项目外包管理规范

项目外包规范管理制度（2016年7月1日起执行）第1章总则1.1编制目的为使本公司外包项目管理更加规范合理，约束参与外包项目人员的行为，确保项目外包期间公司利益的维护，提升业务效率，实现项目外包战略目标，特制定本制度。1.2外包定义外包，是指为实现公司战略经营目标，通过合同或协议等形式约定由外部服务提供商，提供部分或全部业务的合作形式。外包人员，是指承包单位派来负责具体实施业务的工作人员。1.3使用范围公司将日常经营项目中的部分业务委托给公司以外的专业服务机构完成的经营行为，通常包括软件研发、系统集成、IT服务、管理咨询、业务公关、委托加工等业务的外包管理。1.4外包方式外包方式包括整体外包和部分外包。项目外包需要考虑项目运营具体特点、公司战略发展方向、外包市场成熟程度、管控水平等综合因素。1.5外包管理人员公司外包项目的管理由公司项目经理和项目经理助理直接负责，包括参与项目外包过程和项目业务的调研、以及项目进度的监督和总体控制，并负责管理外包人员的日常工作安排。第2章外包项目要求2.1外包战略一、此项目外包是否可以降低公司的成本；二、此项目外包是否可以产生比自己运作更多的利益；三、此项目外包是否可以利用本公司现有的设备、专业人员或专业技术成果；四、准确把握公司核心竞争力与核心利益环节，避免将公司核心项目外包。2.2外包供应商（承包商）的选择一、承包商是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系；二、承包商在知识产权方面的保护力度和效果；三、承包商类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉；四、承包商的性价比是否符合公司外包业务要求；五、优先选择合作过的优秀承包商或有良好信誉度、用户口碑及成功产品的承包商。2.3外包项目计划书公司根据建设和发展需要，提供会议讨论和内部调研等方式，拟定总体需求和项目需求方案；为降低开发风险，可考虑选择两至三家外包承包商，成立项目开发联合团队，由本公司与承包商双方项目负责人和主要架构设计师以及项目团队组成，制定系统需求和项目开发计划；公司技术部负责项目实施的跟踪和控制，对阶段成果进行测试验收等。一、项目外包的背景，如公司外部环境要求及公司中长期发展战略；二、项目外包的范围，将部分或全部项目交由承包商负责；三、项目外包的主要风险和预期收益；四、项目外包的具体实施程序；2.4项目外包的业务流程为避免在项目外包上的操作失误给本公司带来不必要的损失和亏损，确保公司信誉不受影响，本公司任何项目外包合同均必须严格遵循如下流程：一、导致项目外包必然失败的四个关键因素（一）未经充分研究和调研分析，在不确定项目外包能否给公司带来综合效益的情况下，就仓促与外包公司展开合作；（二）项目管理负责人及团队未充分评估外包项目的复杂性；（三）公司在组建服务外包项目的技术团队中缺乏真正核心关键骨干的专门人员，大部分以兼职身份参与；（四）意向或实际外包公司无法提出项目实施的项目外包管理流程。二、合理的项目外包业务流程（一）充分分析项目外包业务的流程环节；（二）讨论并确定项目外包流程的目的，不同的目的决定了项目外包业务流程路线的设计和效果；（三）将项目外包业务流程的每一个目标分解成具体量化的目标，该目标可以作为项目外包业务流程绩效评估的标准；（四）合理任命项目外包业务流程所有者，明确主导部门和责任人；（五）明确岗位职责，权力责任对等，确保项目外包综合效益最大化。2.5项目管理角色本公司项目管理负责人负责将任务明确到个责任人和项目组每一个成员。