如何遴选称心的供应商

如何遴选称心的供应商商品采购是商业活动的起点。以往，百货公司依靠的是占据商业旺地及其传统业态优势“要挟”供应商，常常以自己为中心将供应商摆在不平等的地位讨价还价。现在商业业态与竞争方式日趋多样复杂，商家要想真正实现低价格、低成本，必须摒弃传统的简单思维，按照商业进货渠道少环节、可靠性、稳定性、经济效益的原则，避开批发等中间环节，直接向生产厂家进货。美国商业巨头沃尔玛实行向生产厂家直接订货的策略，使得采购成本降低了２％～６％。然而，仅靠向生产厂家直接进货还远远不够，商家要成为“赢家”必须跳出价格的局限，站在最终消费者的角度，以顾客的需求为出发点和驱动力审视整体供应链。因此，专业化、高层次商业采购的过程归根结底是对生产型供应商的管理，商业采购的业务合作对象是工业企业。供应商管理的起点是供应商选择，供应商选择的来源是供应市场，选择的过程与根据则是供应商审核。圈定入围选手采购既要站在顾客需求的角度结合企业的经营战略了解商品市场的状况，同时更要从专业化的立场完整了解供应市场。现实中，企业针对自己销售的目标市场大多会进行比较深入的研究，但对于采购的供应市场开展系统调研的却不多见。在供过于求的买方市场情况下，一般商业企业更是被动地“等货上门”，完全放弃主动了解市场、优选供应商的上游控制机会。供应市场研究是采购的前期工作，也是供应商考核与选择的基础。它针对所采购的商品或服务，系统地进行供应商、供应价格、供应量等相关情报数据的调研、收集、整理和归纳。它包括供应商所在国家或地区的宏观经济研究、供应行业及其市场的中观经济研究以及供应厂商的微观经济研究。供应市场研究作为采购管理的一个重要工具，可以连续进行。比如说收集市场信息及价格数据，也可以针对某项商品专门实施。研究的方法有定性研究和定量研究，时间跨度可长可短，主要步骤包括：１．确定目标：针对什么商品、现有什么问题、需要什么信息、如何获取信息、谁负责获取信息、如何处理信息、信息来源于哪里、市场范围多大等。２．成效分析：研究需要多少人力物力和财力、研究是否有附加值等。３．可行性分析：现在已有什么信息，从可掌握的刊物、网络、年报、统计材料等可能获取哪些信息，是否需要利用咨询公司，是否要外出调研等。４．制订研究方案及方案实施：确定市场调研的具体安排，包括目标、工作内容、时间进度、负责人、所需资源等，然后按确定的方案开展供应市场调研。５．总结报告及评估：供应市场调研及信息收集结束，要对所获信息和情报进行归纳、总结、分析，在此基础上提出总结报告，并就不同的供应商初选方案进行评估比较。供应市场研究过程具体可概括如图１所示。开展供应市场研究时应注意：１．它有别于日常工作，应独立开展，并安排必要的专业技术人员参与。２．它应同采购商品分类策略和供应商分类策略等有机衔接起来，针对不同的商品、可能确定的供应商不同类型，供应市场研究的策略及方法、要求也各不相同。３．尽量将要了解的内容预先以标准格式的形式制成规范表格或调查问卷，并由本企业采购人员自己实施，不得已再委托第三方进行。４．调研应尽量利用互联网络、电话访问、公开出版物等工具进行，然后再考虑参加行业会议、专业展览以及现场参观等。供应商“选美”确定了“参选”对象，就要开始“选美”——供应商审核。这是了解供应商优缺点、控制供应过程、促进供应商改善的有效手段，也是降低经营风险、保障供应的重要依据。就采购控制层次来说，供应商审核可限于商品层次和生产过程层次，也可深入到质量保证体系甚至供应商的整体经营管理体系：１．商品层次：主要是确认、改进供应商的商品质量，包括正式供应前的商品样品认可，以及供货过程中的商品质量检查与控制。２．生产过程层次：对那些质量、安全等对生产工艺有很强依赖性的商品，要保证供货质量等的可靠性，往往必须深入到供应商的生产现场了解其工艺过程，确认其工艺水平、质量控制体系及相应的设备设施能够满足商品的质量等要求。３．质量保证体系层次：就供应商的整个质量体系和过程、参照ＩＳＯ９００１标准或其他质量体系标准而进行的审核。４．公司层次：这是供应商审核的最高层次，它不仅要考察供应商的质量体系，还要审核供应商的经营管理水平、财务与成本控制、计划制造系统、设计工程和营销服务等主要企业管理过程。