银行帐户（用于现金付款所需），或由总部拨款至分公司基本帐户（用于对公转帐所需）。出纳除正常提取现金外，不得将备用金转存至其他帐户；⒊分公司备用金用于分公司日常各项经营支出，包括日常费用、税金、对外付款及员工备用金等；⒋分公司员工统一向分公司申请借款，如分公司员工早期有向总部财务部借款，请于文件下发时即行向原借款单位交回清零，并由总部财务部跟进；⒌若备用金不足时，分公司应向总部申请拨款，不得用收入项下资金直接支付（坐支）；⒍分公司备用金申请拨款的办法：⑴每月1-3日，或备用金余额低于预计2日内日常所需时，由分公司出纳填列《付款申请单》，收款人为本分公司，列明事项、收款帐户及金额，附上月起至当日的《银行日记帐》及《现金日记帐》（电子档），经分公司会计及经理签名后，发送给总部财务部走请款流程。注：从2013年5月份开始，请根据公司要求逐步采用OA方式向总部发送《付款申请单》，具体OA实施要求以总部通知为准。⑵申请金额计算：申请金额＝备用金额度－备用金余额⑶办理流程：①分公司出纳填列《付款申请单》，附上有关日记帐；②分公司会计复核；第5页/共18页③分公司经理审核；④总部财务部经理复核；⑤总经理审批；⑥董事长批准；⑦总部财务部拨款。⒎分公司出纳若离职或调岗，应对分公司备用金移交给新任出纳，总部财务部经理负责监交。㈤资金日记帐⒈出纳应按照所保管的资金、有价证券、其他现金等价物，分别设立日记帐。⑴现金：每一币种分别设立《现金日记帐》。一级科目为“现金”，二级科目为币种。⑵银行存款：每一帐户（含对私帐户）分别设立《银行存款日记帐》。一级科目为“银行存款”，二级科目为开户银行和帐号。⑶有价证券：每一类有价证券分别设立日记帐，如《银行承兑汇票日记帐》。一级科目为“有价证券”，二级科目为具体券种。⑷现金等价物：每一类现金等价物分别设立日记帐。⒉资金日记帐以统一格式的EXCEL表格登记（格式见附件三）。⒊资金日记帐应逐笔、即时登记。每日下班前，当日所有资金进出项目应登记完成。㈥资金盘点⒈出纳自盘⑴出纳应勤于自行盘点，至少每日一次自行盘点，做到“日清”。自行盘点时，须完全登记好资金日记帐，结出余额，与资金实际盘存进行核对。⑵出纳自盘如果发现差异，应查找原因，订正错误，直到帐实相符。无法查明原因的短款，出纳应承担责任，自行补足。⑶若出现较大金额差异，原因不明或存在异常的，出纳须第一时间向上级提报。不上报的，由出纳自行承担责任。⒉月度例行盘点第6页/共18页⑴每月结束后2个工作日内，由分公司会计、出纳共同进行月度资金盘点。⑵盘点结束后，盘点人员填写《月度资金盘点表》（附件四），双方签字，出纳存档。⑶盘点结束后，分公司会计将《月度资金盘点表》电子档上报总部财务部会计主管，会计主管在1个工作日内完成复核、汇总，并将汇总表报送财务部经理、总经理、集团财务总监、董事长。⑷盘点若发现较大金额差异，原因不明或存在异常的，应按以上同样的汇报路径逐级上报，不得隐瞒、拖延。⒊不定期抽盘⑴以下人员有权对分公司出纳保管的资金，随时进行抽查、盘点，其他人员无权对分公司资金进行抽盘：①总部财务部经理、集团财务总监、董事长及其授权人。②总部审计人员。③总部组织的分公司财务检查组成员。④总部组织的分公司综合检查组成员。⑵不定期抽盘可对分公司全部资金进行盘点，也可对部分类型资金进行抽查。⑶不定期抽盘后，盘点人员填写《资金盘点表》（格式同附件四），经盘点人员和被盘点出纳共同签名，原件由抽盘人员带回述职，出纳可保存复印件。㈦付款指令⒈出纳对外付款，必须根据经批准有效的付款指令执行。