公司物资采购管理制度及工作流程

公司物资采购流程公司各部门：根据公司高管办公会议研究决定，迁入新厂后按照新制定的采购流程采购生产及办公物资，采购物资遵循节约资金、严控成本、质优价廉、统一归口的采购原则。非公司授权部门不得自行采购物资，如有违反财务部不予审核报销，并由人力资源部按照《管理人员绩效考核办法》对责任人进行考核，对数额巨大的将进行经济处罚。现将公司授权履行采购职责的部门及采购范围明确如下：一、采购部门采购范围1、生产用原辅料、药材、包装材料；2、生产劳保用品（含工作服）及消耗材料；3、五金配件、电工电料、生产工器具（原生产部采购员划归采购部）；4、组织采购工程器材、生产设备设施、质量分析大中小型仪器；项目部、生产部、质量部有优先建议权，并参与选型及考察过程；5、生产用清洁用品类（含洁具、消毒洗涤用品等）；6、化验用试液、试剂、标准品、特殊管理药品及易制毒化学品。7、其他由总经理批准的采购项目。二、办公室采购范围1、办公用品（笔墨纸张、名片、耗材类）；2、办公设备、器材、清洁用具等；3、办公家具、电器、饮用水；4、食堂物资及宿舍楼维修维护材料；5、其他由总经理批准的采购项目。三、请购及审批程序1、各部门需要采购的物资，由部门经办人填写请购单，部门经理初审、分管总监签字审核后，提交总经理批准，重大项目或大宗物资需执行董事或董事长核准后，由采购部门开展采购业务。2、特殊商品如专业书籍、杂志、报刊、专用账册等非常规物资经部门请购，总经理批准后可由提出请购需求的部门采购。3、印字包装材料变更按照专用程序进行审批和采购。特此通知，请各部门遵照执行。附：采购流程图有限公司二〇一五年五月二十八日附件一：生产物料采购管理流程编号：采购-1-步骤表/流程图编制日期：2015-05-28程序详细步骤备注步骤1由销售部门出具月度/季度要货计划，交生产部制定生产计划。采购部、公司领导财务部步骤2采购部根据生产计划结合库存及预警量制定合理采购计划。步骤3采购部将采购计划发送至不少于3家供应商询价，必要时索取样品送厂检。步骤4采购经理将比价表及质量情况对比提交执行董事审核，并签署批示意见步骤5审核不通过，重新返回议价程序，通过则呈报董事长核准后下订单采购。步骤6凭订单编制采购合同，协定付款方式及到货期限、物料标准等。步骤7到货初验、质量部检验合格入库，不合格退货，根据入库手续提交财务挂账或付款。审批人：总经理执行董事、董事长、审核：财务部制作人：采购经理流程图：采购主管采购经理公司领导财务审核开始营销中心要货计划生产部生产计划采购部库存报表采购预警量中药材采购计划原辅料采购计划包材采购计划A供应商B供应商C供应商采购计划询价议价比质、检验样品报价单A供应商B供应商C供应商A供应商B供应商询价议价比质、检验样品报价单报价、议价、制作小样、技术审查批准报价单执行董事审核采购成本分析董事长批准签订采购合同或下订单到货验收，质量检验合格入库药材、包材开发票、挂账原辅料付款按合同付款结束采购附件二：食堂物资采购管理流程编号：行政-1-步骤表/流程图编制日期：2015-05-28程序详细步骤备注步骤1厨师长填写一周菜谱和《食材请购表》交办公室主任审核，分管总监批准。相关部门、行政办公室步骤2C类食材采购：食堂管理员询价比价，两家供应商报价，发样品照片。步骤3管理员下订单给供应商，步骤4生鲜肉类食材验收：办公室一人，其他部门临时抽调一人共同过秤、验收签字。步骤5A类大宗米面油类，由办公室前往粮油市场总代理粮油公司选取两家具备资质的供应商，协议供货，财务每月审计一次步骤6B类辅料调味品类：选择品牌代理配货，协议供货，财务每月审计一次。审批人：行政总监、办公室主任制作人：食堂管理员流程图：食堂管理员行政办公室其他部门参与财务审核食堂管理委员会名单：9人开始厨师长请购单A类米面油B类副食调料品C类生鲜蛋肉菜食堂管理员审核行政总监确认菜谱及请购清单自行询价采购管理员询价自行询价采购固定两家以上供应商，协议采购A商户报价B商户报价C商户报价每月滚动结账管理员下达月度订单供应商送货到厂财务、食管会成员、机动人员抽查验收过秤管理员入库行政总监、执行董事、管理员确认价格及食材品牌、选定供应商（不通过则重新询价）管理员审核下达送货行政总监、食管会抽查、财务核价办公室、机动验收员厨师长三方验收、过秤入库、记账财务审核食堂账务月度滚动结账D类设施设备、餐具等不通过重新询价附件三：五金配件及工器具类采购管理流程编号：采购-2-步骤表/流程图编制日期：2015-05-28程序详细步骤备注步骤1由车间提交请购单，交生产部汇总本部门请购计划，分管总监签字审核。采购部、公司领导财务部步骤2采购部根据五金备件库库存情况制定合理采购计划。步骤3采购部将采购计划发送至不少于2家供应商询价，必要时现场查看确认。步骤4采购专员将比价表及质量情况对比提交采购部经理审核，由总经理核准。步骤5审核不通过，重新返回议价程序，通过则下订单采购，并申请采购经费。步骤6凭订单编制采购合同，协定付款方式及到货期限、验收标准等。步骤7到货初验、库管员验收合格入库，不合格退货，根据入库手续提交财务挂账或付款。审批人：执行董事、董事长、审核：财务部制作人：采购经理流程图：采购专员、主管采购经理总经理财务审核请购单（车间）生产部汇总计划分管总监审核总经理批准计划采购部受理请购采购经理编制计划采购专员询价A报价单B报价单采购经理批准采购下达订单，合同实施采购到货验收入库财务审核备案付款使用部门确认材质型号不通过返回开始附件四：办公用品、器材采购流程备注：1、办公用品除非紧急业务外，日常办公用品只受理各部门每月请购计划，部门计划上报日期每月为30日，逾期不予受理。2、车间请购由生产部统一汇总后上报。3、为降低采购成本、如本部门月请购计划不周、漏报项目补充请购单移至次月采购。4、紧急采购按照紧急采购程序执行。5、请购单必须注明建议或指定型号、规格、材质、厂家品牌等项目。6、为节约资金，行政部有权调整压缩日常办公用品的采购量。部门月度请购计划部门紧急采购单部门经理审核签字分管总监审核总经理批准办公室执行采购行政专员制定采购计划分管总监审核办公室主任审核或调整计划行政总监批准内勤执行询价，预算资金A客商报价B客商报价内勤负责采购行政专员验收入库凭领料单发放凭计划借款紧急采购凭发票入库单报销不通过返回询价流程