档案操作标准

档案操作标准一、范围本标准规定了档案管理程序、档案归档范围。其中具体包括文件装订、文件排列、文件编号、文件著录、备考表、文件装盒、档案盒脊背、打印归档文件目录、打印卷内备考表等一系列管理环节。本标准适用于文件、合同、证件、图纸、电子文档、声像文档、实物等的管理。二、规范性引用文件（一）工程所涉及的国家现行的施工质量验收规范、标准、规程。（二）GB/T19001：2008《质量管理体系要求》标准。（三）GB/T50326-2005《建设工程项目管理规范》。（四）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）。（五）《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）。（六）《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009）,以北京地方标准为例,请自行参考各地区地方标准。（七）《项目管理标准》（ZJS.MS102-2016）。三、术语或缩略语（一）原件：最初产生的、保留原始面貌的文件或资料。（二）复制件：与原件内容相同的复制品，可以是复印、影印、电子扫描。（三）案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。（四）立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。（五）归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件、资料或图纸、设计书等整理立卷后，按规定将档案移交统一保管的部门。四、档案管理（一）涉及岗位和职责项目技术内业负责记录控制的归口管理工作。项目经理、工长、质检员、计量员、材料员、机械管理员、劳资员、预算员等按规定做好相关记录，并在工期内负责相关记录的管理工作。具体职责规定如下：1.项目经理（技术负责人）职责：（1）贯彻执行国家及主管部门（含地方政府）管理法规、制度、标准，搞好项目档案资料标准化、制度化、现代化建设。（2）负责组织项目各级人员参加竣工验收、技术评审、重大会议活动，指导、帮助资料员开展好资料管理工作。（3）负责组织项目有关人员做好资料归档工作，保障各类资料归档齐全、签署完备。组织编写项目施工总结。（4）经常检查项目资料归档、保密情况。组织开展资料填写工作检查、指导、经验交流活动。（5）在有关会议上要求项目各级人员要重视工程资料的收集、整理，关心、支持项目资料员的工作，提高全员资料意识，确保管理工作质量。2.其他管理人员职责：（1）负责本职工作原始资料、记录的管理。（2）按各级管理规定及时填写相应的记录，并对其及时性、准确性、完善程度负责。（3）在工期范围内妥善保管所有相关工程文件、资料，注意保密。（二）文件质量要求1.归档的工程文件应为原件。修裱破损或页幅过小的文件。2.工程文件的内容必须真实、准确、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。保存的文件不能用易褪色的书写材料（复写纸、热敏纸．红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等）书写、绘制。3.超大纸张折叠，对报表、图样等纸张幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。操作时要尽量减少折叠次数，文件页数较多时，宜整份折叠。4.如果是组合件，按以下顺序进行组合件内的文件排列：正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；译文在前，原文在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。5.装订：采用左侧、下侧对齐方式，用不锈钢钉装订或线装订。6.录音、录像文件应保证载体的有效性。电子文件应以光盘为长期储存介质。（三）文件档案编目1.文件编号文件需做必要的标识，内容通常有名称、日期、编制人、审核人、表格编号、密级或“受控”标识、公章、保存期限、份数、分发号、版本号等组成。质量计划、施工方案、施工作业指导书；项目环境和职业健康安全管理文件；项目管理制度等项目管理文件的标识应注明编号、受控状态、份数及分发号，编号图样如下图一。规范、图集、图纸等不写编号，必要时盖公章。保存期限在程序文件记录清单中标识。其余的资料的标识视情况灵活组合。组卷的文件按各地区《建筑工程资料管理规程》要求组卷。组卷的资料只写编号，不写分发号。编号图样：XXXX——JS——A/1——001项目名称——文件类别——文件名称——顺序号文件类别编号技术JS物资WZ图纸TZ变更洽商BG商务SW质量ZL安全AQ2.编写案卷页号卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图纸的页号编写在标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，将其作为一份填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。各卷之间不连续编页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。3.卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。卷内目录排列在文件材料的首页前。档案盒未盒满前，卷内目录可采用打印空白目录，手写填写的方式进行记录。填写的内容要求字迹工整、清楚，内容真实、完整准确，不得使用易褪色的书写材料。待盒满后，卷内目录另行整理打印，放置该盒文件之前。4.案卷封面和脊背案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面形式，内容主要有：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档案号等。案卷脊背填写保管期限、档号和案卷题名。题名从右竖写，遇数字横写。案卷封面及脊背的档案号暂用铅笔填写，移交后由接收单位统一填写。案卷内封面排列在卷内目录之前。5.备考表卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（如：文字材料100页，照片10张，附图1张）以及组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。