分公司外派人员培

分公司外派人员培训提纲二0一三年六月二十一日目录第一部分新承接工程开工前的准备工作第二部分新承接工程开工后施工过程控制1、合同管理2、印章管理3、分公司（办事处）经营管理4、分公司（办事处）承接工程项目监督管理5、分公司（办事处）月报表制度和工作总结6、顾客满意度情况第三部分工程完工后的全方位控制1、竣工资料移交2、经营管理3、工程竣工回访第一部分新承接工程开工前的准备工作1.1对于分公司新承接的工程，当对外合同签订后3个工作日内把已中标的投标文件（包括商务文件和技术文件）的电子版发送到公司应的管理人员处；以便公司对公司领导及相关部门进行新承接工程移交；另外，按照业主方要求，确定开户行以及项目部印章、项目财务印章、公司章等印章的刻制工作，以及正式开工前预付款及其它款项的银行转账工作。1.2派驻人员及时收回中标后所签订的合同及中标通知书，并交回总公司。1.3派驻人员协助分公司进行临时房屋的建设，按照投标文件的承诺进行项目部组织机构的设立、质量管理组织机构和安全生产管理机构的设立。1.4派驻人员协助分公司进行项目宣传栏、标识语、标示牌的设立。1.5负责项目成立及项目主要人员任职文件拟文的申请提交，申请提交法律事务部相关人员负责办理，主管领导负责审批。1.6督促项目部进行施工组织设计编制、评审、报批工作和项目各项管理制度的编制工作。第二部分新承接工程开工后施工过程控制1、合同管理1.1分公司（办事处）对外签订与公司有关合同，必须征得总公司同意并进行备案，派驻人员有权要求、检查、收集、记录、整理、收存与合同有关的协议、函件等，工程承包合同和与合同有关的补充协议，与经济有关的会议纪要、信函电报、电话记录、签证、索赔报告等资料均是企业经济活动的原始资料,应按项目、按合同分类建立详细的台帐,由分公司（办事处）负责整理，派驻人员定期检查并及时将相关信息反馈至总公司;建立合同台账应包括分公司签订的没有加盖公司章的劳务、分包、采购、租赁等合同。工程合同台账见附表一，工程经济文件台账见附表二：附表一：工程合同台账项目名称：年月日序号合同编号合同名称合同额合同签订时间合同履行时间签订人备注附表二：工程经济文件台账项目名称：年月日序号文件编号文件名称文件主要内容发送人接收人备注1.2监督各类合同的执行情况,发现问题及时向总公司报告,按要求进行统计、汇总、上报各种合同履行情况；对于有公司印章的合同和劳务合同或分包合同，派驻人员必须进行备案并跟踪检查，每月至少检查一次合同履行情况，并做好详细记录；对外采购量大、费用高的材料或设备签订的没有加盖公司印章的合同，没有公司印章的劳务或分包等合同，也要备案并及时掌握其合同的履行情况；合同类型主要有：工程施工合同及工程施工补充协议（盖公司印章），劳务合同、工程分包合同、材料采购合同、设备购置合同、设备或材料租赁合同等；每月对合同履行情况进行统计，各种合同履行情况统计表见附表三~七：附表三：工程施工合同履行情况统计表（年月）项目名称：年月日序号工程名称合同额合同履行时间本月已完合同量（金额）开工至今累计已完合同量（金额）剩余合同量（金额）预付款扣取情况质保金扣取情况税金扣取情况甲方应支付金额管理费扣取情况外派人员工资扣取应支付分公司金额备注附表四：劳务分包合同履行情况统计表（年月）项目名称：年月日序号劳务作业队名称合同额合同履行时间已支付金额开工至今累计已支付金额剩余未完金额备注附表五：工程分包合同履行情况统计表（年月）项目名称：年月日序号分包作业队名称合同额（单价/总价）合同工程量合同履行时间已完程工程量/金额已完成已支付金额开工至今累计已支付金额剩余未完工程量/金额备注附表六：材料/设备采购合同履行情况统计表（年月）项目名称：年月日序号材料/设备名称合同额（单价）合同量合同履行时间采购时间已采购已支付金额已采购未支付金额剩余未采购材料或设备量/金额备注附表七：材料/设备租赁合同履行情况统计表（年月）项目名称：年月日序号材料/设备名称合同额（单价）合同量合同履行时间租赁时间已租赁已支付金额已租赁未支付金额剩余未租赁材料或设备量/金额备注1.3派驻人员严格要求分公司（办事处）执行总公司的合同管理制度，检查制度落实情况，对于落实不明显、效果不好的，要及时反映到总公司；1.4对于有合同的终止或中止意向时,派驻人员应做好记录,收集履行过程中所有与合同有关的文件,做好经济来往和工程结算资料的搜集,并及时通知总公司。