公司法务部的职能及制度建设

1公司法务部的职能及制度建设一位知名企业家说：“企业好比是一辆汽车，工程师、经济师、会计师和法律顾问就是汽车的四个轮子，汽车要前进，四个轮子少一个都不行。”企业经营管理的目标主要有两个：一是增加收入、节约开支，提高工作效率和经济效益；二是防范和化解法律风险，维护企业财产和交易安全。无论企业大小、企业境况如何，成熟的企业管理者总是能够充分地认识到企业面临的现实状况。第一部分法务部概述一、公司法务部简介公司法务部是公司内部的一个职能部门，一般由具有专业法律知识的律师或法律专家组成，它肩负着确保公司守法经营，依法维护公司合法权益，处理公司在生产经营过程中发生的各种法律问题的重大使命。作为公司的一个职能部门，公司的法务部具有以下特征：其一、从组成人员来看，公司的法务部一般由掌握专业的法律知识、具有一定办案经验的律师或法律专家组成，他们负责为公司其他职能部门及业务部门提供及时、专业、详尽的法律意见和建议，确保公司在法律规定的范围内守法经营，使各类纠纷及诉讼得以及时解决。其二、从工作方式上看，法务部并不直接经手公司的业务，只是对相关业务部门的工作提出指导意见和建议，详细事宜的最终落实上还是由业务部门亲自处理的，这使其与公司的业务部门的工作方式上有明显的区别。第三、从工作的范围来看，公司法务部的宗旨在于协助公司治理层依法决策，引导公司健康发展，理顺公司内部的各项规章制度，评判和控制公司生产经营中可能碰到的法律风险，为公司正常的生产经营和茁壮成长保驾护航。二、公司法务部设立的重要性公司是现代市场经济活动中最活跃的经济主体，顺应市场经济的发展和处理法律事务的需要，目前，很多公司都成立了专门的法务部或者法律部，便于专门处理法律事务。公司法务部是确保公司依法决策，理顺公司内部各项规章制度的根本保障，是确保公司守法经营的重要前提，是维护公司合法权益的重要手段。其一、成立或组建公司法务部是维持公司正常生产经营秩序的需要。市场经济就是法治经济。在市场经济的前提下，一切都必须以尊重市场规律为前提，竞争的加剧无可避免导致争议突起，要实现和维护好公司的合法权益，2就离不开一个专长于法律知识和熟谙纠纷处理技巧的部门，这样，法律部或者法务部的组建就成了许多企业中不可缺少的一个部门。其二、成立或组建公司法务部是维护自主品牌，是维护公司知识产权的需要。品牌战略才是一个企业在市场中真正立于不败之地的法宝和竞争力。实现自主品牌，维护好公司知识产权，才能在行业的竞争中实现持续发展，在法制建设蓬勃发展的新世纪，维护知识产权的使命无可否认地落到了具有专业法律知识、善于逻辑思维的法务部门的身上。在维护公司自主品牌的过程中，法务部应充分地把握企业的经营与发展状态，及时提供与公司发展阶段相适应的知识产权策略，从基础注册维护到保护商标注册，从单一的品牌战略到多元化的品牌规划，及时调整知识产权的保护措施，实现公司知识产权保护体系的良性发展和不断深化。其三、成立或组建公司法务部是公司长远发展的需要。随着市场经济的纵深发展，行业竞争不断加剧，全球经济一体化程度日益加强，随着海内法治环境的逐渐完善，对于公司、企业的法律风险防范来说，最终不会存在任何理想意义上的安全港。这就要求每一个公司、企业必须不断建设建立、健全和完善法务部门来控制和应对可能发生的法律风险，虽然风险无法完全避免，但是我们可以预见并把它可能造成的损失降到最低，这就是设立法务部门的真正意义所在。三、公司法务部的职能公司法务部的职能大体可分为两大类，一类是对公司的管理职能，体现在从正面意义上对公司的发展和管理方面，另一类是法律救济职能，体现在纠纷发生以后法务部的协调，仲裁和诉讼方面。（一）法务部的管理职责：公司法务部的管理职能是指，法务部对公司生产经营过程中的风险管控，在法律许可的范围内最大程度实现公司的战略目标和利益，包括对公司决策的合法性分析、合同管理、员工管理及培训，合规性监控即监督公司在反腐倡廉方面的问题具体分述如下：1、担任公司股东会、股东、董事、总经理的法律顾问，公司重大决策性事务提供咨询和法律意见书，协助公司管理层依法决策，为公司的长远规划保驾护航。