五表和表格及工作指导指引(行政主办）（DOC7页）

行行政政主主办办职位说明书（一）工作关系职位名称：行政主办编制时间：薪酬类别：工作地点：总公司办公室隶属部门：综合部对外联络：国家劳动等相关部门负责对象直接上司下属岗位（工作范围）相关部门综合部经理前台文员、清洁工公司各部门权力范围执行、请示报告、建议授权、督导、检查、培训、考评协调、联络配合、检查职位说明书（二）任职资格类别必要条件希望条件个人条件性别、年龄男：24—45岁女：24—40岁男：24—45岁女：24—40岁任职经验二年以上相关工作经验三年以上相关工作经验学历大专人事行政管理专业本科人事行政管理专业仪表端正端正身体情况健康健康家庭情况稳定稳定技能语言表达能力强表达能力强专业知识熟悉国家劳动法律法规熟悉国家劳动法律法规职业道德义（平静的心态、不过分炫耀）★★★★★★★★信（讲信用、尽全力办到）★★★★★★★★勇（毫不畏惧、克服困难）★★★★★★★★谋（随机应变、掌握主动）★★★★★★★★工作能力及素质要求合作、协调能力★★★★★★决策、领导能力组织能力授权能力应变能力★★★★★★★★勇于负责★★★★★★★★敢于求新★★★★★★敢担风险★★★★★★尊重他人★★★★★★★★品德★★★★★★★★工作纪律(勤)心态★★★★★★★★勤恳★★★★★★★★★★时间观念★★★★★★★★工作业绩效率★★★★★★★★★★效果★★★★★★★★★★说明：★表示各项内容的权重（五个★为重）。职位说明书（三）岗位职责工作内容工作指引程序指引制度指引表格指引承担责任1.接受直接上司的授权，制定工作计划，并实施；《岗位工作计划》HT-S-COP-022/HT-S-R-061~062直接责任2.筹划组织各种会议，安排员工公众假日事宜；同上依据“人力资源管理系统”之规定执行直接责任3.负责监控公司规章制度的执行情况；同上///直接责任4.负责处理劳资纠纷、员工投诉/建议等问题；同上依据“人力资源管理系统”之规定执行直接责任5.负责公司有关行政文件的打印、复印，并进行归档管理；《岗位工作计划》///直接责任6.协调政府相关部门的关系；《部门工作计划》///直接责任7.参加当地政府召开的有关会议，及时处理（解决）会议实质性问题；同上///间接责任8.建立健全行政管理制度、奖罚制度；同上依据“人力资源管理系统”之规定执行直接责任9.负责出差人员的飞机票、车船票的订购，并安排接送；《岗位工作计划》///直接责任10.负责办公用品、设备的采购、管理、发放；同上HT-S-COP-010/HT-S-R-028~035直接责任11.负责会议室的管理。《岗位工作计划》///直接责任12.负责公司办公场所环境管理；同上///直接责任13.建立员工绩效考评档案，公布考评结果；《部门工作计划》依据“人力资源管理系统”之规定执行直接责任14.负责统计公司员工的请假、出差事宜；同上//HT-S-R-048~050直接责任15.一般客人的接待；《岗位工作计划》///直接责任16.负责征订报刊、杂志；《部门工作计划》///直接责任17.监督下属的工作；《岗位工作计划》///直接责任18.负责上级交办的其他工作。同上///直接责任职位说明书（四）工作标准项目标准检查人目标保证行政、后勤系统的正常运作。综合部经理仪表男:衬衣、领带、西装套服(依季节而定)、皮鞋、袜子、工作牌。女:戴工作牌，以大方、庄重为主。言行持重、亲和为主。工作1.每月3日前递交当月岗位工作计划；2.随时了解各部门对公司在后勤保障方面的需求，做到当天问题当天处理；3.对员工的奖惩参照《工作指导书》中的标准；4.每天对公司员工的工作纪律进行一次检查，并予以记录和公布；5.每月28日对公司员工进行业绩考评，30日公布考评结果；6.每周六收集员工的建议、投诉、资料及信件，递交相关上司分析，并在3日内作出处理；7.每月10日对公司行政文档资料进行一次稽核，并做好记录；8.每月4日前递交当月的《办公文具/用具的采购计划》，经上级批准后进行采购；9.每年底前递交次年的《报刊、杂志征订计划》，经上级审批后并实施征订；10.掌握公司高层管理人员的名片使用情况，在最后30张时予以印刷；11.在召开大小会议时,要提前30:00分钟布置好会场；12.对公司各部门的办公设备予以登记，并在每月的30/31日进行一次盘点；13.对政府有关规定，按政府要求时间贯彻落实；14.与外单位接触，做到有礼有度，公司保密级以上信息不对外透露；15.每月底统计公司员工的请假、出差报告，交财务部给员工计算工资；16.每月28日前递交当月《岗位工作总结报告》。职位说明书（五）资源配置类别清单指引办公设备配套设施（详见《办公设备/用具清单》）发放岗位：行政主办损坏赔偿：照价赔偿通讯工具无配备岗位：费用标准：损坏赔偿：信息详见《网络信息资源共享标准》管理岗位：行政主办利用办法：查询应酬详见《xx科技接待/差旅费用一览表》费用标准：培训详见《xx科技培训计划/一览表》安排：人力资源部附附一一：：《《行行政政主主办办的的工工作作指指导导书书》》一、办公文具管理：每月月底统计各部门办公用品月需求计划、参考现有存量，填写《请购单》，按《管理人员责权划分表》规定审批后采购，并按报销流程办理报销手续。文具的领用，由各部门统一领用，并填写《办公用品领用表》，由行政主办统一保管。业务使用类文具领用时，需以文具领用卡领用，文具领用卡每部门一张，由行政秘书保管。严禁员工将公司文具用品拿回家里私用。