采购合同管理规定

国国美电器有限公司经营管理手册――采购系统分册采购合同管理规定归属体系：国美电器有限公司经营管理手册――采购系统分册文件编号：国美－采003撰写单位：国美电器采购中心版本：第一版生效日期：2004年4月1日机密等级：□机密■一般合计页数：50页正文页数：24页附件个数：31个制度正文目录：目录页次1、目的12、范围13、名词解释14、职责15、作业内容16、注意事项197、附件23总裁审批管理研究室审核撰写人目的：采购合同是公司业务档案的重要组成之一，为做好采购合同的管理，维护企业的合法权益，记录真实的业务活动，特制定本规定。2范围：2.1适用范围：国美电器有限公司总部采销中心、总裁办、监察中心；各分部2.2发布范围：国美电器总部各中心、各部门；各分部3名词解释3.1采购合同：是合同中的一种，它是公司采购业务档案的重要组成部分；是公司采购业务活动的真实记录，是各项业务交流活动的法律依据，也是业务管理工作中重要的基础工作；3.2经销合同：采购合同的主合同的一种，公司所经营的商品是与厂家、各地分部、办事处或代理商直接合作时所签订的协议，经销协议付款方式为现款或账期（合同范本见附件7.1）；3.3代销合同：公司的经营商品是与厂家或代理商合作时所签订的协议，代销协议付款方式为实销实结，结算周期原则上不低于15天（合同范本见附件7.2）；3.4包销机：甲乙双方为促进甲方产品在乙方卖场的销售，甲方以包销价格向乙方提供产品，以助于甲乙双方共同提高影响力和获取市场更高关注。是公司在厂家的现有产品系列型号和将要推出的产品系列型号中优先排选的，性能、外观与其它型号有明显区别的，性能、价格比有明显优势的，由公司独家销售的产品。3.5普通补充协议：普通补充协议对原合同书中部分条款进行修订，并对该合同书中未约定或约定不明的事项进行补充的协议（普通补充协议合同范本见附件7.9）。4职责4.1采购中心负责采购各种采购合同范本的制定和统一管理；5作业内容：5.1合同的类别（1）主合同：经销合同、代销合同；（2）附属合同：补充协议、售后服务保证协议、特价机协议、包销机协议、专供机协议、工程机协议。（3）合同附件：承诺函、公司列表。5.2经销合同：（1）经销合同洽谈标准：具体条件参照《合同谈判要点管理规定》执行。（2）经销合同预案格式：（见附件7.3和7.4）5.2代销合同：（1）代销合同洽谈标准：具体条件参照《合同谈判要点管理规定》执行。（2）代销合同预案格式：（见附件7.5和7.6）5.3签订经、代销合同中部分条款的要求及注意事项：(见本《采购合同管理制度》第6项内容)5.4特价机协议：5.4.1特价机协议范本:（见附件7.7）5.4.2特价机协议审批单:（见附件7.8）5.5.3特价机管理规定：（详见特价机审批管理规定）5.5补充协议：根据性质分为普通补充协议和特殊补充协议:5.5.1普通补充协议5.5.2特殊补充协议又分为：5.5.2.1供应商上（撤）店协议:（1）供应商上（撤）店协议；（见附件7.10）（2）供应商上（撤）店审批流程：（见附件7.11、7.12）（3）供应商上（撤）店审批表：（见附件7.13、7.14）（4）供应商上（撤）店管理规定：详见供应商上（撤）店审批管理规定。5.5.2.2主体变更三方协议范本：（见附件7.15）5.5.2.3三方协议（供货）范本：（见附件7.16）5.5.2.4多方协议书5.6定制包销机协议:5.6.1包销机分类(1)现有产品系列包销；(2)即将推出新产品系列包销；(3)尾货包销；5.6.2与厂家的谈判中，要求遵循“3：5：2”原则：即包销机占30%；常规机占50%；特价机占20%。尤其是包销机不得低于30%（含总部所谈的包销机）。