⒉以下几种对外付款，因情况特殊，无须每笔对应付款指令：⑴银行按标准扣收的汇款或收款手续费、工本费，按合同扣收的贷款利息（若有）。⑵税务机关在帐户上自动扣收的税款。⑶水力、电力、通讯服务机构按事先合同约定自动扣收的水费、电费、电话费等（若有约定）。⒊付款指令的三种形式：第7页/共18页⑴《费用报销单》：用于员工办理公务产生了付款后，向财务部门报支现金。⑵《付款通知单》：用于各部门履行审批手续后通知财务部门对外付款，或分公司请求总部对其拨款。⑶《个人借款单》：用于内部员工向公司财务部借支办事备用金或其他款项。⒋付款指令的审批流程及要求，详本管理规章第三节“付款审批流程及权限”规定。⒌出纳需严格按付款指令执行付款；若有自作主张，不执行或不完全执行付款指令，私自付款或付款后手续不全的情况，按公司奖惩规章追究责任，严历惩罚。三、付款审批流程及权限㈠为了提升办事效率，总部下放部分日常付款批准权限至分公司。㈡分公司经理付款批准权限⒈付款类型权限：分公司经理有权批准的付款类型限于日常费用开支和员工备用金借款两项。其他如资产购置、薪资社保、车辆维修保养支出、客户退款、税金等，批准权限属总部。⒉付款金额权限：⑴分公司经理可批准合计报销金额小于20000元费用报销单。⑵分公司经理批准的费用报销单内，单项事务、单笔费用金额不可达到或超过2000元；否则批准权仍属总部。⑶分公司经理可批准金额不超过2000元的备用金借款单。⑷分公司人员不得为了规避总部审批，人为将单笔费用或借款拆分为多笔费用或借款；如有发现，按公司相关规定处罚。㈢付款审批流程⒈不须经过总部审批的情况：⑴经办人填写《费用报销单》、《借款单》，粘贴好原始票据附后。⑵经办人所在部门负责人审核⑶分公司会计复核⑷分公司经理批准第8页/共18页⑸分公司出纳付款⒉须经总部审批的情况：⑴经办人填写《费用报销单》、《付款通知单》、《借款单》，粘贴好原始票据附后。⑵经办人所在部门负责人审核⑶分公司车务主管复审（仅车辆相关费用）⑷分公司会计复核⑸分公司经理审批⑹分公司会计通过OA系统内专用模块录入报销内容，向总部提报审批单。⑺总部业务分管部门负责人、财务经理、总经理、董事长依序在OA系统对该付款申请进行批复。⑻分公司出纳根据OA系统中已批准生效的付款指令付款。注：分公司书面单据无须邮寄到总部，自行留存。但总部审批人员要求查看时，须配合以扫描、拍照或传真等方式向对方呈现。四、收款管理㈠分公司暂无营业收款权，所有营业收款以非现金方式直接收入于总部帐户。㈡每笔营业收款，分公司经办门店店员须即时、准确、完整地在公司ERP营业管理系统相关单据（租车单、结算单或收款单）内录入。录入的要素至少有：⒈收款金额⒉收款方式⒊收款的构成项目，分项金额。㈢除营业收款外，其他各类收款可由分公司出纳直接收款。㈣收据管理要求：⒈分公司出纳收到外部单位或内部员工交来现金，或各门店营业人员经办营业收款时，须当场开出收据，开单人、收款人须在收据上签名，客户联应当场交付到客人手中。⒉分公司银行帐户收到外部单位或内部员工汇入的款项，属于押金、收第9页/共18页回借款、外部退款的，可以根据对方要求开出收据，如对方未要求时不开具收据。⒊收据必须使用总部财务部印制有我司抬头的统一收据，不得自行购置使用。⒋收据必须按收据号码为序使用，不得跳号开具。⒌收据开错不得涂改，而应作废后重开。作废时，应将全部联次完整保存，一并作废。⒍收据各联应一次性开具，同一份收据的每一联次开具内容要完全相同。⒎用完的收据，其存根由分公司出纳统一向总部财务部上缴核销。⒏分公司出纳可于空白收据不够使用之前，向总部财务部领用空白收据。但最多只允许分公司出纳储备三本空白收据。⒐分公司出纳统一领用