如何客观合理开展员工背景调查

如何客观合理开展员工背景调查经权威机构调查显示，在中国的求职者中，有45%左右的求职者的实际工作经历、学习、培训等情况，会与其提供的“简历”存在“出入”，在这45%的人当中，95%都是在工作经历或教育经历方面做了手脚。因此，很多公司为了保障招聘到的人才的真实情况，经常采用员工背景调查，对应聘员工的工作、学习、教育等背景资料进行调查。一、员工背景调查员工背景调查就是企业人力资源部门通过各种正常的、合法的、合理的方法和渠道，对被调查员工的工作经历、教育背景、兴趣、薪资等情况进行暗中调查，以获得被调查员工背景资料的相关信息，并对获得的信息与被调查者所提供的应聘简历、面谈介绍以及职位信息进行对比，以成为企业人力资源管理者对员工聘用的参考依据，为人才决策提供重要的证据材料。如宝洁、可口可乐等许多中外大型企业为了降低因企业人才招聘带来的风险，都会对公司的研发工程师、配方员、市场销售经理等核心技术岗位和中高层领导岗位以及关键管理和销售岗位的拟录用员工进行背景调查，甚至不惜投入重金委托猎头公司、中介调查公司等外部机构，从而为人力资源管理者的员工聘用提供客观、真实的参考依据，避免因人员招聘不当，而产生经济及技术损失和风险。二、做员工背景调查的原因据了解，在珠三角的很多企业中，经常发生仓管员工偷窃、财务人员贪污、采购人员吃回扣等现象。有些不法员工甚至认为珠三角的企业比较多，在这个企业做了案子，可以逃到另一个企业去干“老本行”。在采购界每年出几个采购主管“从打工仔到百万富翁”的奇迹也不是什么新闻。因此，在企业招聘时，企业应采取各种方法对员工进行背景调查。1、掌握员工工作履历和情况，了解员工的诚信程度，降低公司在资金、技术秘密、人员流动等方面的潜在风险在招聘过程中，招聘人员和应聘者之间信息不对称，对于应聘者的情况了解不够，只限于对方提供的简历、学历复印件以及面谈结果等情况。在企业中经常发生这样的事情，如竞争对手派人伪装成应聘者应聘竞争公司的关键技术岗位，待进入对方公司后窃取技术秘密资料，同时会率先将产品或技术等推入市场，抢占市场份额，造成竞争公司的核心竞争力下降。当然，在企业的实践中还会发生很多其他的同类案例，主要原因在于对应聘人员的背景资料不了解，对拟录用员工的诚信程度、犯罪记录等不知晓，这类员工会延续以前的犯罪行为，造成企业的直接经济损失，如广州的一家微电子企业在招收财务主管时，由于对录用人员的背景了解不够，就办理了该员工的入职手续，半年后，该公司发现账上的300多万现金不翼而飞，而该财务主管不久后也不知所踪，虽然后来公安机关对此做了处理，但是该企业短时间内所造成的损失却无法弥补。通过对企业的核心岗位应聘者进行背景调查，充分了解拟录用员工的过往经历，尤其是调查拟录用员工的工作经历、学历教育、工作情况、同事或公司对其的评价、职业道德、业绩状况等等，深入了解被调查者的工作能力、诚信状况等情况，能有效的降低企业的资金、技术和人员等企业外部的人员风险。2、避免企业及公司人为造成的不必要的名誉损失2006年美国法院以窃取商业秘密的罪名，宣判可口可乐公司前秘书何亚•；威廉斯8年监禁，威廉斯是可口可乐公司的一个低职位秘书，进入可口可乐公司时，人力资源部门没有对其进行背景调查，他进入公司后，以秘书的职位级别低微为有利条件，伙同其他两人盗取窃取可口可乐公司的机密商业文件、产品样品和核心配方，并试图将该机密出售给百事可乐公司。虽然该行为最终被可口可乐公司发现，但是这个事件也为包括可口可乐在内的公司敲响了警钟。该事件过后，可口可乐公司人力资源部门反省，如果当初不因为该员工的职位低，而忽略了对其进行背景调查的话，就能发现这个秘书曾经在原工作经历中有过类似的盗窃行为，该事件也不会发生，不会造成公司人为的名誉损失，造成“可口可乐盗窃门”事件。