办公室印章管理制度

印章管理制度编制：办公室审核：批准：2010年1月1日发布2010年1月1日实施目录1第一章总则.....................................................................................2第二章印章类别..............................................................................2第三章印章的刻制..........................................................................2第四章印章的管理..........................................................................3第五章印章的使用..........................................................................4第七章盖印.....................................................................................5第八章责任.....................................................................................6第九章附则.......................................................................................62第一章总则第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的正确使用关系到公司正常的经营管理活动。为进一步加强本公司各类印章的管理，确保印章使用安全，防范印章使用失误及风险，特制定本制度。第二章印章类别第二条公司印章包括：公章、专用章（包括合同专用章、财务专用章、发票专用章、质检专用章、报关专用章及其他专用章）、人名章（包括法人章、法人手签章、总经理手签章）、银行预留印鉴、部门章等各类印章。第三章印章的刻制第三条公司的公章、各部门章和专用章等的刻制必须报总经理批准，印章的刻制、变更、注销、归档等工作统一由办公室负责。第四条印章刻制流程：1、公司内增设机构或机构更名，需刻印章或更换旧章的，须填写《刻章申请单》（见附件一），报主管领导审核签字；2、主管领导签字后，申请部门将《刻章申请单》交公司办公室报总经理批准；总经理批准后由办公室按照统一标准刻制后交由使用部门使用。3、新刻制或更新的印章，使用前一律用印油留取印痕，领取人填写《印鉴使用留样登记表》（附件二），报办公室备查，永久保存。更新印章需交回旧章。4、有印章的部门撤销后一个月内，主管部门须将印章交办公室。5、未经上述审批程序私自刻制的，将追究责任。3第四章印章的管理第五条公司印章原则上由办公室负责保管，各部门印章或专用章由部门负责人或部门指定专人保管与使用，不得转借他人。第六条各印章保管：1、公司公章由董事长或总经理授权公司办公室专人保管并盖章；2、各类专用章由其相关部门指定专人保管并盖章，其中涉及财务的相关印章（包括各种预留印鉴章）由董事长或总经理指定专人保管并盖章；3、人名章由自身保管或由其指定的专人保管，且应该做到合同章、财务章与人名章分开保管，公司在银行的预留印鉴由财务部指定专人保管并盖章；4、各部门印章分别由各部门负责人指定专人保管并盖章。第七条各式印章原则上只准许保留一枚，因业务需要加刻的，由需求部门提出申请，提交总经理审批同意后刻制。同一名称印章有多枚的，需编号区分。第八条印章保管员暂离岗位时，可临时委托办公室其他人员保管，但必须做好交接手续。第九条所有用印文件，必须打印清晰、整洁、规范。第十条各种印章如有遗失或误用的，由印章或专用章管理的部门负责人全权负责。第十一条严禁涂改印章，如将部门专用章改换成公章使用，一经发现将严肃处理。第十二条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第十三条撤、并管理部门的印章以及因业务撤消或调整不再使用印章，应于机构调整文件下发后三日内上缴公司办公室，报办公室封存。4第五章印章的使用第十四条办公室与公司各部门都要建立《印章使用登记表》，领取和归还印章情况在登记表上予以记录（用印时间、用印部门、用印数量、用印人等）。