第三章会计软件的应用讲义2

第三章会计软件的应用－－理论部分第01讲会计软件的应用流程、系统级初始化第二部分理论部分学习方法1.在实务操作的基础上学习。（1）有操作部分：理论指导实践，前后呼应。（2）无操作部分：较为抽象的，适当以用友或金蝶软件界面来帮助同学们理解。但请注意，考试不考用友或金蝶。2.应试导向：单选题、多选题、判断题3.本部分课时不会太长，避免浪费同学们宝贵时间。讲解时可能较快，只需把握其中考点即可。考试大纲第一节会计软件的应用流程一、系统初始化（一）系统初始化的特点和作用系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。1.系统初始化是会计软件运行的基础。2.系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。（二）系统初始化的内容二、日常处理（一）日常处理的含义日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。（二）日常处理的特点1.日常业务频繁发生，需要输入的数据量大；2.日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。三、期末处理（一）期末处理的含义期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。主要包括成本及费用的计提、分摊、期末结转业务，以及试算平衡、对账和结账等工作。（二）期末处理的特点1.有较为固定的处理流程；2.业务可以由计算机自动完成。四、数据管理（一）数据备份数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。（二）数据还原数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是一个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。（用友界面，不考操作）【例题·判断题】系统初始化的部分设置不可以在系统使用后进行修改（）。『正确答案』×『答案解析』系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。【例题·单选题】下列属于会计软件日常处理特点的是（）。A.会计软件运行的基础B.一次性完成C.在每个会计期间内重复发生D.由计算机自动完成『正确答案』C『答案解析』选项A、B为系统初始化的特点，选项D为期末处理的特点。第二节系统级初始化一、创建账套并设置相关信息（一）创建账套一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，这个核算对象可以是企业的一个分部，也可以是整个企业集团。在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。（二）设置账套相关信息建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。（三）账套参数的修改账套建立后，企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数内容进行修改。如果账套参数内容已被使用，进行修改可能会造成数据的紊乱，因此，对账套参数的修改应当谨慎。【提示】有些参数无法修改。例如会计制度、所属行业、会计期间等。【例题·单选题】一个账套可以保存（）个会计核算对象的业务资料。A.1B.2C.3D.999『正确答案』A二、管理用户并设置权限（一）管理用户用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等操作。（二）设置权限在增加用户后,一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。通过设置权限，用户不能进行没有权限的操作,也不能查看没有权限的数据。【例题·判断题】用户不能进行没有权限的操作。（）。『正确答案』√三、设置系统公用基础信息（一）设置编码方案设置编码方案是指设置具体的编码规则，包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号能唯一地确定被标识的对象。（用友界面，不考操作）（二）设置基础档案设置基础档案是后续进行具体核算、数据分类、汇总的基础，其内容一般包括设置企业部门档案、职员信息、往来单位信息、项目信息等。项目是指一个特定的核算对象或成本归集对象。企业需要对涉及该项目的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理。设置项目信息，一般包括定义核算项目，建立项目档案，输入其名称、代码等。（三）设置收付结算方式设置收付结算方式一般包括设置结算方式编码、结算方式名称等。其目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式，方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。（四）设置凭证类别在会计软件中，系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。【例题·多选题】进行凭证类别设置，系统通常提供的限制条件包括（）。A.借方必有B.借方必无C.贷方必有D.凭证必无『正确答案』ACD『答案解析』在会计软件中，系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。（五）设置外币设置外币是指当企业有外币核算业务时，设置所使用的外币币种、核算方法和具体汇率。通常在设置外币时，需要输入币符、币名、固定汇率或浮动汇率、记账汇率和折算方式等信息。（六）设置会计科目设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。1.增加、修改或删除会计科目增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。删除会计科目时，必须先从末级会计科目删除。删除的会计科目不能为已经使用的会计科目。2.设置科目属性（1）会计科目编码在对会计科目编码时，一般应遵守唯一性、统一性和扩展性原则。（2）会计科目名称从会计软件的要求来看，企业所使用的会计科目的名称可以是汉字、英文字母、数字等符号，但不能为空。（3）会计科目类型用户可以选择一级会计科目所属的科目类型。