如何成为上司的得力助手

講義所刊內容，非經全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉載爲任何型式如何成爲上司的得力助手高級主管秘書、助理培訓VITALIC全友管理顧問有限公司浮空內心來學習方知一片圓滿心面對日益競爭的企業環境，每個人都必須不斷地自我充實，這是一種挑戰，也是您工作生涯中不斷自我超越的承諾！我們邀請您以“歸零”的心態翻開講義的第一頁，您會發現，以這樣的心揭開學習的序幕：您將是成功學習的最大贏家！！杯中深奧智慧解說：如果說習慣領像杯子一樣，試問你的杯子是不是還有空間，隨時都可裝入更多的水？杯子不管有多大，總有裝滿的時候，但是靈巧的習慣領域，像個神奇的麥克杯，可以無限的“增大”，也有控制的閥門，可以適切地排空杯中的“內容物”來迎接任何新的學習。《講師簡介》童與聰小姐：現任：全友管理顧問（上海）有限公司顧問及特約講師建元顧問股份有限公司特約講師臺灣赫司特（Hoechst）公司董事長特別助理經歷：臺灣赫司特公司人事管理中華民國專業秘書協會創會會長臺北市專業秘書協會第四任會長曾輔導或授課之企業：講義所刊內容，非經全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉載爲任何型式高級主管秘書、助理培訓第一單元：專業秘書助理的成功展望第二單元：如何提升工作效率與效能第三單元：如何成爲上司得力助手第四單元：專業秘書、助理的形象塑造第五單元：專業秘書、助理之禮儀與應對技巧第六單元：結語附件專業秘書助理的成功展望講義所刊內容，非經全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉載爲任何型式第一單元：專業秘書助理的成功展望一、秘書概述二、秘書的業務三、秘書的條件四、秘書概述1、英文字典的定義依TheRandomHouseDictionaryoftheEnglishLanguage中對于秘書的定義爲：1)aperson,usuallyandofficial,whoisinchargeoftherecords,correspondence,minutesofmeetings,andrelatedaffairsofanorganization,company,association,etc.2)apersonemployedtohandlecorrespondenceanddoroutineworkinabusinessoffice,usuallyinvolvingtakingdictation,typing,filling,andthelike.2、秘書的角色一般而言，秘書的角色定位應是輔佐的功能。幫助主管處理一切裏裏外外的業務成了秘書的職責。一般公司或機構，因爲傳統背景的關係，秘書的職務幷不是那麽確定，秘書除了本身主管外，和其他部門業務人員的關係也非常密切和重要，形成縱橫交錯而複雜的人際關係，因此其工作範圍是秘書，又是一般的職員，工作領域無法正確的予以劃分。因此，漸漸地，現代的工商秘書，已演變成名副其實的“業務秘書”或“公關秘書”了。3、秘書工作的性質秘書的工作，主要爲協助主管執行工作細節。想想大公司的董事長或機關的主管，如果每天早上自己要打開信件，打字回信、存檔處理、接聽電話等工作，那麽，他們將沒有時間來從事高層次的商業活動與計劃。所以，必須要有位助理來處理這些辦公室事務。這位助理，即是秘書。秘書工作最主要爲輔佐功能，此即是其一主要的意義。秘書工作的另一重要意義爲管理。對很多秘書來說，秘書工作的曆練是作爲一行政主管的重要階梯。因爲秘書常幫助主管處理與主管樣關的業務，所以對于主管的工作有一全盤的瞭解。秘書可以學到如何去指導、督導、規劃及處理問題，幷且熟悉公司的政策。因此，秘書工作亦是管理人才的訓練搖籃，其理由有二：1、秘書熟悉人事、業務、程式、管理等內部作業。2、秘書熟悉公關、協調、市場等外部作業。