对外宣传用品管理办法

对外宣传用品管理办法第一章总则第一条为加强对外宣传用品的管理，保证公司对外宣传用品的规范化和标准化，确保对外宣传用品品牌形象、公司信息、产品信息的一致性，根据《中华人民共和国广告法》、《人身保险新型产品信息披露管理办法》和有关法律、行政法规，结合公司实际，特制定本办法。第二条本办法适用于各级公司、员工及销售人员对外发放或展示的印有公司VI标识、公司产品标识、各类子品牌标识的宣传用品。公司通过媒介机构投放的各类平面、电视、网络、户外等广告不属于本办法的适用范围。第三条对外宣传用品的管理采用按照种类、分级管理的原则，总、分公司相关部门按照各自的权限进行分级严格管理。第二章对外宣传用品的分类第四条本办法所称对外宣传用品主要包括：（一）对外发放系列宣传用品对外发放系列宣传用品是指各级公司、员工和销售人员对外发放并由外部机构或人员留存的各类宣传用品，主要包括以下几类：1.公司形象类：为展示公司形象而设计制作的落款为总公司的宣传用品，如公司宣传画册、宣传页等。2.产品类：为介绍公司产品而设计制作的宣传用品，如产品宣传页、海报、专题片等。3.招聘增员类：为招聘增员而设计制作的宣传用品，如各类招聘画册、海报、专题片等。4.客户服务宣传类：为宣传公司的客户服务内容、水平等而设计制作的宣传用品。如涉及柜面服务、电话中心服务、“国寿1+N”服务、国寿鹤卡服务、客户服务活动、通知服务等销售以外的客户服务方面的宣传画册、海报、专题片、函件中的宣传内容等。5.联合VI类：为介绍公司及合作方相关合作内容而设计制作的宣传用品，如印有公司及合作方VI标识的宣传画册、宣传页、电子文本等，委托第三方公司设计并投递的印有公司VI标识的刊物、报纸等。6.行销辅助类：为维护和发展与客户、外部合作伙伴关系而设计制作的宣传用品，如客户拜访问卷等。（二）对外展示系列宣传用品对外展示系列宣传用品是各级公司、员工和销售人员只用于对外展示的各类宣传用品，主要包括以下几类：1.销售支持类：各类由销售人员使用，但能被客户接触到的销售支持工具，如展业夹、产品手册、销售支持电子系统、产品说明会讲义、背景板、易拉宝、投保手册、营销员便携展业台等。2.会议培训类：各类对外的会议或培训使用的海报、易拉宝、讲师手册、学员手册、培训教材、多媒体课件、教学教辅资料等。3.柜面展示类：柜面日常使用的宣传用品，如挂旗、海报、折页、卡样、易拉宝、服务指南、使用说明、特约商家标示牌等。第三章对外宣传用品设计应用准则第五条对外宣传用品设计应用总则（一）对外宣传用品的设计，应本着真实、合规、合法的原则，不得夸张或隐瞒应披露的内容。（二）总公司品牌宣传部负责设计下发公司形象及产品宣传材料并明确使用期限和使用范围。总公司其他部门及各级分公司原则上不得自行设计。确因工作需要的，可按照本办法第四章规定履行报批手续。（三）对外宣传用品的相关文字、图片、视频等用于媒介对外发布的，需按照公司广告管理办法履行报批手续。（四）涉及柜面的各类对外宣传用品，在要求柜面进行张贴摆放等使用时，均需说明张贴摆放时间及回收替换时间，并由各省级分公司定期对辖内柜面宣传用品使用情况进行统一梳理和及时清理。第六条对外宣传用品的文字应用准则（一）涉及公司介绍的文字，原则上应当与总公司品牌宣传部统一制作的标准版本一致。可以对标准版的公司简介酌情删减，但不得随意增加。如果需要增加公司介绍的最新信息，应当与公司年报、官方网站或新闻通稿等公司统一披露的信息一致。（二）涉及公司敏感信息的文字，如公司财务信息、利润、分红及重大投资项目、业务项目等，应与公司于上市地交易所披露的有关信息保持完全一致。（三）涉及产品和业务介绍方面的文字、表格和利益演示，应当与产品开发部门在保监会报备的产品条款和产品说明书严格保持一致，所进行的利益演示也应当是在保监会报备的产品说明书中的示例，并经各级公司承担法律与合规职能的部门审核。（四）涉及业务办理指引、服务宣传方面的文字、表格，应当与业务管理和服务管理部门实际业务和服务规定相一致，并经各级公司承担法律与合规职能的部门审核。（五）分公司将对外宣传用品作为广告进行投放时，应当在适当位置增加当地分公司的名称和地址。（六）关于宣传用品中使用的字体，除广告公司自行设计并拥有版权的字体外，只能在黑宋仿楷等国家公共免费字体及公司已购买的字体中选用。第七条对外宣传用品的VI应用准则（一）VI应用应当严格遵循总公司品牌宣传部下发的VI使用规范的系列文件。（二）VI应用中的标志、名称、字体、颜色和辅助图形等各种设计元素的形状、位置、比例应与VI手册中的范例保持一致；如果遇到VI手册中没有范例的应用，应保证标志、名称、字体、颜色和辅助图形使用正确，突出公司品牌和信息，整体设计美观大方。