员工素质与办公管理

2012年7月25日人力资源部管理制度培训广州伯夫秀服装有限公司培训师：刘海林培训时间：60分钟《职员素质及办公室管理》2012年7月25日人力资源部管理制度培训课堂公约禁止吸烟请保持笑脸请关闭手机注意培训时间2012年7月25日人力资源部管理制度培训目的1办公用品采购及申请流程办公用品采购与核销流程6范围2权限3办公室职员素质标准4基本思想5工作态度/服务态度6办公室管理办法7办公电话的使用和管理8目录2012年7月25日人力资源部管理制度培训1、目的为了规范办公室职员素质标准，明确办公室活动行为，加强办公室人员管理，维护公司良好形象，制定本办法。2、范围广州伯夫秀服装有限公司全体办公室职员2012年7月25日人力资源部管理制度培训3、权限3.1人力资源部：负责培训与引导办公职员素质标准，监督检查办公室职员行为规范，纠正与预防办公室职员行为异常现象。3.2各部门负责人：负责按公司职员素质标准规范员工言行举止，提升职员思想素质，打造一个有素质、有思想、有文化的职业团队。2012年7月25日人力资源部管理制度培训4.办公室职员素质标准：4.1基本素养:4.1.1诚信度：要言行一致，说到就要能做到；如不能做到许下的承诺，则要提前告之相关人员或相关部门；做事不能图表面，要有一种务实的态度；不可当面一套，背后一套，阳奉阴违；不能光说不做，只知道苛责别人，从来不反省自己。故事分享《曾子杀猪》2012年7月25日人力资源部管理制度培训一天曾子的妻子要上街去，见孩子缠着要跟，就哄他说：“乖孩子留在家里，妈街上回来杀猪给你吃。”妻子从街上回来，只见曾子正磨刀准备杀猪。妻子急了，说：“谁真要杀猪啦？我刚才是哄孩子听话说着玩的！”曾子严肃地说：“做爹娘的说话不算数，让孩子怎么相信长辈呢？给孩子做说谎的样子，岂不是教他们学坏吗？要孩子做诚实守信的人，当长辈的可要言而有信啊！”曾子真的把猪杀给孩子吃了。2012年7月25日人力资源部管理制度培训4.1.2自理能力：职员工上班时应仪容得体、仪表整洁、梳理整齐、不准纹身、指甲修整干净。男职员要经常修整胡须、剪指甲、不得留长发等；女职员不得化浓妆、穿特高跟鞋等，长头发女职员应上班前将头发梳理整齐或盘起、扎起。4.1.3沟通方式：同事之间沟通应互相尊重，对事不对人、不得进行人身攻击；语言表达要文明、态度要诚恳、要有效地控制自己的情绪，跟不同的同事沟通要用不同的方法；要诚恳地接受同事提出的意见、批评与错误，用积极心态去改正。2012年7月25日人力资源部管理制度培训小故事分享《老虎与狮子》狮子和老虎之间爆发了一场激烈的冲突，到最后，两败俱伤。狮子快要断气时，对老虎说：“如果不是你非要抢我的地盘，我们也不会弄成现在这样。”老虎吃惊地说：“我从未想过要抢你的地盘，我一直以为是你要侵略我。”2012年7月25日人力资源部管理制度培训4.1.4控制成本：节约用水用电，爱护公共用水、用电设施；要控制自己笔、纸、本子的使用状况，不得随意乱涂乱画；提高工作效率，节约时间成本；加强自我成本控制意识和能力。4.1.5“5S”生活习惯：经常整理、整顿生活用品和床上用品；每天叠好被子，勤洗勤换衣物；每天要打扫卫生，不得随意丢垃圾；不得打扰或影响同事休息（中午及晚上22：30以后不得开音箱）；每天早上利用3分钟时间做宿舍“5S”，培养5S意识；每周进行一次大扫除。2012年7月25日人力资源部管理制度培训4.1.6“6S”工作习惯:对自己办公区域的办公文件、用品、设备要定期进行整理、整顿，要摆放在指定区域并做好标识；要做好办公设备的保养工作，文件要经常进行整理、整顿（最好能够在10秒内找到任意所需的文件）；每天利用上班前和下班后5分钟做好自己工作区域的“6S”。2012年7月25日人力资源部管理制度培训4.2基本思想：4.2.1责任心：要用积极的心态投入到工作中来，要有工作不仅仅做了或做完，而是要把工作做好、做到公司满意的意识；要能主动发现问题，及时反映问题，并提出一些解决方案或个人建议；出现问题不要相互推卸责任，要善于寻根究底寻求问题的根本原因，要想出解决办法，做好预防措施；要把工作当作自己的事业来做，要有善始善终的责任感。