公司法务部的管理职能首先体现在，积极协同公司管理层探讨公司发展的前景的规划，在法律法规许可的范围内，发挥团体的聪明，开放思想，发散思维，对公司可持续的长远发展提出建议。2、列席公司股东会和由公司高管组织、参加的会议，就相关法律事务提3供法律咨询和发表法律意见。3、建立或完善公司内部的各项规章制度。有秩序才能产出效益，任何一个公司的正常运转都离不开具体的规章制度来约束，正是这样一种约束，正是公司制定的各项规章制度是对公司全体员工行为的规范才使得公司中的个人、不同部门乃至整个公司的运转有条不紊、秩序井然。现代社会是一个法治的社会，对公司的员工、各个部门的约束，无论是指引还是处罚，都应该是建立在成文的规章制度为前提的基础上的，只有是合理、合法的规章制度才能经得起政府部门的监督检查，才能经得起时间的检验，因此，公司法务部门的重要职能就是在合法的框架内，逐步建立、健全和完善公司的各项规章、管理制度。4、拟定、修定各部门、各岗位工作职责。5、负责对公司各部门及其工作人员执行法律法规和公司各项规章制度的监督、检查，将发现的问题及时报告公司相关领导，并有权对相关部门及其工作人员提出整改建议和意见。6、负责公司的合同文本的制定、修改，参与公司重大合同的谈判、签订，对各类合同的履行进行监督。为争取和维护公司的合法权益，法务部应积极参与到公司各部门的谈判中去，及时了解谈判事项、谈判对方基本情况、谈判进程、谈判双方的分歧，制定有利的谈判方案。必要时，法务部应通过合法的途径对谈判相对方基本情况、资信状况等予以调查，确保了解到对方的真实信息，化解可能存在的商业风险，在法律许可范围内控制风险，实现公司争取利益最大化。对于重大的谈判，法务部应当主导确定谈判方案，并就谈判有关事项与相关部门进行沟通，提前取得共识或确定一致的谈判原则，同时应对拟定的谈判方案进行讨论，进行包括但不限于法律方面的可行性论证，必要时，提请相关部门召开工作协调会，对谈判涉及的财务、技术等事项征求各个部门意见，并最终确定谈判的思路和策略。合同谈判的成功并不意味着约定事宜已经水到渠成，还必须对双方签订的合同、备忘录、补充协议等予以妥善保管，并及时跟进了解合同的履行情况，防范双方合作过程中出现纠纷时，可以就双方争议的事实进行验证。合同是规定双方权利义务的最直接的书面材料，是分清各方责任的重要根据，因此无论是合同评审还是合同的管理都应该谨慎对待，将可能发生的商业风险降到最低。7、为各部门及其工作人员提供法律咨询；对公司员工进行法律培训；为相关部门日常工作提供法律建议；就公司的经营管理提供相关的法律信息。法律事务的咨询是公司各部门或个人对日常工作中的法律事宜有疑问时向法务部口头或书面提出询问，法务部及时以口头或书面答复的活动。法律事务咨4询主要是业务部门主动向法务部咨询相关事宜，包括电话、面谈或书面等形式，同时法务部也可以开展法律事务调查问卷、走访面谈等方式方式向各个业务部门了解他们所关心的法律事宜，并集中予以解答。为提高各部门人员的法律意识，有效防范法律风险，公司法务部积极组织对相关人员进行法律知识培训。法律培训应结合业务工作实际，进行案例风险分析和工作思路研讨，解决业务工作中遇到法律方面的重点、疑点、热点、难点问题；对新颁布或修订的和业务工作有密切联系的法律、法规、规章、政策等，应及时组织相关人员集中学习、培训和探讨，做到对相关内容了然于胸，防范可能发生的风险。8、全面负责公司员工违法、违纪、违反公司管理制度和损害公司利益的案件的调查、处理。9、负责公司知识产权的申请、维护。10、负责制订并审核公司的各类法律文件。11、配合、协助有关部门对应收账款进行催收，并直接办理疑难应收帐款的催收。（二）法律救济职能1、代表公司处理各类调解、仲裁、诉讼案件。公司法务部的救济职能是指，公司生产经营过程中与其他民事主体（包括公司或个人）或行政机关发生的纠纷或诉讼。