公文管理要点

唐山建龙实业有限公司制度编号：110A200103制度页数：共11页公文管理要点编制人：李小雪审核人：吴疆批准人：王印忠主办单位：行政管理处发布日期：2008年7月11日生效日期：2008年7月11日第一章总则第一条为提高公文处理的质量和效率，规范公文处理流程，特制定本要点。第二条本要点所称公文管理，指公司内各单位或公司与外界来往的文件及关系企业各单位间来往文件，自收(发)文至归档全部过程的办理与控制。第三条公文处理必须做到准确、及时、保密、安全。第四条本要点适用于公司各类公文的管理。第二章职责第五条行政管理处1、负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印等工作。2、负责对没有存档价值和存查必要的公文鉴别、登记并报公文起草单位主管副总批准后销毁（纸质文件进行破碎，电子文件彻底删除）。3、负责编制公司正式公文的有效版本清单，并对有效版本清单实施动态管理。4、负责公司出台公文督导检查工作的统一组织管理。5、负责对公司公文资料统一归档管理。第六条各单位1、各单位需设专（兼）职人员负责公文的处理管理工作，加强对相关人员的保密纪律教育，做好公文管理工作。2、各单位工作中形成的公文由主办人员收集齐全后移交本单位公文管理人员进行汇总整理，并按照《档案管理规定》实施细则要求归档。第三章公文种类、用途及发文范围第七条公文种类公文按其重要程度、发文范围及印发方式的不同分为三类：1、公司红字头文件，红字头为“唐山建龙实业有限公司文件”。2、公司印发“会议纪要”用红字头。3、白版文件。第八条公文用途1、公司红字头文件，主要用于：（1）发布公司体制机构变动或重大人事任免事项；（2）发布公司性的重大生产、技术、经营、工程管理、生活福利等方面的工作方案或重要决定；（3）发布有关重大奖惩决定和重要通报；（4）与其他单位联系有关公司重大生产、技术、物资供应、科研、基建、经营管理等事项；（5）向上级请示、报告有关事项；（6）其他有关全公司的重大事项。2、会议纪要，主要用于记录公司级综合性会议及专业性会议等各种工作会议的主要内容和议定的主要事项，便于督导落实。3、白版文件，主要用于：（1）一般性工作通知；（2）公司一般性工作安排。第九条根据公文类别、内容和涉及单位确定发文范围1、公司红字头文件：下行文发至公司领导、公司各单位；平行文发至相关单位；上行文发至请示单位并根据需要抄送相关单位。2、会议纪要：发至公司领导、公司各单位，或根据需要发至各相关单位。3、白版文件一般发公司领导、相关单位。第十条根据行文的目的、方向、内容确定并采用适当的文种1、请示：请上级指示或批准，用“请示”，而且要一事一请示，禁止多个事项用一个请示。对请示，领导应签署意见，相关单位应按领导意见及时向请示单位回复。2、报告：向上级领导汇报工作、反映情况，用“报告”，对报告领导不一定签署意见。3、指示：对各中层单位布置工作，阐明工作的指导原则，用“指示”。4、通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。5、通知：传达公司或公司领导指示，要求有关单位办理，或者需要知道的事情，用“通知”。6、通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要公司各单位知道的重要事项，用“通报”。7、决定：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。8、函：与其他企业或单位之间互相商洽工作，用“函”。9、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。第十一条公文格式。公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、签发人、主题词、版记等。1、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。公文标题一般不加书名号和其他标点符号。2、发文时间，以领导签发日期为准。3、公文字号，一般包括单位代号、分类、年号、序号。（1）公司红字头文件按专业化管理的要求分四大类进行编号，即：政管字（行政管理处、人力资源处、企划处、保卫处）。生管字（安全生产处、能源中心、技术处）。经管字（财务处、供应处、销售处）。工管字（设备处）。编号格式为：唐建发+分类字+（年份）+文件序号，如：唐建发政管字（2005）1号。（2）会议纪要红头文件编号格式为：唐建发会纪字+（年份）+序号，如：唐建发会纪字(2005)1号。（3）白版文件不用编号。4、公文如有附件，应当在正文之后、单位名称（或日期）之前，注明附件的名称和件数。5、收、发文单位应写单位全称或规范化简称。6、排版及格式要求（1）外发文：一般不用word套用格式，按正常写作要求排版。字体要求为：公文题目用2号宋体加黑，其他正文部分用3号仿宋体；“主题词”三个字为3号黑体，主题词为小3号宋体加黑。