现实情况中，管理水平一般的商家对商品要求不高，通常采取第一个层次的做法。而管理规范、技术先进的国际大公司则超越了前两个层次，采用质量保证体系层次和公司层次的全面审核来控制供应管理体系。实际操作时，商家对所有的商品都必须实施第一个层次的供则必须对供应商进行生产过程层次以上的审核。供应商审核的方法有主观法和客观法两类。所谓主观法是指根据个人的印象和经验对供应商进行评判，评判的依据十分笼统。而客观法则是依据事先制定的标准或准则对供应商情况量化考核、审定，典型的有调查表法、现场审核法等。调查表法是指事先准备一些标准格式的调查表提供给供应商填写，收回后进行分析，常用于招标、询价以及供应商情况的初步了解等。现场打分评比是指预先准备好一些问题并格式化，组织有关人员（通常包括不同部门的专业人员）到供应商现场进行核查、确认。商业企业供应商管理，对多数供应商，合理的方法还是调查表审核法，但对主力商品、战略商品或者买断商品，最好将调查表法与现场审核结合使用。厂商合作流程案例若供应商审核结果可以接受，同时供应商提交的商品样品、报价以及相关合同条款都得到确认，那么该供应商即可列入正式采购合作核与认可过程。再看看商界巨头沃尔玛对供应商审核认可的做法。沃尔玛对供应商的审核与认可主要包括以下步骤与内容：１．了解沃尔玛：要求供应商通过沃尔玛网站、光顾沃尔玛商场等了解其商品、质量、价格情况、业务及要求，以及沃尔玛的顾客情况。ｒＱｕｅｓ务报告副本、产品责任保险副本、标准条形码情况等。其中对产品供应商的“关键问题”包括：年龄、平均收入、家庭规模、地理位置、人口规模及预期增长。谁是你的顾客？你的产品未来需求来自哪里？该产品将如何帮助沃尔玛获益于此未来的需求？沃尔玛如何通过你的产品赢得市场份额同时控制经营成本以使销售最大化？该市场上谁是你的直接竞争对手？谁是间接竞争对手？你的产品有什么附加值可以传递给顾客？你的产品将如何影响我们商比，你的产３．汇集相关报价、样品等：要求供应商集齐所有的产品文献，包括产品目录、价格清单等，选择好样品提交。４．提交审核：检查所有相关要求满足后，供应商即可将所有文件及产品样品提交给沃尔玛的供应商发展本部，其间沃尔玛不对供应商因此而发生的费用负责，且收到的所有样品属于沃尔玛。收到供应商完整的相关资料与样品后，沃尔玛经审核会在９０天内给予答复。一旦审核通过，沃尔玛就会给出供应商编号并签订正式“供应商协议”。[供应商问卷]供应商审核问卷或标准通常依据ＩＳＯ９００１标准制定，参与审核的人员应了解该标准的要求并具有内审资格。主要内容有：１．管理职责：总则、顾客需求、法规要求、质量方针、质量目标与计划、质量管理体系、管理评审；２．资源管理：总则、人力资源、其它资源（信息、基础设施、工作环境）；３．产品实现：总则、与顾客相关的过程、设计与开发、采购、生产与服务运作、不合格品（项）的控制、售后服务；４．测量、分析与改进：总则、测量、数据分析、改进。、管理体系、质量控制、企划物流、生产工艺、顾客服务、环境体系等。１．表头：包括供应商名称、地址、联系人、电话、传真、电子邮件等；２．基本情况：成立时间、注册资本、公司性质、财务状况、工厂占地、建筑面积、组织架构、员工及结构、工作时间及班次、主要产品与产量、生产周期、进出口比例、主要顾客及业务分布、主要供应商及原材料控制等；３．质量体系：质量方针、质量管理体系架构、是否ＩＳＯ９００１认证、质量目标、来料检验标准、过程质量标准、交货质量标准、质量控制设备设施及检测项目、产品认证及安全认证４．生产计划及物流管理：企划、生产、采购、销售部门的关系与架构以及相关人员状况、接单、安排生产、交货的流程、运输方式、交货时间、原材料采购周期、库存、最小生产批量、可接受的订单变化范围、确认订单时间、ＭＲＰ或ＥＲＰ系统的应用情况等；的功能、架构及人员构成、自制产品设备及工艺、产品的开发周期、客户参与产品或工艺开发情况、供应商参与产品或工艺开发的情况、主要设计软件及功能、主要生产设备、设备利用率、设备故障率等；６．环境管理：环境方针、管理目标与体系、是否ＩＳＯ１４００１认证、产品设计与工厂建设环境影响评估状况、产品或工艺过程是否含有或使用重金属、包装材料循环使用等。