高效会议管理(超实用)

高效会议管理每周生产例会讨论：回忆中存在哪些问题？讨论时间：5分钟会议中存在问题（一）•很多会议未事先准备材料；已准备材料的会议，有多数人会前未阅读；•有多数参会者不知会议议题、目标、不知应否参加会议；•多数会议不能准时召开，准时结束；•有不少人开会不做记录；•有不少人在开大会时开小会，对他人的发言置之不理或无理打断；•有不少人人到心不到，或忙于接/打电话，或忙于自己的其他工作，或闭目养神，或做局外人，一言不发。会议中存在问题（二）•会议气氛极差，虽然是干部，争吵、推卸、指责频频发生，反而对会议议题不感兴趣。•对会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。•会议涉及的问题、责任等，不能正确对待。•会议中涉及的问题、责任等，不能正确对待。•会议中涉及的工作往往分配给未参加会议的人。•有多数会议的决议时在会议结束前的很短一段时间内做出的。（因急于结束、休息，故草草了结）•多数会议毫无效果，议而不决，决而不行，行而不通。•不少与会者，离场时不能保持会议室整洁。会议管理的重要性★对于公司来说，高效的会议可以提高决策效率降低运作成本改善组织气氛★对于管理者来说，高效的会议可以增加团队凝聚力增强团队执行力提高决策效率会议成功的要素高效会议一个中心两个基本点三个会议法则四种干扰行为管理五个会议步骤Successfulfactors会议目标1.会议准备2.会后跟踪1.明确与会人员2.集中与会人员注意力3.鼓励与会人员1.滔滔不绝2.沉默者3.交头接耳4.跑题1.有效开场2.澄清信息3.头脑风暴4.做出决策5.总结跟进目录一个中心：和意义目的两个基本点：会议准备和会议跟踪五个会议步骤三个会议法则四种干扰行为管理会议目的•会议目的是召开会议的理由！•任何会议都应该有会议目的，如果没有目的就不应该召开会议！•练习：列举最近开过或者即将要开的会议•要求：每组5-6个，时间：4分钟名称目的会议目的会议目的解决问题制定计划做出决策会议目的“从三家供应商中挑选一家供应商”“评审《会议管理》课程”“提高公司市场份额的方法有哪些？”“××公司存在的问题有哪些？”“解决公司上年度业绩下降的问题”“如何在本季度将×产品缺陷率降低5%”“宣讲新的供公司内部职工持股方案。”“学习重要文章《天道酬劳》”“制定三季度部门员工培训项目计划”“制定××产品V2版本计划”做出决策头脑风暴解决问题信息分子制定计划会议目的名称目的如何开好例会？促销方案研讨会产品质量分析会年夜饭讨论会提高例会成效提高销量提高产品质量形成吃年夜饭的具体方案会议目的★会议的最终目的★会议的当期目的不是最终要实现的结果而是会议结束时达成的结果★会议的当期目的应该符合以下标准具体明确SMART结果导向目录一个中心：和意义目的两个基本点：会议准备和会议跟踪五个会议步骤三个会议法则四种干扰行为管理观看录像:讨论克里斯在会议准备方面中存在哪些问题？会议准备会议目的会议计划表选择适合的与会者选择会议时间和地点准备会议资料制定会议议程会前沟通会场准备123456选择合适的与会者★分配会议的角色★确定参会人员有权做决策的人了解信息的人其他利益干系者：执行人，关心会议结果的人“我们有很多天才选手，但是其他团队也一样，不同的是，我们每个选手知道自己在球场上的角色并尽职尽责，这是我们团队取得成功的关键。”----帕特·莱利，前洛杉矶湖人队教练现迈阿密热火队教练NBA2006年总冠军教练会议角色★行为描述：在会议中作简短的记录，突出标示在下次会议前应完成的行动；修改纪要（必要时）以总结已采取的行动、负责跟进的人、推迟至下次会议的事项等等；在会后及时发布会议纪要。★记录人：确保如实、完整的记录会议讨论的问题、结论；发布审核后的会议纪要给相关与会者；跟踪会议纪要的落实。会议角色★行为描述：按照议程要求为会议计时；如果讨论有正当理由超过安排时间，请与团队协商以获得更多时间；引导团队缩减或延期项目以获得更多讨论时间；在会议结束前确定下次会议的时间；及时提醒分阶段参与的人员及时到会。★计时人：负责会议的时间记录；控制参与成员的发言时间，确保会议正常按时进行。会议角色★行为描述：确保每个人有机会参与会议使会议的主题与议程一致寻找解决问题的方法提出较好的问题以澄清不明确或误解的信息倾听并关注发言者努力缓和紧张或压抑的局面★与会人：带来信息、专业知识和创意帮助解决问题完成分配给他们的所有任务★行为描述：通过阅读上次会议纪要和跟进会后行动进展来计划会议议程，特别是要按期完成的行动项目在开会前征求其他团队成员对议程项目的想法组织会议，让所有成员参与确定议程，集体讨论意见或针对活动的要点进行头脑风暴安排特别嘉宾参与和安排新成员加入会议团体确定何时要在挂图上记录意见或信息会议角色★召集人：负责确定会议目的并向与会者阐明按照议程进行引导控制与会者行为会议总结选择会议时间★会议时间考虑因素：领导优先：优先考虑上级领导的时间：确保主持人自己的时间兼顾其他：选择方便与会者出席的时间，以及与会者所喜爱的时间，尤其是关键人物方便的时间★会议时间的长度：一个议案不超过为限议案多，则会议时间将相应延长时间超过一个半小时，则中途应腾出若干时间做休息之用选择会议时间–业界参考时间会议特点8AM-9AM发言的欲望没有被唤醒，不宜让与会者对提议有太多回应或进行业务分析9AM-10AM适合一对一会谈，也是进行业务会谈的最佳时机10AM-12AM1PM-3PM适合集思广益3PM-5PM最好不安排会议选择会议地点会议地点选择，应符合下列七个条件：1.