应用文写作－专业人员教育课程

应用文写作－－专业人员继续教育课程南京市广播电视大学应用文概述应用文的概念和种类一、应用文的概念应用文是指日常生活和工作中经常使用的，为某种具体的实用目的而写的文体。它是完成具体工作或办事的一种工具。应用文与我们日常生活和工作有密切的关系。我们要了解天下大事，就要阅读报刊、收听广播、收看电视；以法治国，要有各种法规文件；召开会议，要有会议文件；党政机关指导工作，要有许多公文；机关、企事业单位要正常运转，要有计划、总结、报告等事务文书；人们礼尚往来常常借助于请柬、贺卡等等。这诸多的文字材料，大部分都是应用文。特别是我国加入WTO后，八方宾客纷至沓来，公共关系空前活跃，写好应用文不管是对个人还是对单位及社团塑造形象，处理好各种关系，都起着重要作用。可见，大到整个国家，小到某一个单位，甚至个人，要进行正常的活动，都离不开应用文。当然也就离不开应用写作。因此，应用写作成为一个有教养的现代公民，特别是当代的大学生必备的素质之一。二、应用文写作特点：在各类文体中，应用文的使用频率最高。党政机关、企事业单位用它上传下达、办理公务；普通人用它来交流信息和思想。应用写作，顾名思义，就是关于实际应用的写作。它是与文学写作相对的另一类文字工作。文学写作又叫文学创作。它是用形象思维的方式，以塑造人物形象、创造独特的生活意境、抒发感情，来打动人、感染人，从而起到鼓舞人、教育人或者娱乐的目的，它可以用虚构、想象、夸张等手法，创造典型，不需要和现实生活中的具体人或事一一对应。而应用文则不同，它是用逻辑思维的方式，质朴的语言，表达作者的意图和主张，告诉人们做什么、怎么做，有一说一，有二说二，不允许虚构，以便取得直接的行动效果。试比较下面的两段文字：同志们：中国共产党第十二次代表大会现在开幕。我们这次代表大会的主要议程有三项：（一）审议第十一届中央委员会的报告，确定党为全面开创社会主义现代化建设新局面而奋斗的纲领；（二）审议和通过新的《中国共产党章程》；（三）按照新的党章的规定选举新的中央委员会、中央顾问委员会和中央纪律检查委员会。——邓小平：《中国共产党第十二次代表大会开幕辞》上面用简洁明了的文字指出中国共产党第十二次代表大会的议程，毫不含糊，使与会者明白，会议就照此进行。它是应用文。应用文概述一语未完，只听后院中有笑语声，说：“我来迟了，没得迎接远客！”黛玉思忖道：“这些人个个皆敛声屏气如此，这来者是谁，这样放诞无礼？”心下想时，只见一群媳妇丫头拥着一个丽人从后房进来：这个人打扮与姑娘们不同，彩绣辉煌，恍若神妃仙子。头上戴着金丝八宝攒珠髻，绾着朝阳五凤挂珠钗，项上戴着赤金缨络圈，身上穿着缕金百蝶穿花大红云缎窄袄，外罩五彩刻丝石青银鼠褂，下着翡翠撒花洋绉裙；一双丹凤三角眼，两弯柳叶掉梢眉，身量苗条，体格风骚：粉面含春威不露，丹唇未启笑先闻。黛玉连忙起身接见。贾母笑道：“你不认得他：他是我们这里有名的一个泼辣货，南京所谓‘辣子’，你只叫他‘凤辣子’就是了。”……这段文字准确地描写了王熙凤的出场，未见其人，先闻其声。整段文字简洁、形象、逼真，使读者对这个人物有一个感性的认识。它是文学作品。如果应用文这样写，就会使人感到莫名其妙。应用文写作的目的是要办事，与文学作品不一样，在写法上也有不同的特点。应用文概述试比较下面的这段文字：应用文概述这熙凤携着黛玉的手，上下细细打量一回，便仍送至贾母身边坐下，因笑道：“天下真有这样标致人儿！我今日才算看见了！况且这通身的气派竟不象老祖宗的外孙女儿，竟是嫡亲的孙女儿似的，怨不得老祖宗天天心里嘴里放不下。──只可怜我这妹妹这么命苦，怎么姑妈偏就去世了呢！”说着便用帕试泪。贾母笑道：“我才好了，你又来招我。你妹妹远路而来，身子又弱，也才劝住了，快别再提了。”熙凤听了，忙转悲为喜道：“正是呢！我一见了妹妹，一心都在他身上，又是喜欢，又是伤心，竟忘了老祖宗了，该打，该打！”又忙拉着黛玉的手问道：“妹妹几岁了？可也上过学？现吃什么药？在这里别想家，要什么吃的、什么玩的，只管告诉我。