（三）与公司外部合作单位制作宣传用品，应由我公司享有联合VI标识的设计权与使用权，由对方授权我公司使用对方标识。确实需要将我公司标识授权给对方的,需向总公司提出授权申请。第八条对外宣传用品的图片应用准则（一）在各类宣传用品中使用的说明性图片（例如利益演示图）应真实可信、不具有误导性。（二）非说明性图片的选用应当与公司的企业形象相匹配，原则上应当是具有温馨、健康、阳光和愉悦调性的图片。（三）图片使用前应当确认著作权、肖像权，在著作权、肖像权所有者授予的使用时间、地域和媒体范围内使用。（四）在印刷或发布要求的范围内，应尽量使用高精度的图片，保持图片的清晰度和品质。第九条行销辅助宣传用品的设计行销辅助宣传用品在设计时除了遵循以上文字、VI和图片应用准则外，还应当注意宣传用品在涉及外观设计或技术等方面的专利时，应在权利人授予的使用时间、地域等范围内使用。第十条禁止事项（一）对涉及公司敏感信息的文字进行修改和变更。（二）对涉及产品和业务介绍方面的文字、表格和利益演示进行修改和变更。（三）对公司的VI进行修改和变更。（四）未经总公司品牌宣传部审核批准，各级公司私自设计、修改产品对外宣传用品。（五）未经总公司品牌宣传部审核批准，将对外展示系列宣传用品发放到客户或第三方机构留存。（六）未经总公司品牌宣传部审核批准，将对外展示系列宣传用品中的文字、图片和视频用于广告投放。（七）将有明确使用期限和使用范围的宣传用品或设计元素用于其他用途。第四章对外宣传用品的设计报批及审核流程第十一条各级分公司原则上不得自行设计制作公司形象及产品类宣传材料。确因工作需要的，可按照第十四条的规定履行报批手续。第十二条宣传用品的设计须符合监管机构的规定以及公司现有设计规范和风格，尽量采用总公司统一下发的平面和视频素材。第十三条各级公司如委托外部公司开展设计制作工作，签订协议时需明确相关保密内容，严格防止公司和产品相关的背景资料外泄或被用做其它用途。第十四条总公司各部门及各省级公司设计制作对外宣传用品，需按照下表中规定的流程进行报批和审核。若上报总公司，上报材料中应包括但不限于：所依据的相关产品名称和条款、文字介绍、承担法律与合规职能的部门出具的无保留意见法律意见书、设计样稿或样片、相关图片和视频的著作权证明、相关人员的肖像权使用证明、外观设计或技术等方面的专利使用证明（或与设计制作公司签署的含有以上内容的相关协议复印件）。分公司流程图中的总公司相关职能部门是指条线管理部门，如省分公司个险销售部可上报总公司个险销售部。总公司流程图需求部门拟写关于设计需求的签报审核通过是否满足需求审核未通过总裁室审定是品牌宣传部根据要求进行创意设计并与需求部门协商意见需求部门应以协调单的形式向品牌宣传部发送任务书并将宣传材料文字底稿附后,文案需经相关部门,如法律与合规部、产品开发部等审核否品牌宣传部或需求部门报相关部门审核通过，品牌宣传部制作完稿，任务结束分公司流程图判断宣传用品的类型对外发放系列公公公公公公公公公公VI公是否自行审核（省公司自行决策）由省级分公司办公室品牌宣传岗负责以正式文件上报总公司资料齐全与否是否总裁室审核审核通过审核未通过对内宣传材料对外宣传材料不用上报、结束对外展示系列公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公省级分公司承担法律与合规职能的部门审核并出具无保留意见法律意见书省级分公司承担法律与合规职能的部门审核并出具无保留意见法律意见书省级分公司自行规定的其他流程省级分公司以正式文件上报总公司相关职能部门资料齐全与否是否总裁室审核审核通过审核未通过公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公备案、结束省级分公司承担法律与合规职能的部门审核并出具无保留意见法律意见书是否自行审核（省公司自行决策）否省级分公司以邮件形式上报总公司相关职能部门资料齐全与否是否公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公公省级分公司承担法律与合规职能的部门审核并出具无保留意见法律意见书是否第五章附则第十五条VI释义：全称VisualIdentity,即视觉识别。第十六条本办法由公司总裁室负责解释。第十七条本办法自2013年11月1日起施行，原《对外宣传用品设计制作管理办法（试行）》（国寿人险发〔2011〕297号）同时废止。