会计档案管理实施细则

第1页共10页广州**有限公司会计档案管理实施细则制度名称广州**有限公司会计档案管理实施细则版本第1版版次第0次修改编号**-CW04-2016受控状态受控编制日期批准日期执行日期1.目的为了加强会计档案的科学管理，统一公司会计档案管理标准，更好地为公司运营及各项工作服务，根据财政部和国家档案局颁布的《会计档案管理办法》等文件，制订本实施细则（以下简称本细则）。2.定义会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映本公司在生产、经营、建设等全过程的重要经济史料和凭证，是企业档案的重要组成部分。公司领导必须加强对会计档案的监督、检查，设置必要的库房和柜架，建立健全会计档案立卷、归档、保管、借阅、统计和销毁等管理制度，切实把会计档案管好用活。3.职责会计档案应遵循集中统一管理的原则，财务部门会同综合部负责对所属公司的会计档案工作进行监督、检查和指导。4.会计档案的收集、整理4.1公司每年形成的会计档案，由财务部门指定专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。这项工作要列入财务部门的职责范围、有关人员的岗位责任制和会计基础工作标准化的内容进行考核。4.2公司当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本公司财务部门保管一年（出纳人员不得兼管会计档案）。期满后，由财务部门和经办人编造清册向档案部门移交，一般要求在每年六月底前交接完毕。未经档案管理部门同意，财务部门不得自行封包保存。档案部门必须按期接收，不得推诿、拒绝。4.3公司所属子公司的会计档案，原则上保管三年后移交，若三年后仍有延第2页共10页续清算项目，待项目清算完成后三个月内向档案部门移交。4.4财务部门向档案部门移交的会计档案，必须符合财政部制定的《会计基础工作规范》中的有关要求。4.5会计档案的立卷整理，应遵循财务工作的规律，当会计年度终了后，按照会计凭证、会计账簿、会计报表等分别进行整理，装订成册，组成保管单位，一本凭证、账簿、一个年度的财务报告为一个保管单位。4.6各种会计档案的整理要求是：4.6.1会计凭证的整理（1）要分别将收款、付款、转账凭证及所附原始单据粘贴在“会计凭证粘贴单”上，粘贴时张与张之间要均匀、整齐。对超过卷皮规格的大型原始凭证和汇总表等应折叠摆放；与卷皮规格大小相同的中型原始凭证应叠压摆放；小型凭证可以仿鱼鳞式由上而下，由左到右依次摆开叠压摆放，按时间和顺序号将贴满凭证的“会计凭证粘贴单”、汇总凭证、其它原始凭证整理成册，加上“会计凭证”封面，并按规定填写封面各项内容。（2）装订会计凭证时，要剔除凭证上的金属物和空白页。装订后要求整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串行、不倒页，便于翻阅。（3）银行对账单及银行存款余额调节表应当附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订，也可单独装订与当年会计凭证一同保管。（4）对于数量过多的原始凭证，如：记工表、考勤表、收费票据、材料收支小票、产品销售料单等可单独装订保管，在封面上注明所属记账凭证日期、编号、种类、保管期限，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。（5）各种涉外经济合同、协议、存出保证金收据等重要原始凭证，应单独组成档案永久保存，并在有关的记账凭证和单独装订的原始凭证上注明日期、编号、名称、数量、保管期限及其去向，由立卷人签字盖章。（6）工资支付单如形成数量少，可按年度装订在一起，如形成数量较多，按月装订组卷。装订后每册要编页号，并在封面上标明立卷部门、案卷内容、年度、月份、经手人和财务主管人员（签字盖章）。（7）考勤表、计工表为编制工资单的依据，若考勤表、计工表在财务部门，则应随工资单一起保存；若在劳资部门，则不作为会计档案保存，但由综合部出第3页共10页示的如加班天数、加班费计算凭单等原始凭证可与工资单装订在一起。4.6.2会计账簿的整理（1）会计账簿按银行存款日记账、现金日记账、总账（或流转额表）、明细账、辅助账分别整理立卷，组成档案。