工作分析方法--观察法

5.1观察分析法5.1.1观察分析法概述1.观察分析法的含义观察分析法就是工作分析人员在工作现场.下，运用感觉器官或在其他工具(如视听器材:录像机、照相机、录音机等)的协助下，针对某些特定的作业活动，通过观察将有关工作的内容、方法、程序、设备、工作环境等信息记录下来，并在此基础上归纳分析有关的工作因素，达到分析目的的一种方法。2.观察分析法的种类在实际情景中观察时，可以根据观察者所处的情景特点分为自然观察和控制观察两种。自然观察是在完全自然的情景下，工作分析人员对任职者工作的观察。一般被观察者并不知道自己正处于被观察之中。如搬运工的职位，他的T作基本上是以一天为一个周期，职位分析人员可以一整天跟随着搬运工进行直接工作观察。控制观察是在限定条件下所进行的观察。例如，为了进行时间一动作分析，观察者需要系统地观察工作的操作模式。再如机场的安全检查工作，除了有正常的工作程序以外，还有很多突发事件需要处理，如盘问可疑人员、紧急事务处理等，职位分析人员可通过观察机场安检人员处理突发事件的演习过程，来收集该项工作的信息。根据观察者和被观察者之间的关系，还可以把观察方法分为参与观察和非参与观察两种。参与观察是指观察者直接参与被观察者的活动，并在共同活动中进行观察的方法。而观察者不参与被观察者的活动，以旁观者的身份进行观察的方法称为非参与观察。观察法一般适用于工作周期很短、工作任务单一、重复性强、易于观察的生产性工作职位。对于某些工作周期较长的工作，为了能完整地观察到员工的所有工作，必须分阶段进行观察。如筹办大型会议的工作人员，该职位的工作从会议的立项开始到会议闭幕，往往历时较长，为了能够观察到任职者的各项工作任务，必须分阶段进行观察，职位分析人员应随时进行记录，必要时可以使用录影设备，以便确保收集到的信息充分、可靠。5.1.2观察分析法的设计与运用1.观察法的使用条件(1)所分析的职位工作任务应相对稳定，在一定时期内，工作职责、工作内容、工作程序、工作环境不会发生明显变化。(2)一般来说，观察分析法适用于外显特征较明显、工作标准化程度高、周期较短的岗位工作，如生产线上工人的工作、会计员的工作等。不适合心理素质的分析及工作循环周期很长的、脑力劳动的工作。(3)工作分析人员要有丰富的实际操作经验，善于从表象中发现和提炼工作的特征。2.观察提纲的设计运用观察分析法，最基本的是要准备一份观察提纲。有了观察提纲，才可以做到有的放矢。在设计观察提纲时，应从工作分析的目的出发，从工作过程的各个角度提示工作分析人员如何观察，应观察哪些方面，观察的重点在哪儿。只有这样，收集的信息才会更全面、更准确。如表5-7所示。5.1.3观察分析法的基本程序一般说来进行职位分析观察主要包括五个操作阶段，如图5-4所示。图5-4观察法的实施流程1.确定观察目标针对不同的目的，将会有不同的观察对象、观察视角和内容，因此必须首先明确观察的基本目标。一般来说观察的对象主要有个体、部门和组织三个层面。应根据目标职位的影响范围来确定观察的层面，若目标职位涉及整个组织的运行，则将其置于组织层面，以此类推。2.掌握现有信息(1)检查现有的文件资料，形成职位的总体概念，包括工作的目标、工作主要职责、工作流程、工作关系等。(2)选择一个管理人员或有经验的员工进行面谈，以便了解工作的整体情况。(3)准备一个初步的观察任务清单，作为观察的框架。(4)对现有资料和数据不清楚的项目作出重点的标注。3.观察计划的制订由于所观察的工作应具有代表性，所以观察前应确定观察计划工作，计划工作中应含有观察对象、观察提纲、观察内容、观察时刻、观察位置等。1)确定观察对象从目标职位任职者中选择合适的观察对象，一般选择3-5位典型的任职者作为观察对象，或者是选取工作表现和绩效典型的任职者作为观察对象。同时对于选定的对象，如果观察时不可避免地会被被观察者发现，那么进行相关培训将是十分必要的。通过培训，应向他们说明职位分析的目的、操作流程及最终的影响等，消除其戒备心理。