因此，完备的员工背景调查，能将公司的声誉风险降到最低，而且能够有效地预防欺诈行为的发生。3、提高企业对招聘需求的聘用成功率，节省企业的人力资源成本企业经常会使用劳动合同法中的试用期解除条款，辞退不合格员工，这样做的主要原因在于人力资源部门事前未对拟录用人员进行背景调查，经面试合格者，就先招进来试用，给公司用人部门一种认知上的误导，认为在试用期间，试用者来公司试用，用人部门不需要向其承诺什么，只要工作不如意，感觉其思路或者行为稍有跟主管的思路不一致，让你离开就可以让你离开，试用的随意性比较大。造成了人力资源招聘的恶性循环圈，人力资源部不断的为用人部门提供新员工人选，用人部门也不断试用新人，然后不断抱怨人力资源部招不到人。事实上，这种不断试用新员工的观点是错误的，究其根源，在于事前对拟录用员工的了解不够，录用员工过于草率，往往是用人部门对应聘者面试合格后，人力资源部门就通知入职，而未对该员工的工作经历、学历、工作能力以及诚信等背景调查，无法确认人岗是否匹配。因此，企业有必要对拟录用员工进行背景调查，经调查符合公司条件后，可以通知拟录用者上岗试用，这样一方面能确保招聘成功率，另一方面可以有效降低招聘成本和人力资源成本。4、为公司人力资源的其它工作提供人才保障方面的资料支持通过员工背景调查，对应聘人员简历内容（学历、认证、从业经历等）进行真实的了解和证实，为人力资源的录用提供参考，同时确信被录用的人员在技能、诚信程度、职业操守等方面符合公司的岗位需求，且通过对其前同事的访谈，了解到该员工性格跟现在的同事相匹配，最终达到人岗相符，为用人部门大胆使用新人，提供有力的人才保障，免于人员频繁流动造成公司声誉和人力成本的损失。因此，客观、合法、合理的员工背景调查，能为企业的人力资源后续工作提供强有力的保障。三、员工背景调查适用范围对于企业来说，如果对拟聘用的所有人员均进行背景调查，需要花费大量的时间、人力、资金，且也不太现实，因此，企业在进行员工背景调查时，均会根据情况进行区别处理，并不会对所有聘用岗位人员进行背景调查，一般来说，企业对拟录用人员进行背景调查的岗位主要有：1、涉及资金管理的岗位：如会计、出纳、投资等岗位，出于对资金安全考虑，一般企业都会对这些岗位的拟录用人员进行背景调查，主要是期望了解这些拟录用应聘者的工作能力、犯罪纪律和诚信状况。2、涉及公司核心技术秘密的岗位：如研发部的工程师、技术人员等，企业的核心技术秘密涉及到企业的生存问题，如可口可乐的核心配方和产品样品等，如果一旦被卖给竞争对手，企业就会出现生存危机，因此，在企业招聘涉及核心技术秘密的岗位的拟录用人才时，都会非常慎重，花费一定的资金对拟录用者进行犯罪记录、诚信状况等背景调查。3、部分中高层管理岗位：如运营总监、销售总监、战略管理副总经理等等，这些岗位主要涉及到企业的运营战略，企业在战略周期的运营方向、核心客户资源等等，都掌握在这些岗位人员手上，如果这部分人员产生动荡，会使整个企业的资金链或者运营层面带来极大的负面效应，大多数企业都会对中高层岗位聘用者进行背景调查，甚至不惜花费资金请外部调查机构。四、员工背景调查的方法背景调查的目的是人力资源部门尽可能的获得岗位拟录用人员更全面的工作经历、学习经历以及诚信程度等信息，一般来说，员工背景调查都是在员工通过面试，准备录用的阶段进行，而此时，员工尚未离职，如果此时员工背景调查操作不当，会造成员工所在的企业知晓，该员工工作就会陷于被动，甚至无法生存等，员工也会对公司产生较大的抱怨。因此，在员工背景调查时要注意员工背景调查的方法，既不要触犯员工的隐私，又要弄清楚所要的信息内容，使拟录用的员工情况如实反映出来。目前企业常用的员工背景调查工具有电话调查、委托调查机构调查、HR联盟等。