2.印章管理2.1印章的刻制和保管：分公司（办事处）所需的总公司公章、法人章和技术专用章以及项目部章由综合管理部统一刻制并明确专人管理。项目完成后项目部印章交回总公司综合管理部。分公司（办事处）公章或在当地开有账户的财务章等印章由总公司指定派驻人员负责在当地公安机关指定的地点刻制，并负责保管和使用；但财务专用章统一由总公司财务部委托派驻人员保管，若需刻制和加盖财务专用章时，必须经总公司财务部审批后方可施行；严禁私自刻制总公司和分公司（办事处）的各类印章，如违反规定而造成的一切法律责任和经济损失由分公司（办事处）负责人承担，同时派驻人员监管不到位，承担连带责任，具体处理措施由主管领导决定。派驻人员应妥善保管相关印鉴和相关记录，发现遗失、被盗、异常使用，及时采取相应措施，查清可能损失，进行预防并做好记录，必要时通知总公司。2.2印章的使用：派驻人员严格执行公司的印章使用、登记制度。与分公司（办事处）经营有关的各类经济合同，原则上不准加盖总公司及分公司（办事处）印章，特殊情况确需加盖章，须经主管领导批准后方可施行。印章使用要建立印章使用台账，涉及经济、法律责任等有关资料要复印存档备案，印章使用台账详见附表八：附表八：印章使用台账印章名称：记录人:序号文件名称内容摘要使用时间印鉴使用数量（共计个）备注2.3印章的移交与销毁：待工程项目竣工质保金退完后或分公司（办事处）撤销后，把项目印章或分公司印章移交到总公司综合管理部，并做好印章移交记录，印章移交记录见附表九。附表九：印章移交记录分公司名称：序号印章名称移交时间移交人接收人备注销毁印章要经总公司批准，由总公司综合管理部负责实施。销毁的印章要建立销毁登记，以备日后追溯。3、分公司（办事处）经营管理3.1派驻人员要积极主动与分公司（办事处）主要管理人员进行沟通，及时掌握分公司经营情况和工程项目施工生产情况，以便规范分公司及项目部管理，做好宣传和树立企业形象，积极协助分公司及项目部开展各项工作，保证分公司（办事处）经营工作和工程项目施工生产的顺利进行，在维护总公司利益的前提下，提供各项服务。3.2及时追要已结算并经监理、业主批复的支付凭证，监督拨付的进度款是否进入公司基本账户、公司一般账户或分公司开设的一般账户。其经财务主管同意可交派驻人员保管使用的在分公司开设的帐户和印鉴，派驻人员一定要精心保管，正确使用；3.3各项款项到帐后，要首先保证税金的缴纳并监督工程款切实使用在工程项目上，分公司（办事处）应缴纳各项费用按照承包经营协议执行，派驻人员负责监督。特殊情况报总公司并履行相关手续后，通知执行。3.4保函、外经证的办理由分公司（办事处）负责人与总公司财务部协商进行，派驻人员负责监督使用情况，并做好保函、外经证使用统计。3.5各项款项应保证项目施工的正常进行，否则不得挪作它用，发现有异常现象应及时制止并上报总公司；3.6督促分公司（办事处）按财务规定及时向总公司提供有关财务报表；3.7根据分公司承揽工程任务和工程款拨付情况，每月/每季或每半年根据工程施工合同履行情况统计表和财务报表情况，与财务人员沟通，分析分公司(办事处)盈亏情况，并把分析结果上报总公司主管领导；发现经营运作或经营状况有不良态势应立即向总公司分管领导报告，报告主要内容：工程款拨付情况、管理费收取情况、税金扣取情况、派驻人员工资收取情况、工程款使用情况、正常使用工程款盈利或亏损情况。4、分公司承接工程项目监督管理根据分公司承接工程任务情况，派驻人员每月至少对分公司所施工的工程项目进行一次全面检查，及时掌握施工项目的管理情况，并编制检查报告报送总公司法律事务部相关人员及主管领导。