文件管理制度

中国水电基础局有限公司尚志市幸福沟水库工程1文件管理制度1目的为确保项目部安全生产文件得到有效的控制和管理，各个使用文件的场所可得到相应文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件，确保文件的适用性和有效性，编制本规定。2适用范围本制度规定了安全生产文件的编制、审批、标识、收发、评审、修订、使用、保管等要求，适用于项目部安全生产文件管理。3主要职责3.1安全环保部负责组织项目部安全生产文件的编制、评审和修订的管理。3.2综合办公室负责项目部安全生产文件的发布。3.3安全环保部负责本单位的安全生产文件的管理。4管理要求4.1安全生产文件的范围项目部的安全生产文件主要包括：1)安全生产目标；2)适用法律法规、标准规范及其他要求；3)安全生产管理文件；4)其他与安全生产有关的文件（包括外来文件、项目文件等）。4.2安全生产文件管理4.2.1编制1）项目部安全生产管理文件由安全管理部牵头组织编写，各部门按职责范围编写相关文件，文件的内容应明确目的、适用范围、主管部门和施行日期等。2）主要编制依据包括国家有关安全生产法律法规、国家与行业安全标准规范、项目所在地地方政府的有关法规、标准等。3）文件初稿编写完成后，征求相关意见并进行修改，报各级领导按职责权限审阅。4）文件草案送交有关领导签发前，应征求相关部门的意见，意见不一致时中国水电基础局有限公司尚志市幸福沟水库工程2由项目经理或安全总监主持会议进行讨论，并取得一致意见。4.2.2审批1）安全生产管理文件签发前，安全管理部组织对文件与相关法律法规的符合性及与项目部现行规章制度的一致性进行符合性审查；召开安全生产领导小组会议或组织相关部门讨论，以确保文件是充分与适宜的。2）文件符合性审查通过后，相关部门会签，按文件层次报项目部主管领导或主管部门负责人审核，项目经理、副经理、安全总监批准签发。3）文件以红头文件形式发布，发放范围覆盖与文件相关的部门及人员，必要时注明废止的旧版本或有关文件。4.2.3标识（1）文件应进行编号、注明生效时间等。4.2.4收发项目部应根据文件功能明确主送单位、报送单位及下达范围进行传递，并做好记录。安全环保部负责将安全生产管理文件发放给相关部门、各施工作业队和有关人员，发放形式包括纸质文件、电子文件，文件发放同时应收回相应作废文件，确需保留的应作出作废标识。文件发放及作废文件收回应保留记录。4.2.5评审、修订1）安全环保部负责组织，结合文件执行情况检查、生产安全事故调查、安全生产标准化绩效评价等活动，及时组织对安全生产标准化文件的适用性、充分性进行评审，形成评审意见。2）文件执行过程中或评审发现问题时，文件编制责任部门负责收集反馈的问题和意见，按规定程序对文件进行修改。文件修改完成后应重新批准、发布。4.2.6使用1）使用文件时应检查文件的有效性，不得使用过期、作废的文件。2）应严格执行文件的各项要求，保证文件的严肃性。3）文件外借时应办理借用手续并及时收回。4.2.7保管1）文件保管人员应定期整理，建立文件清单,有明显标识,确保有序、便于查中国水电基础局有限公司尚志市幸福沟水库工程3阅，纸质文件存放地点应采取防火、防潮、防鼠及防虫蛀等措施，电子文件应备份、采取防泄漏、防攻击、防病毒、防丢失等措施。2）对已作废的文件除大部分应销毁外，还应留存为今后其他文件的编制提供参考。尚志市幸福沟水库工程项目部2017年07月05日