第四章秘书职能及其方法规律

第四章秘书职能及其方法规律第一节秘书职能一、秘书的基本职能《现代汉语小词典》这样解释“职能”——人、事物、机构应有的作用。秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。秘书职能，在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书的信任度。第四章秘书职能及其方法规律办理事务1协调关系2辅助决策3综合服务4秘书的基本职能可以概况为：具体来说就是“管理事务，参与政务”。第四章秘书职能及其方法规律（一）办理事务秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的。政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动，如决策。事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作，如电话接打、会议服务、信访工作、文书处理等。政务是事务的统帅和核心，事务是政务的基础和保证。两者是相辅相成的。秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的，在办理的过程中都有一定的程序性。秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动、原则中求灵活、繁杂中求规范的原则。第四章秘书职能及其方法规律（二）协调关系现代的管理活动处处离不开协调。任何组织只有通过协调，才能形成整体的合力，实现共同目标。秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。与领导部门和职能部门的协调不同，秘书部门的协调有从属性、广泛性、间接性等特征，在协调关系的过程中要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体、灵活适度等原则。第四章秘书职能及其方法规律（三）辅助决策在实际工作中，任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节。因此，辅助决策定义为：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。秘书人员辅助领导进行决策一般要经过：协助领导确定目标、协助领导设计方案、协助领导评优选优、协助领导实施反馈等四个阶段。第四章秘书职能及其方法规律（四）综合服务秘书是为以领导为核心的集团服务的，秘书通常提供的是全方位的服务，既包含公务，如果领导需要，有时也包括办理一些私事。所以，秘书一定要有牢固的服务意识，“全心全意地为领导及其集团服务”。当然，在服务的过程中要注意方式方法，还要善于运用资源。第四章秘书职能及其方法规律二、秘书日常事务职能（一）办公用品管理（二）接待（三）安排领导活动（四）值班（五）通讯工作（六）印章管理（七）机要保密第四章秘书职能及其方法规律三、秘书专项职能（一）信息管理（二）调查研究（三）会务工作（四）公文处理（五）档案管理（六）信访工作第四章秘书职能及其方法规律四、秘书特别受权职能（一）公文写作（二）督查（三）协调（详见下一节“秘书工作方法”）（四）谈判受权谈判中秘书工作的任务：①协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标。②准备好谈判各方的有关材料。③对谈判中意外情况的预测和准备。④把握谈判进程。⑤总结和评价谈判的经验教训，及时搞好信息反馈。第四章秘书职能及其方法规律五、秘书深层职能秘书的深层职能主要指的是秘书的参谋辅助职能。•秘书参谋的原则：（详见课文解释）①明确角色定位，不失职不越权。②明确参谋定位，谋而不断。③立足规劝层面，谏而有度。