合同管理制度

合同管理制度第一章总则第一条为加强公司的合同管理，防范合同风险，依据国家有关法律、法规，制定本制度。第二条本制度适用于以公司名义签订、变更、解除的各类合同，包括合同、协议。第三条以公司名义对外签订合同的，均应当采用书面形式。第四条合同管理遵循归口管理与有关部门协同管理相结合的原则。合同的发起部门是合同的归口部门。第五条公司实行合同主办制度、合同审查制度、合同保密制度，加强合同监督和系统闭环管理。第二章合同管理职责分工第六条合同主办部门职责：(一)对合同相对方主体资格和资质进行审查；(二)组织合同、项目谈判；(三)负责合同文本起草工作；(四)负责合同文本审查会签的流转；(五)组织、监督合同履行；(六)负责合同档案的整理及移交；(七)根据法定代表人的指示或根据本部门职权确定合同主办人。第七条合同协办部门职责合同项目明确协办部门的，协办部门应当根据领导指示和部门职责积极协助主办部门办理合同的有关事宜。第八条财务部职责：(一)审查合同中的财务收支事项是否符合国家财经法律、行政法规和公司财务制度；(二)对合同中影响财务的其他重要事项提出意见；(三)依据国家财经法律、行政法规和公司财务管理制度对合同资金进行控制。第三章合同主办第九条合同主办制度是指法定代表人或合同主办部门确定合同主办人，合同主办部门和主办人对合同谈判、签订、履行等的全过程复杂的制度。每一份合同须由法定代表人或合同主办部门确定一名主办人。临时性借用、聘用人员可以协助但不得成为合同主办人。第十条合同主办人应自被确定为主办人起至合同履行完毕止对合同全过程负责。期间出现与合同有效的问题由主办人协调解决，主办人协调不成的，按管理权限上报上一级领导解决。第十一条如果主办人发生工作或岗位变动，由法定代表人或主办部门确定新的主办人，保证合同主办工作顺利交接。第四章合同谈判与起草第十二条主办部门可以根据需要组织财务部、常年法律顾问及其他相关部门的人员参与谈判。第十三条重大合同谈判前，应召开准备会议，明确合同中需注意事项、确定谈判方案及主谈人员，统一谈判内容和意见。第十四条主办人对谈判中临时遇到的重大问题应及时进行协商，并向本部门负责人汇报，必要时向公司有关领导请示。第十五条合同主办人应争取己方起草合同。主办人负责合同起草、修订，有关部门予以协助。重大合同可经主办部门提请，由常年法律顾问起草或配合起草。主办人自行起草合同文本时，应优先参照公司、行业、国家的示范文本。第十六条经常使用的合同由主办部门会同常年法律顾问及其他相关部门制作示范文本。第十七条参加谈判的人员应恪守公司保密制度，不得泄露商业秘密。第五章合同审查第十八条合同审查制度是规定合同谈判前或签订前由主办人和主办部门将合同草案及与合同相关的背景材料送有关部门审查，提出审查意见和建议供谈判人员及有权批准合同签署人员参考之用的一种制度。第十九条未按本制度经相关部门审查的合同，不得签署，不得支付合同款项。第二十条合同审查的一般程序是：(一)主办部门内部审查；(二)送公司协作部门审查；(三)由总经理或董事长最终审批。主办部门可以根据需要，提请增加有关业务部门对合同进行审查，各有关业务部门根据其部门职责范围对该合同进行审查。合同的审查采取纸质形式，根据本制度填写《合同评审检查表》（附件一），将合同草案等有关材料送有关业务部门审查。负责审查的部门应出具书面审查意见，并协作保密。第二十一条各部门审查合同的内容详见《合同评审检查表》，各部门根据其职责分工参与合同审查，在审查合同草案时，可根据需要，要求主办部门提供与合同相关的补充证明材料。第二十二条主办部门提交合同草案后，审查部门应当审慎审查，但每个审查部门出具审查意见原则上不超过3个工作日。第二十三条有关部门在审查合同草案时，发现重大遗漏、不妥时，应在审查意见书中予以明确并提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退换主办人。主办人修改之后应重新按程序提交审查，审查期限重新计算。