10第十章 办公用品管理

第十章办公用品管理学习目标重点难点职场经验职场忠告主要内容实践课堂【学习目标】一、知识（一）掌握各种办公设备的使用方法。（二）熟悉行政办公设备选购流程（三）掌握办公设备的收发管理（四）掌握办公设备的安全使用方法（五）了解办公设备故障处理的流程二、技能（一）复印文件、发送与接收传真、接收和发送邮件（二）选购办公设备和耗材（三）办公设备和耗材的管理与监督（一）复印文件、发送与接收传真、接收和发送邮件（二）选购办公设备和耗材（三）办公设备和耗材的管理与监督【职场经验】新员工素质分析：第一天到公司，独自工作有效率不怕得罪人：其他办公室来复印资料，按章登记，目的是独立核算自觉性：不上网聊天，谈话不多言语。应该对自己有要求机会总是留给有准备的人：这个看上去很普通的同事是我们集团的老总【职场忠告】从一开始，就应显示你的职业素养。要有意识地建设自己的职业生涯，一是不断提高专业水准，二是培养职业素养。后者更能显示出一个人的道德层次和精神境界。应该从第一天就这样要求自己，从小事做起，持之以恒。主要内容第十章办公用品管理第一节办公自动化设备第二节办公用品申购第三节行政办公用品选购流程第四节有效管理办公用品第一节办公自动化设备一、计算机类二、办公设备类三、通信设备类一、计算机类（一）多媒体计算机是OA的核心设备，是所有设备的控制中心（二）网络化办公（三）设备接口二、办公设备类（一）打印机（二）复印机（三）扫描仪（四）投影机（五）碎纸机（六）折页机（七）装订机（八）移动办公设备参考：视频教学三、通信设备类（一）传真机（二）有线电话（三）移动办公设备（四）视频电话（五）电传机【本节任务训练】一、使用计算机设计制作复印记录簿、传真记录簿、电话记录簿，并使用装订设备装订。二、熟悉打印机、复印机、传真机、装订机的操作方法，并保留每种作品至少一件。三、调查本地的邮局地址、联系电话号码、网站、服务特色，列表说明情况。四、发送一份电子邮件。第二节办公用品申购一、日常办公用品的范围二、办公用品选购前的准备三、请示文件一、日常办公用品的范围计算机、打印机、复印机、碎纸机、照相机摄像机等办公设备移动硬盘、录音笔等数码办公设备墨盒、硒鼓等办公设备耗材水笔、纸张等文具用品……二、办公用品选购前的准备（一）信息收集和分析（二）制定计划文章式表格式三、请示文件（一）购买办公用品计划表（二）请示文件的制作制定单位人力资源部培训科有效时限计划事项1内容：复印机责任者×××目标：1台完成时间措施：购买奖励办法2内容：打印机责任者×××目标：1台完成时间措施：购买奖励办法3内容：传真机责任者×××目标：1台完成时间措施：购买奖励办法部门负责人承诺（一）购买办公用品计划表制定时间：2014年5月10日表10-1购买办公用品计划表（二）请示文件的制作【案例10-1】领导批示：同意侗石彰2014.7.27×××公司人力资源部文件签发人：××××××公司〔2014〕27号人力资源部关于选择供应商的请示米尼公司领导：根据公司办公用品采购工作的有关规定，人力资源部对计划购买的办公用品，进行了3家供应商5个方面的调查、对比和分析，并编制了《人力资源部选购复印机对比表》和《人力资源部关于选购复印机理由的说明》，初步确定选购××公司的××数码1802型复印机。当否，请批示附件:1.人力资源部选购复印机对比表2.人力资源部关于选购复印机理由的说明×××人力资源部二〇一四年七月二十七日（附注：联系人：×××联系电话：88889999）附件1：人力资源部选购复印机对比表（略，应附在本页的下一页）附件2：人力资源部关于选购复印机理由的说明（略，应附在附件1的下一页）【本节任务训练】备忘录发给：行政助理发自：办公室主任日期：2014年3月12日主题：购买传真机新部门办公室的接待处需要一台传真机。