如何建立有效的企业内部控制体系

龙源期刊网如何建立有效的企业内部控制体系作者：李文菁来源：《现代经济信息》2012年第23期摘要：无数的事实告诉我们，给企业带来灭顶之灾的是企业的内部控制出现了问题。有效的内部控制，可以合理保证企业及时发现问题，从而采取措施，及时解决问题，将风险处理于萌芽状态。可以说，内部控制就是为企业建立的一堵“防火墙”，如何建立健全内部控制体系成为每一个企业必须思考的问题。关键词：内部控制；风险防范；企业健康发展中图分类号：F275文献标识码：A文章编号：1001-828X（2012）12-00-02有一条消息耐人寻味，我国中小企业的平均存活寿命不到5年，改革开放之初成立的民营企业能够存活到现在的已经很少了。我们不禁要问：给企业造成灭顶之灾的根本原因在哪里？这里面有什么规律？我们又该如何才能让企业健康发展？一、给企业造成灭顶之灾的原因改革开放初期，国内的物资供应较为匮乏，属于较为典型的卖方市场，企业只要敢于投资，不论生产销售什么，都会赚钱，当时流行的话就是“撑死胆大的，饿死胆小的”，为此，一大批“下海”的人凭着自己的一腔热情和闯劲成为中国首先致富的人。可是，随着我国市场经济的不断发展，市场竞争日益激烈，再依靠胆大和投入，已经不能很好地适应市场的激烈竞争。因为竞争激烈了，大的投入不一定有大的收益，很多企业投入没有收回本金，开始倒闭；还有一些企业开始采用各种不正当的方法，进行违法经营。有的偷漏国家税款、有的造假售假，可是违法经营的后果就给自己埋下了定时炸弹，风险随时都可能转化为危机，危机随时都可能爆发。众所周知，几年前，三鹿集团因奶粉所含三聚氰胺超标被媒体曝光而倒闭。有的人认为这是因为三鹿集团的危机公关工作做得不好而导致如此严重的后果。孰不知，危机公关应该是最后的办法，不是解决问题的根本方法。要想企业健康发展，必须将风险防范于未然。据有关资料显示，三鹿集团原董事长兼总经理田文华66岁，工作兢兢业业，可是授权工作做得不好，公司很多部门的一把手都是她兼任。试想，一个60多岁的人精力毕竟有限，太细的工作肯定抓不好。虽然她经常强调：“不抓质量今天有饭吃，抓了质量明天有饭吃；不重视质量的员工不是好员工，不重视质量的领导不是好领导，不重视质量的员工不能当管理者”，但是，仍然不能阻挡违法犯罪行为的发生。一些收奶工收受贿赂，收购了不合格的牛奶，然后加上三聚氰胺，既提高了蛋白含量，又减少奶的腥味。正是由于三鹿集团没有健全的内部控制体系，舞弊行为没有及时发现，从而使这种舞弊行为越搞越大。全国有众多婴幼儿因食用三鹿婴幼儿奶粉龙源期刊网出现泌尿系统结石等严重疾患，部分患儿住院手术治疗，甚至死亡。随着媒体的曝光和司法机关的调查，三聚氰胺事件以田文华被判无期徒刑和三鹿集团的骤然崩溃而告终。三鹿的案例不是个例，无数的事实告诉我们，给企业带来灭顶之灾的正是企业的管理出现了问题，内部控制出现了问题。“千里之堤，毁于蚁穴”，由于利益的巨大诱惑，员工、老板的职业道德是靠不住的，要想及时发现舞弊和杜绝舞弊等类似事件的发生，企业必须建立健全内部控制体系，有效的内部控制是企业健康发展的基础。二、什么是内部控制有效的内部控制，可以合理保证企业及时发现问题，从而采取措施，及时解决问题，将风险处理于萌芽状态。那么什么是内部控制呢？它与企业管理制度有什么不同？企业内部控制是以专业管理制度为基础，以防范风险、有效监管为目的，通过全方位建立过程控制体系、描述关键控制点和以流程形式直观表达生产经营业务过程而形成的管理规范，它不是企业一般管理制度，而是一套管理体系。企业的一般管理制度是企业领导者意志的体现，它们不一定反映现代企业的科学管理过程，而内部控制是按照科学的控制要素来建立起来的政策、程序和方法。内部控制的目的是为了控制企业的财务风险与经营风险，促进企业各项资源的有效使用。虽然管理制度或多或少地反映了部分控制的思想，但是它们缺乏一种系统化、规范化，从而不可能成为一种可供企业普遍应用的模式。