（2）订本式账簿以一本为一个档案，活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，对账目较多的科目，应按科目分开装订组卷。装订后账簿要加装封面、封底和扉页，并按要求填写扉页和封面的各项内容。（3）计算机生成的总账、明细账、辅助账等都应分别独立组卷并加装封面和扉页，封面应标明：公司全称、账簿名称、会计年度、册数等，扉页应列明科目索引表及账簿使用登记表。（4）账簿内账页排列顺序是：银行存款、现金日记账按自然形成日期；总账、明细账按会计科目。（5）除有特殊规定外，各种账簿不得跨年度使用。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧的上角编页号，空白账页不编号。每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素墨水笔编写。会计账簿编号使用“页号”。4.6.3财务会计报告的整理（1）财务会计报告按本公司、所属公司和月、季、年度分别整理，有关财务会计报告说明与分析应与报表一同组卷装订。厚度超过50毫米时应分别组卷装订。（2）公司月、季度财务会计报告较薄的，可以分别合并组卷装订。所属不同公司上报的财务会计报告，可以合并组卷装订成册。（3）凡合并组卷的财务会计报告应在案卷标题中注明月、季及合并组卷的公司名称，公司名称可以用规范的简称。（4）凡归档的财务会计报告及文字说明，均应存原始件，不得使用圆珠笔及蓝色双面复写纸、压感纸或复印件。（5）各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。（6）所属公司的财务会计报告，由财务部门负责收集齐全，立卷后向同级档案部门移交。4.6.4会计凭证、账簿、财务会计报告等会计档案整理装盒时，应附“备考表”说明卷内页数、存在问题及立卷人姓名、立卷时间等。第4页共10页4.6.5卷位戳记的填盖方法：每卷归档文件均要在案卷封面右下侧加盖“会计档案归档卷位戳”，加盖的卷位戳使用红色印油，内容用蓝、黑色填写，具体填法是：（1）“年度”为该卷形成的年度，用阿拉伯数字填写；（2）“保管期限”为该卷内容针对的保管期限；（3）“类别”按凭证、年度财务会计报告、季度财务会计报告、工资支付单、现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账，会计档案保管、移交、销毁清册等填写；（4）“会计处理号”（简称处理号）是财务部门保管会计档案时编制的顺序号；（5）“全宗号”是上级档案部门为本公司所确定的全宗号；（6）归档的卷位戳加盖的位置是：凭证、报表及档案保管、移交、销毁清册等盖在案卷封面右下侧，账本盖在扉页右下侧。如案卷封面已印有归档卷位戳的各项内容，可不加盖归档卷位戳，内容按规定填写清楚。若所填写的内容不齐全，应加盖归档卷位戳。4.7财务部门在保管会计档案期间，要编制会计档案保管清册，一年期满后与会计档案一并移交综合部永久保存。4.8编制目录时，“案卷内容”即对案卷内容的简明摘要，要揭示出卷内文件的时间、作者、名称等内容。4.9“会计处理号”的编制方法，公司可自行确定。4.10各级财务部门向档案部门移交会计档案时，其案卷质量、手续必须符合本细则的要求，如达不到要求，财务部门应在档案部门指导下重新整理，合格后再向档案部门移交。5.会计档案的归档5.1会计档案具体包括：（1）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其它会计凭证（包括职工持股凭证）。（2）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账，其它会计账簿（包括职工持股会的帐簿）。（3）财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括财务报表、第5页共10页附表、附注及文字说明，其它财务报告。（4）其它类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，建造合同，验工计价表，其它应当保存的会计核算专业资料。（5）公司除了收集本公司的财务会计报告外，还应收集所属子公司的年度、季度财务会计报告，但保管期限应有所不同。保管期限为十年以下的会计档案，不向综合部移交，由各级财务部门自行保管、销毁。