二、秘書的業務1、秘書在一天的工作間中，有三分之二是做下列業務：打字接受口授傳真接聽電話處理信件與主管商談檔案管理準備當天的業務及下班前的業務處理擬稿及製作信件2、秘書業務可分爲四類：講義所刊內容，非經全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉載爲任何型式資訊管理業務事務業務公關業務綜合業務茲就秘書的功能與業務分述如下：秘書業務由前述可知分爲四類：1、資讀管理業務2、事務業務3、公關業務4、綜合業務茲分別說明如下：1、資訊管理業務資訊管理業務，即是利用電腦來處理及管理一般業務。秘書的資訊管理業務是由其執行任務的功能引伸而業。前節提到秘書執行的任務有發傳真、擬稿、存款、安排機票、安排看牙醫等，這些業務部需要資訊管理來處理。這在微觀方面，資訊管理所處理之業務。在巨觀方面，資訊管理可處理之業務有文書及情報方面。文書：包括文件及書信之製作等。以往皆用打字機或手寫，但由于資訊業務之發達，各種文書之製作皆已電腦化，以增加功能與效率。在文書方面，資訊管理所能處理之業務有整理書信、寫信、中英文打字、速記、檔案管理、約會安排等。尤其在書信寫作方面，由于有電腦軟體之運用，可節省構思之時間及文件製作的精力。現代的文書業務尤需要資訊管理的配合以提高效率。文書與資訊是息息相關了。情報：情報業務是資訊管理所處理的主要業務之一。情報業務包括資料情報的搜集、提供、整理、管理、活用與交換。資料情報的輸出和輸入都要經過秘書這個孔道，當主管將情報交給秘書傳達下去時，首先秘書就要根據情報的質和量，按其重要性、機密性、緊急性來安排傳送的優先順序。這時，秘書對于資訊情報之處理、篩選、分類與傳遁就可利用資管理業務，以增進處理情報業務的效率。事務業務秘書的事務業務，源自其處理例行事務和功能。秘書的事務業務，爲秘書在辦公室所處理的例行業務，包括接聽電話、拆寄信件、發傳真、檔案管理、更新辦公室用具、收集資料、準備定期報告、安排主管之行程、約會及會議等。雖然有些專案是多種業務的綜合，但在此則偏重事務性的。以上的業務可歸類如下：通訊方面：接聽電話、拆寄信函、發電傳等。辦公室方面：檔案管理、更換用具等。會議方面：收集資料、準備定期報告等。安排方面：安排行程、約會、會議等。公關業務秘書的公共關係是需要創意的功能來作其基礎的。創作的工作，即要有“先見”。在處理人與人間的關係時，要能有洞察的能力，要能見微知著，要能以對方的立場來看，必能廣獲人緣，使業務暢通。講義所刊內容，非經全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉載爲任何型式秘書的職務，接觸面很廣，爲了要使業務能順利進行，必須扮演著潤滑劑的功能，在公司機構的裏裏外外，必須兼顧到各個層面的人物，能考慮到各種狀况，能預見各類該辦之事，妥善處理人際關係，圓滿達成任務。一般而言，公共關係的業務包括接待，與相關業務人員的溝通聯絡，消息的發布，宣傳品的出版、雜志、年報的出刊、攝影、幻燈片、影片的製作、展覽、市場情報的搜集，貿易商展等等。一般業務的推動，皆以人爲主。人由于人際關係而形成自己的圍體，圍體與圍體的互動關係，就形成了公共關係。秘書的業務需要顧及公司機構的上上下下、裏裏外外的業務，所以必須有良好的公共關係，才能使全盤業務進行順利。綜合業務綜合業務來自協調的功能。直轄市即是要與各單位溝通以達圓滿處理業務。由于時代的進步與科技的發達，業務牽涉範圍愈來愈廣，幷非單項業務所能包含。這時，就要靠秘書來作綜合業務協調。可見秘書的綜合業務尤其重要，因它含括資訊管理業務、事務業務與公關業務等。其秘書要辦妥任何單項業務，必須綜合協雕其他相關業務。這樣，才能融會貫通，發揮最大的秘書業務功能。例如以接待業務來看，必須配合資訊管理以獲得情報，得知何人、何時、由何地來訪，來賓的背景明細，來訪的目的，幷做出行程表；必須配合事務業務以安排接待人員、車輛，骸安排飯店住宿等；必須配合公共關係業務，以發布消息，幷安排參觀與商談等。所以接待業務，是個整體性的工作。由以上例子可看出，秘書的業務中，最重要的是要使各項業務綜合協調，才能使任務完滿成功。1、專業的知識與技能關于秘書專門的知識與技能，可分三專案來討論：秘書專業知識；實務方面的技能；專門行業業務知識。