物资档案管理办法

1物资档案管理办法第一章总则第一条为加强公司物资管理基础业务，实现物资管理工作“专业化、制度化、规范化、程序化”，规范物资管理原始资料的分类归档，特制定本办法。第二条物资档案管理是指对在工程施工中所发生的物资采购、验收、贮存、发放、核算、回收处理等活动过程中有保留价值的文字材料、图片、声像资料等不同形式原始记录的整理、归档与保管。第三条物资部长是物资资料归集的第一责任人。第二章物资档案管理职责第四条物资部设专职资料管理员，其职责主要有：1、负责本单位物资管理性文件材料的形成，收集、整理、保管，保证资料的完整性、准确性、真实性与系统性。2、按公司统一表格填制相关数据。3、按要求对资料进行分类、整理和编制，做好各类报表和资料的归档整理工作。4、负责本单位材料点收、发料凭证、核算等资料的装订工作，资料装订做到页号编写准确，目录清楚、标题简明扼要。5、负责资料整理，目录制定，合理分类，便于查询和归档。6、负责物资资料的保管，注意资料的安全和保密。2第三章归档范围第五条物资档案分类：物资档案分为：物资文件、物资记录、物资报表等。第六条物资档案的内容。主要包括：项目物资管理策划、材料调查情况统计表、物资需求计划（含技术交底）、供应商调查评价记录表、招投标资料（含oa审批流程记录）、物资购销合同、物资验收原始记录（含合格证、材质书、验收报告、校磅记录、检试验资料）、磅单（含出厂磅单、小票）、点验单（含发票复印件）、物资发放记录、发料单、物资列销报表、物资明细账、材料消耗控制台账（套表）、物资节超分析报告等，应涵盖《物资管理办法》、《物资集中采购管理暂行办法》、《周转材料管理暂行办法》、《爆破器材管理办法》、《程序文件》等文件规定的所有资料。第四章档案资料的归类要求第七条物资资料档案的建立1、物资资料每月须收集整理一次，及时收集汇总粘贴当月物资原始验收记录、过磅单据、出厂小票等、汇总当月的点验单据、发料单据、物资消耗报表、核算报表等资料，并装订成册。每册必须由封面、资料清单和各种详细的原始单据构成，必要时可附编制说明，封面统一采用A4大小的牛皮纸，封面上项目经理，总工、计经部长、财务部长和物资部长签字手续必须齐全。2、统计期规定为上月的26日至当月的25日。3、每册内的资料必须严格按照类别归类，不得混装，每份记录表后必须附有相应的原始单据，包括现场过磅单据，出厂小票等相关原始记录，以形成记录资料的完整闭合。34、物资需求计划：附工程技术部门技术交底，项目总工审核，项目经理批准。5、物资验收记录：附现场过磅单、送货小票、物资验收（发放）原始记录、汇总表等；6、物资列销报表：附物资列销汇总表，授权领用人签字的原始发料单据；7、物资核算报表：附材料消耗控制台账（套表）、物资验收（发放）原始记录、现场实际库存盘点表（原始记录）、物资采购单价分析表、节超分析报告、奖罚通报和整改措施。第八条档案资料的装订标准1、各种原始单据要统一粘贴在空白的A4纸上，单据粘贴要整齐、牢固、美观、不掉页、不串页、不倒置、便于翻阅查询；单据粘贴要尽量均匀铺开，粘贴时要仿鱼鳞式的自下而上，自右到左、由小到大依次排开，票据边缘尽可能靠近粘贴单的边缘，离边缘线约1毫米，每册厚度在0.8-1.2cm之间。2、装订必须整齐、美观，每册资料面皮统一采用牛皮纸封皮，不得有错边，鼓边等情况，装订后用卡号机逐页卡号成册，不得掉页。3、物资验收记录、点验单、发料单合成一册逐月装订，其他资料按其分类单独装订，当单类资料数量不足以装订成册时可适当延长装订时间，但不能超过半年。第九条各种表格格式必须按照公司统一表格执行。第五章物资档案的整理和保管第十条物资资料档案必须实行科学保管和维护，防止资料损毁，维护资料安全。档案资料分电子版资料和纸质资料。（一）电子版资料41、电子版资料的命名。为避免电子版资料在拷贝整理过程中覆盖、丢失，方便迅速辨别资料的有效版本，新建、更新文件时在文件名后加上年月日。例：来料登记台账20120101，表示该台账为2012年1月1日更新的。2、文件夹建立。公司物资部以项目部为单位建立文件夹，并将同一项目的所有资料归档至该文件夹；项目部按物资归类要求建立文件夹。3、物资部电子文档由部长归档至相关文件夹中。4、为避免资料丢失，物资资料定期拷贝至移动硬盘或刻录光盘保存。5、项目竣工后，由项目物资部长将项目物资部所有电子资料移交公司物资部存档。（二）纸质资料1、纸质资料按电子版资料对应的文件夹装盒，并填制资料清单。2、档案盒选择及标签样式。档案盒选择3.8cm×23.3cm×31.5cm或5.6cm×23.3cm×31.5cm两种规格的蓝色塑料档案盒，标注按照标签样式打印即可。第十一条物资资料档案必须分门别类地进行系统整理，严格按照其自然形成规律和内部的有机联系装订，登记、排列顺序，建立档案管理台帐，做到资料档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于资料档案的保护管理。第十二条坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保资料档案完整安全。第十三条资料档案存放场所要保持清洁。第十四条凡是反映本公司主要职能活动的，对本公司有长远利用价值的档案，应为永久保存，凡是反映本公司一般工作活动的，在较长期限5内对本公司考察有利用价值的资料，为长期保存，凡是在较短期限内对本公司考察有利用价值的资料，为短期保存，具体保存期限按照《程序文件》要求执行。第十五条物资资料档案移交1、资料交接时编制资料移交明细表，交接人和接收人书面签字确认。2、移交公司物资部的所有资料真实性由原项目部负责。3、项目竣工两个月内将所有物资资料交回公司物资部保存，未按时移交又无合理理由的，项目物资部长原则上不安排新的工作岗位，超过四个月的，按照公司相关规定处理。第六章附则第十六条公司不定期组织对物资档案进行检查评比，对前三名和末三名实施奖惩。第十七条物资档案不达标的项目及其物资人员不参与各类物资评先。第十八条本办法由下发之日起执行。第十九条本办法由公司物资部负责解释。附件：报表封面.doc封面横版.docx封面竖版.docx资料盒标签.doc