时间管理讲义--dairay

1时间管理讲师：岳阳2看图说话时间时间TIME时间时间TIMETIME时间时间TIME时间时间时间时间TIME时间时间时间时间TIMETIMETIMETIMETIMETIMETIMETIMETIMETIME3竞争的焦点在转移质量竞争创新竞争速度竞争4领先在第一时间•时间决定一切•大吃小与快吃慢•百法可解，唯快无解5启动时间成功率时间–成功关系曲线6我要讲授三大重要部分内容T认识时间的真谛;了解时间管理的重要理论了解造成时间管理不好的原因掌握有效时间管理原则和方法7第一部分：认识时间的真谛了解时间管理的重要理论TXJ8这是怎样一家银行?有一家这样的银行它每天给你发86400元,你没有花完它就会收走,您会怎么花这笔钱?9一个寿命72岁的美国是怎样度过一生?睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年10算一算还有多少真正工作时间？1、60年-36年=24年2、24年x220天/年x8小时/天365天/年x24小时/天=4.82年11曾经有一家顾问公司对100名经理人做过调查,结果表明:很多人需要更多的时间1人认为有足够的时间;10人认为需要10%额外时间;40人认为需要25%的额外时间;49人认为需要多于50%的额外时间;12时间是什么?时间是由过去\现在\未来组成的。（韦氏大词典）过去现在未来构成时间管理的要素是事件，时间管理的目的是对事件的控制。18伟人眼中的时间子在川上曰：“逝者如斯夫，不舍昼夜。”（《论语•子罕》）世界上最珍贵的东西就是时间。（爱迪生）时间是最高贵而有限的资源。不能管理时间的人就不能管理一切。（彼得•杜拉克）要充分利用时间，每一事务都要安排时间。（富兰克林）人类都忽略了时间的可贵，失去它才后悔不已。（伏尔泰）可以支配的时间就是财富本身。（马克思）19时间管理的目的VV效率效能效果确定的期待结果以最小的代价或花费获得结果以最小的代价或花费获得最佳期待结果20时间管理理论的历史演进理论的演进特点优点缺点第1代时间管理备忘录型应变力很强没有压力随意，忽略整体规划第2代时间管理记事簿规划与准备追踪约会事件，达成率比较高产生计划的习惯第3代时间管理强调价值规划，制订优先顺序以价值为导向提高生产率忽略自然法则缺乏远见第4代时间管理自然法则与罗盘理论效率方向对21第四代时间管理的要素与核心改变的思想而不是行为，是一种思维方式的变革；强调的是人生的愿景，而这种人生愿景的一个宗旨就是学习怎么思考未来。让生命充满和谐、快乐，活出真我。22WHO对健康的定义TXJ生理心理心灵文化完善而安适的状态23对时间管理涉及到人生的8个领域T健康工作心智人际关系理财家庭心灵思考休闲24时间管理到底管什么?T31第三部分：有效时间管理的策略32策略1、明确的目标成功就是逐步实现一个有意义的既定目标。目标是你为了实现心中未来的愿景，愿意付出的努力。成功=目标要谋求幸福，我们的人生就不能没有一个远大目标。33目标设定与时间管理（案例）1953年，耶鲁大学，应届毕业生20年后3%同学财富97%同学财富3%的同学做了6件事情：1、目标2、达成目标的好处3、达成目标遇到的障碍4、达成目标必需的知识与技能、团队和人员5、行动计划6、具体时间35如何开始制定目标T确定你的理性及起跑线把目标清晰地表述出来把整体目标分解成一个个易记的目标行动起来定期评估计划执行情况庆祝已取得成功36设定目标的5个原则（SMART原则）Specific具体的Measurable可以计量的Attainment可以达到的Reasonable合理的Time有时间性的37目标在时间管理中的作用目标更明确焦距更集中时间更有序思考更全面工作更效率品质更完善抉择更正确行动更积极生活更充实潜能更发挥成就更卓越38价值连城的个人成功计划制定实现目标的计划，并定出最好期限使自己的想法清晰化真诚希望取得人生所企求的东西无限信任自己和自己的能力要有把计划进行到底的决心39行动与训练:选择一个你最想达到的目标,请你用SMART的目标进行衡量我的目标SMART40策略2、优先原则41生命中的大石块时间专家、一群商学院学生广口瓶一堆大石块一桶石子一桶沙一壶水42对学生的启示无论你的时间表多么紧凑，如果你真的再加把劲，你还可以干更多的事。43专家的回答如果你不先把大石块放进瓶子里，你就再也无法把它们放进去。44什么是你生命中的“大石块”？你的梦想、学识、信仰你的事业、家庭、健康45专家提醒切切记得先去处理这些“大石块”，否则你会终生错过。46感悟同样的空间，放置东西时的先后顺序不同，结局就大相径庭；同样的时间，工作安排的顺序不同，结果也千差万别。最重要的“大石块”一定要排在第一位。