新员工培训之行政管理培训(1)

隆基泰和实业集团行政管理制度行政管理涵盖内容礼仪接待办公纪律考勤管理通讯管理差旅管理固定资产办公用品后勤保障证照印章行政公文礼仪接待仪容仪表工装工牌礼仪礼貌文明接待礼仪接待仪容仪表要求：员工面貌：积极上进、团结协作、做事严谨、待人热情。员工仪容：所有员工着装得体，清爽整洁，搭配适宜，不留怪异发式，指甲长度适宜，男员工不留长发，女员工头发保持整洁，着职业淡妆，宜使用清新、淡雅的香水。工作期间规范着装，按公司要求着职业工装，并佩戴公司工牌。礼仪接待工装工牌要求：工装分冬装和夏装，具体换季时间以公司通知为准。男员工工装含职业套装、白色衬衫、深色领带；女员工工装含职业套装、白色衬衫。新入职员工按公司工装要求配置服装。工作期间要佩戴工牌，违者处于20元/次经济处罚。周一至周五，员工上班必须着工装，周六可适当调整为自由着装，但是应保持职业化要求，不能穿奇装异服。礼仪接待礼仪礼貌要求：所有员工文明礼让，态度谦和。规范称谓，一般使用“姓氏+职务”，同事间可直呼姓名，杜绝亲属类称谓。在接打电话、商务洽谈、与人沟通、引领接待、工作咨询、解释答疑过程中，所有员工要使用文明用语，为人处事亲切、和谐、积极、团结，符合职业礼仪要求，体现企业“和”文化的真正内涵。礼仪接待文明接待要求：接待人员使用文明用语，按公司礼仪要求和商务礼仪标准接待来访人员。重要领导参观考察，引导接待人员要保持音声甜润，解说准确，用词得体，仪态大方，同时做好周密计划，科学合理的做好接待日程安排。接待工作进行中，其他员工要保持日常的工作秩序，遇见客人礼让先行，客人提问要热情解答，要体现公司员工良好的职业形象。办公纪律6S管理纪律要求办公纪律6S管理要求：整理：对办公区域现有物品、资料进行区分，与工作无关的所有东西都要进行清理。整顿：所有物品、资料划定固定区域，规范摆放或存储，便于查找。清扫：保持清洁卫生，整洁有序，改善整体办公环境。办公纪律6S管理要求：清洁：建立相关制度，维持整理、整顿的结果，勤于清扫，维持良好的工作状态。素养：培养员工良好的工作习惯和卫生习惯，遵守公司规章制度要求，不断提高员工的整体职业素养。安全：强化员工安全意识，注重职业卫生安全，全员参与，重在预防，减少安全隐患。办公纪律纪律要求：按时上下班，不得迟到、早退；办公区域不得大声喧哗、不得嬉笑打闹，不得打架斗殴，影响正常工作秩序。工作期间使用文明用语和规范用语，严禁言语粗俗、行为轻浮、举止夸张。工作期间员工严禁吃零食、听音乐、看电影、玩游戏，严禁看与工作无关的书籍和杂志，严禁浏览与工作无关的网页，严禁用公司座机打私人电话。在场区内靠右行走，双人成行，三人成排。考勤管理管理要求打卡制度考勤核对考勤管理管理要求：工作时间：每天八小时，上午8：00-12：00，下午13：00-17：00，周一至周六为工作日，周日休息。节假日：元旦、春节、妇女节、清明节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节等法定节假日依照国家及当地政府有关规定执行；妇女节给予女员工半日（下午）假期。根据国家规定或因特殊情况，公司可对作息时间进行适当调整。员工请假填写《请假条》，出差填写《出差申请单》，经部门领导签字后，报行政管理部备查。考勤管理打卡制度：集团公司员工每天上下班进行指纹签到、签退，每天四次，如未打卡，也没有请假或出差记录，则按旷工处理。新员工入职时在行政管理部办理指纹录入手续。区域分子公司由行政部负责员工考勤管理工作，监督员工上下班情况，并有权对违反考勤管理要求的员工进行警告或处罚。考勤管理要求如有调整，以行政管理部下发的通知为准。考勤管理考勤核对：集团公司行政管理部每月1号统计考勤，每月2号各部门员工核实考勤，无误后签字。区域分子公司由行政部负责本区域员工考勤核对工作，经员工签字和区域总经理签字后，报总公司行政管理部。考勤一经核实，不允许修改，并以此作为核算工资的重要依据留存。行政管理部把集团公司员工考勤与区域分子公司考勤汇总后，转交人力资源部核算工资。差旅管理差旅管理：员工因公出差要填写《出差申请单》，经部门负责人签字后，行政管理部负责人审核。区域分子公司由行政部进行管理，申请单由行政部进行留存。员工出差期间按《差旅管理制度》中住宿、餐饮、交通标准进行消费，保存好相关票据。因特殊原因未填写出差申请的员工，在回到公司后当天内将申请单交行政管理部，否则按旷工进行处理。员工报销差旅费用时，要确保票据有效，并依照实报实销原则，经部门经理、财务经理签字后方可报销。行政公文行政公文：行政管理部为行政公文的归口管理部门，集团公司、总公司范围内的行政公文、通知等，由行政管理部统一编号下发。公文管理遵守《行政公文管理制度》相关要求执行，各部门、各分子公司遵照执行。集团公司各部门如需下发涉及其他部门的通知等，需起草完毕报行政管理部签批后下发。各系统内业务指导、交流意见、工作沟通、考核奖惩等，可根据公文要求起草，自行下发，并做好存档工作。