2012年7月25日人力资源部管理制度培训故事分享《白马黑马的故事》从前，有一白一黑两匹马，其中白色的是千里马，它天生就拥有很强壮的体魄和有力的腿，另外一匹黑色的马就稍微差一些。两匹马一块给它们的主人干活。由于它们的主人有时收入也不稳定，于是有时给的食物就比较好，有时就差一些，于是千里马就根据食物的好坏来跑，吃得好就跑快些，不好的就不那么用力跑，心里想：你给我什么待遇，我就怎么跑咯！但另一匹马就一心一意，不管怎么样每次都会用力的跑。慢慢的主人就发现了，那匹白马有时跑得快，有时跑得慢，而黑马就感觉越跑越快，于是在喂养食物时，就故意的多给黑马一些，也特别照顾一点。2012年7月25日人力资源部管理制度培训这样一来，千里马就感觉更气了，心想你这么对我，那我也不用这么用力跑啦，反正我有能力，你不按千里马的待遇对我，我也就不用力给你跑。又过一段时间，主人感觉白马比黑马跑很越来越慢了，于是就决定把白马放到磨房去拉磨，另外换了匹马。从此，白马在磨房被蒙着眼睛，吃着粗糙的食物，日复一日的绕着磨转；黑马则跟随主人在外面驰骋，跑得也越来越快，虽然赶不上世上千里马的速度，但也逊色不多，主人也特别照顾它，给它精细的食物和甘甜的山泉水。2012年7月25日人力资源部管理制度培训又过了很多年，终于伯乐经过磨房，一眼就看到了正在拉磨的白马，很惊讶的找来主人告诉他说，这是一匹千里马。主人感到很惊讶，但还是听从伯乐的吩咐，给白马给它喂精细的食物和干净的清水，开始精心调养它。白马心想，这回终于盼到了认才的伯乐，于是也准备好好的一展身手。几个月过去了，由于长年累月在磨房的工作，白马再也跑不出以前的速度了。于是主人心想，估计是伯乐看走眼了，这匹白马可能根本就不是什么千里马，它以前也是跑得时快、时慢，没感觉有什么特别的啊！算了，还是让它去拉磨吧！2012年7月25日人力资源部管理制度培训4.2.2上进心：要有一种积极进取的人生态度；要经常性地进行自我反省，不断地认识自我、面对自我、改善自我；要给自己设定现实可行的短期目标和长期目标，要有实现目标的具体计划，经常反省自己计划的实施情况并做出相应的调整；要善于向他人学习，多观察身边的人和事，拓宽视野和思维。4.2.3职业道德：员工应保守公司机密，未经许可不得将公司各种文件、资料、样品等重要资源携带出公司或传真、邮寄出公司；未经公司领导许可任何人不得带人参观公司。2012年7月25日人力资源部管理制度培训4.3基本能力：4.3.1沟通与表达能力：要多了解一些身边的同事；沟通之前要了解沟通对象的特点、明确沟通目的和方法；要提高语言表达能力，能准确地表达自己的观点；沟通之前要对沟通项目有清楚的了解和缜密的分析，要善于总结沟通中出现的问题。4.3.2洞察与分析能力：要多观察身边的小事，多想一想为什么会出现这样的情况，该如何解决；要提高自己意识和标准；多观察身边的同事，取人之长，补己之短；要善于观察人的心理，提高自己的心理素质。2012年7月25日人力资源部管理制度培训4.3.3创新能力：要转变靠经验吃饭的思想观念，遇到新问题要开动脑筋，想一些新的解决方案；不要墨守成规，要敢于打破常规思维；要敢于提出自己的想法和意见；要多学习相关方面的知识，拓宽知识面。4.3.4专业技能：要经常进行总结和反省，把自己的工作经验转化为专业技能；同事之间要多进行一些专业上的沟通和交流，以提升双方的技能；要虚心向别人学习，不可浮躁，也不可自满；要不断提升自己与下属的专业技能。2012年7月25日人力资源部管理制度培训4.4．工作态度：4.4.1服从安排——不折不扣地服从领导及上级的工作安排及工作调配。4.4.2严于职守——坚守本职岗位，不得擅自离岗、窜岗或做与工作无关的事。