物料采购管理制度

物料采购管理制度为加强公司物料采购管理，规范物料采购程序，提高供应采购水平，制定本管理制度。本规定适用于生产所需的原料、辅料、包装材料、试剂、生产用耗材等物资的采购管理。1、物料采购实行计划管理。生产部门计划员根据生产计划编制物料需求计划表，经生产部门负责人审核签字后送交采购部。采购部根据库存情况综合平衡后，编制月度物料采购计划，采购部门负责人审核，公司主管领导签字审批后实施。2、对于原料、辅料、包装材料、生产试剂等物资，采购部要结合品管部组织对供应商进行审计，根据审计结果批准“合格供应商名单”和“合格供应商增补名单”。3、采购员只能在合格供应商处采购原料、辅料、包装材料，并且必须按公司现行的质量标准采购原辅料及包装材料等物资。4、主要原辅料及包装材料应做到定点采购，以保证产品质量的稳定性。原辅料供应厂家必须是经国家批准、具有食品生产许可证、合格证、营业执照及药品生产批准文件的厂家购进，直接接触食品的内包装材料必须是经国家批准、持有食品包装生产许可证的定点企业，印刷包装材料必须是经国家有关部门批准的特种印刷企业。同时必须是经公司品管部审计合格的企业。5、标签、使用说明书、印刷性包装材料的采购依照品管部有关制度要求执行。7、生化试剂、化学试剂等物料应选择信誉好、货源充足的合格供应商，以确保及时送货。采购物料应严格按照品管部下达的质量标准，在定点生产厂家采购，如确需在贸易商家采购小批量物料，则应充分了解物料来源，质量可靠程度后实施。8、大宗物料采购原则上要求执行招标采购。9、采购部根据市场变化，企业生产调整，需变更供应厂商，必须按供应厂商变更程序经品管部审计合格后，再行变更。10、物料采购应严格执行采购计划和采购订单管理。11、采购员必须严格按当月采购计划进行采购。控制资金指标，防止积压，不脱节，加速资金周转，了解市场动态，注意物资价差，货比三家努力降低成本，力争经济效益的提高。12、定期检查计划的执行情况，发现问题，及时调整。对不能按时、按量购进的物资，应及时向主管领导汇报，及时进行调整，决不允许影响生产正常进行。对由于市场影响或其它原因需超计划采购的物资，应写出书面报告报主管领导说明原因，经批准后方能采购入库。13、严格执行采购价格管理：凡包装材料提价或更换采购商应书面报告主管领导，经总经理批准后方可执行。采购员应密切注意市场行情，该降价时，应及时向部门负责人反映，如延误时间，造成企业损失应追究有关采购员的责任；原辅材料采购应全面了解价格涨落的变动情况，千方百计降低采购价格，减少采购费用，批量进货，调整合理库存，若有抵货款的情况，必须办理相应书面手续，并报总经理批准后方可办理。发现采购物资的质量不合符标准或数量缺少，价格不合理时，应及时办理有关退货和换货手续。14、严格遵守财经纪律和各种结算审批制度，按制度规定及时办理入库（参照《物料入库操作规程》）和报帐手续，对于先款后货，必须报总经理审批后方能付款；对于应付货款，必须有品管部门出具的检验合格报告和仓库开出的验收单，并经采购部登记，部门负责人签字审核，总经理审批后方能付款。付款完毕，应保管好各种单据、文件、合同、计划和往来信件（电），齐全不漏。每月（或季度）必须与财务部对帐，以保证帐目的准确无误。15、每月统计汇总物料采购情况、信息，填写物料采购报表、进度并上报主管部门。16、定期与品管部沟通，组织有关人员对主要原、辅料、包装材料的生产厂商进行质量审计，了解质量状况，建立合格物料供应商档案。17、急需物料的零星采购：需求部门申请，部门负责人审核批准并签字，报采购部按采购流程由总经理批准后采购。