5.6.3因包销机型有明显的排它性，厂家不得在我方包销期间向其它经销商提供类似外观功能组合的、性能价格比相近或优于我方的产品，杜绝虚假包销。5.6.4包销、买断总部及分部占比暂可定为1：1。也就是同一部门、同一品类包销、买断机型，总部必须不得低于15%，分部不得低于15%，合计不得低于30%。5.6.5包销机协议的范本（见附件7.17）5.6.6特供机协议:厂家为提高其产品在公司卖场的占有率，以高出主合同书约定的商业折扣率向公司提供其产品，以助于双方共同提高影响力和获取市场更高关注时，签订特供机协议。（范本见附件7.19）5.7补充、包销等协议审批单的格式（见附件7.20）（除主合同及特价机外其它协议均用此审批单）；5.8合同管理的流程:5.8.1采购合同申报过程的要求:5.8.1.1非ERP系统的合同申报过程的要求:采购合同签订前须按要求填报合同审批单，大类分为“预案”、“重报”两部分（见附件7.3-7.6）；5.8.1.1.1审批单的分类：(1)采购经销预案(2)采购经销重报(3)采购代销预案(4)采购代销重报呈报单位应根据工作需要选择正确的合同审批表单填报。5.8.1.1.2审批单编号标准格式:年号/分部代号/经或(代)销/商品类别/（品牌名称）/流水号/（上报次数）/按授权最终审批人代号：如：2003采沈（经）KT（LG）00008（01）D，即：2003年总部采购中心，沈阳分部经销类LG空调第00008号合同，第一次报总部采购中心批示（即为“预案”）；又如：2004采沪（经）B&X（荣事达）00005（02）P，即：2004年总部采购中心，上海分部经销类荣事达牌冰箱类第00005号合同，第二次上报总部总经理批示（即为“重报”）。5.8.1.1.3具体说明：5.8.1.1.3.1年号：指合同签定时所在年限，要求填写四位数字，如：[2003]、[2004]等。5.8.1.1.3.2总部代码及分部代码：5.8.1.1.3.3全国合同合同审报：(1)全国合同代码：T(2)分部代码:北京：京天津：津沈阳：沈青岛：青济南：济广州：广深圳：深上海：沪成都：蓉重庆：渝西安：西郑州：郑武汉：汉杭州：杭昆明:昆哈尔滨：黑无锡：无锡长沙：湘长春：吉太原：晋按实际情况填写合同属性：经销或代销。(3)商品类别：共分14类，按英文或汉语拼音字母缩写：彩电：TV洗衣机：XYJ冰箱：B&X空调：KT电脑及配件：DN手机：SJ发烧：FS电话及传真：DC碟机：DJ照材：ZC摄相：SX黑小：HX热、烟、灶：RYZ白小：BX(5)品牌名称：简写，最多不超过四个汉字。如：小天鹅、LG、阿里斯顿等。(6)流水号：审批单的自然顺序号共设五位数字，每年从00001开始向下顺延，由总部各区采购中心上报时填写。(7)上报次数：实际工作中，一份合同往往需多次修改方可定案。此项目特指合同上报总裁审批的次数，由总部各区采购中心如实填写，共设两位数字。如：第一次上报[01]，即为“预案”；第二次上报则为[02]，即为“重报”；以此类推。同一内容审批单需修改再报时，仍延用第一次上报时的流水号，只需在审批单上用“预案”、“重报”及“上报次数”区别即可。(8)合同审批单中的每一项必须如实填写，不得出现缺空现。象如合同中暂未涉及的条目，可用“/”记号标出，不得漏填、误填。样机政策在预案中必须按新合同范本内容要求填写。尤其是免费样机，要求注明所有权的规属情况。凡合同范本中有的填空但在预案中没有的内容，必须全部在预案备注框处明确填写（质保金额、漏柜金额、承诺函金额、支付方式、结算方式等必须填写），当发生某一条款内容为零时也要明确标注出是“零或无”。填写格式举例：19条：第5点返修率超过3%。