4.4.3正直诚实——对上级领导、同事和客户要以诚相待，不得阳奉阴违。4.4.4团结协作——各部门之间、员工之间要互相配合、同心协力解决困难。4.4.5勤勉高效——发扬勤奋踏实的精神，优质高效地完成所担负的工作。2012年7月25日人力资源部管理制度培训4.5．服务态度：4.5.1礼貌——这是员工对客户和同事最基本的态度，在任何时刻均应使用礼貌用语，“请”字当头，“谢”字不离口。4.5.2乐观——以乐观的态度接待客户。4.5.3友善——“微笑”是体现友善最适当的表达方式，因此应以微笑来对待客户及与同事相处。4.5.4热情——尽可能为客户和同事提供方便，热情服务。4.5.5平等——一视同仁地对待客户与同事，不能厚此薄彼。2012年7月25日人力资源部管理制度培训5．办公室管理办法：5.1工作时间内不应无故离岗、串岗、闲聊、工作时间吃早餐/睡觉，不得大声喧哗、跑步等现象，确保办公环境的安静、有序。5.2公司职员在上班时间，因公事外出须向人资部报备或填写“外出单”交部门审批。5.3职员应在每天上班时间前5分钟到岗，工作开始前和工作时间结束后利用5分钟时间做好个人工作区内的环境卫生工作，保持物品整齐、文件归档、桌面清洁、摆放有序。2012年7月25日人力资源部管理制度培训5.4员工于使用公共场所（如会议室、接待区等）完毕后，必须恢复原状并作好整理清洁的工作，以备他人后继使用。5.5公司倡导建立学习型团队，鼓励员工在完成本职工作之余，主动学习与工作有关的业务知识。但阅读报纸、杂志、书籍只能在业余时间进行。5.6公司会议室、接待区是提供会议讨论与外来客户的接待场所，员工除非有客户接洽与会议召开等的必要者外，其余时间不得任意私占用会议室或洽谈区及招待用品。2012年7月25日人力资源部管理制度培训5.7公司加班人员应在离开公司时，检查职场照明灯、电风扇、空调、窗户和本岗位电脑等设施，确认无安全隐患后方可离开。5.8发现办公设备（包括通讯、照明、电脑、电话、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向人资部报修，以便及时解决问题。2012年7月25日人力资源部管理制度培训5.9办公室传真机、复印机、打印机、投影仪、碎纸机等办公设备由各部门负责人指定专人负责操作，并指定人员每日定期保养办公设备，保持办公设备清洁、正常使用。出现问题及时通知人资部请专业人员维修。5.10举行会议或培训时应将手机调为震动或关机状态。（特殊情况的应向主持人报备）5.11做好保密工作，机密文件和资料无需保留时；要及时粉碎销毁。尊重他人隐私和公司制度，做到不听、不问、不传。2012年7月25日人力资源部管理制度培训5.12任何人不得挪用公款，不得利用职务之便谋取私利。5.13在业务往来中，相关单位（客户）酬谢的礼品（佣金），应上缴公司。5.14办公室全体职员每周末按相关规定和责任区域进行环境卫生大扫除。5.15上班时间不准在公共办公室内吸烟、不准闲谈、不准看书报；5.16任何人不准在工作时间内在办公室接待亲朋好友；5.17管理人员离开办公室要向人资部报备及说明事件及返回时限。2012年7月25日人力资源部管理制度培训5.18如员工有违规以上规定将按书面警告处罚现金10元至30元之间（直接交现金到人资部），员工处罚同等中的金额上下限评核视员工认错的表现而定，若员工意识到自己的问题的原因，以该等最小金额处罚；若员工无悔评改之意，按该等最高金额处罚。5.19奖惩单会签流程：5.19.1实施部门或实施者签字→被奖惩人签名→部门经理→人力资源部→总裁办公室。5.19.2奖惩单会签流程由实施部门或实施者负责跟进及会签。5.19.3奖惩单会签完会由被处罚人将奖惩单与奖惩金额一起提交前台工作人员，前台人员会签后在每周未将奖惩单一起提交到人力资源部。2012年7月25日人力资源部管理制度培训6.办公电话的使用和管理6.1电话的拨打与接听：6.1.1职员在通话时用语简洁、明确、规范、礼貌减少