招标项目档案资料管理

1招标项目档案资料管理一、档案资料招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。二、归档及备案时间总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。监管机构资料备案时间：序号项目类型监管机构最迟备案时间备注三、档案资料的整理1、电子资料电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。22、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。实施时间11.06HNZK11111招标人名称项目名称1/1保存期至：2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.2.1盒内目录2.2.2备案资料2.2.3招标文件32.2.4投标文件正本2.2.5中标通知书2.2.6资料移交登记表2.2.7客户反馈意见表2.2.8其它资料成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。4公开招标采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号公开招标采购归档内容份数保存位置页码备注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议（或合同）4进口产品采购申请及论证5招标文件论证资料6采购人对招标文件的确认资料7招标文件（可另册装订）8招标公告（附打印的网页）9招标文件发售资料10澄清修改资料11评审专家抽取记录12投标文件递交登记表13开标唱标记录表14评标委员会签到表及有关工作人员签到表15评审专家评审承诺书16评标实施细则17评审报告18评审专家评审工作情况记录表19投标人投标文件正本（可另册装订）20采购人对评审结果的确认资料21中标公告（附打印的网页）22中标通知书23质疑投诉处理文件24采购合同25政府采购合同验收报告单26废标情况记录27资料移交登记表28客户反馈意见表29其他有关的重要文件项目负责人：日期：5邀请招标采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号邀请招标采购归档内容份数保存位置页码备注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议（或合同）4变更采购方式申请及审批文件5采购人对招标文件的确认资料6资格预审公告（附打印网页）7选择被邀请参与投标供应商的方式及名单8进口产品采购申请及论证9招标文件（可另册装订）10招标公告11招标文件论证资料12招标文件发售资料13澄清修改资料14评审专家抽取记录15投标文件递交登记表16开标唱标记录表17评审委员会签到表及有关工作人员签到表18评审专家评审承诺书19评标实施细则20评审报告21评审专家评审工作情况记录表22投标人投标文件正本（可另册装订）23采购人对评审记结果的确认资料24中标公告（附打印的网页）25中标通知书26质疑投诉处理文件27采购合同28政府采购合同验收报告单29废标情况27资料移交登记表30客户反馈意见表31其他有关的重要文件项目负责人：日期：6竞争性谈判采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号竞争性谈判采购归档内容份数保存位置页码备注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议4采购方式申请审批文件5谈判小组成员组建资料6采购人对谈判文件的确认资料7谈判小组对谈判文件的确认资料8谈判文件（可另册装订）9谈判采购信息公告（附打印的网页）10谈判文件的发售资料11澄清修改资料12谈判文件递交登记表13谈判记录及报价文件14谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表15谈判小组成员评审承诺书16谈判小组评审报告17谈判小组评审专家评审情况记录表18供应商谈判响应文件正本（可另册装订）19采购人对谈判结果的确认资料20成交公告（附打印的网页）21成交通知书22质疑投诉处理文件23采购合同24政府采购合同验收报告单25资料移交登记表26客户反馈意见表27其他有关的重要文件项目负责人：日期：7询价采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号询价采购归档内容份数保存位置页码备注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议4采购方式申请审批文件5询价小组成员组建资料6采购人对询价文件的确认资料7询价小组对询价文件的确认资料8询价文件（可另册装订）9询价采购信息公告（附打印的网页）10询价文件发售资料11澄清修改资料12询价文件递交登记表13询价小组成员签到表及有关工作人员签到表14询价小组成员评审承诺书15询价小组评审报告16询价小组评审专家评审工作情况记录表17供应商报价文件正本（可另册装订）18采购人对询价采购结果的确认资料19成交公告（附打印的网页）20成交通知书21质疑投诉处理文件22采购合同23政府采购合同验收报告单24资料移交登记表25客户反馈意见表26其他有关的重要文件项目负责人：日期：8单一来源采购归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号单一来源采购归档内容份数保存位置页码备注1采购计划申报表2采购需求表3委托代理协议4单一来源采购论证资料5单一来源采购批复文件6单一来源谈判文件7单一来源采购公告（附打印的网页）8谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表9谈判小组成员评审承诺书10单一来源谈判报告11谈判小组评审专家评审情况记录表12供应商谈判文件正本（可另册装订）13成交公告14成交通知书15质疑投诉处理文件16采购合同17政府采购合同验收报告单18资料移交登记表19客户反馈意见表20其他有关的重要文件项目负责人：日期：92.3湖南省建设工程类项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.3.1盒内目录2.3.2招标投标情况报告2.3.3备案资料2.3.