主要体现在，法务部代表公司参与上述纠纷或诉讼的调解、仲裁或诉讼活动，并在这些活动中最大限度地维护公司的合法权益。公司在生产经营过程中的纠纷一般有两种，一种是非诉纠纷，即以本公司为一方当事人，对已经发生但尚未进入到诉讼程序的纠纷，采取协商、调解、仲裁、复议等方式解决有关纠纷或争议的法律事务活动，简称非诉纠纷。与之相对的称为诉讼纠纷，是指以公司一方为一方当事人，或作为第三人，通过人民法院，采用诉讼方式解决纠纷的法律事务活动。这些诉讼案件包括：民事诉讼案件（包括不服劳动仲裁裁决的诉讼）、行政诉讼案件、刑事及刑事附带民事诉讼案件。对于纠纷的处理，法务部应及时收集相关材料，分析案情，理清双方的权利义务，权衡利弊得失，尽量采取协商处理方式，以降低纠纷处理的成本。第二部分公司法务部制度构建从以上分析我们可以看出，一个公司的法务部对公司的发展具有重要意义，要充分发挥法务部的各项职能，做到部尽其用，不仅需要公司管理层的高度重视，需要各部门、人员的积极配合，更需要一系列内部制度的规制和引导。笔者认为，5要充分发挥法务部的专家优势，实现其肩负的各项职能，应加强以下几项制度的建立和完善：一、定期的法律事务调研制度法务部一般只是公司的职能部门，工作中很难接触到实务的具体操作，这就决定了其不可避免地与具体的业务实际情况存在差距，对具体业务中的问题无法得知确切的信息。开展调查的目的有二，其一是了解业务部门具体哪些方面存在疑问及风险，其二是获悉具体业务操作流程，以至于提出建议完善和规避相关的法律风险。因此，法律事务的调研和反馈应该是一个公司法务部的一项重要制度，并需要长期坚持，才能将风险扼杀在萌芽阶段。调查的方式，可以灵活多样，应打破传统的冰冷的问卷调查模式，可以开展形式多样的情谊活动或座谈，面对面的交流好像更能发掘出问题的真正原因所在，也更利于各方的真诚沟通和协调处理对策。对调查中发现的问题应逐一进行分析和归类，深入了解相关流程，洞察风险所在，采取积极有效的措施，及时向相关人员反馈，并跟进措施的效果，必要时应及时调整方案和策略，争取从源头上杜绝隐患，降低风险。二、合同管理制度（见附件1）市场经济的本质就是契约经济，任何利益的实现都始于合同的签订，一份规范和完整的合同是确保合同利益实现的重要保证。要真正实现合同利益，离不开以下方面的慎重审查和执行。（一）规范合同文本。各个部门草拟的合同可能只从本部门的利益出发，对合同条款及法律风险的考虑可能不够全面和仔细，因此建议合同签订前建议将相关合同提交法务部评审并对相关条款予以修正或补充。对合同文本，法务部应根据的规定，审查必备条款是否齐全，条款约定是否合法、合理、具有可操作性，双方权利义务是否对等，表述是否恰当，规范和全面的合同文本是确保合同各方权利义务实现的重要保证，因此在合同签订前应结合业务实际情况谨慎和仔细审查合同，确保没有遗漏或不对等的条款，否则可能导致后续合同的执行出现难以意料的后果。为便于业务操作，法务部应编辑常用合同示范文本，建立合同范本库；聘请法律顾问参与重要项目的前期商务谈判、招投标、合同审查等事务，有效防范和降低企业经营管理中的法律风险。（二）规范合同的签章。合同的签字盖章即意味着对所有合同条款的接受，因此应谨慎对待合同的签章，必须在完全明确知悉合同内容并对其无异议的基础上，根据公司的授权才能6签字盖章。一旦签字盖章即确认对合同项下的权利义务的同意，任何违背合同规定的行为都可能遭到对方的违约索赔。（三）规范合同的管理。合同是确认双方权利义务的重要文件，合同签订后，应妥善保管合同文本，并督促对方及时履行合同项下义务，若对方未能及时履行相关义务的，应及时予以书面通知并保留相关沟通的书面材料，以便日后发生纠纷作为证据使用。经双方确认一致的书面文件即对双方均有约束力，双方均应谨慎遵照执行。法务部应从以上三方面积极制定具体的管理制度，评审好、规范好、管理好合同是确保公司安全交易，有效维护公司合法权益的重要一环。三、法律事务电子化制度现代科技的高速发展，使得法律