2)设计观察提纲明确观察的具体内容，开发便于记录、分析信息的结构化表格，记录的问题应结构简单，并反映工作有关内容，避免机械记录。3)确定观察时间地点为了不影响组织日常运营，观察时间、地点应事先确定。观察的时间、地点应为该职位的典型、常规的工作时间、地点。在选择时间和地点时，应考虑观察法的经济性。同时在收集完整信息的前提下，尽量减少时间跨度和空间的转移。同时，观察的时间、地点尽可能全面、完整。对于周期性工作岗位，观察的时间最好覆盖某一典型的工作周期。4)设备工具的确定在观察过程中，应采用一些辅助的手段帮助观察员进行记录，常用的设备包括录音机、摄像机等。但是大量设备的运用会给任职者造成t作压力，从而不知不觉中改变自己惯常的行为方式，造成信息误差。因此，各种记录设备应放置于较为隐蔽、任职者无法看到的位置。另外其他计时、度量的工具应根据实际观察的需要予以配备。4.观察实施1）观察分析人员的选拔与培训观察分析人员的选拔和培训是整个观察法操作过程中最重要的环节，培训质量的高低将直接影响职位分析的成败。一般来说，选拔的观察人员需要具备公正客观的态度、较强的语言和文字表达能力以及对行为理解把握的能力。对于某些特殊的工作，还需要有较强的体力等。对观察人员进行培训的主要日的是增强观察过程的可信度，使信息收集更加准确o因此，培训的内容应包括职位分析的目的和特点、研究设计的解释说明、观察法的操作办法及要点，以及如何较少或避免观察过程中的误差和错误。2)观察过程观察记录质量的好坏更是直接影响工作分析的结果，因此在观察记录的过程中，工作分析人员一定要严格遵守观察记录的流程要求，完成对目标职位每个环节的记录工作。观察过程中要注意以下事项。(1)尽量不要影响员工的工作。这是最基本的原则。如果不能保证观察者的隐秘性，可以用适当的方式介绍给员工，使影响减到最小。(2)工作分析人员应与工作者保持一定距离，应选择便于观察且不影响工作的位置。(3)观察后的沟通是十分必要的，工作分析人员可以在工作间歇(如喝水、简短休息)时，与工作者就观察过程中的某些疑问进行探讨。(4)与任职者建立良好的相互信任关系是观察工作能否顺利开展的基础。为了保证任职者积极主动地配合观察工作，工作分析人员应承诺尊重隐私权并保证信息的匿名性。5.数据的整理与分析(1)观察结束后应对收集的信息数据进行归类整理，检查最初的任务和问题清单，确保每一项均己被观察到和得到确认。(2)对于结构化的观察结果，进行编码，录入计算机，进行数据分析;对于非结构化调查，则应按照一定的逻辑顺序进行整理排列，形成一份描述性的报告。(3)进行信息的合并，把收集到的各种工作信息合并为一个综合的工作描述，可以加上个人意见。(4)把工作描述分发给工作承担者及其主管，并附上反馈意见表。(5)根据反馈意见表，进一步分析观察数据，补充遗漏、明确含糊的地方，形成完整的工作描述。5.1.4观察分析法的特点1.优点(1)观察法收集到的信息多为第一手资料，基本上排除了主观因素的影响，比较客观和准确。(2)收集信息非常广泛，在观察过程中，除了能有效了解工作内容、工作特征外，还能发现工作中的正式行为和非正式行为、工作人员的工作态度及影响高绩效的因素等，从而提供工作外在特征方面最有深度的信息，为获得工作情景资料提供有效的途径。(3)观察法在收集信息目的性方面有较大的灵活性，可以根据职位分析的实际需要，有选择地收集各种不同的信息。2.缺点(1)适用范围较窄，对于需要运用分析能力和带有创造性的智力工作，以及需处理紧急情况的工作不适用。(2)观察法的工作量较大，尤其是对于大型企业中工序复杂的职位，需要耗费大量的人力和财力，花费时间较多。(3)观察法所收集信息的信度会受到被观察对象的影响。在观察过程中，由于被观察的员工多数认为观察时的表现与工资评定有关，于是会出现比平时更努力的现象，从而影响工作分析人员对真实情况的了解。(4)有关任职资格方面要求的信息，很难通过观察法获得。参考资料