场地必须要有空挡且可供使用2.场地必须够大以便容纳与会者及视听器材3.必须拥有包括桌椅在内的适当家具4.必须拥有充足的照明及通风设备5.必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心6.必须令主席及与会者大致方便7.成本问题制定会议议程有效议程必须要满足下列条件◆按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序◆按议题的逻辑编排◆每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来◆每一议程项责任到人准备会议资料•会前资料准备和发放•会中资料的准备会前沟通★内容：确认与会人员是否能够到会（尤其是确认关键人物的到场）让与会者事先了解会议资料了解关键人物对问题的看法明确与会者的期望值提醒与会者应做的准备★方式：书面沟通（会议通知）电话沟通当面沟通会场准备★会场布置：根据会议目的，选择营造轻松愉快、或庄重、严肃的气氛★座位布置：半圆形或者环形与人员背门而坐光线较好★会场布置：提前准备和调适★座位布置：是否得到保证演练：填写会议计划表•请根据“鱼与熊掌”案例材料，填写会议计划表•时间：5分钟?or二、会后跟踪会议纪要领导沟通执行跟踪有效反馈二、会后跟踪会议纪要：•及时输出•有效传达•确认理解领导沟通•纪要审核•人物沟通执行跟踪•责任到人：人物责任到人，监控责任到人•时间限制：在规定时间内进行跟踪人物的完成情况•确认跟踪的方式：电话、邮件、书面…一下任务监控人：×××任务计划完成时间实际完成时间交付件责任人请各任务责任人及时反馈表中事务进展情况至监控人！二、会后跟踪有效反馈•根据任务要求，对工作进展进行双日报、周报或月报•参考项目进展报告模板目录一个中心：和意义目的两个基本点：会议准备和会议跟踪五个会议步骤三个会议法则四种干扰行为管理五个会议步骤有效开场澄清信息头脑风暴做出决策总结跟进会前签到/准备营造会议气氛设立会议纪律陈述会议目的回顾会议议程复述背景总结征询其他资料及议题征询意见及发掘可行方案分配会议角色发挥他人意见总结征询及选择最可取的方案决定行动由谁执行及何时完成归纳共识遗留问题分工计划感谢参与目录一个中心：和意义目的两个基本点：会议准备和会议跟踪五个会议步骤三个会议法则四种干扰行为管理三个会议法则团结与会人员集中与会人员的注意力鼓励与会人员讨论：约翰克里斯在那些方面做得不对？他应该如何有效地处理马库斯咄咄逼人的态度？会议法则一：团结与会人员让有关人员发泄情绪中立的态度参与讨论而不是做观众用事实说话讨论：约翰克里斯在哪些方面做的不对？如果你是克里斯，你会怎么做？会议法则二：集中与会人员的注意力时刻保持警惕控制会议方向主持人自己不清楚（确认自己）解释并核实讨论这段录像中有哪些糟糕的会议行为？如果你是克里斯，你会怎么做？会议法则三：鼓励与会人员保护弱者征询每个人的意见把建议记录下来提倡决议目录一个中心：和意义目的两个基本点：会议准备和会议跟踪五个会议步骤三个会议法则四种干扰行为管理干扰行为管理有效会议沉默者交头接耳者滔滔不绝者跑题者干扰行为管理干扰者行为表现应对方式滔滔不绝者一直说个不停，抢话题，占用大家的时间1.2.3.沉默者安静地坐着，非常被动，不愿意在讨论中发表意见或看法，也不对提出来的建议表示同意或不同意1.2.3.干扰行为管理干扰者行为表现应对方式交头接耳一直在和他人交头接耳谈一些无关的话题，开小会，影响了其他的与会者1.2.3.跑题者讨论的话题偏离会议主题，时不时地将探讨带离议程，使得其他与会人员也偏离主题，从而讨论其他不相关的内容1.2.3.干扰行为管理原则1、不伤害自尊2、反干扰步骤逐步增强行动计划在未来的日子里，你将来采取哪些行动以提高你的会议管理技能？课程总结高效会议一个中心两个基本点三个会议法则四种干扰行为管理五个会议步骤Successfulfactors会议目标1.会议准备2.会后跟踪1.明确与会人员2.集中与会人员注意力3.鼓励与会人员1.滔滔不绝2.沉默者3.交头接耳4.跑题1.有效开场2.澄清信息3.头脑风暴4.做出决策5.总结跟进谢谢