请您从办公设备目录中查找2种不同类型的传真机，并提供下面的有关信息：（1）类型；（2）成本；（3）功能；（4）消耗品第三节行政办公用品选购流程一、采购任务、采购制度二、选购工作程序一、采购任务、采购制度（一）选购任务（二）制度二、选购工作程序（一）制定选购工作程序（二）现场调查和综合对比（三）选择供应商（一）制定选购工作程序办公用品选购工作程序图图10-1选购流程图编制计划制定请示文件领导批示现场选购编制五个方面对比表制定选择理由的文件领导批准与供应商洽谈付款借款提货交接入库财务报销领取、使用（二）现场调查和综合对比表10-2人力资源部办公用品备选购计划表时间工作内容工作方法和要求负责人说明6月27日上午到三好街选购每种办公用品，都要选择三家以上的供应商，进行多方面的比对。××××××带队，三人共同选购6月27日下午1.编制选购要素对比表2.起草选择设备理由的文件对三家以上供应商提供商品的性能、价格、供货地点、付款方式、售后服务等要素进行认真的对比，综合评价，选择性价比最合适的办公用品。×××三人讨论，×××起草6月28日上午请领导批准选定的设备耗材请公司领导在选择办公用品的理由的文件上签字批准。×××与选定供应商洽谈商定具体的型号、价格、交货地点、付款方式和售后服务事项等。××××××签订供销合同办理借款1.填写借款凭证,请院领导签字批准。2.到公司财务处办理借款。×××6月28日下午付款、提货1.向供应商付款；2.供应商开具发票；3.提取购买的办公用品。××××××核对型号、数量、价格、单据等是否相符交接验收向设备部办理交接手续，填写设备入库交接登记表，并请在发票上签字。×××请设备部到培训部验收。领取办理培训部从设备部领取的手续，填写设备耗材发放登记表。×××同上财务报销1.持设备部签字验收合格的发票,按会计科目分类粘贴。2.填写报销凭证，并请领导批准.3.到公司财务处报销。×××（三）选择供应商1.选择供应商对比表2.选择供应商的理由3.报批【案例10-2】表10-3人力资源部办公室选购复印机对比表供应商A公司B公司C公司供应商地址沈阳市青年大街55号沈阳市三好街48号沈阳市太原街107号品牌型号数码1802D2058X1834性能特征复印、打字、传真、扫描四合一复印速度：18页/分钟预热时间：25秒缩放比例：50%-200%体积：550×568×518耗电量：1.2千瓦.模拟复印机复印速度：15页/分钟预热时间：30秒缩放比例：50%-200%体积550×550×618耗电量：1.4千瓦模拟复印机复印速度：16页/分钟预热时间：50秒缩放比例：50%-200%体积：550×600×558耗电量：1.5千瓦价格28000元25600元26800元供货地点青年大街，送货上门安装三好街，送货上门安装太原街，送货上门安装付款方式先付50%，安装试运成功后，再付50%。先付30%，安装试运成功后，再付70%。安装试运成功后，再付款。售后服务终生保修，更换材料付款。售后服务优秀。保修三年。保修期内更换材料免费。售后服务良好保修一年。保修期内更换材料免费。售后服务良好。关于选购××数码1802复印机理由的说明公司领导：根据总公司批准的《人力资源部办公室购买设备计划》，我部对相关情况进行了市场调查，并选择A公司、B公司、C公司三家供应商提供的产品进行了各项指标的对比分析（详见《选择购买复印机对比表》）。根据对比分析结果和办公室的实际情况，我们拟选购A公司出售的数码1802复印机。其理由是：一、A公司数码1802复印机虽然价格为28000元，高于计划25000元，但它具有复印、打字、传真、扫描四项功能，购买A公司数码1802复印机，可以不再购买打印机、传真机、扫描仪。实际上比原计划节省4000元购买费用。二、A公司数码1802复印机比其他型号复印机节省耗材，碳粉消耗节省8%，电消耗节省0.2-0.3千瓦/时。