4.1施工项目工程质量、进度、安全及文明施工管理情况：派驻人员及时收集已开工项目的年度或月进度计划、已经质监站批复的项目划分，及时了解合同承诺的质量目标（优良或合格）、合同工期、安全管理目标；检查工程实际施工进度是否与合同进度计划同步，查明施工进度滞后的原由，是否影响公司信誉；检查施工日记和大事记记录情况；检查工程质量是否满足合同承诺的质量目标，了解质量缺陷程度及质量事故大小，掌握对质量缺陷或事故的处理情况；检查质量保证体系是否健全，质量保证资料是否完善，施工过程评定资料是否与施工同步，签字是否及时，试验资料是否齐全；检查工程项目安全管理目标是否满足合同承诺目标，查看施工现场是否存在安全隐患，是否有安全标志；施工现场材料堆放是否整齐，防火、防护装备是否配备，施工现场是否有文明施工标示牌、标示条幅等；派驻人员督促各项目部每月28号前报送工程施工月报,并报送给派驻人员，月报周期为上月25日至本月25日，月报格式如下：月报报送形式，可以是书面报送、传真、电子邮件，但必须按规定格式填报。月报格式：工程工程月报年月项目部年月日一、近期工程主要图片（1~2张）工程收尾时也可选工程全貌图片。二、本月主要事件（大事记）反映施工过程中的大事记，与竣工验收时《施工管理报告》中的大事记相同。三、本月完成产值合同额(万元)备注本月完成产值（万元）其中合同外部分：本年累计完成产值（万元）其中合同外部分：自开工至本月累计完成产值（万元）其中合同外部分：四、本月形象进度完成单元或分项名称、完成的工程量、完成的产值。五、本月投入资源情况包括人工、材料、机械、资金等。六、变更、索赔、物价调整情况七、存在问题指存在的进度、质量、安全、环保、资源、施工环境等方面的主要问题。八、下月生产计划九、本月工程施工质量情况1、工程完成质量概述2、工程质量完成情况统计表（详见下表）工程质量完成情况统计表工程项目单位工程分部工程单元（分项）工程备注工程名称评定等级工程名称评定等级单元个数合格数优良数合格率（%）优良率（%）注：本月工程施工质量情况：优良率项，合同中要求为优良工程时填写，若合同中要求合格工程时不需填写。4.2人员、物资、机械管理派驻人员及时掌握施工现场的工人人数并检查其工资发放情况；根据物资/设备购买或租赁合同，掌握物资/设备购买数量及租赁数量，核查物资/设备购买费用或租赁费的支付情况。4.3劳务分包、工程分包管理根据劳务分包合同和工程分包合同内容，分别检查劳务作业队工作量和工程分包作业队工程量完成情况，查看是否按照合同工期完成合同工作量或合同工程量，查找工期滞后原因，分别检查劳务分包费用和工程分包费用支付情况。5、分公司（办事处）月报表制度和工作总结5.1总公司施行分公司（办事处）月报表制度，分公司月报表有派驻人员负责填写，由分公司合作负责人审核后派驻人员负责报送，每月28日前派驻人员向总公司法律事务部报送月报表。报表应能反映项目基本情况，包括：工程合同额、项目经理、完成产值情况、进度情况、质量管理现状、安全管理现状、工程款到位情况，工人工资发放情况，管理费上交情况，外派人员工资上交情况，材料/设备采购费用或租赁费支付情况等。5.2报表报送形式：报表可采用书面报送、传真、电子邮件的方式。5.3派驻人员必须留存经分公司合作负责人签字的纸质报表，随时备查并最终报总公司法律事务部存档。5.4报表内容必须真实、可靠，分公司负责人及报表人对报表的真实性负责。5.5报表每月按时上报，不得漏报、迟报。5.6总公司法律事务部负责对月报进行审核并登记备案。分公司（办事处）月报表分公司名称：填报时间：年月日序号工程名称工程合同额本月完成产值累计完成产值本月形象进度质量管理现状描述安全管理现状描述工人工资发放情况管理费收取情况外派人员工资材料/设备采购费用或租赁费支付情况备注应收管理费实收管理费差额及原因应交实交审核人：填表人：5.7派驻人员必须每半年或年度进行工作总结，并把总结报送