2022年电大《办公室管理》期末复习资料简答题设计题案例分析题与电大《汉语基础》考试试题三份汇编

12022年电大《办公室管理》期末复习资料简答题设计题案例分析题与电大《汉语基础》考试试题三份汇编电大《办公室管理》期末复习资料简答题设计题案例分析题汇编附答案简答题1．文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。答：(1)拟稿。(2)核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。(3)签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。(4)编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。(5)缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。(6)校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。(7)用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。(8)登记。(9)分发。指对准备发出的文件：进行分装和发送。2．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?答：(1)要获得上司的许可；(2)如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等；(4)约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表』：。还应准备约会所需要的文件资料。(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；(?)公司有重大活动的那一天不宜安排约会；(8)地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?答：(1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。(1分)(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。(2分)(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。(2分)(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。(1分)(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。(2分)(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。(2分)4．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?答：(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。(2分)(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；(2分)(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是……。”(2分)(4)一定要简短、扼要、流畅；．(1分)(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；(2分)(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。(1分)5．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?(1)受意是文员接受和领会上司意图。(3分)(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。(3分)(3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。(9分)6．公文的完全格式包括哪儿项?请写出这些项目。(1)版头、发文字号、印刷顺序号。(3分)(2)密级、紧急程度。(1分)(3)签发人姓名。(1分)(4)公文标题。(1分)(5)主送机关．(1分)(6)正文、附件。(2分)(7)发文机关、成文日期、机关印章。(3分)(8)注释、阅读(发送)范围。(1分)(9)主题词。(1分)(10)抄送单位、印发说明．(1分)7.单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定?(1)单位印章、套印章;(2分)(2)钢印、领导人签名章、其他印章;(2分)(3)刻制公章有两种情况:一种是由上级主管机关刻制颁发;(2分)(4)另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制;(2分)(5)公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用;(2分)(6)加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名;(1分)(7)将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记;(1分)(8)加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒;(1分)(9)凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。(2分)8.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有儿类几种?(1)命令(令);(1分)(2)决定;(1分)3)公告;通告;（2分)(4)通知;通报;(2分)(5)议案;2分)(6)报告;(1分)（7)请示;(1分)(8)批复;意见;(2分)(9)函;(1分)(10)会议纪要。(2分)9．什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?——般应怎样做?对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(4分)(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。(2分)(2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。(2分)(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。(2分)10．提高会议效率可以有哪些做法?遵循法律法规(1分)合理确定会议目标(1分)确定必要的与会者(1分)减少会议数量(1分)缩小会议规模(1分)简化会议程序(1分)缩短会议时间(2分)控制会议经费(1分)分析会议成本(1分)11．简要说明会议纪要的概念，会议纪2要有什么作用?形式是怎样的?答案：会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。(2分)会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。(2分)可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。(2分)有两种形式：(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。(2分)(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。(2分)12．文员进言是指什么?进言具有什么作用?应注意什么?(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；(3分)(2)参谋作用；补缺作用；增进关系作用；(3分)(3)适事、适时、适地、适度。(4分)13．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项?(1)会议名称；(1分)(2)会议记录人的姓名、盖章；(1分)(3)时间(开始时间、结束时间)；(1分)(4)会议地点；(1分)(5)议题；(1分)(6)主持人、主席；(1分)(7)出席者名单；(1分)(8)会议的经过情形及结论；(1分)(9)相关的资料；(1分)(10)下次会议预定日期。(1分)13.文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。。(1)充分了解即将开始的工作内容;(3分)(2)思考以什么方法进行效率会最佳;(3分)(3)上司分派两项以上工作日才，必须为工作排定优先顺序。(3分)14.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法是怎样的?有电子提示系统和人工提示系统(2分)电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。(3分)人工提示系统的做法:设置基本办公日程表、固定活动日期一览表(1分)使用提示性备忘录。分)准备约会表(1分)准备特殊提示卡(1分)准备交往提示文件(1分)15.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些?(1)清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点;(2分)(2)说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机;(2分)(3)偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等;(2分)(4)要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服;(2分)(5)主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等(明确了解对方的情况);(2分)(6)以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词;(2分)(7)让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣(让对方认同自己);(8)不可伤害对方的自尊心。16.办公室事务管理的服务性特征表现?请简要说明。一是为上司服务;二是为组织服务;三是为公众服务.设计题1．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?履行哪些职责?答：(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。(2)制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。(3)为商务洽谈收集资料。(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。(5)考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件：行李准备识别标签。(6)安排差旅费。(7)建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。(8)办理旅行保险，如意外伤害保险等。2．某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作?答：(1)客人的选择。确定名单，再请上司核定。(2)确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。(3)会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛。交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。(2分)(4)拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。(1分)(5)寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，以及着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出;(2分)(6)席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是:男女主人对坐桌椅的两端;男女宾客间隔而坐;夫妇分开坐;男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈.3．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?答：(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；(1分)(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；(2分)(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。