第六章----档案的检索

第六章档案的检索档案检索档案检索概述档案著录标引档案检索工具计算机网络检索第一节档案检索工作概述一、档案检索的定义档案检索包含广义和狭义两种含义。广义的档案检索包括档案信息存储和档案查检两个具体的过程。狭义的检索只限于查找所需档案的过程。（一）档案信息存储阶段的主要内容1.档案信息存储的定义：是指将档案原件中具有检索意义特征的信息，如文件作者、题名、时间、主题词等，记录在一定的载体上，进行分类或主题标识，编制成档案检索工具，建立档案检索体系的过程。2.环节a.档案的著录和标引著录和标引是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，并赋予规范化的检索标识的过程；著录和标引的结果，就是制作出反映档案内容、形式、分类和存址的可以用来检索的条目。b.组织档案检索工具是指按照一定的规则，对著录和标引所产生的大量条目进行系统排列，使之形成某种类型的检索工具，并根据需要进行检索工具的匹配，组成手工的或计算机检索系统。（二）档案查检阶段的主要内容1.定义：档案查检就是利用检索工具和检索系统查找所需档案的过程。2.环节a.确定查找内容确定查找内容是指对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的主题，形成查寻概念，并将这些概念借助检索语言转换为规范化的检索标识。从确定利用主题到形成检索表达式的过程，也称为制定检索策略。b.查找查找就是档案人员或利用者通过各种手段把表示利用需求的检索标识或检索表达式与存储在手工检索工具或计算机数据库中的标识进行相符性对比，将符合利用要求的条目查找出来。二、档案检索在档案工作中的地位档案检索是开发档案信息资源的必要条件，保证利用工作顺利进行的基本手段。1.检索是提供利用的先期工作2.检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段3.检索形成了档案业务中一个独立的重要环节三、档案检索效率1.查全率（检全率）是指检索结果满足利用者要求的全面程度，即检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比；与之对应的是漏检率，即未检索出来的有关档案与全部有关档案的百分比。查全率检索出的有关档案全部有关档案100%2.查准率（检准率）是指满足利用者要求的准确程度，即检索出来的有关档案与检索出来的全部档案的百分比。与之相对应的是误检率，即检索出来的不相关档案与检索出来的全部档案的百分比。查准率检索出的有关档案检索出的全部档案100%注意：查全率和查准率之间存在着一种互逆关系，即如果放宽检索范围，以求得较好的查全率，那么，查准率就会下降；反之亦然。放宽检索条件、限制检全率高检准率低限制检索范围检准率高检全率低检全率=检出的有关档案/全部有关档案×100%漏检率=未检出的有关档案/全部有关档案×100%漏检率=（1—检全率）×100%检准率=检出的有关档案/检出的全部档案×100%误检率=检出的不相关档案/检出的全部档案×100%误检率=（1—检准率）×100%有关档案无关档案检出档案未检出档案ABDC%100CAA检全率%100BAA检准率例在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定，其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案，那么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文献由于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查全率和查准率。查全率=60∕（60+90）x100%=40%查准率=60∕（60+40）x100%=60%四、档案检索语言档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言，专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统。（1）单义性（2）专业性第二节档案著录和标引档案检索工作的一项重要内容就是编制各种档案目录，以从不同的角度揭示和介绍档案的内容和成分，指出其存放位置，为利用者提供查找档案的途径。著录标引选择著录项目和信息形成主题概念转换为检索语言记录在载体上一、档案著录（一）档案著录的含义和作用1.定义：档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。内容特征是指档案的主题，表现为档案的分类号、主题词、摘要等；形式特征是指档案的标题、作者、形成时间、档号、文种、载体等。2.作用：档案著录时形成档案目录的基础。由著录项目形成的档案条目就是以后人们利用档案时查找的信息线索。（二）档案著录规则1.著录项目：是指用以揭示档案的内容和形式特征所需要的记录事项。包括以下项目：（1）题名与责任说明项，该项包括正副题名、文件编号、责任者、附件等项目。（2）稿本与文种项，该项目包括稿本和文种两个单元。（3）密级与保管期限项，该项包括密级和保管期限两个单元。（4）时间项。（5）载体类型及形态项，该项包括载体类型、数量及单位、规格三个单元。（6）附注与提要项，该项包括附注、提要两个单元。（7）排检与编号项，该项包括分类号、档案馆代号、档号、缩微号、电子文档号、主题词或关键词六个单元。2.标识符号标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志。3.著录格式著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及表达方式。《档案著录规则》规定，一般使用段落符号式的条目格式，实际工作需要也可以使用表格式条目格式。4.著录用文字和著录信息源著录时使用的文字必须规范化。汉字必须是规范化的简化汉字；外文与少数民族文字必须依照其书写规则。文件编号项、时间项、载体类型及形态项、排检与编号项中的数字一律使用阿拉伯数字。图形及符号应照原文著录，无法照原文著录的可改为其他形式的相应内容，并加“[]”号标识。著录的信息源，单份文件或一组文件著录时主要依据文头、文尾；一个或一组案卷著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等；被著录档案本身信息不足时，可参考其他有关档案材料。