政府机关公文写作

（一）公文格式要素公文一般由份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文中组成部分的标识规则，参照《党政机关公文格式》（GB/T9404—2012）国家标准执行。（二）公文用纸幅面及版面尺寸1．公文用纸幅面尺寸。采用A4型纸，尺寸为210mm×297mm。2．公文页边与版心尺寸。公文用纸天头（上白边）为：37mm，正负1mm；公文用纸订口（左白边）为：28mm，正负1mm；版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3仿宋体字。特定情况可作适当调整。行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。装订要求：左侧装订，两页页码误差不超过4mm。骑马订或平订的要求：订位为两代外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差4mm，骑马订应订在折缝线上，平订钉距与书脊间的距离为3mm~5mm（三）公文格式中各要素编排规则公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称版头；公文首页红色分隔线（不含）以下至末页首条分隔线（不含）之间的各要素统称主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的各要素统称版记。页码位于版心外，距版心下边缘7mm。1．版头。包括：（1）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文数序号，用6位3号阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。（2）密级和保密期限。如需标识密级，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角；如需同时标识密级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角，密级和保密期限之间用“★”隔开。（3）紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角；如需同时标识份号、密级与保密期限、紧急程度，则按份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序，自上而下分行排列。（4）发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份号、密级和保密期限、紧急程度，可在发文机关标志上空2行向下依次标识。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红字标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(宽×高)。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号左空一字编排，与最后一个签发人的名字处在同一行（6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名按发文机关顺序依次顺排，从左至右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行的第一个签发人姓名对齐，并下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。2．主体。包括：（1）公文标题。红色分隔线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。（2）主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记，增加“主送”，置于“抄送”之上，标识方法同抄送。（3）公文正文。主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。结构层次序数依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”（4）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称过长回行时应与上一行首字对齐。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（5）发文机关署名、成文日期和印章。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份用全称，月、日不编虚位。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。印章用红色。联合行文时，一般将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移两字，如成文时期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编制，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份用全称，月、日不编虚位。成文日期的标识位置要视印章的位置而定。注：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（6）附注。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。（如上行文中联系人、电话等）3．版记。版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。包括：（1）分隔线。与版心同宽，首条、末条分隔线用粗线，中间用细线，其中末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合（2）抄送机关。公文如有抄送机关，在印发机关和印发日期之上一行，左右各空1字，用4号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的首字对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至版记，标识方法同抄送机关。（3）印发机关和印发日期。位于抄送机关之下（无抄送机关在末页首条分隔线之下）占1行位置；用4号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。（四）页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不标识页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。（五）公文中的横排表格A4纸型表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文写作的总体要求：公文写作不象写记叙文、议论文、散文等其他文章，不提倡使用形容词或夸张性的词或句子，不允许文过饰非、画蛇添足。公文写作贵在直笔，开门见山。贵在直笔是公文写作的一条基本要求。直笔就是直截了当地表达内容，公文应当提倡直笔写作。直笔的好处：公文是讲实用的，只有直笔才能让人更好地了解文中所表达的内容，不至于漫无边际，摸不着头脑，或者产生不同的理解，直笔写成的公文，方便人们去理解、去办理、去落实；公文的语言特点是庄重、简明、平实。这就要求公文写作要直笔。直笔写作要把握三点：第一，在叙述时要平铺直叙，一般不采用倒叙和插叙，使人看了公文后，就立即知道事情的始末，知道做什么，不做什么。第二，在语言上要通俗易懂，浅显明白，既不含蓄，又不意在弦外。第三，在主题上要观点显露，直陈目的，主张鲜明，区别清楚。开门见山是公文开头的一种基本写法，即单刀直入，直接揭示主题。由于文中不同、内容不同、对象不同、目的不同，开门见山也有不同形式：第一，以根据开头，一般使用“根据、遵照、按照”等词语开头。第二，以原因开头，即首先说明行文的缘由，或以“由于、因为、鉴于”等词语开头；或先概述某种原因，然后以“因此、所以”等词语承接。第三，以目的开头，即公文开头即表明行文的目的，一般使用“为了、为”等介词结构。第四，以引文开头，一般使用“X年X月X日来文收到”、“你（单位）XX号文收悉”、“你单位《关于XXX的请示》收悉”等句子开头。开门见山的作用是：可使用公文来龙去脉一清二楚，观点突出，增强表现力和吸引力。1．概念。请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文文种。适用范围：向上级机关请求指示、批准的事项。陈述意见，请求指示。提出问题，请求帮助。说明情况，请求裁决。提出建议，请求解决。2．特点。行文方向的定向性。行文内容的请求性。行文目的的求复性。行文时机的超前性。请求事项的单一性。3．类型。从内容、目的的角度分，通常有如下几类：求示性请示。求准性请示。求批性请示。4．写作的注意事项。坚持一文一事。不能越级请示。不要多头主送。请示原则上不同时抄送下级机关。除领导直接交办或特别紧急的事项外，请示不得直接送领导个人。5．写作。请示的结构：标题、主送机关、正文、落款等。请示的标题由事由、文种两者构成。正文可分三部分：一是事由；二是请示事项；三是结尾。请示“事由”这部分的写作非常重要。能不能写好事由，直接关系到你的请示能不能得到上级批准。写事由要很好把握两个方面的问题：第一，围绕“请示事项”，要把事由写足、写具体，包括背景、来龙去脉、政策依据、客观需要等都要写清楚，讲彻底，让人觉得事由充分、有力，令人信服。这样一来，上级看了才会引起共鸣，才会有同意解决或支持念头（举例）。第二，写作“事由”时，层次性、推理性、逻辑性要强，要围绕“请示事项”层层推进，把问题“讲绝”，给看者有一种压迫感，要达到让上级领导一看就觉得你这个非解决不可的程度。这样，你的请示就是顶级请示（举例）。请示事项就是向上级提出要解决什么问题。结尾，一般的写法有三种：第一，“以上请示妥否，请批示。”第二，“特此请示，请批复。”第三，“以上请示如无不妥，请批转XXXX（单位）贯彻执行。”请示的格式要求。其中非常重要的有三点：第一，要套用“请示”的公文格式样本。第二，一定要有“签发人”。第三，在“附注”要中标明“联系人、联系电话”。1．概念。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种。2．特点。行文的单向性。时限的不定性。内容的广泛性。写法的灵活性。3．类型。按其行文的目的、作用不同，可分为工作报告、一般情况报告、答复上级机关询问报告等等。按其内容和表达形式不同，分为专题报告和综合报告。4．写作的注意事项。写作报告的一般要求：主题要明确，思路要清晰；观点要鲜明，内容要真实、具体；重点要突出，文字要简练；报告中不能夹带请示事项。5．写作。报告的结构和写法：标题、正文、落款。（1）综合报告的写作要求：综合报告是综合性工作报告和综合性情况报告的统称，是下级在一定时期内向上级报告，便于上级了解、掌握下情。写作时要收集、掌握大量的情况和材料，