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）2.3.5中标人投标文件2.3.6中标通知书2.3.7资料移交登记表2.3.8客户反馈意见表2.3.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档盒内目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。10湖南省建设工程招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号资料内容份数保存位置页码备注1招标条件（1）发改委招标方案批复（复印件）（2）建设工程规划许可（复印件）（3）初步设计审查批复（复印件）（4）施工图审查备案表（复印件）（5）建设方银行资金到位证明（复印件）2委托代理合同3招标代理中标通知书4招标计划书5招标方案6资格审查文件另册7招标文件（邀请招标附投标人购买招标文件情况登记表）另册8招标公告（含“两报两网”之一发布的）9资格审查评审报告10投标邀请函（邀请招标）11答疑纪要及补充通知12招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）13招标投标情况报告14中标候选人公示（含“两报两网”之一发布的）15中标通知书16资格审查申请文件另册17中标投标文件另册18未中标投标文件（标注存放地点）19招标人评委资料20其他法律、法规、文件应提交的资料21资料移交登记表22客户意见反馈表（必需有，不装订）项目负责人：日期：112.4长沙市本级（各区县）政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.4.1盒内目录（参考长沙市政府采购归档表）2.4.2备案资料2.4.3招标文件2.4.4中标人投标文件2.4.5中标通知书2.4.6资料移交登记表2.3.7客户反馈意见表2.4.8其它资料成册的资料要求胶装（资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。12政府采购一般项目归档盒内目录一、基本情况（合同编号、申报表编号采购办填写，其他由代理机构填写）项目名称项目编号政府采购编号：代理机构编号：原采购方式变更采购方式合同情况标段标段简称合同编号申报表编号预算额中标额中标人简称二、项目归档资料（代理机构填写）序项目资料是否提交页码序项目资料是否提交页码一项目前期19投标人授权代表签到表1政府采购申报审批表☆20评委监委采购人签到表2非公开方式审批表☆21开标会情况记录表3项目委托通知单☆22评委承诺书二进口产品审批23资格性符合性审查表4进口产品申请表24变更采购方式的通知5行业主管部门意见25更改谈判文件实质性条款的通知6专家组论证意见26询标答疑记录表7专家组成员名单27竞争性谈判投标报价汇总表8专家论证意见公示28评分统分表三项目专家论证29评委意见书9政府采购随机抽取表30评标结论书10专家组个人论证意见六定标上网公告11专家组综合论证意见31项目定标备案登记表★12论证意见采纳说明32中标（废标）公告四项目上网公告33中标人投标书副本13项目公告备案登记表★34中标结果变更公告14委托代理协议七合同备案类别编号归档编号201013序项目资料是否提交页码序项目资料是否提交页码15采购公告35项目合同备案登记表★16采购文件36中标通知书17项目变更公告37政府采购合同五开评标会资料38超预算单位来函18政府采购随机抽取表说明：1、“√”表示提交，“×”表示未提交。2、凡公示公告均要求为网站打印版。3、采用简单询价方式的，提交所有投标书正本。4、标记“☆”的，由采购办经办人提交。5、标记“★”的，要求紧随本表装订。代理机构经办人（签名）：提交日期：年月日采购办监管一科经办人（签名）：审核日期：年月日采购办计划核算科经办人（签名）：备案日期：年月日三、公司要求的资料序项目资料份数保存位置备注1未中标人投标文件2资料移交登记表3客户意见反馈表（必需有，不装订）142.5长沙市市本级（各区县）建设工程类项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：2.5.1盒内目录2.5.2招标投标情况报告2.5.3备案资料2.5.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）2.5.5中标人投标文件2.5.6中标通知书2.5.7资料移交登记表2.5.8客户反馈意见表2.3.9其它资料其中：招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。15长沙市建设工程招标投标归档盒内目录招标编号：HNZK-项目名称：序号资料内容份数保存位置页码