5.著录级别按照《档案著录规则》，档案著录级别可以是单份文件、一组文件、一个案卷或一组案卷。一般，对于价值较大或珍贵档案应主要采用文件级著录，辅之以案卷级、一组文件或一组案卷的著录。对于内容比较单一的案卷，可以采用案卷级著录；对于反映同一问题的案卷以及由内容基本相同的文件组成的案卷，可以以一组文件为单位著录；对于相同题名的若干案卷，可作为一组案卷著录。（三）著录项目细则1.题名与责任者说明项题名又称标题，是表达档案中心内容、形式特征，并使其个别化以区别于其他档案的名称；责任者是指对档案内容的创造负有责任的团体或个人。（1）正题名正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录，题名中的各种符号也不应遗漏。单份文件无题名时，依据其内容拟写题名，并加“[]”。单份文件的题名不能揭示其内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[]”以示区别。（2）并列题名是指以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。并列题名前加“=”以示区别。（3）副题名及说明题名文字是指解释或从属正题名的另一题名。必要时照原文著录，其前加“：”以示区别。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时照原文著录，其前加“：”。（4）文件编号是文件制发机关或个人赋予的顺序号，包括发文字号、科技试验报告流水号、标准规范文件的统编号、图号等。文件编号照原文著录，其前加“：”号。（5）责任者当责任者只有一个时，照原文著录，其前加“/”号。有时，有多个责任者，著录列居首位的责任者；立档单位本身就是责任者的必须著录，其余的视需要著录。责任者之间以“；”隔开。机关团体责任者必须著录全称或通用简称；个人责任者一般只著录姓名，必要时，在姓名后著录职务，并加“（）”号。清代以前的个人责任者应冠以朝代名称，用“（）”括起来。少数民族个人责任者因为各民族有差异，应按照少数民族习惯著录。外国责任者应著录各个历史时期易于识别的国别简称，其后著录统一的中文姓氏译名。（6）附件是指文件正文后的附加材料。只著录附件题名，其前加“+”号。文件正文后有多个附件时，应逐一著录附件题名，各附件题名前均加“+”。如果附件题名具有独立检索意义，也可以另行著录条目，并在附注中说明。2.稿本与文种项稿本是文件的文稿、文本、版本的名称，依实际情况著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、原版、修订本、影印本等，其前加“.——”。文种是指文件种类的名称。文种依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、原始记录、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前加“：”号。3.密级与保管期限4.时间项时间一律用八位数字表示，“20090401”5.载体类型及形态项6.附注项与提要项7.排检与编号项段落符号式条目格式著录项目分为四段：第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电于文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按“段落符号式条目格式”依次著录。SA2+NT6124434016-3-115-4长沙茶厂速溶减肥茶车间扩建工程环境影响报告书：D-0330/彭维宁；刘耀煌.—副本.—长期.—19870800.—49页本报告书系针对长沙茶厂经外经部批复同意在原厂址上改建扩建速溶减肥茶车间而作。其内容包括工程及环境概况、工程环境现状、监测及评价、工程环境影响评价、工程环保可行性论证意见等。基本结论是：扩建该车间，不仅经济效益和社会效益好，设计所规定的环保措施实施后，环境效益也是好的，该工程是可行的。环境管理环境监测环境噪声工业大气影响工业废水工业建筑制茶TB552［12］+SA321［12］4124032-4-31-12天津市污染气象要素的研究=ResearchofthePollutionMeteorologicalElementinTianjin/孙奕敏(天津市气象科研所副研究员)；王长有，铁学熙(天津市气象科研所助理研究员)［等］.—正本.—永久.—19821105-19851031.—8卷.—责任者还有边海；李檬；陈英；刘学军.—19881011获天津市科技进步二等奖通过大气边界层中的湍流与气象特征来研究大气污染物质的输送和扩散稀释规律，为大气污染的预报提供了科学依据。本课题为“六五”期间国家攻关项目《天津市城市生态系统与污染综合防治研究》课题中所属的大气专题项目。大气污染气象要素大气边界层天津A7124110014-1-1994-42巨人之声：邓小平原始讲话录音：新出音管字［1994］046号；ISRCCN-F27-93-370-00/A•D/中央档案馆(编辑)；深圳市先科娱乐传播有限公司(出品)［等］.—珍藏版.—公开：永久.—1994□□□□.—录音磁带：6盒：60min张景堂(总编辑)；沈正乐，叶大鹰(总监制)同内容小册子1本，依《邓小平文选》第三卷排印播放时间238'32″本录音带包括邓小平在国庆35周年庆祝典礼、全国科学大会、中共中央工作会议、中共理论工作务虚会、全国政协五届二次会议、中国文学艺术工作者第四次代表大会、中共十二大、中顾委第二次全体会议、全国科技工作会议、中共全国代表会议上的讲话。邓小平讲话中共代表会议科技工作文艺工作理论工作GA41-2441100189-3-10-1-10全国档案工作会议/唐珂(摄影).—正本.—公开：永久.—19910820-19910822.—照片：10张：5英寸.—彩色.—参见文书卷89-1-24301991年8月在北京回龙观宾馆召开全国档案工作会议，会议工作人员唐珂拍摄的大会主席台、国务院秘书长罗干讲话、国家档案局局长冯子直报告及大会会场分组会会场等10张照片。档案工作会议罗干安成信冯子直北京例浙江省劳动厅文件浙劳培〔1994〕215号关于印发《浙江省职业技能鉴定实施办法》的通知各市、地、县劳动局(劳动人事局)、省级有关部门：《浙江省职业技能鉴定实施办法》已经劳动部批准，现印发给你们，请按照