丫头老婆们不好，也只管告诉我。”黛玉一一答应。一面熙凤又问人：“林姑娘的东西可搬进来了？带了几个人来？你们赶早打扫两间屋子，叫他们歇歇儿去。”说话时已摆了果茶上来，熙凤亲自布让。——《红楼梦》第三回应用文概述那么，应用文与一般文章的关系是什么呢？文章是人类在社会生活中反映客观事物，传递信息，表达思想，组成篇章形式的书面语言。文章是根据人类社会的需要而产生和使用的，并随着人类社会的发展而发展，同时对人类社会产生巨大影响和作用。文章有它自身的特点：文章是通过视觉表意的，能突破时、空限制，要自身创造语言环境，只能靠文字与标点符号表达，而难以借助于手势等辅助手段；文章只能一次完成，不能边交际边写；文章要合乎语法修辞，要注意整体结构，有次序，合乎逻辑，严格按照语言规律和思维规律组成。应用文是文章的一部分，文章的内涵和外延要比应用文大得多。应用文的实用性更强，是“缘事而发”即因为要办事才写应用文，用事实说话，用逻辑思维表达；在社会生活中有很强的规范性，特别是公文，甚至有强制性（如命令）；而一般文章并不一定具有强制性和规范性。四、应用文种类繁多，可以从不同的角度划分成不同的类别。一、按其处理事情的性质划分可以分为公务类应用文和私务类应用文。公务类应用文是指为处理国家和集体的事务而写作和使用的应用文，即通常所说的公文。私务类应用文是指为处理个人的事务而写作和使用的应用文，即通常所说的个人日常应用文书。二、按表达方式划分有记叙文、说明文、议论文。记叙文是以记叙为主要表达方式的应用文；说明文是以说明为主要表达方式的应用文；议论文是以议论为主要表达方式的应用文。三、按使用领域划分1、国家行政机关公文指国务院办公厅印发的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要十三类十三种公文。国家机关公文是国家机关、社会团体或企事业单位处理事务的文件，主要用来传达和贯彻党和国家的政策法令，指导工作，提出要求，答复问题，通报情况，交流经验，传递信息。公文制作比较严格，具有一定的法律效力，在写作和使用时，要根据国家最新的行政机关公文处理办法，区分每类公文文种的行文要求和使用范围，确定适用的文种形式，确保其使用效率。2、日常行政机关公文指上述国家法定的行政机关公文以外的一些事务文件。是指简报、计划、总结、调查报告、规章制度，介绍信、证明信等用来处理单位内部日常事务，与具体部门进行工作联系的应用文。它们的行文格式不像公文那样严格，制作也比较自由。日常事务公文不具有法定的权威，一般不单独行文，如有必要，需另行备文，按法定公文处理，否则只作为参考材料。有些日常事务公文还可在报刊上发表。（二）专业工作应用文是指在一定专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的应用文。由于分工不同，社会各行各业经管的事务有很大的差异。这样，在长期的工作实践中便逐渐形成了一些与其专业相适应的应用文，称为专业工作应用文。专业应用文除了要遵守应用文的一般规则外，还有很强的专业特点，外行人是不能写好的，如财经部门常用的预决算报告、审计报告、市场调查报告、市场预测报告、项目可行性研究报告、外贸函电、经济合同等；司法部门常用的起诉书、判决书、证词、辩护词、立案报告、破案报告；文教部门常用的教学计划、教学大纲、教案、教学管理条例；医务工作常用的病历、处方、护理日志、诊断证明书、死亡报告；外事工作常用的照会、声明、国书、意向书、备忘录、国际公约、联合公报等等。在各类应用文中，专业工作应用文涉及的面最广，发展最快。随着社会经济的发展和科学技术的进步，社会分工会越来越细，为适应工作需要随事立体的应用写作新形式，也将会不断增多。三）日常生活应用文日常生活应用文主要指个人用来处理日常生活事务和礼仪的应用文，如书信、电报、启事、请柬、讣告、日记、读书笔记。日常生活应用文与个人的日常生活、人际交往活动关系密切，使用范围很广。日常生活应用文虽然也有一定的格式，但不十分严格，写作较灵活自由。