47大石块是你的团队你的收入你的客户你的准客户资源48时间管理的优先矩阵C紧迫不重要A重要紧迫D不紧急不重要B重要不紧迫重要紧急不重要不紧急49时间管理的优先矩阵C某些电话不速之客某些会议A危机紧急状况有期限压力的计划D琐事某些信件某些会议B学习新技能建立人际关系保持身体健康重要紧急不重要不紧急5051根据时间管理的优先矩阵对处于四个象限的人进行分类C无用人A压力人D懒惰人B从容人52帕累托原理20%的时间80%的成果80%的时间20%的成果53帕累托原理顾客报纸土地/地毯办公桌人际关系销售额登载新闻果实/磨损工作成绩个人幸福20%80%54时间利用的价值分析（ABC法则）65%65%20%15%工作的价值实际花费的时间ABCACBA=非常重要A类工作B=重要B类工作C=次重要C类工作55时间管理的锯齿效应时间工作效率工作中断100%56ABC分析法在实践中应用建议每天只需计划完成1-2个A类工作，总共约3小时；计划另外完成2-3个B类工作，总共约2小时其余划归C类工作，总共约1小时57做最有生产力的事情A类工作最重要，只能由专人或团队完成，不能授权给他人；B类工作也很重要，可以部分授权给他人；C类工作虽说价值微小，但在实际工作所占的份额也较大（常规工作、工作报表、打电话、整理档案、信件往来及其他管理工作等等）注意：ABC分析法按照优先原则，把他们按照级别，按照优先顺序排列起来，以便当天完成。58行动与训练：ABC分析法1、如何利用ABC分析法将工作加以分类？ABC2、若每天处理一项A类工作，从今天起我该怎么办？3、通过坚持运用ABC原则，我赢得时间，我将利用这些时间做些什么？59策略3:明确详细的计划计划---为实现目标做的准备，计划就为了赢得时间。我发现你的锯子已经奇钝无比！我哪里有时间，我正在剧大树！60时间管理学者研究表明周密的计划能为您赢得时间T计划时间计划时间实际花费的时间实际花费的时间节省时间总的花费时间时间管理教皇赛韦特说，每天工作之前准备8分钟，每天可以赢得1小时61书面计划的好处只在头脑形成，容易被推翻减轻记忆的工作压力行动更加有目的有效率便于自我检查已完成和未完成的任务便于对于自己时间需求和受干扰时间作出评估为做总结留下书面文件62范例1:计划表的应用3月份天行健管理顾问机构行事历序号工作内容负责人检查人最后时限1234563计划2:我的每日计划时间工作内容OKE-MAILTEL联系人0K备注08091011121314151664制定每日计划T在系统化的时间计划中，一天是最小最显而易见的单位；如果今天没有成功，第二天可以重新开始；一天不能掌握，长远无从谈起65范例2:甘特图的应用项目编号TXJ-飞天计划制表人陕晋闽任务123456成立规范化推广小组张总组织结构检讨与修订沈荣生编写工作说明书/各类规章制度沈荣生实施培训岳阳负责人月66范例3:大脑图应用T3.19余世维演讲大会推广方案讲师学员来源场地确认课程内容接送住宿饮食音控安全布置背景宾馆大门桌椅签到67策略四：良好习惯养成随时记录\存档\丢弃东西一日之计在于昨夜格式化工作马上行动避开高峰期避免争论学会速读68策略5:善于利用点滴时间不积小流无以成江河不积跬步无以成千里69策略6:学会说“不”哪种性格最不容易说“不”?70策略7:了解自己生物钟时间工作效率6:0012:00100%-50%+50%71策略8:休息的价值休息是神圣的，因为闲暇是生命的自由空间。只是劳作，没有闲暇，人会散失性灵，忘掉人生之根本。这岂不是渎神？所以对于一个人人匆忙赚钱的时代，摩西第四诫是一个必要的警告。当然工作同样是神圣的。无所作为的懒汉和没头没脑的工作狂乃是远离神圣的两极。创造之后的休息，如同创世后的第七日的上帝那样，这时我们最像一个神。转2005年《读者》中《神圣的休息日》作者：周国平72策略9：善用现代工具纸上计划电子时间时代PC机专业时间时代简单复杂1日程表2编制器3时间计划书4PIM软件5电子编制器6网络管理器73巧用E-MAIL清理文件夹,对每封电子邮件作出反应:回复\归档\删除;回复邮件时援引有关原件;使用“群发”功能;74策略10:奖励成功75策略11:授权T1及时授权2明确分配工作必需了解部属的能力,说明“做什么”,而非“怎么去做”3授予权力，提供资源说明目标、期望及评估的标准你仍然要承担责任76如何受权为什么要做这件事确定的目标是什么要求什么时候完成以什么形式展开可以获得什么支持或资源77策略12:高效会议会议必要性准备进行结束1需要听取不同\多方意见2会议内容复杂,需要开会才能正确理解1目的2主题3时间4地点5议程6主持人7出席者8铭牌?9资料?10辅助器材?11座位安排?12会场布置?13安排记录?14食宿?1规则2议题3介绍议程4中断冗长发言5维持秩序1总结2整理记录3入档78抽点时间(爱尔兰诗)抽点时间工作,这是成功的代价;抽点时间思考,这是力量的源泉;抽点时间游戏,这是年轻的秘诀;抽点时间读书,这是知识的基础;抽点时间对人表示友善,这是通向幸福的大门;抽点时间梦想,这是通往明星的道路;抽点时间关爱,这是真正的生活乐趣;抽点时间快乐,这是心灵的音乐;抽点时间享受,这是对自己辛劳的馈赠;抽点时间作出计划,这就可以享受上述九种快乐.798081