文具用品超过目标额时，需提出检查报告说明原因及改善方法，并列入每月业绩评价目标的得分。正常消耗性文具用品如原珠子笔、自动铅笔、笔芯、胶水等用完需再领用时，以旧原珠笔或空盒容器等换领。二、固定办公用品管理：办公室固定用品（如办公桌椅、文件柜……等）：采购：根据需要，填写《采购申请单》，按《管理人员责权划分表》规定审批后采购，并按报销流程办理报销手续。分发：同级别的员工配发统一。清单：凡配发的办公用品均需填写《办公用品清单》一式两份，一份由行政秘书存档保管，一份由用品使用者保管。损坏处理：若出现损坏现象及时登记处理。通讯工具（如移动电话、呼机、电话机、传真机等）：采购：根据公司《资源配置》通讯工具配置等级填写《采购申请单》，按《管理人员责权划分表》规定审批后采购，并按报销流程办理报销手续。分发：同级别的员工统一配发。清单：凡配发的办公用品均需填写《办公用品清单》一式两份，一份由行政秘书存档保管，一份由用品使用者保管。损坏处理：若出现损坏现象及时登记处理。附加设施（如电脑等）：采购：根据公司《资源配置》通讯工具配置等级填写《采购申请单》，按《管理人员责权划分表》规定审批，而后采购，并按报销流程办理报销手续。分发：同级别的员工配发统一。清单：凡配发的办公用品均需填写《办公用品清单》一式两份，一份由行政秘书存档保管，一份由用品使用者保管。损坏处理：若出现损坏现象及时登记处理。三、报刊杂志的征订管理：需求：每年年底充分了解公司主要负责人和各部门对报刊杂志的需求，填写《采购申请单》，按《管理人员责权划分表》规定审批，而后征订。征订：按照邮局报刊、杂志征订规则办理征订手续，《征订单》存档以便查证，并按报销流程办理报销手续。分发：按负责人、各部门征订需求分发。整理保存：定期收集阅读后的主要报刊、杂志，统一保存，建立公司技术资料库。损坏处理：对主要的报刊、杂志如果出现损坏，按规定进行处理。四、常用表格：《第季(月)文具用品需求计划表》、《文具用品一览表》、《文具领用卡》、《月文具领用统计表》、《办公室固定资产清单》、《固定办公用品损坏处理(意见)单》、《征订单》。附附二二：：《《行行政政主主办办采采购购工工作作指指导导书书》》一、目的：对采购作业进行指导，使采购作业有序进行。二、范围：适用于公司所有办公用品的采购作业。三、请购：综合部行政主办：负责公司所有办公用品的采购。请购单的开具与呈交：请购人员依据办公和工程项目的需要，作出办公用品的预算（预算时一定查看库存情况），预算出请购的数量，并填写《采购申请单》，并呈报相关部门审批。《采购申请单》应注明办公用品的品名、规格、数量、需求日期及注意事项等。《采购申请单》经审批后，实施采购。需用日期相同且属同一供方供应的办公用品，行政主办应同时采购。紧急请购时，由请购部门在《采购申请单》的备注栏中说明原因，并注明“紧急采购”的标记。免开《采购申请单》部分：如下物资或物品可免开《采购申请单》，列举如下：A、祝贺用物品：请帖、花篮、礼物等。B、招待用品：饮料、香烟等。C、书籍、杂志、报刊、名片等。D、各类财务单据。零星采购及小额零星采购材料项目。请购核定权限：请购物质/商品额度的核定权限按《管理人员责权划分表》之规定执行。四、采购：采购方式：除一般采购作业方式外，采购部门可依办公用品使用及采购物性，选择下列一种最有利的方式进行采购：集中计划采购：凡具有共同性的办公用品，须以集中计划办理采购较为有利，可核定办公用品项目，请购部门依计划提出请购，行政主办定期集中办理采购。长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大办公用品，行政主办应事先选定厂商，议定长期供应价格，请购部门的《采购申请单》经批准后，通知供方提供。询价、比价、议价：接到请购单后应依办公用品的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或供方提供的资料，除经核准得以电话询价之外，还需选择三家以上的供方进行询价、比价、议价。若供方报价的规格与请购办公用品规格略有不同或属代用品，应附资料并在《采购申请单》上注明，并知会使用部门或请购部门签注意见后呈报批准。对于供方的报价资料经整理后，应深入分析，以电话或面谈等方式向供方议价。接到请购部门以电话联络需紧急采购的办公用品，应立即先行询价、议价，待接到《采购申请单》后，按正常采购程序优先办理。核定：询价、比价、议价完成后，在《采购申请单》上详细填写询价或议价结果及确定订购供方、交货期限经审核，并按“请购核定权限”呈报批准。订购：接到经批准的《采购申请单》后应以订购，并以传真确定交货（到货）日期，同时要求供方在送货单上注明《采购申请单》单编号及包装方式。若属分批交货者，应在《采购申请单》上写明分批次数及格数量。使用暂借款采购时，应在《采购申请单》上注明暂借款采购，以便识别。五、采购进度控制：在实施采购的过程中，以《办公用品采购进度控制表》控制采购进度。未能按既定进度完成作业时，应及时与供方商议处理，并预定完成日期，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。六、整理付款：应按照已完成的《采购申请单》连同《进货检验报告》送财务部，经与发票核对无误，方可付款。财务部应按付款管理规定办妥付款手续。如为分批交货者，供方须交完办公用品后，并经检验合格方可办理付款手续。短交或不足者，应依照实收数量，进行付款。超交者，应经部门经理核准后，依照实收数量进行付款，否则仅依订货数付款。