以上只是从大的方面来划分。如果进一步，还可根据行文方向、内容性质或其他管理文件的标准来划分。第二节怎样学好应用写作应用写作在现实生活中占有重要的地位。但是，由于历史的原因，过去许多人对应用文并不了解，有的人把它看得很神秘；有的人却认为它是雕虫小技，只要能熟练地掌握语言文字技巧，便能无师自通，不必去学。实践证明，这些看法都是片面的。其实，写好应用文并不是一件容易的事。应用文写得好坏与否，与国家、单位及个人紧密相关，与社会效益和经济效益相联系，当然也就会“乐在其中”了。例如，1972年“中美联合公报”中关于台湾问题是这样表述的：美国方面声明，美国认识到，在台湾海峡两边的所有中国人都认为只有一个中国，台湾是中国的一部分，美国政府对这一立场不提出疑议。﹛﹛这一段话高度体现了在外交公文中模糊语言的妙用，看上去很圆活，实际上很明确、具体。又如，一分合同上“大小四平方尺以上，无剪刀斑”，被写成“大小四平方尺以上、无剪刀斑的不要”，结果使买方损失十几万元。第二节怎样学好应用写作应用写作是人类社会交流思想情感，总结生产实践和社会实践经验，记录科学技术研究成果的重要手段。自古以来，人们很重视它，被称作“经国之大业，不朽之盛事”。现代社会经济和社会生活丰富多彩，瞬息万变，各种信息纷至沓来，要求人们快节奏、高效率地工作。应用写作是人们生活、学习、工作中不可缺少的一部分，因此人们都把它当作必须具备的基本技能。正因为如此，许多国家都把应用写作作为现代教育的一项重要内容。如美国的各类大学及大学的夜校都开有“实用文写作”的课程。在我国，应用写作作为现代教育的一项重要内容，已经为社会广泛重视。我们每个人也要有足够的认识，才能学好它。应用写作与其他技能一样，并不是一朝一夕就能学好并提高水平的，而是要有长期积累、磨练过程。古人说，“得之在俄顷，积之在平日”[（清）袁守定；《占毕丛谈》]就是这个道理。第二节怎样学好应用写作如何写好应用文第一，要加强自身修养，积极参加社会实践。人们常说“文如其人”，没有好的品德，就不会写出好文章。尤其是应用写作以实际需要为出发点，以解决生活、学习、工作中出现的问题为目的，没有较强的责任心和实事求是的工作态度，是很难做好的。因此，认真负责的工作作风和良好的职业道德则是应用文写作者必备的基本素质，也是我们学好应用写作的根本保证。同时，应用写作和社会生活有密切的关系，只有积极参加社会实践活动，才能真正了解社会生活，才能正确地反映社会生活，在写作时有的放矢，写出合乎时代的要求的应用文。第二，提高政治理论修养和法制观念。政治理论主要指马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表思想，它们是我们党和国家的指导思想，是党和国家制定方针政策的理论依据。我们必须不断加强这方面的学习和修养，才能在撰写应用文时合乎党和国家的方针政策。否则，将无法胜任工作。第三，要有多方面的知识积累应用写作涉及到社会生活的各个领域，并与其他各科知识密切相关，需要多方面的知识。1、一般的政治理论、社会科学、历史、社会文化知识和其他方面的知识。2、有关业务知识。应用写作广泛地运用于社会各行各业各部门，同写作者的职业、工作性质密不可分。在写作时，如果缺乏专业训练，不懂业务知识，就很难深入实际，写好一篇专业应用文。、写作基础知识3、这包括两方面的内容：一是一般的语言文字知识和写作能力，其中有语法、修辞、逻辑等多方面的知识。要能规范地运用语言，准确地传情达意、阐述问题，做到文从字顺，提高语言表达的效果。二是要掌握必要的写作规律，提高写作技能。古人云，“天下之事，莫不有法；法之于文，尤精且严”[（清）包世臣：《与杨季子论文书》]。应用文在长期的实践中形成一定的格式，只有把握之后才能运用自如。应当结合文章的分析阅读，从中体味领悟。第四，借鉴范文，加强实践。学习应用写作一定要与实践相结合。这包括两方面的含义：一是要把有关的写作理论应用到实际，用理论知识来分析具体应用文，反过来，用具体应用文来说