立卷人由责任立卷人签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人由案卷质量审核者签名及填写审核的日期。互见号：应填写反映同一内容而形式而不同且另行保管的档案号，注明其载体形式，并用括号括起。卷内备考表排列在卷内文件材料之后。（四）文件装盒与装订1.将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。2.文字材料采用三孔一线整卷装订与单份文件装订两种形式。装订要结实、左下对齐，不压字、不倒页、不损坏文件。整卷装订文件材料单页约100页左右。图纸可不装订。（五）文件保管、贮存所有工程施工文件资料的保存由内业资料员保管，分发后由相关责任人保存，工程施工归档资料贮存期限为永久，在工程完工后按规定做好组卷工作，交分公司档案室保存。（六）文件的查阅和处置规定1.对于施工过程管理记录或施工质量记录的查阅，须经项目部批准。查阅记录时，按标识、编目分类进行检索查取，查阅完毕按原样返还。查阅的记录应妥善保管，不得损坏、丢失。2.对工程中已过保存期限的文件、资料，应按档案管理的有关规定处理。对不需归档的记录各责任人在工程竣工后交由项目进行统一处理。（七）档案的归档与移交工程施工过程中形成的文件材料按各地区规范要求表格分类填写，填写质量、内容应符合规定，资料至少一式三份（档案馆、建设单位、自留），根据实际情况增加份数，并同时准备一套电子文档。工程竣工时，对于移交公司的一套竣工资料，按以上组卷顺序及分类要求立卷、归档；对于移交建设单位、档案馆的资料，按各地区档案馆的组卷要求归档；对于公司要求归档而各地区档案馆不要求归档的资料，在施工过程中也应形成，并在工程竣工时归入公司存档的一套资料内。工程竣工资料在项目竣工后3个月内必须完成向有关部门的移交，移交时应填写移交清单，对于移交后的竣工档案由分公司档案室统一按档案管理的有关要求执行。配合其它部门工作所形成的记录应按主管部门的要求执行，形成的记录应在工作总结结束后保送主管部门保存，必要时技术部门留复印件备查。以电子文档保存的记录应定期用光盘备份。备份的时间由电子文档的数量确定，但至少每年应备份一次。以上各种记录均应标识明确、规范，标识的内容通常包括：（1）名称、日期（2）记录表格编号（3）编号、分发号、密级或“受控”标识（4）记录人、审批人、公章（5）保存期限（6）发至部门、份数以上各项记录中，前两项必须包含，其余各项灵活组合。（八）档案密级密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。五、档案归档范围（一）局“三个标准”规定项目管理过程中需要形成的记录序号管理类别记录名称记录格式/编号主管部门填写人保管人填报时间/频次1项目组织管理项目部主要管理人员审批表样表ZJSJ-XMBD-ZZ-001综合办劳资员劳资员立项报批时项目部主要人员简历表样表ZJSJ-XMBD-ZZ-002劳资员劳资员立项报批时项目部组织机构图样表ZJSJ-XMBD-ZZ-004劳资员劳资员立项报批时2项目员工与薪酬管理项目部人才培训计划自行编制劳资部劳资员劳资员开工后一个月内3项目部实施计划项目部实施计划编写任务表样表ZJSJ-XMBD-SC-001技术部技术总工技术总工开工20天内项目实施计划动态管理表ZJSJ-XMBD-SC-002技术总工技术总工每月调整更新4项目技术管理施工组织设计（方案）编制、审批计划样表ZJSJ-XMBD-SJJS-001技术部技术总工技术总工开工后填报物资（设备）进场验收与复试计划表样表ZJSJ-XMBD-SJJS-006质检员质检员项目开工后工艺试验及现场检（试）验计划样表ZJSJ-XMBD-SJJS-007质检员质检员项目开工后工程检测计划样表ZJSJ-XMBD-SJJS-008质量总监质量总监项目开工后计量器具配置计划样表ZJSJ-XMBD-SJJS-009技术总工技术总工项目开工后计量器具登记账样表ZJSJ-XMBD-SJJS-010技术总工技术总工不定时计量器具封存审批表样表ZJSJ-XMBD-SJJS-011技术总工技术总工不定时计量器具报废申报表样表ZJSJ-XMBD-SJJS-012技术总工技术总工不定时5项目物资管理物资需用总计划表样表ZJSJ-XMBD-WZ-001物资部专业工长材料内业项目开工后物资需用（月度）计划单样表ZJSJ-XMBD-WZ-002专业工长材料内业每月物资需用（日常）计划单样表ZJSJ-XMBD-WZ-008专业工长材料内业每日物资需用总计划调整表样表ZJSJ-XMBD-WZ-009专业工长专业工长不定时物资收料单样表ZJSJ-XMBD-WZ-006材料内业材料内业材料进场时物资调拨单样表ZJSJ-XMBD-WZ-010材料内业材料内业不定时物资退场申请单样表ZJSJ-XMBD-WZ-011材料内业材料内业不定时物资退库单样表ZJSJ-XMBD-WZ-012材料内业材料内业不定时物资领料单样表ZJSJ-XMBD-WZ-013材料内业材料内业不定时消耗类物资盘点表ZJSJ-XMBD-WZ-014材料内业材料内业每月周转类物资盘点表ZJSJ-XMBD-WZ-015材料内业材料内业每月物资盘点盈亏处理表ZJSJ-XMBD-WZ-016材料内业材料内业不定时物资报损报废处理单ZJSJ-XMBD-WZ-017材料内业材料内业不定时废料处理申请单ZJSJ-XMBD-WZ-018材料内业材料内业不定时分包方物资进场记录ZJSJ-XMBD-WZ-019材料内业材料内业不定时料具退场单ZJSJ-XMBD-WZ-020材料内业材料内业物资进场时物资成本三算对比分析表ZJSJ-XMBD-WZ-022材料内业材料内业不定时6项目设备管理机械设备需求计划表样表ZJSJ-XMBD-SB-001安全部专业工长专业工长不定时项目进场设备验收单样表ZJSJ-XMBD-SB-004专业工长专业工长不定时设备登记台账样表ZJSJ-XMBD-SB-005安全员安全员不定时设备交接班记录样表ZJSJ-XMBD-SB-007专业工长专业工长不定时机械设备运转记录样表ZJSJ-XMBD-SB-006专业工长专业工长不定时机械设备保养记录样表ZJSJ-XMBD-SB-008专业工长专业工长不定时机械设备维修记录样表ZJSJ-XMBD-SB-009专业工长专业工长不定时机械设备周检记录样表ZJSJ-XMBD-SB-010专业工长专业工长每周设备作业人员花名册样表ZJSJ-XMBD-SB-011专业工长专业工长不定时临时施工用电验收表样表ZJSJ-XMBD-SB-013专业工长专业工长不定时