如果增加的是二级或其以下会计科目，则系统将自动与其一级会计科目类型保持一致，用户不能更改。（4）账页格式一般可以分为普通三栏式、数量金额式、外币金额式等格式。当会计科目有数量核算时，账簿格式设置为“数量金额式”；当会计科目有外币核算要求时，账簿格式设置为“外币金额式”。（用友界面，不考操作）（5）外币核算（6）数量核算（7）余额方向（8）辅助核算性质辅助核算一般包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等。（基础档案）辅助核算一般设置在末级科目上。某一会计科目可以同时设置多种相容的辅助核算。（9）日记账和银行账【例题·多选题】在对会计科目编码时，一般应遵守的原则有（）。A.唯一性B.统一性C.扩展性D.合法性『正确答案』ABC『答案解析』在对会计科目编码时，一般应遵守唯一性、统一性和扩展性原则。【例题·判断题】某一会计科目只能设置一种辅助核算。（）『正确答案』×『答案解析』某一会计科目可以同时设置多种相容的辅助核算。第02讲账务处理模块的应用第三节账务处理模块的应用一、账务处理模块初始化工作（一）设置控制参数在账务处理模块中，常见的参数设置包括：凭证编号方式、是否允许操作人员修改他人凭证、凭证是否必须输入结算方式和结算号、现金流量科目是否必须输入现金流量项目、出纳凭证是否必须经过出纳签字、是否对资金及往来科目实行赤字提示等。【上图为用友界面，不考操作，参考学习】（二）录入会计科目初始数据1.录入会计科目期初余额在系统中一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根据下级会计科目自动汇总生成上级会计科目的期初余额。如果会计科目设置了数量核算，用户还应该输入相应的数量和单价；如果会计科目设置了外币核算，用户应该先录入本币余额，再录入外币余额；如果会计科目设置了辅助核算，用户应该从辅助账录入期初明细数据，系统会自动汇总并生成会计科目的期初余额。2.录入会计科目本年累计发生额（1）年初建账：年初余额=期初余额（2）年中建账：年初余额+/-本年累计发生额=期初余额【注意】（1）在期初余额录入完毕后，用户应该进行试算平衡。（2）期初余额未录入完毕，即使试算报告提示有误，仍可以输入记账凭证，但是不能记账。（3）一经记账，则不能再录入、修改期初余额。【例题·单选题】在期初余额录入完毕后，用户应该进行（）。A.设置控制参数B.设置凭证类型C.试算平衡D.输入凭证『正确答案』C『答案解析』在期初余额录入完毕后，用户应该进行试算平衡。【例题·判断题】期初余额未录入完毕，不可以输入记账凭证。（）。『正确答案』×『答案解析』期初余额未录入完毕，即使试算报告提示有误，仍可以输入记账凭证，但是不能记账。二、账务处理模块日常处理凭证管理：会计的职责出纳管理：出纳的职责账簿查询：经理或财务主管（一）凭证管理1.凭证录入（1）凭证录入的内容凭证录入的内容包括凭证类别、凭证编号、制单日期、附件张数、摘要、会计科目、发生金额、制单人等。（2）凭证录入的输入校验①会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目；②会计科目是否为末级科目；③会计科目是否符合凭证的类别限制条件；④发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等”的记账凭证要求；⑤凭证必填内容是否填写完整；⑥手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。2.凭证修改（1）凭证修改的内容凭证可以修改的内容一般包括摘要、科目、金额及方向等。①凭证类别、编号不能修改。②制单日期的修改也会受到限制。（2）凭证修改的操作控制①修改未审核或审核标错的凭证②修改已审核而未记账的凭证③修改已经记账的凭证④修改他人制作的凭证注意：凭证删除A.未审核的凭证，可以直接进行删除处理。操作方法是：进入“凭证列表”窗口。选中要删除的凭证，单击“删除”按钮，进行凭证的删除。B.已审核记账的凭证不能进行删除。外部系统传递来的凭证不能在账务处理模块中修改，只能在生成该凭证的模块中进行修改或删除。【关于凭证删除内容，比较简单，老师没有重点讲解，需学员自己根据内容记忆掌握。】3.凭证审核①审核人员和制单人员不能是同一人；②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行；③已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行；④审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。4.凭证记账①期初余额不平衡，不能记账；②上月未结账，本月不可记账；③未被审核的凭证不能记账；④一个月可以一天记一次账，也可以一天记多次账，还可以多天记一次账；（记账很灵活）⑤记账过程中，不应人为终止记账。5.凭证查询在会计业务处理过程中，用户可以查询符合条件的凭证，以便随时了解经济业务发生的情况。【例题·单选题】下列关于凭证管理的说法中，不正确的是（）。A.凭证录入时，如果借贷方发生额不相等，则无法保存B.凭证类别、编号不能修改C.已记账的凭证，如果发现错误，应先取消记账再修改D.上月未结账，本月不可记账『正确答案』C『答案解析』记账是不可逆的，如果发现错误，只能采用错账更正方法。【例题·判断题】审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。（）『正确答案』√（二）出纳管理出纳主要负责现金和银行存款的管理。1.现金日记账、银行存款日记账及资金日报表的管理资金日报表以日为单位，列示现金、银行存款科目当日累计借方发生额和贷方发生额，计算出当日的余额，并累计当日发生的业务笔数，对每日的资金收支业务、金额进行详细汇报。【上图为金蝶界面，不考操作，参考学习】2.支票管理支票管理功能主要包括支票的购置、领用和报销。【上图为金蝶界面，不考操作，参考学习】3.银行对账（银行存款日记账和银行对账单存在差异时，编制银行存款余额调节表进行调节）（1）银行对账初始数据录入（即期初余额）（2）银行对账单录入（3）对账：包括自动对账和手工对账。系统进行自动对账的条件一般包括：业务发生的日期、结算方式、结算票号、发生金额相同等。其中，发生金额相同是对账的基本条件。（4）余额调节表的编制用户可以在系统中查询余额调节表，但不能对其进行修改。【上图为用友界面，不考操作，参考学习】【例题·多选题】系统进行银行自动对账的条