项目组成员的角色和职责如下：单位岗位角色职责公司项目负责人1、指定项目经理，2、分配项目所需资源3、监控项目进度4、签发和批准更改请求5、审核、批准项目计划项目经理1、制定工作任务计划书、时间表、审核交付物2、定期向负责人汇报项目状态3、指定配置管理员4、指定问题协调人5、产品版本发布6、决定和计划项目所需的培训技术负责人1、协助项目经理进行项目的调研和分析2、协助项目经理负责项目进度的管控、人员的管理以及业务的沟通协调3、定期对业务的合理性、合同执行、绩效以及管理等情况进行分析和总结，及时上报技术总监4、明确外包人员的职能，协调工作进度5、负责项目文档的编写和整理承担项目经理分配的任务项目组成员测试协调人1、计划和协调所有的测试活动2、制定测试策略配置管理员1、版本发布2、配置管理活动3、记录配置信息问题协调人1、评估所有项目业主提出的问题和影响，决定该问题是否是错误或更改请求2、提供问题度量3、采取措施解决公司项目支持人员提交的问题承包商外包人员1、负责产品研发和服务的提供2、负责相关项目文档的编写和整理3、参与项目的沟通和项目的管控4、按照合同规定完成项目任务内容2.6风险因素的识别一、在合同的内容和范围方面，明确承包商提供的服务类型、数量、成本，以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用、项目最终交付期限等细节；二、在合同的权利和义务方面，明确公司有权监察和督促承包商外包人员改进服务流程和方法，外包人员有责任按照合同协议约定的方式和频率周期，将外包实施的进度和现状告知本公司，并对存在问题进行有效沟通，尽快加以解决；三、在合同的服务和质量标准方面，合同协议必须明确规定承包商最低的服务水平以及如果未能满足标准实施的补救措施；四、在合同的保密事项方面，必须具体约定明确对于涉及本公司机密的业务和事项，承包商外包人员有责任履行保密义务；五、在费用结算标准方面，综合考虑内部和外部因素，合理确定外包价格，严格控制项目外包成本；六、在违约责任方面，制定既具有原则性又体现一定灵活性的合同条款，以适应环境、技术和公司自身业务的变化。第3章项目外包过程管理3.1考核和管控一、在外包人员提供服务过程中，必须密切关注和评估外包人员的工作能力，采取动态管理方式，对外包人员开展日常绩效评价和定期考核；二、公司项目管理人员有义务及时地定期或不定期向承包商通报外包人员的工作绩效考核情况，进行协商管理；三、一旦发现偏离合同目标等非正常情况，必须及时向公司报告，并立即责成承包商调整改进；四、公司项目管理人员有权按照项目外包制度、工作流程和相关要求，落实项目外包实施全过程的管控措施；五、公司必须对重大项目外包的各种意外情况作出充分预计，建立相应的应急机制，制定临时替代方案，避免项目外包失败造成公司生产经营活动中断。3.2项目管理的要求一、承包商必须于到达现场3天内，向公司提供外包人员详细清单，包括但不限于人员姓名、性别、年龄、职务、工作简历等情况，信息必须真实可靠；二、承包商必须提供外包人员上级负责人的联系方式，并建立外包人员工作情况反馈机制，公司有权监督承包商负责人进行相关处理；三、承包商派出人员增加、减少和岗位调整必须于调整前3日内以书面形式报公司备案；如对项目进度和研发造成影响的损失，则由承包商承担；四、承包商派出人员必须执行本公司日常管理制度，服从公司项目经理和项目助理的技术指导和日常监督管理，未按要求执行的外包人员，本公司有权责成承包商进行撤换；五、本公司项目管理人员负责项目的调研与实施方案的设计工作，包括内容分类与规划、用户功能设计等工作，外包人员根据我方要求，提供项目的开发服务；六、如因建设的需要及用户需求变更或增加，外包人员需提供设计方案、软件及系统的运行维护；七、项目开发过程中，本公司项目经理必须定期主持召开项目工作总结会议，外包人员必须如实准确汇报项目的工作进度和总结报告（见下表），形成会议纪要书面文件，并上报技术总监；会议类型时间内容负责人参加人员项目周例会每周末组内成员本周工作进展，主要问题，下周工作，需要讨论的问题等等项目经理项目组全体成员项目组阶段例会项目阶段开始上阶段目标、成果；下阶段目标、计划；任务分配项目经理项目组全体成员项目组阶段成果确认例会项目阶段结束阶段成果汇报确认项目经理项目组全体成员；技术总监八、公司可根据需求、工作需要，责成承包商增加或减少外包人员；九、公司有权对承包商外包人员进行考核，考核不合格的必须责成承包商进行处理或撤换，否则视为合同违约行为；十、承包商