1、电话调查人力资源部门通常采用去学校、培训中心、网络查询等方式对拟录用的员工的学历、培训经历、证书等进行调查，而对于工作经验、工作业绩、离职原因、入职和离职时间等就不好进行查证了，需要找到员工原雇主的人力资源部门、上司、同事等核实详细情况，只有通过电话调查比较合适。使用电话对拟录用员工进行员工背景调查是经常使用的调查手段，通常，公司的人力资源部的招聘专员通过拟录用员工留下的电话号码或者通过其他渠道获取拟录用员工原公司的通讯方式，采用合理、合法的方式对拟录用员工所在公司的人力资源部人员或者所在部门的上下级进行该员工的背景调查。电话调查效率较高，但如果操作不当容易侵犯被调查者的隐私，引起被调查企业的警觉（尤其是竞争对手），容易使被调查者的工作陷于被动；不少被调查企业出于不愿员工流动或者跟被调查者本身有矛盾，在电话采访中不可避免地会对跳槽员工的工作能力和态度给予极低的评价，甚至会趁机捅上一刀。这样一来，不仅被调查员工可能因此失去工作的机会，招聘企业也可能因为这些不客观的评价而失去真正的人才。2、委托调查机构调查企业自身在进行员工背景调查时，往往操作起来费时费力，且由于很多员工来自竞争对手，在实施员工背景调查时无法获得其人力资源部的配合和支持，另外，企业的人力资源部由于调查手法单一、技术不专业，因此，无法保证调查出来的结果的真实性和有效性。因此，对于部分核心和重要岗位，很多企业会委托外部的调查机构去做员工背景调查，调查机构利用自身的数据库和跟法院、公安机关、学校以及部分企业之间的战略联盟优势，且跟被调查的企业之间不存在排异现象，能有效利用自身的专业工具，迅速调查清楚被调查者的背景信息，且能保证员工背景调查报告客观、可信。如清华大学作为国内数一数二的名牌大学，在高端人才引进方面，他们采用委托外部调查公司进行员工调查的方法，对应聘人员的学术情况进行调查，主要包括简历、代表性的论文著作，做出客观、公正的评价，这样确保了他们引进的人才是真正的高端人才，对提升学校的学术地位，占领学术制高点，无疑会产生较好的效果。但是委托调查公司进行员工背景调查也存在很多不足，首先，委托调查公司进行员工背景调查需要花费较大的费用，给企业带来较大的人力成本压力；其次，企业委托调查公司进行员工背景调查的聘用人员，均是企业的核心岗位和重要人员，而对于非核心岗位的拟录用人员基于成本压力，一般不会进行委托，调查对象的适用范围不是特别广；再次，中国的员工背景调查市场尚处于初级阶段，各种信用制度尚未建立，员工背景数据库尚不健全，且各种调查公司鱼目混珠，再加上企业对员工背景调查认识不足，在国内委托调查公司进行员工背景调查的方式可信度仍然不高。3、利用行业HR联盟，进行员工背景调查各个行业发展到成熟阶段后，企业之间的竞争更多体现在人才的竞争上，尤其是决定企业命运的核心技术或营销岗位，事实上，企业之间人才的流动更多是在相互竞争的企业之间进行的。同行业内不同企业的人力资源部门与企业间市场方面的竞争相比，相互之间对于人才竞争的程度更激烈。但随着行业发展的日益成熟，不同企业的人力资源部也会走向合作，相互交流行业经验和管理心得，甚至互相交换人才数据库等，因此，基于共同发展和良性发展的理念，很多同行业的企业也会建立HR联盟，相互承诺不恶性挖角，互相接受流动人员的背景调查等等，使员工的背景调查可信性更高、更易于操作。很多国外同行业的公司很早就建立了行业内的HR联盟，HR联盟主要致力于行业内人才的培训、招聘、员工数据库收集等，企业对拟录用核心岗位员工进行背景调查时，可以充分利用HR联盟的数据库优势，并且调查出来的数据资料较为真实和客观。总之，对核心岗位的拟录用者进行员工背景调查势在必行，员工背景调查的方法有很多，每种方法都可以帮助你得到你想要的信息，但是在做员工背景调查时要注意保护被调查者的隐私和尊重被调查者，同时调查时尽可能多的听取多方意见，确保调查结果合理、合法、客观和有效。