公司物资采购管理办法(试行)

第1页共8页公司物资采购管理办法（试行）第一章总则第一条为规范公司市场部采购行为并对采购过程进行控制，保证采购的产品符合规定的要求，杜绝费用浪费，结合公司实际，特制订本管理办法。第二条本管理办法适用于公司市场部的采购活动。第三条市场部采购范围包括但不限于：项目设备及办公设备。其中办公设备包括：传真机、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪、一体机、复合机、考勤机、电教设备、电脑及其配件、程控交换机、网关、集线器、移动存储设备、录音笔、相机、办公电话等办公相关设备。第二章职责分工第四条市场部分管副总负责审批合格供应商名单及采购询价结果。第五条相关业务承办部门负责提供采购物品详细资料。第六条资产管理部门负责物品采购发起及出入库。第七条市场部负责组织供应商的评价并实施物品的采购。第八条各技术部门负责职能范围内的项目和外购产品的检验。第三章供应商的控制第九条供应商档案的建立（一）市场部负责对日常商务合作中的供应商进行评价。第2页共8页评价内容包括但不限于供方的生产能力、交货能力、产品信誉及质量体系状况。（二）评定合格的供应商，市场部需建立供应商档案。供货商档案包括：公司名称、地址、联系人、联系电话、供货商资质文件及产品资料（包括但不限于营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品合格证、产品专利证书等）。第十条供应商的审批（一）由市场部根据供方档案建立“合格供应商名单”，记录供货质量，发现问题及时对供应商进行警告，造成损失的需要供应商负责，情节严重者取消其合格供应商资格。（二）市场部负责组织对“合格供应商名单”每年评审一次，结果交由部门分管副总审批。第四章采购行为的审批及实施第十一条采购物品资料的控制采购物品资料包括但不限于产品型号、规格、技术指标、技术要求、数量、单位等。第十二条采购行为的审批（一）物品的申领由相关业务承办部门发起，需提前填写“资产申请表”，报部门经理、部门分管副总审批后，交付资产管理员。如果仓库内有所申请物品，仓库管理员直接办理领用手续；如仓库没有，由资产管理员根据采购界限填写“采购申请表”，报部门经理、分管副总审批，进行委托购置后办理领用手续。第3页共8页（二）承办人需填写“采购申请表”，注明申购日期、申购单位、用途说明、品名、规格、数量等资料，由部门经理、部门分管领导批准。（三）市场部接到经批准“采购申请表”后，则办理采购程序，依采购程序办理完成核签。（四）资产收到后，由资产管理部门负责验收，并填写“入库单”，在验收清单中应详细填写资产名称、规格型号，并同时对资产进行编号。及时更新台账，落实使用责任人。第十三条采购的实施（一）市场部在执行采购任务时，首先检查所采购物品资料是否齐全，当资料不齐全时，应通知业务承办部门申请人，补充必需的资料。（二）市场部根据“采购申请单”，从合格供方处进行采购，采购分为两种情况，对于常规采购应选择三家以上供应商通过“采购询价单”进行传真或电子邮件的询价，对于专用设备厂商或其授权代理商进行商务谈判，采购人员应保存所有的记录文件。（三）对于常规采购的三方询价结果，由市场部保留“采购询价单”，并根据询价结果提供纸质采购建议说明，连同拟定的采购协议，交由部门分管副总审批。（四）部门分管副总审批通过以后，市场部开始组织签订采购协议，并跟进具体采购过程。如果审批不通过，市场部根据审批意见，重新组织采购或询价。第4页共8页第五章采购物品的验收及出入库第十四条采购产品的验收产品到货以后，由市场部和相关技术部门根据采购合同中规定验收的安排进行检验，常规验货内容可包括：（一）设备名称、数量、型号、外观、包装等。（二）随机文档、相关证书等。（三）加电测试。验收不合格按照规定流程执行。验收合格后，由市场部通知资产管理部门实施物品的入库流程。第十五条采购产品的入库及出库（一）采购产品入库办理完毕以后，由资产管理部门出具相关入库证明，并交给市场部一份，作为市场部本次采购行为完成的依据。（二）资产管理部门根据业务承办部门的“资产申请表”进行物品的发放和出库手续办理。第六章附则第十六条本办法由市场部负责解释。第十七条本办法自印发之日起执行。第5页共8页附件：1.合格供应商名单2.资产申请表3.资产采购申请表4.采购询价单第6页共8页附件1：合格供应商名单供方名称供应产品名称/施工系统名称地址联系电话联系人备注第7页共8页附件2：资产申请表详见《资产管理办法》附件1附件3：资产采购申请表详见《资产管理办法》附件2第8页共8页附件4：采购询价单单位名称联系人联系电话地址传真电话名称型号标准配置数量单价分项总价交货期质保期1234567891011供应商须知：1.所有产品必须保证为原厂原包装产品，供应商均应认同并遵守本询价单中的要求。2.供应商必须严格按照询价单中所提供的标准配置进行报价，如对以上询价单中的要求有异议，请及时进行沟通。3.供应商报价时必须注明交货时间及质保期，如未提供或提供不详细，均视为对本采购询价单实质要求不响应，不作采购推荐处理。4.供应商应将本公司相关资质证件及产品资料（包括但不限于：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品合格证、产品专利证书）复印件作为本询价单的附件。