与此不同，内部控制经过了100多年的发展，已经形成一种公认的思想与方法，能为所有企业普遍适用，可以有效地防范风险。目前，我国的内部控制已成体系，具体包括：1个《企业内部控制基本规范》、18个《企业内部控制应用指引》、1个《企业内部控制评价指引》、1个《企业内部控制审计指引》。财会[2010]11号文件要求，企业内部控制的各项规范自2011年1月1日起在境内外同时上市的公司施行，自2012年1月1日起在上海证券交易所、深圳证券交易所主板上市公司施行，在此基础上择机在中小板和创业板上市公司施行，鼓励非上市大中企业提前执行。三、为什么说内部控制是保证企业健康发展的基础如果说，企业的投入好比一部汽车的油门的话，那么内部控制就好比汽车的制动器。而中国“油门”很足的企业有很多，但真正懂得控制系统的重要性，并且有严密设计的恐怕并不多见。一个制度和机制不完整、不规范的公司，一旦出现问题，与其责怪员工不道德、钻漏洞，何不先问问是谁给了他诱惑，又是谁给了他机会。“练拳不练功，十年一场空”的说法非常符合这些企业的实际。如果没有内部控制，或者内部控制失效，那么，企业规模不等于效益，规模越大，风险越大，企业离倒闭越近；如果企业建立健全了内部控制，那么企业有风险并不可怕，内部控制会龙源期刊网及时发现风险，处理风险，使风险不会转变为危险，危险不会暴发为危机。可以说，内部控制就是为企业建立的一堵“防火墙”。四、如何进行内部控制我国企业面临的大环境日趋复杂与多变，企业间的竞争也愈演愈烈，越来越多的企业管理者与投资人意识到，加强内部控制是增强企业竞争力和提高经济绩效的基础，是使企业管理更加科学的必然选择。那么如何建立自己企业的内部控制呢？目前，国际上对内部控制的要素有三种分类，分别是三要素、五要素、八要素。我国采用的是COSO五要素分类。内部控制的五要素包括：控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。1.控制环境是企业内部控制的基础。主要内容包括企业的组织架构、发展战略、人力资源、社会责任和企业文化五个方面。一个企业能否建立起有效的内部控制，与企业的控制环境息息相关。建立健全内部控制必须取得公司高管的支持，高管人员必须倡导强调风险意识的企业文化，否则企业内部控制的建立、实施就会困难重重。张瑞敏刚到海尔（时称青岛电冰箱总厂）的时候，一位朋友要买一台冰箱，结果挑了很多台都有毛病，最后勉强拉走一台。朋友走后，张瑞敏派人把库房里的400多台冰箱全部检查了一遍，发现共有76台存在各种各样的缺陷。张瑞敏把职工们叫到车间，问大家怎么办。多数人提出，也不影响使用，便宜点儿处理给职工算了。当时一台冰箱的价格800多元，相当于一名职工两年的收入。张瑞敏说：“我要是允许把这76台冰箱卖了，就等于允许你们明天再生产760台这样的冰箱。”他宣布，这些冰箱要全部砸掉，谁干的谁来砸，并抡起大锤亲手砸了第一锤！很多职工砸冰箱时流下了眼泪。然后，张瑞敏告诉大家：市场不相信眼泪，有缺陷的产品就是废品。三年以后，海尔人捧回了中国冰箱行业的第一块国家质量金奖。试想，如果不是张瑞敏倡导质量第一的企业文化，海尔能够建立起确保产品质量合格的内部控制体系吗？正是有了公司高管人员的大力支持，海尔的内部控制才逐步规范并行之有效。2.风险评估是内部控制的依据。一个企业，无论规模、结构、性质或者其所属的行业如何，在企业各个层面都会面临这样或者那样的风险。风险影响着每个企业生存的能力，影响着企业产品、服务的整体质量。因此，一个企业建立内部控制体系不是走过场，必须适合企业的实际，必须能够对本身的现存的和潜在的风险进行有效防范。所以，我们要对企业的各个业务环节进行准确的风险识别，并对这些风险进行评估，为制订有效的、切实可行的内部控制措施提供依据。公司的业务环节具体包括：资金活动、采购业务、资产管理、销售业务、研究与开发、工程项目、担保业务、业务外包、财务报告、全面预算、合同管理等。