大连鸿源机械制造有限公司-采购控制程序

采购控制程序版本C/0共4页第1页文件编号E021.目的为适质、适时、适量、适价、适地采购公司所需物料，规范和控制采购过程，特制订之。2.物料范围2.1产品零件2.1.1电机类：电机、制动器、编码器、摆线和其它减速机及产品上用的电器件（数显等）。2.1.2成型类：铸件、铝件、铜件、锻件、焊接件、模型。2.1.3标准件类：轴承、油封、标牌、防尘罩、油品、油镜、标准件、碟簧、胶、联轴器六大件其它无级配件。2.2原材料：钢材、铜材、铝材。2.3加工、质保、办公易耗品。2.4设备设施。3.职责3.1文件制订、修改、发布：采购部。3.2文件执行：采购部及相关部门。3.3实施监督：总经理办公室。3.4采购部负责对供方进行评价，编制《合格供方名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案。3.5采购部按采购文件的要求进行采购作业。3.6技术部负责编制采购物资的验收标准。3.7质保部负责对采购物资的进货验证。3.8总经理批准《合格供方名录》。4．作业内容4.1请购申请4.1.1任何部门需采购物料请购人依需求都应开具“请购单”，并对所需采购的产品或服务加以准确的描述，若有疑问，先与采购部及相关部门进行技术和市场调查后，再确定。4.1.2请购人填写好“请购单”后，需审核时，先审核批准后，再交给采购部总监。4.2选择供应商4.2.1采购部总监接到“请购单”后，先审核请购单的有效性和正确性，退回无效请购单，有效请购单交专职采购员。4.2.2专职采购员先复核请购单的有效性和正确性，确认后再发出询价单，对报价、品质、交期、服务等进行分析，并选择二家以上的供应商后，就有必要和供应商谈判采购的价格和应达到的条件后，建议采购厂家交采购总监审核。4.2.3对买不到的和价格偏高的物料或在合格供应名录外有更合适的供应商都应及时向上级反映以便协调；4.2.4由专职采购员送给财务项目会计等核对价格和相关人员批准，若得不到批准应与采购总监及相关部门协商。4.3采购作业4.3.1请购单批准后，采购员依应及时采购并填写“采购单”或“采购合同书”盖采购章后传真至供方，并必须得到供应商的盖章签字确认后实施采购作业，不允许没有书面的定单，就进行物料采购，特别是重要和紧急物料绝不允许。4.3.2现场采购时，采购员依“请购单”要求到财务部借款采购，尽量减少现场决策，现场采购。编制/日期审核/日期批准/日期采购控制程序版本C/0共4页第2页文件编号E024.3.3依合同或定点供方采购，依采购合同由采购部总监知会财务部支付定金。4.3.4采购员对签约订单进行跟催，跟踪是对定单所作的追踪，催货是对供应商施加压力，确保供应商对其履行订单条款的必要工作。保证问题出现时或出现前及早了解，及早采取相应措施，重要供货必须提前到供方监督工期。4.3.5采购员周六要安排好周日供货工作，即确认周日有供方送货到公司，须于周六16:00前将“请购单”交仓库或质检部，以利及时做好供货点数、验收作业。4.4进货验收4.4.1供方送货至公司后，采购员需1小时内将“请购单”送至仓库或质保部做供货点数、验收作业。4.4.2采购员现场采购或现场提货回来后，1小时内将“请购单”送至仓库或质保部做供货点数、验收作业。4.4.3仓库员作完入库工作后，当日把入库单和请购单等交还采购员。4.4.4对采购的产品有如下三种验证方式：4.4.1由质保处进行进货验证。4.4.2由顾客在公司现场实施验证。4.4.3由公司在供方现场实施验证。4.4.5验证活动可包括枪检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。4.4.6顾客的验证不能免除公司提供合格的责任，也不能排除其后顾客拒处的可能。4.5退货作业仓库或质保部发现供货有数量（短送或多送）、规格、质量不符问题时，1小时内将信息反馈给采购部，采购部1小时知会需求部门和供方，做好包括让步接收作业在内之协调工作。协调或让步接收不能通过时，2小时内完成退货、调换或重新订购作业。4.6结算、发票、支付货款采购员凭请购流程单，让步接收单、入库单、发票、合同或订单等。整理完毕后装订交采购总监，采购总监复核后交各相应会计、财务部，根据以上文件给供应商支付货款。