5.2财务部向综合部移交会计档案时，应按会计档案保管清册案卷登记的顺序（即会计处理号）编制“会计档案移交清册”及“移交目录”一式两份。填写移交目录时，会计凭证应按册写明凭证种类、月份、自编起止号，明细账应填写月份和科目，财务会计报告如几个公司合并装订成册时，应写明公司名称。交接双方按移交目录清点，核对无误后双方签字盖章，各自保留一份，以备查考。5.3综合部接收保管的会计档案，原则上应保持财务部门移交时原卷册的封装，个别需要拆封重新整理时，档案部门应会同财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。5.4综合部对接收的会计档案进行整理，其主要任务是：5.4.1根据排架情况在每卷归档文件的“会计档案归档卷位戳”上填写卷号；5.4.2会计档案一律使用盒装，以盒为保管单位，一盒为一卷。档案盒要统一采用牛皮纸盒，规格为220×310毫米，根据档案的厚度可分别装入厚度为20、30、40、50毫米档案盒内;5.4.3会计档案盒印刷字的尺寸：档案盒封面“会计档案”四个字用30×30mm黑体字红颜色印刷。“公司名称”用15×10mm宋体字红颜色印刷。档案盒脊背的印刷字用黑体字红颜色印刷；5.4.4档案盒封面的公司名称必须用规范的公司名称，封面印刷只印到集团公司一级，所属子公司的名称在档案盒脊背“公司”栏显示；5.4.5会计档案盒脊背各项内容的填法与归档卷位戳相同，“公司”和“类别”栏可填写标准简称，具体填法是：（1）“公司”栏的公司名称应填写到立卷部门；（2）“类别”栏填写时，应使用规范简称：年度财务会计报告——年报第6页共10页季度财务会计报告——季报工资支付单——工资单现金日记账——现金账银行存款日记账——银行账会计档案保管清册——保管清册会计档案移交清册——移交清册会计档案销毁清册——销毁清册（3）档案盒脊背中“会计处理号”可简写为“处理号”；（4）加盖档案盒脊背各项内容用蓝、黑色印油，字体、字号公司自定。5.4.6保管期限同为15年的案卷排列方式，按照总账、明细账、日记账、凭证的顺序排列；5.4.7编制案卷目录：为方便借阅，档案部门应编制案卷目录。填写要求：（1）“年度”为该案卷内容形成的年度，如2014年；（2）“案卷号”为该案卷流水号；（3）“案卷内容”按本细则第十一条规定填写；（4）“案卷页数”为该案卷实际总页数；（5）“存放位置”为该案卷存放的库房和柜架编号；（6）案卷目录应按案卷排列上架的顺序填写，并将一个年度内的一个部门或一个保管期限的案卷目录分别装订，编上页号。案卷目录装订成册后，一册编一个流水号（即案卷目录号。5.4.8编制会计档案案卷目录索引。为便于查找会计档案案卷目录，需要编制案卷目录索引，以揭示各类会计档案数量、所在页码及案卷起止号。5.4.9编制会计档案归档说明。综合部每年在完成会计档案任务后，编写归档说明，放在案卷目录索引前面，与案卷目录一并装订，其内容应包括：5.4.9.1.年度内哪些财务文件已归档，哪些应归档但尚未归档及其原因；5.4.9.2.年度内会计档案的归档数量，按保管期限、种类划分各多少卷，已归档的档案是否齐全、完整。（1）已归会计档案的案卷质量情况；（2）会计档案分类排列上架情况；（3）会计档案损坏情况；第7页共10页（4）会计档案销毁及留存情况；（5）属于保管期限内的档案被误销的情况；（6）其它会计档案需要说明的问题。5.4.10会计档案的分类排列上架，可采用以下两种方法：（1）一个年度一个财务部门内的会计档案按保管期限长短编一个案卷流水号，即按年度—立卷部门—保管期限—种类排列；（2）按会计档案的不同保管期限排列，一个年度的会计档案先分开保管期限，一个保管期限内按不同财务部门编一个流水号。即按保管期限—年度—立卷部门—种类排列。5.4.11会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为３年、５年、10年、15年、25年五种。会计档案保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。5.4.12本细则规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管应当按照本细则附表所列期限执行，必要时，可根据需要适当延长保管期限。公司会计档案的具体名称，如果同本细则所列档案名称不相符，可以比照类似档案的保管期限办理。