会计档案管理细则

会计档案管理操作细则第一章总则为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本公司实际情况，制定本操作细则。第二章会计档案管理部门1.公司财务中心负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务中心档案管理专员负责，一年以内的会计资料放财务办公室资料专柜，一年以上移入档案室。2.公司内部有关的分公司、子公司，按财务中心会计档案管理操作细则，定期将各项目、各机构的各项资料汇总至各职能中心，由各职能中心收集审核后传递给财务中心。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。第三章会计档案归档的范围(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。（五）增值税专用发票和普通发票。(六）贷款合同及收据。（七）项目成本预算书（八）各项目合同复印件（包括甲方、供应商合同）（九）每月收入确认的依据，包括产值确认表、设计确认函、管养扣款单、进度款申请表等。（十）所有项目的开工令（十一）工程结算资料、验收资料。第四章会计档案的整理会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。1.会计凭证。（1）按月装订并登记凭证清单：每月末将装订成册的凭证，统一登记凭证目录，每月记录一份。（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。（4）需要单独装订成册的凭证附件，由相关凭证制作人，整理好对应的附件，加上封面标示后，按月、年装订成册。(5)时间规定:每月15日前由各相关人员将上月上述资料移交档案管理员。2.会计账簿。会计账务处理完成年度结账后，均需财务报表出具人员从金蝶帐套打印出总帐、明细帐整理后妥善保管。（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。（4）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面→金蝶打印各帐户明细数据按顺序装订→会计账簿装订封底。（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、各分户明细账、辅助账。（9）时间规定：每年6月15日前将上年度所有帐本移交档案管理员。3.会计报表。（1）会计报表编制完成并按时报送后，连同报税申报表留存报表均应按月装订成册，月度终了统一归档保管。（2）时间规定：每月报税期完成后一个工作日内将本月报税资料移交档案管理员。4.银行存款对帐单。（1）每月由资金部同事打印完整的银行存款对帐单，给相关职责会计核对金蝶帐上银行余额后按月装订成册，年度终了统一归档保管。（2）时间规定：每月15日前将上月银行对帐单移交给档案管理员。5.增值税专用发票和完税凭证。（1）每月由申报增值税人员负责收集增值税专用发票，并做好进项登记，专用发票抵扣联需按月做好装订，并移交档案管理员。(2)每月由负责开发票人员收集完税证明，并做好预缴税金分项登记，完税凭证需按月归集，并移交档案管理员。(3)每月由负责开具发票人员收集开出发票记帐联，做出开出发票登记明细，按月归集，并移交档案管理员。需于每月导出开出发票明细表给报税人员。(4)时间规定:每月初5个工作日内移交上月上述相关资料给档案管理员.6.贷款合同及收据由融资主管负责收集各银行贷款及相关资料，并按银行分类保存。每年1月5日前将上年资料移交会计档案室。7.票据(1)收到票据或开出票据由出纳负责保留纸质存档。票据复印件或电子截图交给相关会计登记票据备查登记簿。(2)时间规定:收到票据第二天中午下班前给相关会计,会计每月5号前将上月票据截图打印归档移交档案管理员。8.项目成本预算书（1）由经管部副经理收集各项目预算书，电子档及纸质资料各一份。电子档收到后发财务中心群共享。纸质档需相关人员签名确认后按月移交给档案管理员。（2）时间规定：每月初2个工作日内，由经管部专人负责移交上月所有成本预算书签字版给档案管理员。9.各项目合同复印件(1)由报表部成本核算会计收集合同复印件，需从公司合同管理员处接收扫描档，打印出纸质合同文件留底归档。按项目装订后按月移交档案管理员。(2)时间规定：每月初2个工作日内，由会计移交上月所有打印纸质合同给档案管理员。10.每月收入确认的依据（产值确认表、进度款申请表）（1)由发票开具人员收集客户、监理签字的进度款申请表、设计合同确认函、管养扣款明细表，跟对应的《开出发票申请表》一同装订。按月移交档案管理员。(2)由成本核算会计收集工程中心打印签字后的产值确认表。附记帐凭证后面作收入依据。(3)时间规定：（1）项收集的资料，每周移交给收入会计作为确认收入依据。收入会计每月15日前将上月收集资料移交给档案管理员。11.工程结算资料和验收资料（1）由成本核算会计收集工程竣工验收和结算资料,按月装订并移交。（2）每月初2个工作日内将上月工程结算资料和验收资料等工程资料移交给档案管理员。12.会计资料移交表会计资料移交人填写会计资料移交表（见附件3），连同移交资料一起移交档案管理员。会计资料移交表需监交人签字，双方各执一份留底。第五章会计档案的归档保管1.当年的会计档案在会计年度终了后，在财务中心办公室保管一年，期满后存入档案室。2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。第六章会计档案的借阅使用1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人批准后，方可办理调阅手续。3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需需要复制会计档案的，须经财务负责人批准后方可复制。第七章各种会计档案保管期限1.会计凭证保管30年。2.会计账簿保存30年，其中现金和银行存款日记账保存30年。3.会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。4.发票保管30年。第八章会计档案的销毁1.会会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。第九章附则1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。2.附表1：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。附表2:会计档案保管清册会计档案保管清册.xls附表3:会计资料移交表会计资料移交表.xls会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证30年2记账凭证30年3汇总凭证30年二会计账簿类4总账30包括日记账5明细账306日记账30年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿30年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告10年包括文字分析10年度财务报告(决算)永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表10年15银行对账单10年