三、A公司数码1802复印机能与计算机连接，可接入公司局域网，人力资源部的下属各部门都可以通过计算机使用数码1802复印机完成打字、复印和传真等工作。四、A公司数码1802复印机，与人力资源部所属各部门现有的办公用品相匹配，有利于与其他设备构成系统，互换信息，资源共享。五、A公司数码1802复印机的体积比其他型号复印机小，适合在人力资源部的办公环境中使用。根据上述对比分析，我们认为选购A公司数码1802复印机比较合适。人力资源部二〇一一年十月二十一日【本节任务训练】到附近的商街调查了解办公用品的经销情况，任意选择一种办公设备，写一份针对这种办公设备的三家供应商的五项要素的对比表和一份选购理由的说明。第四节有效管理办公用品一、接收和发放管理二、办公用品采购成本控制A、B、C法三、存储管理四、使用管理五、故障、维修、报废与闲置设备一、接收和发放管理（一）接收办公用品的形式和来源（二）接收准备（三）交接验收一、接收和发放管理（一）接收办公用品的形式和来源1.存储接收。2.使用接收。（二）接收准备1.人员准备2.存放和使用位置准备3.接收现场环境准备4.接收文件准备（三）交接验收1.当面查清2.开箱检查3.安装、试运行确认各个检查项目相符4.接收登记。表10-45.发放验收表10-4设备（耗材）接收登记表设备（耗材）接收登记表年月日编号：设备编号名称编号名称规格型号单位数量型号及规格单位数量原值元完好程度%估计净值元设备档案资料随机工具及配件需要说明的事项移交人：接收人：设备（耗材）主管人：二、办公用品采购成本控制A、B、C法（一）办公用品ABC法（二）ABC分类标准1.ABC办公用品的总金额和品种。2.ABC办公用品的库存管理法。（一）办公用品ABC法定义：对于采购库存的所有办公用品，按照全年货币价值从大到小排序A类价值最高，受到高度重视B类价值中间，受重视程度稍差C类价值最低，仅进行例行控制管理（二）ABC分类标准1.ABC办公用品的总金额和品种2.ABC办公用品的库存管理法。（二）ABC分类标准1.ABC办公用品的总金额和品种（1）A类办公用品在总金额中占75％～80％，而品种仅占10％以下；（2）B类办公用品在总金额中占10％～15％，品种占10％～15％；（3）C类办公用品在总金额中仅占5％～10％，而品种却占75％以上。（二）ABC分类标准2.ABC办公用品的库存管理法A类：重点管理，严加控制，采取较小批量的定期订货方式，尽可能降低库存量C类：采用较大批量的定量订货方式，节省手续，留出精力管好重要办公用品B类：根据情况区别对待三、存储管理（一）存储安全（二）库存管理程序（三）库存保管（一）存储安全1.有安全防范设施。2.有安全保障制度。3.严格执行安全保障制度。（二）库存管理程序1.库存记录卡片2.库存账簿3.盘点表10-5库存记录卡库存编号：物品名称：最大库存量：型号：最小库存量：单位数量：再订货量：日期接收发放余额接收数量发票号供应商发放数量申请号个人和部门（三）库存保管1.所有库存物资放置的位置都能确保安全。2.库房中应设置货架，保证所有物资都不能直接放置在地板上。3.分区分类存储，同一性质的物品存储在同一区域内，同一型号的物品存储在一处。4.按物品的轻重大小合理存放。一般较重的物品放在货架的下面，较轻的物品放在货架的上面；较大的物品放在货架的下面，较小的物品放在货架的上面。5.按物品的发放频率和存储期限合理存放。一般发放频率较高的物品放在库房的外侧，发放频率较低的物品放在库房内侧；存储期较短的物品放在库房的外侧，存储期较长的物品放在库房内侧。6.易燃易爆、有毒物品，必须单独安全存放。7.贵重物品，应单独存放在带有密码锁的保险柜中，并由专人保管。8.库房和货架，应保持清洁和合理的温度、湿度、通风和采光。四、使用管理（一）放置位置的选择（二）节支增效（三）监督使用者按操作手册使用（四）培训新使用者五、故障、维修、报废与闲置设备处理（一）常