分述如下：(1)秘書的專業知識：一般機構或公司在雇用秘書時，大都希望秘書能受過專業訓練。這種訓練可來自機構公司自己辦理鳳及學校或民間秘書專業訓練中心提供等。訓練課程包括企事業管理、會計學、心理學、國際貿易實務、國際匯兌、人事管理、禮儀、公共關係、秘書實務、電腦、打字、英語會話及商用英文等。這些專業知識的訓練很重要，因爲現在有許多機構的秘書，幷未受過專業的訓練，因此擔任秘書工作，往往不瞭解自己該做什麽工作，如果主管亦不能發揮指導的責任，則往往要花費許多的時間和精力，自己工作中去摸索這方面的知識。可見，如果秘書人員，在就職前，先接受秘書專業知識課程的訓練，必能對其擔任的工作有所助益。(2)實務方面的技能：實務方面的技能爲處理秘書業務所需要的技術與能力。一般而言，實務方面的技能包括速記、電腦操作、打字技術、檔案管理、電話禮儀、應對能力、語言能力，及其他事務機器的操作等。早期的秘書實務中，打字技術占相當重要的角色。近年來，由于科技的發展與運用，電腦技術廣被需求，所以打字技術與電腦技術同爲不可或缺的實務技能。目前各機構已推行行政電腦化、組織電腦化、人事電腦化、會計預算電腦化、生産管理電腦化等等。尤其是企業界，要求秘書必須接受電腦訓練，以便能應付電腦化的一切秘書業務。專門行業業務知識：各行各業的秘書，都應通曉其專業業務的知識。國貿秘書必須能熟悉國際貿易實務與流程。法律秘書必須擅長法律知識。財務秘書必須精通會計、稅務、財政及商事法等。由此可知，在每一行業中，都有其專門的業務知識。秘書在决定從事那一行業前，可先修習相關的課程，或閱讀相關的書籍以增加專門業務知識，才能符合實務業務的需要。2、經驗專門知識與技能，雖然非常重要，但理論需要配合實務。實務上經驗尤其珍貴。對于秘書業務。是否能順利進行，尤其需依賴經驗。例如，文書之處理，光憑理論尚嫌不够，因必須考慮到各種文件之性質，文件之內容，及文件之時效性，然後訂處理之優先順序。這些判斷需要以經驗作爲依據。有經驗的秘書，不必主管交待，就能以其經驗，正確的判斷力，冷靜而審慎的處理事務，以其積極、主動、隨機應變的能力，圓滑的推動其工作，若加上其純熟的技能，就是一位非常優秀而受歡迎的秘書了。講義所刊內容，非經全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉載爲任何型式3、人際關係的技巧人際關係的技巧，即是公共關係的能力。秘書的人際關係可分爲對內與對外。對內的人際關係物件爲上司、同事及屬下等。對外則需面對顧客及業務相關的單位。秘書必須能運用靈巧的人際關係技巧，才能替上司主管建立起良好的人際關係網路，使其具有良好的形象。對于同事，秘書要建立融洽相處的人際關係，業務才能順利推展；對于屬下者，也需要好的人際關係，才能使上下人脉和諧，必能在對外處理業務時，和氣待人，考慮周到，圓滿達成任務。(1)認明秘書幷非具“特別身分”秘書比其他部門的同事，更容易接受情報或聽到機密事項，這也是造成秘書微妙立場的主因。有時，在會議室裏倒茶時，就會得知人事調動的消息；或聽到董事長的出差是爲了洽談與對方業務合作的話題等，諸如此類的情報，所以，常給其他部門的人，有種特殊身份的印象。即使，秘書也以“特殊”爲榮，就很難在公司裏博得人緣。博得人們的信任秘書對于傳遁上司的訊息、指示、或普通職員的心聲，都應明確傳達，以完成疏通管道的任務。這些表現，久而久之就能取得公司機構裏裏外外、上上下下所有人的信任。另外，關于秘書人際關係的技巧，可分對內對外兩方面，現分別列舉如下：對內：與上司的人際關係：──熟悉上司的個性及家庭──熟悉上司的交際圈──勿拘泥于前任上司的處事習慣對秘書同事間的人際關係：──不該有優越感──互相保持和諧的關係──在業務上互相幫助──多注意上司的業務內容與人際關係，以便增進溝通對屬下的人際關係：──多照顧屬下──多伸出援助之手──傳達屬下的心聲對待客戶及業務相關的單位：──誠實無欺──努力維持長久的人際關係──秘書受客戶私人繳請時，不論是否接受邀約，都應事前向上屬報告，以尊重上司。4、資質秘書的資質，可决定秘書工作的品質。一位元主管，當然需要一位元開朗、負責、可靠的秘書。雖然資質意爲“天