证照印章证照管理印章管理证照印章证照管理：证照收集：公司组建分子公司，或者购买车辆，证照办理完毕，统一交档案室归档管理。档案室做好相关记录，确保证照安全完整。证照借用：如因工作需要借用相关证照的，要填写申请单，经相关人员审批后进行借用或领取复印件，使用完毕要按期归还，确保证照安全完整。证照年检：督促集团公司及各分子公司证照年检工作，根据时间节点，做好提醒，并随时跟进年检进度情况，避免因个人原因遗漏导致证照过期。证照印章印章管理：印章申购：集团公司、各分子公司或各部门，因业务需要，申请刻制公司或部门印章，需由用章部门提出书面申请，提供印章图样，经直属领导、董事长或授权领导签批后，由行政管理部统一在刻制单位定制。采购后行政管理部进行登记备案，用章部门填写领用记录领取。印章管理：总公司印章、业务公章由行政管理部统一管理，财务印章由财务部负责管理。所有公章由专人专管，使用公章要进行申请、登记。证照印章印章管理：印章借用：其他分子公司或部门因业务关系要借用公章，需填写借用申请单，经部门负责人、行政部经理签字后方可借用，特殊情况下公章管理员要与章同行，监督用章情况。印章回收：因公司组织调整或其他原因造成公章暂停使用，行政管理部要将停用公章收回，由用章部门与行政管理部进行公章交接，做好交接登记，并将回收的公章妥善管理。印章销毁：因公司原因印章作废，由行政管理部对作废印章进行销毁登记后集中销毁。通讯管理通讯录管理通讯费用管理信件管理传真管理邮箱管理QQ管理通讯管理通讯管理：通讯录：各分子公司、各部门每月1号上报本公司、本部门的通讯录，行政管理部前台进行汇总，5号下发。通讯费用管理：所有员工按职务级别和业务量大小划分手机话费报销标准，每月进行费用报销；部门座机有相应部门负责管理，费用由公司统一支付，不允许用座机打私人电话。区域分子公司座机费用由区域公司承担。信件管理：集团公司往来信件由行政办公室前台负责收发，进行收发记录，并确保信件邮寄和发放安全、及时。区域分子公司由区域行政部管理。通讯管理通讯管理：传真：集团公司由行政管理部负责传真的接收和传递，确保及时；各部门自行发送自己业务范围内的传真，但不能传递与工作无关的个人资料。各分子公司传真机由区域行政部管理。企业个人邮箱：所有员工在入职时开通企业个人邮箱，每天进行登录，及时查收相关邮件。企业个人邮箱只用于工作范围，不得传递与工作无关的其他邮件。员工要确保邮箱和信息安全，不得随意泄露邮箱账号和密码。QQ管理：工作期间严禁QQ聊天，如因业务关系需要交流或者传输文件，要在工作完成后及时关闭。固定资产固定资产申请固定资产管理固定资产固定资产申请：固定资产由资产管理部主责管理，行政管理部配合管理。固定资产清单由双方确定后执行。各部门、各分子公司如需购置固定资产，需使用部门提出书面申请，经部门负责人（分子公司要经过区域总经理签批）、行政管理部、财务部审批后方可购置。申请签批通过后，集团公司由采购部进行采买，区域分子公司自行购置，购置清单及时上报行政管理部登记留存。固定资产固定资产管理：行政管理部负责固定资产的调拨调配，并及时调整台账，与资产管理部做好工作对接。每月进行盘点，集团公司由资产管理部与行政管理部共同盘点，确保账实相符。区域分子公司由行政部与财务部进行盘点，台账及时报总公司备查。所有员工在资产使用过称中，要妥善管理，以勤俭节约为原则，不得人为进行损坏。办公用品办公用品申请办公用品采购与验收办公用品发放及管理办公用品办公用品申请：集团公司办公用品由行政管理部负责，实行全面预算管理，各部门每月25日提报下月度的办公用品需求，经汇总后形成办公用品月度需求计划，经行政管理部、行政总监批准后生效。各分子公司由区域行政部负责，根据各部门需要汇总办公费用月度需求计划，经行政负责人、区域总经理签批后生效。办公用品明细由行政管理部确定，报财务部备存。办公用品办公用品采购与验收：集团公司办公用品由招标采购部统一采买，通过选定的供应商进行供货，并提供正式发票。招标采购部开具入库单，经行政管理部核对验收。各分子公司由区域行政部负责采买，按指定的供应商供货，并提供正式发票。区域财务部配合验收。所有办公用品采购费用报销时，需提供采购清单和正式发票，集团公司将此费用纳入预算控制范围，各分子公司将此费用纳入区域办公费。办公用品办公用品发放与管理：每月5号前，各部门到行政管理部领取本月的办公用品，行政管理部开具出库单，领取人签字确认后，转财务部结转部门费用预算。各分子公司由区域行政部进行发放，各部门领取签字，并计入部门费用。所有员工在办公用品使用过程中，要勤俭节约，杜绝浪费。后勤保障饭卡充值宿舍管理公务车辆网络维护安全警卫卫生保洁后勤保障后勤保障：饭卡充值：行政管理部每周六上午为员工代为充值。宿舍管理：负责公司员工宿舍的管理及其他服务工作。公务车辆：负责公司车辆日常管理、公务派车及其他调度事宜。网络维修：负责公司内外网维护、企业邮箱管理、电脑维修等。安全警卫：负责场区安全、出入证件检查、内部秩序维护等。卫生保洁：负责办公区域卫生、绿植保养、饮用水提供等工作。赞隆基泰和凝聚你我他建和谐文化创温馨万家