派出人员造成公司财产损失或客户公司财产损失的，公司有权追究有关人员责任，并要求承包商或外包人员必须赔偿由此造成的损失，必要时有权直接扣减合同款项，严重的公司将追究法律责任；十一、项目开发过程中和项目完成后最终产生的文档、文件、各种脚本及源代码等全部所有权归本公司，承包商无权亦不得以任何理由拒不交付上述项目交付物；否则本公司有权直接扣除合同款项，承包商必须赔偿因此给本公司造成的一切损失；十二、项目交付物包括但不限于项目开发过程中和项目完成后最终产生的文档、文件、各种脚本及源代码等：◎需求规格文档◎测试策略文档◎产品规格书◎整体方案书◎概要设计文档◎详细设计文档◎JAVA源代码和makefile◎单元测试计划和测试用例◎集成测试计划和测试用例◎系统测试计划和测试用例◎软件版本◎用户使用手册◎所有的测试脚本、测试数据、测试结果和测试报告◎所有的审核报告3.3人员管理要求一、在项目研发期间出现需求不明确，外包人员应主动与本公司项目管理人员沟通，配合公司或公司客户的需求进行调整；二、外包人员必须严格遵守本公司支持资产管理、信息资料管理、安全管理等规定；如因个人原因造成本公司信誉受损、资产遗失或损坏、机密资料泄露等，本公司有权追究其法律责任；三、外包人员工作期间应自觉维护和监管本公司的资产或公司客户的资产，如因个人原因造成的遗失或损失行为，按公司规定进行赔偿；四、外包人员工作期间必须严格遵守本公司作息时间规定；如迟到、早退、旷工或违反本公司员工管理规定，本公司将予以申诫警告，情节严重者将通报承包商予以处理；五、外包人员如需请假、休假或遇特殊情况不能上班者，必须确保不影响项目进度的前提下，及时告知本公司项目经理；六、外包人员必须服从因项目进度要求进行的加班，不得无故缺勤或早退，特殊情况必须及时告知本公司项目经理，否则造成的误工损失由承包商承担；七、外包人员工作期间，必须按照本公司规范着装要求；八、外包人员必须根据项目的业务需求和研发进度，严格遵循本公司关于项目文档有关规则规范，定期编写完成规定的项目文档和资料整理归集，提交本公司项目文档管理部门审核通过存档；不符合本公司管理规范的，必须退回修改完善，直至审核通过；九、外包人员必须在每个月底前向本公司项目管理部门提交书面工作报告，包括但不限于当月解决的问题、存在问题、遇到的困难、建议解决方案以及次月的工作计划及进度安排等；十、如在规定时间内未能完成进度要求，承包商必须做出书面合理解释；外包人员负责人必须提供分析报告，在由本公司项目经理主持召开的项目管理会议上汇报情况，提出解决方案；如需调整进度，延迟交付项目成果，必须先于本公司项目经理协商，报请本公司总经理审批后方可；十一、本公司将组织对上述进度延迟造成的直接损失和间接损失进行综合评估，如确认为因承包商造成，则承包商必须赔偿给本公司造成的所有损失，必要时本公司有权直接扣除合同款项。3.4项目验收要求一、公司根据承包商项目外包成果交付方式的特点制定不同的验收方式；二、项目测试必须达到本公司的验收要求，按照相关规定和标准对承包商交付的服务或产品进行阶段性审核及测试；三、项目验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问题的严重性责成承包商立即采取恰当的补救措施；必要时本公司有权依法索赔；四、项目管理人员负责对外包项目的服务或产品进行验收。如承包商最终提供的服务或产品与合同约定不一致，本公司将依据合同约定，责成承包商必须立即进行调整。3.5违约行为的处理一、如因外包人员造成的项目进度拖延、服务或产品不符合合同规定的要求，导致项目进度拖延的情况，违约金额按合同规定的违约条款执行；二、如本公司、承包商中任何一方由于不可抗力致使合同履行受阻或无法完成，履行合同的期限（参考事故影响占用的时间长短）可协商延长；三、如有确凿证据证明承包商存在重大违约行为，并导致项目外包合同无法履行的，本公司有权终止合同，承包商必须赔偿给本公司造成的一切损失。第4章附则一、本公司签订的任何项目外包合同均必须符合本制度规范要求，本制度为合同文本的强制性附件