（2）信息平台发文：自动排版，除公文标题为4号宋体加黑以外，其它均为4号宋体。7、公文一般通过信息平台以电子文件形式下发。用于归档或确有必要制发纸质文件时，一般用标准A4纸，在左侧装订，“通告”等用纸大小根据实际需要确定。8、公文落款及用章，一般只注明发文时间，并加盖发文单位印章，加盖印章要骑年盖月。公司红字头文件盖公司公章，白版文件根据公文标题确定的发文单位分别盖公司公章或行政管理处章。第十二条公文制发程序1、外发文（1）根据领导意图，由有关单位安排人员负责起草，拟稿要主题鲜明，观点正确，语言简洁，并注明密级、保密期限等。（2）内容审核把关。各单位一级主管负责对公文内容全面审核。（3）公文签发。进入签发程序的文件要贴附统一的文件审批单（见附件一）。公司红字头文件，一般由行政管理处处长或起草单位负责人签署拟办意见，行政管理处主管副总签署审核意见，由公司总经理签发；白版文件，由负责起草的单位报主管副总签发。2、信息平台发文。执行公司信息平台公文系统运转流程。公司文件由总经理签发；公司会议纪要，根据不同会议类型，由总经理或主管副总签发。3、编号登记。经有关领导签发的文稿，公文主办人员应将纸质材料送行政管理处政务室文秘（使用公文系统则移文至总发文），由文秘对文件格式进行审核把关，并进行登记、编排文号等。4、公文发布。以公司名义制发的文件统一由行政管理处文秘按本要点要求的格式排版并采用对应的红字头及公章后，以电子文件的形式或纸质文件发布。5、公文归档。在信息平台发布的文件自动存档；纸质档案由行政管理处文秘按规定立卷归档，切实保证文件的完整与安全，防止文件散失。第十三条公文落实与检查1、公司制发的各种公文，各所属单位必须无条件地抓好落实。2、公文起草单位负责对各有关单位执行落实公文情况进行督导检查，确保各类公文要求落到实处。第十四条要求1、严禁将秘密公文带往公共场所或家中，公文传递过程中，必须办理登记、签收等手续，并按收文簿检查归档，以防遗漏。2、公文的修改。由于机构变动等原因导致公文不适用时，由公文原起草单位或新设立单位负责组织修订，并按照公文制发程序下发，原公文同时废止。第四章公司对上请示、报告、报表管理第十五条各单位向公司或公司领导的请示、报告、报表一律用word打字，用excel制表，用A4纸复印，并经各单位一级主管签字并盖章后方能上报，严禁越级请示。第十六条各单位给公司领导的各类请示、报告或汇报工作，各单位一级主管签字并加盖单位印章，附上工作请示单（见附件二）或文件传阅单（见附件三）后，由行政管理处处长根据公文内容批转至相关主管副总审批；向上级单位或控股公司及各部的书面请示或报告统一由各单位一级主管签字并加盖单位印章，行政管理处一级主管审核，公司总经理批准后，用公司红字头文件形式统一上报控股公司总裁办。第五章与外单位往来公文管理第十七条上级文件、公司信件、报刊函件等由行政管理处负责接收并分、送处理。第十八条上级党委、政府、协会文件、外单位函件由行政管理处贴附统一的文件传阅单并组织有关领导传阅，传阅完毕，由行政行政管理处统一存档，同时，按公司领导意见将公文复印后，转有关单位落实。第十九条外单位来电联系业务的，由行政管理处文秘负责记录并填写来电承办单（见附件四），由行政管理处处长签署拟办意见并送公司主管副总审批后办理。第六章公文处理时限第二十条各单位提交公司的工作请示、各级领导间传阅或需会签的公文，收（发）文人员需在收到公文的当天或24小时阅批，特殊情况最长不超过3工作日。第二十一条对各种公文如果由于情况复杂，需要做进一步调研、核实且在规定时限内难以批复的，收（发）文人员或收（发）文单位最迟于收到公文的第二天与经办人或经办单位沟通并确定做出批复的最后期限，同时务必在商定的期限内给予答复第二十二条各单位向其他单位发出配合工作的文字请求后，接受要求的单位应在接到请求后立即与发出请求单位协商并做出最后完成时限的承诺，并必保按时完成。第二十三条公司公文下发7工作日内，相关单位必须组织相关人员学习、传达并研究贯彻落实的具体措施。第七章附则第二十四条本要点的附件有：附件一：唐山建龙实业有限公司文件审批单附件二：唐山建龙实业有限公司工作请示单附件三：唐山建龙实业有限公司文件传阅单附件四：唐山建龙实业有限公司来电承办单第二十五条本要点需贯彻到公司唐山生产区各单位。第二十六条本要点自下发之日起执行，原行政管理处发布的《文书管理制度》实施细则（2006年5月27日发布）同时废止。附件一:唐山建龙实业有限公司文件审批单编号：发文题目起草单位拟稿人起草单位负责人意见（拟办意见及发放范围）签字：日期：审核及会签意见批准意见签字：日期：发文字号主题词附件二:唐山建龙实业有限公司工作请示单收文编号：主送会知单位事由报送单位单位主管经办人请示内容摘要：会知单位意见：领导批示：备注：附件三:唐山建龙实业有限公司文件传阅单来文单位:密级:绝密()机密()秘密()第号题名拟办意见领导批示承办结果传阅附件四:唐山建龙实业有限公司来电承办单编号：来话单位日期来话人接话人联系方式备注来话内容拟办意见审批意见承办结果来话单位日期来话人接话人联系方式备注来话内容拟办意见审批意见承办结果