第十五条使用印章时，用印人需详细填写《公司印鉴使用审批表》（见附件三），将其与所需用印的资料上报总经理或副总经理批准后，印章保管员方可盖章。第十六条公司的各类印章原则上只限在公司内部使用，因公外出或特殊情况（成批加盖不方便搬动的证书、报表、文件等）需使用的，必须填写《印章外带登记表》（见附件四），经部门负责人批准后，报总经理或副总经理审批，用毕立即归还。第十七条所有盖章文件必须经公司总经理或副总经理审核并批准后才可交印章保管人盖章。公司财务专用章仅作公司对外开具的票据和与公司相关的金融事务以及财务报表的用途；如违反此项规定造成后果由直接责任人负责。第十八条印章管理人员在盖章前应对所需盖章的文件进行审阅，如在文书的内容、手续、格式等方面发现问题或疑问，应请示领导。在一些重要的用印情况下，更要加强审阅工作。经核对无误后方可盖章。对违反或不符合公司规定的用印，印章管理人员应拒绝盖章。第十九条涉及法律事宜需使用印章的，须依有关规定经公司法务部审核后方可盖章。第二十条公司印章的用印范围及审批：1、需要盖公司公章的，经部门负责人批准，报公司总经理或副总审批后，到印章保管人处盖章；2、公司合同章的用印及审批，相关人员要根据公司《合同评审审批权限及程序规则》规定评审、审核、审批程序执行，需报总经理或董事长审批的，要及时提交总经理或董事长，重大合同或董事长、总经理认为需由法务部提出意见的，先由法务部签署意见，在经过最终审批人批准后方可盖章。3、涉及与财务部工资单、企业开户、开具红字发票申请等有关5的公司印章用印由财务部签字，报公司总经理或副总经理审批后，方可盖章；4、各部门专用章应根据各自权利和义务使用，不得用于对外签署具有法律效力的合同、协议书等法律文本。部门专用章对内使用的，必须经部门负责人签字方能盖章；对外使用时，须经部门负责人审核后，经公司总经理或副总批准方可使用。5、凡公司发出的一切正式公文，凭签发人在稿件上签字，并校对公文材料无误后，才能用印，对未经批准的文件，不得擅自用印；6、以公司名义开出的介绍信、证明材料等由公司总经理或副总审批后盖章。7、公司领导签章由保管部门在公司领导授权使用范围内使用。8、各部门为履行某一项专门业务而刻制使用专用印章的，只能在使用范围内使用。第七章盖印第二十一条盖出的印章要位置恰当，图案清晰，文字端正。第二十二条有固定或指定盖章处的文件应在规定盖印处盖章，如果没有指定，盖印人应参照有关规定，选择适当位置盖印，通常盖在文章末尾与年、月、日之间，具体位置要求：上部不压正文、下部不骑年跨月。第二十三条正式印章应用红色印泥或印油，专用章或其它印章根据有关规定可用红色、蓝色或紫色印泥或印油。第二十四条如果文件需盖多个印章，各印章不能交叉重叠，不能压正文，不能盖出纸边。第二十五条严禁在空白纸张上或纸张的空白部位上盖章。第二十六条各类资料盖章须留文存档，使用人向印章保管部门提供一份盖章资料复印件，以备查阅，盖印资料超出2张的请提供清单。各部门应建立用印登记，严格各类印章的使用。6第八章责任第二十七条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向主管领导报告。未经批准擅自动用印章或擅自携章外出发生丢失或给公司造成损失的，视情节轻重给予批评教育或行政处理，严重者追究法律责任。第二十八条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。第二十九条违反本制度的规定，给公司造成损失的，将根据违章制度直接追究印章主管人和侵权行为人的责任，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。第九章附则第三十条本规定如有未尽事宜或随公司的发展需调整修改的，经总经理批示生效。第三十一条本制度解释权归公司办公室所有，本制度自公布之日起执行。第三十二条附件：表格范本附件一：《刻章申请单》附件二：《印鉴使用留样登记表》附件三：《公司印鉴使用审批表》附件四：《印章外带登记单》7附件一：刻章申请单年月日申请部门印章样式印章名称印章用途部门负责人意见副总经理意见总经理意见备注8附件二：印鉴使用留样登记表年月日印章名称印章留样使用公司(部门)印章保管人印章用途印章启用时间印章管保人签字确认副总经理意见总经理意见备注9附件三：公司印鉴使用审批表年月日用印部门用印人材料名称用印类型用印时间用印数量部门领导审批主管副总或总经理审批备注附件四：印章外带登记年月日申请部门申请人签字印章名称外带时期年月日时至年月日时外带地点印章用途及外带理由部门领导审核签字领导批示印章保管人签字10印章使用登记表序号使用日期使用内容份数使用人审批人带走时间归还时间