4.7对本公司在供应商处的资产管理采购员有责任对公司放在供应商处的模型、模具、图纸等公司资产进行核对和控制，并定期校对后交采购总监、采购总监复核后交财务处存档。4.7.1对产品零件和原材料须选择几家合格的供方，填写《供方评价表》。4.8合格供应商评审4.8.1采购员发出供应商调查表，返回后，经各部门评审合格原稿存档在档案室。4.9供应商合格评审4.9.1对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，需测试合格才能供货；4.9.1.1新供方根据提供的技术要求提供少量样品；质保部对样品进行验证，出具验证报告，反馈给采购部；4.9.1.2样品验证合格后，采购部通知供方批量供货；经质保处进货验证合格后，交研制部、加工部使用，使用合格后由质保部出具相应的验证报告，反馈给采购部；4.9.1.3批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、批量试用均合格的供方由采购部填写《供方评定记录表》，经总经理批准后，可列入《合格供方名录》；4.9.2对一于一般物资供方，样品验证、批量试用均合格的供方由采购部填写《供方评定记录表》，经总经理批准后，可列入《合格供方名录》。采购控制程序版本C/0共4页第3页文件编号E024.9.3对于批量供应的辅助物资，质保部在进货时对其进行验证，并保存验证记录，合格者经总经理批准后，即可列入《合格供方名录》。对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为对此供方的评价。4.9.4供方产品如出现严重质量问题，采购部应赂反馈给供方，如质量没有明显改进的，应取消其供货资格。4.9.5采购部每年对合格供方进行一次跟踪复评，评价合格保留其合格供方资格，评价不合格应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，并须加强对其供应物资的进货验证。4.9.6对外协加工的供方控制，也可执行上述条款的规定。4.9.7对服务供方的控制为公司提供服务的供方也要求进行评价，评价合格后方可向公司提供服务。4.10对供应商供应物料的记录和评价4.11采购信息4.11.1采购文件4.11.1.1可需采购产品的市场信息；4.11.1.1.1需采购产品的验收标准；4.11.1.2适当时还包括；4.11.1.2.1对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关资格鉴定的要求；4.11.1.2.2适用的质量管理体系要求；4.11.2公司的采购文件包括《购物单》、《采购合同》及协议附件等，由采购部保管。采购文件发放前，须经相应权责负责人核准。5流程图5.1采购作业流程（图一）。6相关文件6.1《改进控制程序》。6.2《过程和产品的监视和测量控制程序》。7相关记录7.1E02.01.03《供方质量、配套能力调查表》；E02.01.04《供方评价表》。7.2E02.01.01《合格供方名录》。7.3E02.01.02《供方评定记录表》。7.4E02.02《产品零件采购流程单》；E02.03《加工、质保、办公易耗品采购流程单》；E02.04《原材料采购流程单》；E02.05《设备设施采购流程单》。7.5E02.06《询价单》。7.6E02.07.01《采购合同》E02.07.02《采购单》。7.7E02.08《采购记录表》采购控制程序版本C/0共4页第4页文件编号E02请购申请初审(依“采购审批权限”执行)选择供方、草拟合同：采购员合同、供方确认：采购总监价格核对：项目会计批准(依“采购审批权限”执行)采购作业：采购员物料跟催：采购员供货作业：供应商进货检验入库作业:仓库员(凭请购单、验货单)核算：项目会计复核：总会计核准：财务总监付款：出纳采购部让步申请退货（调换）NO重新采购预告交期延误批准：总经理（无合同）批准：财务总监（有合同）申请付款：采购部总监(附请购单\验货单、入库单、让步申请复印件)采购部请购部门：研制部计划员加工部易耗品仓管员质检部易耗品量具仓管员办公易耗品管理员钢材(采购部专职管理员)设施或设备(部门负责人)NO（图一）Yes