龙源期刊网控制活动是内部控制的手段。控制活动是内部控制的主体，内部控制之所以对风险起到防范作用，就是因为企业采取了行之有效的控制活动。控制活动并不是越多越好，因为控制也要发生成本，并且过多的控制还会适得其反，限制了员工主观能动性的发挥。控制的目的是为了纠偏，只要经营行为没有偏离即定的轨道就可以。为了达到控制的效果，根据成本效益原则，我们必须选择关键控制点，并通过关键控制岗位进行控制。举个例子，一个生产企业，其生产过程包括产品的生产、装瓶、贴标签、装箱等许多环节，每个环节需要一个人。我们不可能在每个环节上都再派一个人专职监督，如果那样，则人工成本也太高了，与内部控制的目标相违背。因此，我们必须选择关键控制点实施控制，我们可以把产品入库作为关键控制点，在此环节增加质检员这个关键控制岗位，对产品质量进行抽检。对于集团企业，集团总部对分、子公司的业务应该做到该管的一定管好，不该管的一定要放开。集团应对分、子公司的重大决策事项、重大资金支付、重大人事任免、重大项目安排等，应当按照规定的权限和程序实行集体决策审批或者联签制度，任何个人不得单独进行决策或者擅自改变集体决策意见，而对其他的经营业务应采取授权批准的方式由分、子公司自行实施监控。除了授权批准外，常见的内部控制的措施还有不相容职务的分离，如：授权与决策职务分离、决策与执行职务分离、执行与审核职务分离、审核与记录职务分离、记录与保管职务分离、保管与考评财产的职务分离等。4.信息与沟通是内部控制的载体。围绕在控制活动周围的是信息与沟通系统，这些系统使企业内部员工能取得他们在执行、管理和控制企业经营过程中需要的信息，并交换这些信息。因此，它是内部控制的载体。通过信息与沟通，内部控制活动所发现的异常情况信息就会迅速传递到相关岗位，进而迅速采取控制措施，使风险得以化解或有效控制。如：超过还款期限的应收账款报告、重复付款报告、员工舞弊投诉报告等。随着信息化的发展，信息系统在企业内部控制中发挥着越来越大的作用。企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。5.内部监督是内部控制的保证。内部监督是在尽可能不影响企业正常经营活动的情况下，对内部控制的实施情况进行评价，及时纠正企业发生的错误和舞弊，将内部控制体系的缺陷和改进意见反馈给管理者，对发现的内部控制缺陷及时予以弥补。整个内部控制的过程必须施以恰当的监督，通过监督活动在必要时对其加以修正。可以说，监督是保证内部控制有效性的基础，没有监督，内部控制体系就会形同虚设，不起作用。龙源期刊网有的企业任人唯亲，对家族成员过于信任，认为家族成员不会徇私舞弊，因此对这些亲属员工也不实施监督。其实这是一种错误的做法，亲属蚕食企业的例子也有许多，因此企业不能将信任逾越监督。还有人认为，监督我就是对我的不信任，其实这是一种错误的观念。试想，超市门口有人检查你的购货发票，有时还要核对你的物品，你有什么感觉？我想大家都已习以为常，而不是气愤，因为监督活动对事不对人。我们得让企业的每一个人明白：企业的每项业务都要接受监督，监督是内部控制的要求，而不是对员工的不信任。综上所述，内部控制不是万能的，它只能合理保证企业目标的实现，但是没有内部控制是万万不能的，太多的案例告诉我们，企业得控则强、失控则弱、无控则乱。参考文献：[1]财政部.企业内部控制基本规范及其配套指引[Z].2008-5-22.[2]孙永尧.企业内部控制—方法、技术、案例[EB/OL].CCMA培训教材，2012，5.[3]孟宪胜.企业内部控制案例分析[EB/OL].2012年会计再教育培训课件，2012-9-4.[4]张继德.企业内部控制基本规范讲解[EB/OL].2012会计再教育培训课件，2011-5-25.作者简介：李文菁，山东电力集团公司电力科学研究院财务部主任，会计师。