(9)对非ERP地区转为ERP上线地区时，在ERP中录入审批过的合同时，必须按总部审批同意后的预案中条款进行合同录入（尤其注意部长和采购中心副总经理的审批意见）。5.8.1.2ERP系统的合同申报过程的要求：5.8.1.2.1已上线的分部由各品类干事在ERP系统中的合同管理中录入合同。5.8.1.2.2业务或业务主管在干事合同录入完毕后，对合同内容进行初审，审核无误，通知分部采购经理。合同上报情况第一责任人为业务主管（无主管的分部业务为第一责任）。5.8.1.2.3分部采购经理对业务和业务主管审核过的合同，在ERP中行使审核权。5.8.1.2.4分部采购部从ERP上报合同后，总部采购中心各部门干事会实时的将ERP系统中的分部上报的合同审批单打印出来，上报各部门部长，经部长、副总经理、总经理审批。5.8.1.2.5审批后各部门干事拿审批件，在ERP系统中对合同进行审批。5.8.1.2.6分部采购部干事要适时的从系统中收取总部审批后的合同信息，将同意的合同打印，并进行下一步的合同签署工作。对不同意的合同，按总部要求修改，重新上报。5.8.1.2.7上报合同和审批合同的具体要求：5.8.1.2.7.1各分部周末六、日两天的特价机、包销机合同必须于每周五12：00之前上报，总部须在当天审批回复。5.8.1.2.7.2总部采购中心各干事必须即时的打印各分部所上报的合同和审批单，保证分部上报的合同能够得到及时审批。且每周的合同必须于每周五19：00之前全部审批完毕。5.8.1.2.7.3录入合同时的注意事项：(1)在填写上报合同时各分部干事必须认真细致。(2)点位录入时的百分号（%）一定要录入。(3)对无政策的地方必须明确标注“无”或“/”(4)因供价和零售价在预案中的位置与合同范本中的位置相反，为此在录入时注意不要录反。(5)总部采购中心各干事在审批合同的过程中必须确保分部所上报合同与总部审批同意的合同一致时，方可审批同意。5.8.2合同申报流程:5.8.2.1总部采购合同审批流程——按授权报总裁、副总裁审批的合同（流程图见附件7.20）；(1)采购中心各部门填预案，报采购中心副总经理审核；(2)采购中心副总经理审核未通过的预案，退采购中心各部门重报；(3)采购中心副总经理审核通过的预案，预案报总裁（副总裁）审批预案；(4)总裁（副总裁）审批未通过的预案，退采购中心预案原件，并由采购中心重报（重报时填重报审批单）；(5)总裁（副总裁）审批通过的预案，返采购中心原件；(6)采购中心附预案原件，并根据总裁（副总裁）批示意见制作正式合同待签文本一份，财务中心初审后，合格的返采购中心；(7)采购中心打印一式六份，将合同文本递交厂家盖章；(8)厂家将已盖章的合同返回采购中心；(9)采购中心收到厂家盖章合同后，填写用印单、在合同审批单原件上加盖合同审批的确认章（内部用章），将上述签署完毕的合同文本统一编号，并附暂存的预案原件及厂家盖章合同报至采购中心副总经理签字；(10)采购中心各部将采购中心副总经理（或采购中心副总经理授权的部长）签字的合同及签批的用印单及预案原件转总部财务中心审核、盖章，采购中心自留预案复件；(11)财务中心审核盖章时，要严格审核审批单及合同条款内容，对有不符合标准的合同要及时退回报送的采购部门重报；(12)财务中心审核合格并盖章后，要自留合同及预案审批单原件各一份，其余五份合同原件返采购中心；(13)采购中心将其余五份合同文本原件按以下单位进行分发：交厂家三份合同原件；在预案复件上填写签约结果，并与一份合同一并发送至总办档案室档；采购中心留合同原件一份及预案复印件各一份。(14)监察中心实行抽查、审核，无异议的合同将合同原件及签约结果一并转至总裁办法务组复核；(15)监察中心实行抽查、审核，有异