主办部门认为就有关意见提示的风险实际运行中可以控制的，就有关意见所涉及问题向最终领导进行解释说明并获得同意后，也可不再修改。第二十四条如果总经理认为有必要，可召开总经理办公会议审查合同。如时间紧急，主办部门可邀请各相关部门召开联席会议审查合同。但联席会议前主办部门应为拟参会部门提供必要材料和必要时间供其对合同进行研究。主办部门应将联席会议的结果告知总经理，并根据领导的批示，决定是否重新履行合同的一般审查程序。第六章合同签订第二十五条主办人负责对已完成审查会签、根据审查意见修改的合同进行校核、复印、装订。第二十六条主办人负责将最终定稿的合同待签署版本送法定代表人或其授权委托人签署，并按照公章使用管理规定加盖公章，且须加盖骑缝章。第二十七条公章的使用实行登记备案制度。第七章合同履行第二十八条主办人负责组织合同的履行，并督促当事人按照约定全面、适当、实际履行合同。合同正式生效前，不得实际履行合同。第二十九条主办人负责履行合同约定的通知义务，并提示有关部门按照合同约定的日期、期间履行合同义务或主张权利。合同主办部门申请合同付款时，必须提交已签署的合同文本一份。未提供签署的合同文本，付款部门应当拒绝付款。第三十条主办人应当及时汇报、请示、协调、解决合同履行中出现的问题、争议。第三十一条合同履行过程中发生对方不履行或履行不全面、不适当及其他违约事项或纠纷时，主办人应在法定或约定期限内以法定或约定的方式向对方提出异议或对对方的异议予以答复，并将有关事项及时通知付款部门和相关业务部门。付款部门在审查、核实有关事项后，对是否暂停或停止支付做出决定。主办人还可就前述事项提请常年法律顾问从法律的角度出具意见和建议。第八章合同的变更和解除第三十二条变更或解除合同，须由原合同主办部门、主办人主办。第三十三条变更或解除合同应采用书面形式，制作合同变更协议及合同解除协议。（附件二、附件三）第三十四条主办人提前变更或解除合同的程序：(一)主办人制作变更或解除合同说明文件，提交主办部门负责人审核；(二)原合同审批部门对变更或解除合同的风险进行评估，出具书面意见；(三)主办人将上述文件、意见一并提交原最终批准人审批；第九章合同公章管理第三十五条行政部负责合同公章的刻制、使用、回收、报废等管理工作，并指派专人负责合同公章的保管和用印。第三十六条合同公章管理人员应按规定的权限和程序使用合同公章，未经有关领导批准，合同公章管理人员不得擅自用印，任何人不得超越权限强制合同公章管理人员用印。第三十七条合同公章管理人员应妥善保管、使用和管理合同公章。合同公章管理人员必须履行以下义务：(一)不得携带合同公章外出；(二)不得在空白合同上用印；(三)严禁将合同公章交与他人使用；(四)不符合审批手续和用印规定条件的，不得用印。第三十八条合同公章管理人员应注意审查下列事项后，方可用印：(一)合同文本原件；(二)法定代表人的签字或被授权人签字；(三)《合同审查意见审批表》及审查部门的审查意见。有书面授权的，应注意审查授权委托书中的权限，是否具有签署本合同文本的权利。第三十九条合同公章管理人员对签署合同用印的程序核对无误后，加盖公章。有书面授权的，应保留授权委托书原件一份，但留存原件确有困难的，可留存授权委托书复印件一份，经合同主办人审查确与原件核对无误，主办人签字确认后存档。第十章合同档案管理第四十条公司行政部负责合同的统计、档案管理工作。各主办部门负责将本部门的加盖公章后的合同原件交至行政部，本部门留存合同复印件，以便监督合同的履行。第四十一条合同档案内容应当包含：(一)合同原件一份；(二)《合同审查意见审批表》(三)谈判、履行、争议解决情况的说明、变更、解除合同的相关文件（如有）；(四)其他应当归档的文件。第四十二条主办部门要加强合同档案材料的管理。合同主办人按照《档案管理制度》负责整理合同档案，及时移交归档。因合同未归档造成损失的，主办人和主办部门要承担相应的责任。第四十三条主办人、协办部门工作人员等因工作需要，可以按照《档案管理制度》申请查阅、复制、借用合同档案材料。第四十四条本制度自颁布之日起执行。